4 bước để thiết lập lại đội ngũ của bạn cho một năm mạnh mẽ hơn

Một đội ngũ vững mạnh hiếm khi tự nhiên mà có. Nó được xây dựng thông qua kỳ vọng rõ ràng, giao tiếp nhất quán, mục tiêu chung và một văn hóa hỗ trợ tinh thần trách nhiệm. Khi đội ngũ đã trôi vào tình trạng làm việc rời rạc, mơ hồ hoặc tinh thần sa sút, đầu năm là thời điểm thực tế để thiết lập lại.

Với các nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ, việc thiết lập lại đội ngũ lại càng quan trọng hơn. Các công ty giai đoạn đầu thường di chuyển nhanh, tuyển người nhanh và xây dựng quy trình một cách linh hoạt. Tốc độ đó hữu ích, nhưng cũng có thể khiến đội ngũ thiếu rõ ràng về vai trò, giao tiếp không đồng đều và không có nhịp vận hành chung. Nếu bạn đang xây dựng doanh nghiệp cùng Zenind, đây là lúc thích hợp để củng cố cấu trúc nội bộ song song với tăng trưởng bên ngoài.

Việc thiết lập lại không phải là để đổ lỗi cho quá khứ. Mục tiêu là làm cho giai đoạn làm việc tiếp theo hiệu quả hơn. Mục tiêu là tạo ra một văn hóa đội ngũ hỗ trợ việc thực thi, giữ mọi người đồng bộ và giúp mỗi người có cơ hội làm việc tốt nhất.

Vì sao các đội ngũ cần được thiết lập lại

Hầu hết các đội ngũ không trở nên thiếu tổ chức chỉ sau một đêm. Các vấn đề thường tích tụ từ từ:

• Các cuộc họp không còn hữu ích.
• Các quyết định được đưa ra mà thiếu đủ bối cảnh.
• Mọi người bắt đầu làm việc quanh nhau thay vì cùng nhau.
• Phản hồi trở nên hiếm hoi hoặc quá dè dặt.
• Một vài cá tính mạnh định hình văn hóa nhiều hơn cả giá trị của công ty.

Khi điều này xảy ra, năng suất bị ảnh hưởng, nhưng niềm tin cũng vậy. Các thành viên trong đội ngũ có thể vẫn bận rộn, nhưng doanh nghiệp mất đà vì năng lượng bị tiêu hao cho sự mơ hồ thay vì tiến bộ.

Việc thiết lập lại tạo ra một cách có cấu trúc để chặn sự trượt này. Nó mang lại một khởi đầu mới dựa trên nhu cầu thực tế của doanh nghiệp hiện tại, chứ không phải những gì phù hợp khi công ty còn nhỏ hơn hoặc ít phức tạp hơn.

Dấu hiệu cho thấy đội ngũ của bạn cần được thiết lập lại

Thiết lập lại đội ngũ sớm luôn dễ hơn sửa chữa sau nhiều tháng căng thẳng. Một số dấu hiệu phổ biến gồm:

• Hiểu nhầm lặp đi lặp lại về mức độ ưu tiên
• Trễ hạn do không rõ ai chịu trách nhiệm
• Mức độ tham gia thấp trong các cuộc họp
• Sự kháng cự thụ động với ý tưởng hoặc quy trình mới
• Căng thẳng giữa các phòng ban hoặc các cá nhân đóng góp
• Khoảng cách ngày càng lớn giữa mục tiêu của lãnh đạo và công việc hằng ngày
• Việc thực hiện cam kết không nhất quán

Nếu nhiều dấu hiệu trong số này xuất hiện cùng lúc, vấn đề thường mang tính hệ thống hơn là cá nhân. Điều đó có nghĩa là giải pháp nên tập trung vào cấu trúc, giao tiếp và thói quen lãnh đạo, chứ không chỉ vào hiệu suất của từng người.

Bước 1: Chẩn đoán trung thực tình trạng hiện tại

Trước khi thay đổi bất cứ điều gì, hãy đánh giá đúng điều đang diễn ra. Nhiều đội ngũ cố giải quyết vấn đề bằng sự khẩn trương nhiều hơn, nhưng lại không đủ rõ ràng. Điều đó thường làm mọi thứ ồn ào hơn chứ không tốt hơn.

