4 lépés, amellyel erősebb évre hangolhatja vissza a csapatát

Az erős csapat ritkán alakul ki véletlenül. Világos elvárások, következetes kommunikáció, közös célok és az elszámoltathatóságot támogató kultúra építi fel. Amikor egy csapat elcsúszik a silók, a bizonytalanság vagy az alacsony morál irányába, az új év kezdete praktikus alkalom a visszaigazításra.

Alapítók és kisvállalkozók számára a csapat újrahangolása még fontosabb. A korai szakaszban lévő cégek gyakran gyorsan haladnak, gyorsan vesznek fel embereket, és menet közben alakítják ki a folyamatokat. Ez a tempó hasznos, de könnyen eredményezhet tisztázatlan szerepeket, egyenetlen kommunikációt és közös ritmus nélküli működést. Ha Zenind segítségével építi a vállalkozását, most van itt az idő, hogy megerősítse a belső struktúrát a külső növekedés körül.

A visszaigazítás nem a múlt hibáztatásáról szól. Arról szól, hogy a munka következő szakasza hatékonyabb legyen. A cél olyan csapatkultúra létrehozása, amely támogatja a végrehajtást, összhangban tartja az embereket, és mindenkinek nagyobb esélyt ad arra, hogy a legjobb munkáját végezze.

Miért van szüksége egy csapatnak visszaigazításra

A legtöbb csapat nem egyik napról a másikra válik rendezetlenné. A problémák általában lassan épülnek fel:

• Az értekezletek megszűnnek hasznosnak lenni.
• A döntéseket nem elég kontextussal hozzák meg.
• Az emberek egymás helyett egymás mellett kezdenek dolgozni.
• A visszajelzés ritkává vagy túl óvatossá válik.
• Néhány erős személyiség jobban formálja a kultúrát, mint a vállalati értékek.

Amikor ez történik, csökken a termelékenység, de a bizalom is sérül. A csapattagok továbbra is elfoglaltak lehetnek, mégis elveszik az üzleti lendület, mert az energia a zavarra megy a haladás helyett.

A visszaigazítás strukturált módot ad ennek az elcsúszásnak a megállítására. Friss kezdetet kínál az alapján, amire a vállalkozásnak valójában most szüksége van, nem pedig aszerint, ami akkor működött, amikor a cég kisebb vagy kevésbé összetett volt.

Jelek, hogy a csapatának visszaigazításra van szüksége

Könnyebb egy csapatot korán visszaigazítani, mint hónapoknyi súrlódás után helyrehozni. Gyakori jelek:

• Ismétlődő félreértések a prioritásokkal kapcsolatban
• Elcsúszott határidők a tisztázatlan felelősség miatt
• Alacsony részvétel az értekezleteken
• Passzív ellenállás az új ötletekkel vagy folyamatokkal szemben
• Feszültség az osztályok vagy az egyéni közreműködők között
• Növekvő szakadék a vezetői célok és a napi munka között
• Inkonzisztens teljesítés a vállalásokban

Ha ezek közül több egyszerre jelenik meg, a probléma általában rendszerszintű, nem személyes. Ez azt jelenti, hogy a megoldásnak a struktúrára, a kommunikációra és a vezetői szokásokra kell fókuszálnia, nem csupán az egyéni teljesítményre.

1. lépés: A jelenlegi állapot őszinte feltérképezése

Mielőtt bármit megváltoztatna, mérje fel, mi történik valójában. Sok csapat több sürgősséggel próbálja megoldani a problémákat, de nem elég világosan. Ez általában csak zajosabbá teszi a helyzetet, nem jobbá.

Kezdje néhány egyenes kérdéssel:

• Mi lassítja a csapatot?
• Hol törik meg a kommunikáció?
• Mely felelősségek nem egyértelműek?
• Mely viselkedések segítik a csapat sikerét?
• Mely viselkedések ártanak csendben a teljesítménynek?

Hasznos, ha több embertől gyűjt visszajelzést, nem csak a vezetői benyomásokra támaszkodik. A csapattagok gyakran tudják, hol van a súrlódás, de lehet, hogy nem érzik biztonságosnak elmondani, hacsak nem strukturált módon kérdezi meg őket.

Használhat rövid kérdőíveket, négyszemközti beszélgetéseket vagy egy csapatretrospektívet a minták azonosítására. A cél annak megértése, hogy mekkora a különbség a jelenlegi csapata és a szükséges csapat között.

Mire figyeljen a felmérés során

A jelenlegi állapot értékelésénél három területre figyeljen:

Kommunikáció

Megkapják az emberek a szükséges információkat akkor, amikor szükségük van rá? Vagy túl későn értesülnek a fontos döntésekről?

Elszámoltathatóság

A vállalásokból cselekvés lesz? Vagy a feladatokat gyakran többször kell hajszolni?

Összhang

A csapattagok ugyanazokat a prioritásokat értik, vagy mindenki a saját sikerdefiníciója szerint optimalizál?

