Командаңызды мықты жылға дайындаудың 4 қадамы

Мықты команда сирек кездейсоқ қалыптасады. Ол нақты күтілімдер, тұрақты коммуникация, ортақ мақсаттар және жауапкершілікті қолдайтын мәдениет арқылы құрылады. Команда оқшаулану, түсінбеушілік немесе төмен рух күйіне түскен болса, жаңа жылдың басы оны қайта жаңғыртуға қолайлы сәт болады.

Құрылтайшылар мен шағын бизнес иелері үшін команданы қайта реттеу жұмысы одан да маңызды. Ерте кезеңдегі компаниялар көбіне жылдам қозғалады, қызметкерлерді тез қосады және процестерді жол-жөнекей қалыптастырады. Мұндай жылдамдық пайдалы, бірақ ол рөлдері анық емес, коммуникациясы біркелкі емес және ортақ ырғағы жоқ командаға әкелуі мүмкін. Егер сіз Zenind арқылы бизнес құрып жатсаңыз, сыртқы өсімді қолдайтын ішкі құрылымды нығайтудың дәл қазір уақыты.

Қайта реттеу өткенді кінәлау туралы емес. Ол жұмыстың келесі кезеңін тиімдірек ету туралы. Мақсат - орындауды қолдайтын, адамдарды бір бағытқа бағыттайтын және әркімге өз жұмысын жақсы істеуге мүмкіндік беретін команда мәдениетін құру.

Неліктен командаға қайта реттеу қажет

Көп команда бір күнде ретсіз болып кетпейді. Мәселелер әдетте баяу жиналады:

• Жиналыстар пайдалы болудан қалады.
• Шешімдер жеткілікті контекстсіз қабылданады.
• Адамдар бір-бірімен емес, бір-бірінің айналасында жұмыс істей бастайды.
• Кері байланыс сирек немесе шамадан тыс сақ болады.
• Бірнеше ықпалды адам компания құндылықтарынан гөрі мәдениетті көбірек қалыптастырады.

Мұндай кезде өнімділік те, сенім де төмендейді. Команда мүшелері әлі де бос болуы мүмкін, бірақ бизнес алға жылжудың орнына түсінбеушілікті жоюға энергия жұмсап, серпінін жоғалтады.

Қайта реттеу бұл ауытқуды тоқтатуға арналған құрылымды тәсіл береді. Ол командаға компанияға дәл қазір не қажет болса, соған негізделген жаңа бастау ұсынады, бұрын компания кішірек немесе күрделілігі аз болған кезде не жұмыс істегеніне емес.

Командаңызға қайта реттеу қажет екенін көрсететін белгілер

Команданы ертерек қайта реттеу, оны айлар бойғы шиеленістен кейін түзетуден оңайырақ. Жиі кездесетін белгілер:

• Басымдықтар туралы қайталанатын түсінбеушілік
• Жауапкершілік анық болмағандықтан жіберілген мерзімдер
• Жиналыстарға төмен қатысу
• Жаңа идеяларға немесе процестерге жасырын қарсылық
• Бөлімдер немесе жеке орындаушылар арасындағы кернеу
• Басшылық мақсаттары мен күнделікті жұмыс арасындағы алшақтықтың ұлғаюы
• Міндеттемелерді орындаудағы тұрақсыздық

Егер осылардың бірнешеуі қатар байқалса, мәселе көбіне жеке адамда емес, жүйеде болады. Демек, шешім жеке өнімділікке емес, құрылымға, коммуникацияға және көшбасшылық әдеттерге бағытталуы керек.

1-қадам: Қазіргі жағдайды шынайы бағалау

Ештеңені өзгертпестен бұрын, шын мәнінде не болып жатқанын анықтаңыз. Көп команда мәселені көбірек жеделдікпен шешуге тырысады, бірақ жеткілікті айқындықсыз. Бұл әдетте жағдайды жақсартпай, одан әрі күрделендіреді.

Бірнеше тікелей сұрақ қойыңыз:

• Команданы не баяулатып отыр?
• Коммуникация қай жерде үзіліп жатыр?
• Қай жауапкершіліктер түсініксіз?
• Қандай мінез-құлық команданың табысына көмектесіп жатыр?
• Қандай мінез-құлық өнімділікті жасырын түрде төмендетіп жатыр?

Тек басшылықтың пікіріне сүйенбей, бірнеше адамның пікірін жинаған пайдалы. Команда мүшелері кедергінің қай жерде екенін көбіне жақсы біледі, бірақ оны құрылымдалған түрде сұрамаса, ашық айтуға қауіптенуі мүмкін.

Үлгілерді анықтау үшін қысқа сауалнамаларды, жеке әңгімелерді немесе командаға арналған ретроспективаны қолдануға болады. Мақсат - бар командаңыз бен қажет командаңыздың арасындағы алшақтықты түсіну.