Hãy bắt đầu bằng một vài câu hỏi trực diện:

• Điều gì đang làm chậm đội ngũ?
• Giao tiếp đang đứt gãy ở đâu?
• Trách nhiệm nào chưa rõ ràng?
• Những hành vi nào đang giúp đội ngũ thành công?
• Những hành vi nào đang âm thầm làm giảm hiệu suất?

Sẽ hữu ích nếu thu thập ý kiến từ nhiều người thay vì chỉ dựa vào góc nhìn của lãnh đạo. Các thành viên trong đội ngũ thường biết điểm gây cản trở ở đâu, nhưng họ có thể không thấy an toàn để nói ra nếu bạn không hỏi theo cách có cấu trúc.

Bạn có thể dùng khảo sát ngắn, các cuộc trao đổi 1-1 hoặc buổi tổng kết nhóm để nhận diện các mẫu vấn đề. Mục tiêu là hiểu khoảng cách giữa đội ngũ hiện tại và đội ngũ mà bạn cần.

Những gì cần nhìn khi chẩn đoán

Khi đánh giá tình trạng hiện tại, hãy chú ý đến ba khu vực:

Giao tiếp

Mọi người có nhận được thông tin họ cần vào đúng lúc không? Hay họ chỉ biết các quyết định quan trọng quá muộn?

Tinh thần trách nhiệm

Các cam kết có dẫn đến hành động không? Hay các việc thường xuyên phải nhắc đi nhắc lại?

Sự đồng bộ

Các thành viên có hiểu cùng một mức độ ưu tiên không, hay ai cũng tối ưu cho phiên bản thành công của riêng mình?

Những câu trả lời này tạo nền tảng cho toàn bộ quá trình thiết lập lại. Nếu chẩn đoán mơ hồ, kế hoạch cũng sẽ mơ hồ.

Bước 2: Xác định mục tiêu và lãnh đạo bằng trách nhiệm của mình

Việc thiết lập lại sẽ hiệu quả nhất khi lãnh đạo thẳng thắn thừa nhận rằng cần thay đổi. Nếu mọi người đều cảm thấy có điều không ổn nhưng không ai gọi tên nó, họ có thể cho rằng vấn đề là vĩnh viễn.

Ban lãnh đạo nên minh bạch về mục tiêu:

• Chúng ta muốn giao tiếp tốt hơn.
• Chúng ta muốn quyền sở hữu công việc rõ ràng hơn.
• Chúng ta muốn một văn hóa lành mạnh hơn.
• Chúng ta muốn thực thi mạnh mẽ hơn.

Thông điệp đó cần trực tiếp và thực tế. Nó cũng cần bao gồm tinh thần trách nhiệm. Lãnh đạo định hình văn hóa thông qua những gì họ dung túng, những gì họ khen thưởng và những gì họ bỏ qua. Nếu một đội ngũ đã quen với sự mơ hồ hoặc những hành vi kém hiệu quả, thì lãnh đạo có vai trò trong việc điều chỉnh điều đó.

Điều này đặc biệt quan trọng với các nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ. Ở các công ty giai đoạn đầu, thói quen của người lãnh đạo thường trở thành thói quen của cả công ty. Nếu bạn muốn đội ngũ có tổ chức hơn, hợp tác hơn và trách nhiệm hơn, sự thay đổi đó phải bắt đầu từ chính bạn.

Cách truyền đạt việc thiết lập lại

Một thông điệp thiết lập lại tốt thường gồm bốn phần:

• Thừa nhận điều chưa hiệu quả
• Nêu rõ vì sao việc thiết lập lại quan trọng ngay lúc này
• Mô tả thế nào là tốt hơn
• Mời đội ngũ tham gia vào quá trình

Phần cuối cùng rất quan trọng. Mọi người có xu hướng ủng hộ việc thiết lập lại hơn khi họ cảm thấy mình được tham gia vào quá trình đó. Nếu sự thay đổi có vẻ bị áp đặt mà không có đóng góp từ họ, đội ngũ có thể đồng ý trên bề mặt nhưng ngầm phản kháng bên trong.

Bước 3: Tạo ra các chuẩn mực đội ngũ hỗ trợ văn hóa bạn muốn

Ý định tốt là chưa đủ. Một đội ngũ cần các chuẩn mực rõ ràng để định nghĩa cách mọi người làm việc cùng nhau hằng ngày.