Ezek a válaszok adják a visszaigazítás alapját. Ha a diagnózis homályos, a terv is homályos lesz.

2. lépés: Állítsa be a szándékot, és vállalja a vezetői szerepet

A visszaigazítás akkor működik a legjobban, ha a vezetés világosan elismeri a változás szükségességét. Ha az emberek érzik, hogy valami nincs rendben, de senki nem nevezi meg, azt hihetik, hogy a probléma állandó.

A vezetésnek átláthatóan kell kommunikálnia a célt:

• Jobb kommunikációt akarunk.
• Világosabb felelősségeket akarunk.
• Egészségesebb kultúrát akarunk.
• Erősebb végrehajtást akarunk.

Ennek az üzenetnek közvetlennek és gyakorlatiasnak kell lennie. A felelősségvállalást is tartalmaznia kell. A vezetők azzal formálják a kultúrát, amit eltűrnek, amit jutalmaznak, és amit figyelmen kívül hagynak. Ha egy csapatnál normalizálódott a zavar vagy a nem produktív viselkedés, a vezetésnek szerepe van ennek korrigálásában.

Ez különösen fontos az alapítók és a kisvállalkozók számára. A korai szakaszban a vezető szokásai gyakran a cég szokásaivá válnak. Ha rendezettebb, együttműködőbb és felelősségteljesebb csapatot akar, ennek a változásnak önnel kell kezdődnie.

Hogyan kommunikálja a visszaigazítást

Egy erős visszaigazítási üzenet általában négy részből áll:

• Ismerje el, mi nem működik
• Mondja el, miért fontos most a visszaigazítás
• Írja le, mit jelent a jobb működés
• Vonja be a csapatot a folyamatba

Ez az utolsó rész különösen fontos. Az emberek nagyobb valószínűséggel támogatnak egy visszaigazítást, ha úgy érzik, részesei. Ha a változás úgy tűnik, mintha felülről erőltetnék rájuk, a csapat kifelé együttműködhet, belül azonban ellenállhat.

3. lépés: Hozzon létre olyan csapatnormákat, amelyek támogatják a kívánt kultúrát

A jó szándék önmagában nem elég. A csapatnak világos normákra van szüksége, amelyek meghatározzák, hogyan dolgoznak együtt a hétköznapokban.

Normák nélkül mindenki máshogy értelmezi a professzionalizmust. Az egyik ember gyors választ vár, a másik mély munkára szánna időt, a harmadik pedig azt feltételezi, hogy a megbeszéléseknek mindenről dönteniük kell. Az eredmény súrlódás.

A csapatnormák a várakozásokat közös működési szabályokká alakítják. Legyenek egyszerűek, láthatóak és elég konkrétak ahhoz, hogy irányítsák a viselkedést.

Hasznos normák például:

• Egymásnak az egyeztetett időkereten belül válaszolunk.
• A felmerülő aggályokat közvetlenül vetjük fel, nem mellébeszélve.
• Felkészülten és időben érkezünk az értekezletekre.
• A megbeszélés lezárása előtt tisztázzuk a felelősséget.
• Korán, tisztelettel és konkrétan adunk visszajelzést.
• Jóhiszeműen indulunk ki, miközben továbbra is számon kérjük egymást.

Nincs szükség hosszú listára. A legtöbb csapatnál öt-tíz norma elegendő. Ennél több már nehezen megjegyezhető és még nehezebben betartható.

Tegye valóságossá a normákat

Egy norma csak akkor működik, ha megváltoztatja a viselkedést. Ehhez:

• Írja le a normákat
• Nézze át őket rendszeresen
• Használja őket az értekezleteken és döntéseknél
• Emelje ki, amikor a csapat jól követi őket
• Kezelje a mintákat, amikor a csapat nem tartja be őket

Így válik a kultúra működőképessé, nem csupán aspirációvá.

Normák növekvő vállalkozások számára

A gyorsan növekvő cégeknek gyakran néhány további normára is szükségük van a tempó és a tisztaság körül:

• Döntse el, ki felel a következő lépésért, mielőtt véget ér a beszélgetés
• Válassza külön a sürgős és a fontos munkát
• Dokumentálja a kulcsdöntéseket, hogy később könnyen visszakereshetők legyenek
• Tartsa láthatóan a prioritásokat, hogy a csapat ne találgasson

Ezek a szokások csökkentik az időpazarlást, és segítik a kis csapatokat abban, hogy egy sokkal nagyobb szervezet fegyelmével működjenek.

4. lépés: Igazítsa vissza a célokat, és mérje a haladást

Egy csapat visszaigazításának mindig világosabb célokkal kell zárulnia. Ha a csapat csak a viselkedésről beszél, az eredményekről pedig nem, a folyamat elvontnak tűnhet.

A közös célok segítenek a lényegre fókuszálni. Azt is megkönnyítik, hogy lássa, működik-e a visszaigazítás.