Nếu không có chuẩn mực, mỗi người sẽ hiểu về tính chuyên nghiệp theo một cách khác nhau. Một người mong phản hồi nhanh, người khác coi trọng thời gian làm việc sâu, và người khác lại cho rằng các cuộc họp nên giải quyết mọi thứ. Kết quả là xung đột.

Các chuẩn mực đội ngũ biến kỳ vọng thành những quy tắc chung khi phối hợp. Chúng nên đơn giản, dễ nhìn thấy và đủ cụ thể để định hướng hành vi.

Ví dụ về các chuẩn mực hữu ích gồm:

• Chúng ta phản hồi nhau trong khung thời gian đã thống nhất.
• Chúng ta nêu vấn đề trực tiếp, không qua các cuộc trò chuyện bên lề.
• Chúng ta đến họp với sự chuẩn bị và đúng giờ.
• Chúng ta làm rõ ai chịu trách nhiệm trước khi kết thúc một cuộc thảo luận.
• Chúng ta phản hồi sớm, tôn trọng và cụ thể.
• Chúng ta giả định ý định tốt nhưng vẫn giữ nhau có trách nhiệm.

Bạn không cần một danh sách dài. Với hầu hết đội ngũ, năm đến bảy chuẩn mực là đủ. Nhiều hơn thế có thể khiến người ta khó nhớ và còn khó thực thi hơn.

Khiến các chuẩn mực trở nên thực sự hữu ích

Một chuẩn mực chỉ có tác dụng nếu nó thay đổi hành vi. Để làm được điều đó:

• Ghi các chuẩn mực xuống
• Xem lại thường xuyên
• Sử dụng chúng trong các cuộc họp và quyết định
• Ghi nhận khi đội ngũ thực hiện tốt
• Can thiệp khi các mẫu hành vi không đúng

Đây là cách văn hóa trở thành một phần vận hành, thay vì chỉ là một mục tiêu đẹp trên giấy.

Chuẩn mực cho doanh nghiệp đang tăng trưởng

Các công ty đang tăng trưởng thường cần thêm một vài chuẩn mực về tốc độ và sự rõ ràng:

• Xác định ai sở hữu từng bước tiếp theo trước khi kết thúc cuộc trao đổi
• Tách công việc khẩn cấp khỏi công việc quan trọng
• Ghi lại các quyết định then chốt để dễ tra cứu sau này
• Giữ các ưu tiên ở trạng thái hiển thị để đội ngũ không phải tự đoán

Những thói quen này giúp giảm lãng phí thời gian và giúp đội ngũ nhỏ vận hành với kỷ luật của một tổ chức lớn hơn nhiều.

Bước 4: Thiết lập lại mục tiêu và đo lường tiến độ

Một lần thiết lập lại đội ngũ nên luôn kết thúc bằng các mục tiêu rõ ràng hơn. Nếu đội ngũ chỉ nói về hành vi mà không nói về kết quả, quá trình thiết lập lại có thể trở nên trừu tượng.

Mục tiêu chung giúp đội ngũ tập trung vào điều quan trọng. Chúng cũng giúp dễ nhận ra liệu việc thiết lập lại có đang hiệu quả hay không.

Một bộ mục tiêu tốt nên:

• Cụ thể
• Có thể đo lường
• Thực tế
• Hiển thị rõ với đội ngũ
• Gắn với các ưu tiên kinh doanh

Ví dụ, thay vì nói “Cải thiện giao tiếp”, hãy đặt mục tiêu như:

• Tất cả chủ nhiệm dự án gửi cập nhật hằng tuần trước chiều thứ Sáu.
• Tất cả dự án đang hoạt động đều có người phụ trách được nêu tên và bước tiếp theo được ghi rõ.
• Các cuộc họp đội ngũ kết thúc với các đầu việc và thời hạn cụ thể.

Đây là những mục tiêu có thể thay đổi hành vi hằng ngày.

Cân bằng mục tiêu đội ngũ và mục tiêu cá nhân

Mọi người làm việc tốt nhất khi họ hiểu trách nhiệm cá nhân của mình hỗ trợ bức tranh kinh doanh lớn hơn như thế nào. Nếu mục tiêu cá nhân và mục tiêu đội ngũ không liên kết, người ta có thể tối ưu cho phần việc của riêng mình mà không giúp cả công ty tiến lên.