Egy jó célrendszer legyen:

• Konkrét
• Mérhető
• Reális
• Látható a csapat számára
• Az üzleti prioritásokhoz kötött

Például ahelyett, hogy azt mondaná: „Javítsuk a kommunikációt”, állítson fel ilyen célt:

• Minden projektgazda péntek délutánig leadja a heti frissítést.
• Minden aktív projekthez van megnevezett felelős és dokumentált következő lépés.
• A csapattalálkozók egyértelmű feladatokkal és határidőkkel zárulnak.

Ezek olyan célok, amelyek megváltoztatják a napi működést.

Egyensúly a csapatcélok és az egyéni célok között

Az emberek akkor dolgoznak a legjobban, ha értik, hogy a saját feladataik hogyan támogatják a nagyobb üzleti képet. Ha a személyes célok és a csapatcélok nincsenek összhangban, az emberek könnyen a saját feladataikra optimalizálnak anélkül, hogy az egész céget előre vinnék.

A visszaigazítás lehetőség arra, hogy ezeket a szinteket összekapcsolja:

• Az egyéni céloknak támogatniuk kell a csapatcélokat
• A csapatcéloknak támogatniuk kell az üzleti célokat
• Az üzleti céloknak a vállalat hosszú távú irányát kell szolgálniuk

Ez az összhang különösen fontos azoknak a vállalkozóknak, akik Zenind segítségével építik cégüket. Ha a cégstruktúra világos és a csapat összehangolt, könnyebb a növekedésre, a megfelelésre és a végrehajtásra fókuszálni anélkül, hogy a belső kohézió sérülne.

Hogyan tartsa fenn a visszaigazítást

A visszaigazítás nem egyszeri esemény. Egy új működési minta kezdete.

Fenntartásához a vezetésnek következetesen erősítenie kell a változást. Ez azt jelenti, hogy figyeli az előrehaladást, megerősíti a normákat, és időben tesz kisebb korrekciókat, mielőtt a problémák nagyobbá válnának.

Hasznos utánkövetési gyakorlatok:

• Havi csapatellenőrzések
• Negyedéves célfelülvizsgálatok
• Rövid retrospektívek nagy projektek után
• Rendszeres egyéni megbeszélések
• Az akadályok és kompromisszumok nyílt megbeszélése

A lényeg, hogy a csapat őszinte maradjon abban, mi javul, és mi szorul még munkára.

Ünnepelje a javulást

Az emberek arra reagálnak, amit észrevesznek. Ha a csapat fejlődik, mondja ki. Az elismerésnek nem kell nagyszabásúnak lennie. Elég, ha konkrét.

Például:

• Emelje ki a jobb értekezleti fegyelmet
• Ismerje el a jobb teljesítést
• Köszönje meg a közvetlen és tiszteletteljes visszajelzést
• Mutassa be a közös célok terén elért előrehaladást

Az ilyen megerősítés segít, hogy az új kultúra tartós maradjon.

Gyakori hibák, amelyeket érdemes elkerülni

Egy csapat visszaigazítása kudarcot vallhat, ha túl szélesre nyílik vagy túlságosan elvont marad. Kerülje el ezeket a hibákat:

Mindent egyszerre akar megoldani

Kezdje a legnagyobb hatású problémákkal. Egy fókuszált visszaigazítás könnyebben végrehajtható, mint egy átfogó kulturális átalakítás.

Az őszinte beszélgetés kihagyása

Ha a csapat nem tudja megnevezni a valódi problémákat, a visszaigazítás felszínes marad.

Elszámoltathatóság nélküli normák létrehozása

Azok a szabályok, amelyeket soha nem erősítenek meg, gyorsan elvesztik a hitelességüket.

Nem látható célok kitűzése

Ha a csapat nem látja az előrehaladást, nehéz fenntartani a lendületet.

A kultúrát külön kezelni a végrehajtástól

A kultúra nem mellékprojekt. Nap mint nap befolyásolja, mennyire jól működik a vállalkozás.

Záró gondolatok

Az év eleje jó alkalom egy csapat visszaigazítására, de az igazi érték abban rejlik, hogy olyan jobb szokásokat építünk, amelyek január után is tartósak maradnak. Egy erős visszaigazítás őszinte, gyakorlatias és mérhető. Segít a vezetőknek kezelni az elcsúszást, helyreállítani az összhangot, és olyan munkakörnyezetet teremteni, ahol az emberek jobban tudnak együtt dolgozni.

Ha vállalkozást épít, ez egyben a megfelelő idő arra is, hogy megerősítse a csapat körüli rendszereket. A világos struktúra, a megbízható folyamatok és az erős alap segítik a céget, hogy kevesebb súrlódással növekedjen. Zenind támogatja azokat a vállalkozókat, akik ezt az alapot építik, és az egészséges csapatkultúra ennek a hosszú távú fegyelemnek a része.

Amikor a csapat összehangolt, elszámoltatható és a közös célokra összpontosít, a vállalkozás sokkal jobb helyzetben van a növekedéshez.