Một lần thiết lập lại là cơ hội để đồng bộ các lớp này:

• Mục tiêu cá nhân nên hỗ trợ mục tiêu đội ngũ
• Mục tiêu đội ngũ nên hỗ trợ mục tiêu kinh doanh
• Mục tiêu kinh doanh nên hỗ trợ định hướng dài hạn của công ty

Sự đồng bộ đó đặc biệt quan trọng với các doanh nhân đang xây dựng doanh nghiệp cùng Zenind. Khi cấu trúc công ty rõ ràng và đội ngũ đồng bộ, bạn sẽ dễ tập trung hơn vào tăng trưởng, tuân thủ và thực thi mà không đánh mất sự gắn kết nội bộ.

Cách duy trì việc thiết lập lại

Việc thiết lập lại không phải là một sự kiện diễn ra một lần. Nó là khởi đầu của một mô hình vận hành mới.

Để duy trì nó, lãnh đạo phải củng cố sự thay đổi một cách nhất quán. Điều đó có nghĩa là theo dõi tiến độ, củng cố các chuẩn mực và điều chỉnh nhỏ trước khi vấn đề trở nên lớn hơn.

Những thực hành theo dõi hữu ích gồm:

• Kiểm tra đội ngũ hằng tháng
• Rà soát mục tiêu hằng quý
• Tổng kết ngắn sau các dự án lớn
• Họp 1-1 thường xuyên
• Thảo luận cởi mở về các trở ngại và đánh đổi

Điều quan trọng là giữ cho đội ngũ trung thực về điều gì đang cải thiện và điều gì vẫn cần tiếp tục làm tốt hơn.

Ghi nhận những gì đang cải thiện

Mọi người phản ứng với những gì được chú ý. Nếu đội ngũ đang tiến bộ, hãy nói ra. Sự ghi nhận không cần cầu kỳ. Nó chỉ cần cụ thể.

Ví dụ:

• Ghi nhận kỷ luật họp tốt hơn
• Công nhận việc theo sát công việc tốt hơn
• Thừa nhận phản hồi trực tiếp và tôn trọng
• Nêu bật tiến độ đối với các mục tiêu chung

Kiểu củng cố này giúp văn hóa mới bám rễ lâu hơn.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Việc thiết lập lại đội ngũ có thể thất bại nếu nó trở nên quá rộng hoặc quá trừu tượng. Hãy tránh những sai lầm sau:

Cố sửa mọi thứ cùng lúc

Hãy bắt đầu bằng những vấn đề có tác động lớn nhất. Một lần thiết lập lại tập trung sẽ dễ triển khai hơn nhiều so với một cuộc cải tổ văn hóa toàn diện.

Bỏ qua cuộc trò chuyện thẳng thắn

Nếu đội ngũ không thể gọi tên đúng vấn đề, việc thiết lập lại sẽ chỉ dừng ở bề mặt.

Tạo ra chuẩn mực nhưng không có trách nhiệm thực thi

Những quy tắc không bao giờ được củng cố sẽ nhanh chóng mất đi độ tin cậy.

Đặt ra mục tiêu không hiển thị rõ

Nếu đội ngũ không thấy được tiến độ, rất khó để duy trì đà.

Coi văn hóa như một thứ tách rời khỏi việc thực thi

Văn hóa không phải là một dự án bên lề. Nó ảnh hưởng đến cách doanh nghiệp vận hành mỗi ngày.

Lời kết

Đầu năm là thời điểm tốt để thiết lập lại đội ngũ, nhưng giá trị thực sự đến từ việc xây dựng những thói quen tốt hơn có thể kéo dài vượt xa tháng Một. Một lần thiết lập lại hiệu quả phải trung thực, thực tế và có thể đo lường. Nó giúp lãnh đạo xử lý sự trôi lệch, khôi phục sự đồng bộ và tạo ra một môi trường làm việc nơi mọi người có thể cùng nhau làm việc tốt hơn.

Nếu bạn đang phát triển doanh nghiệp, đây cũng là thời điểm phù hợp để củng cố các hệ thống xung quanh đội ngũ. Cấu trúc rõ ràng, quy trình đáng tin cậy và nền tảng vững chắc giúp công ty mở rộng với ít ma sát hơn. Zenind hỗ trợ các doanh nhân đang xây dựng nền tảng đó, và một văn hóa đội ngũ lành mạnh là một phần của cùng kỷ luật dài hạn ấy.

Khi đội ngũ đồng bộ, có trách nhiệm và tập trung vào các mục tiêu chung, doanh nghiệp sẽ có vị thế tốt hơn nhiều cho tăng trưởng.