Диагностика кезінде нені байқау керек

Қазіргі жағдайды бағалағанда, үш бағытқа назар аударыңыз:

Коммуникация

Адамдар қажет ақпаратты қажет кезде алып отыр ма? Әлде маңызды шешімдерді тым кеш біліп жүр ме?

Жауапкершілік

Міндеттемелер нақты әрекетке ұласа ма? Әлде тапсырмаларды қайта-қайта еске салуға тура келе ме?

Үйлесім

Команда мүшелері бірдей басымдықтарды түсіне ме, әлде әркім табысты өз түсінігіне сай оңтайландырып жүр ме?

Осы жауаптар қайта реттеудің қалған бөлігіне негіз болады. Егер диагностика бұлыңғыр болса, жоспар да бұлыңғыр болады.

2-қадам: Ниетті айқындап, көшбасшылық рөлді мойындау

Қайта реттеу басшылық өзгеріс қажет екенін ашық мойындағанда жақсы нәтиже береді. Егер адамдар бір нәрсе дұрыс емес екенін сезсе, бірақ оны ешкім атамаса, мәселе тұрақты деп ойлауы мүмкін.

Көшбасшылық мақсатты анық және ашық айтуы керек:

• Бізге жақсы коммуникация керек.
• Бізге жауапкершіліктің айқынырақ бөлінуі керек.
• Бізге сау мәдениет керек.
• Бізге мықты орындау керек.

Бұл хабар тікелей әрі практикалық болуы тиіс. Сонымен қатар онда жауапкершілік те болуы керек. Көшбасшылар мәдениетті неге төзетіндерімен, нені марапаттайтынымен және нені елемейтінімен қалыптастырады. Егер команда түсінбеушілік пен тиімсіз мінез-құлықты қалыпты жағдайға айналдырса, оны түзетуде басшылықтың рөлі бар.

Бұл әсіресе құрылтайшылар мен шағын бизнес иелері үшін маңызды. Ерте кезеңдегі компанияларда жетекшінің әдеттері көбіне компанияның әдетіне айналады. Егер сіз команданың реттелген, ынтымақты және жауапкершілігі жоғары болғанын қаласаңыз, өзгеріс сізден басталуы керек.

Қайта реттеуді қалай жеткізуге болады

Күшті қайта реттеу хабарламасы әдетте төрт бөліктен тұрады:

• Не жұмыс істемей тұрғанын мойындау
• Неге дәл қазір қайта реттеу маңызды екенін айту
• Жақсының қандай болатынын сипаттау
• Команданы үдеріске тарту

Соңғы бөлік маңызды. Адамдар өзгеріске өздері қатысқанын сезсе, оны қолдауға көбірек бейім болады. Егер өзгеріс пікір алмай таңылғандай көрінсе, команда сырттай келісіп, іштен қарсылық көрсетуі мүмкін.

3-қадам: Қалаған мәдениетіңізді қолдайтын команда нормаларын қалыптастыру

Жақсы ниет жеткіліксіз. Командаға адамдардың күнделікті қалай жұмыс істейтінін анықтайтын нақты нормалар қажет.

Нормалар болмаса, әр адам кәсібилікті әртүрлі түсінеді. Бір адам жылдам жауап күтеді, екіншісі терең жұмыс уақытын құп көреді, ал үшіншісі жиналыстар бәрін шешуі керек деп ойлайды. Нәтижесі - үйкеліс.

Команда нормалары күтілімдерді ортақ ережелерге айналдырады. Олар қарапайым, көрінетін және мінез-құлықты бағыттайтындай нақты болуы керек.

Пайдалы нормаларға мысал:

• Біз бір-бірімізге келісілген мерзім ішінде жауап береміз.
• Уайымды жанама әңгімелер арқылы емес, тікелей көтереміз.
• Жиналыстарға дайындалып, уақытында келеміз.
• Әңгімені аяқтамас бұрын жауапкершілікті нақтылаймыз.
• Кері байланысты ерте, құрметпен және нақты береміз.
• Бір-біріміздің оң ниетін болжап, сонымен бірге жауапкершілікті сақтаймыз.

Ұзақ тізімнің қажеті жоқ. Көп команда үшін 5-7 норма жеткілікті. Одан көп болса, есте сақтау да, орындау да қиынға соғады.

Нормаларды шын мәнінде жұмыс істетіңіз

Норма тек мінез-құлықты өзгертсе ғана жұмыс істейді. Ол үшін:

• Нормаларды жазып қойыңыз
• Оларды жүйелі түрде қайта қарап отырыңыз
• Жиналыстар мен шешімдерде қолданыңыз
• Команда оларды дұрыс орындап жатқан жақсы мысалдарды атап өтіңіз
• Команда оларды сақтамаған үрдістерді түзетіңіз

Осылайша мәдениет тек ұмтылыс емес, операциялық шындыққа айналады.

Өсіп келе жатқан бизнеске арналған нормалар

Өсіп келе жатқан компанияларға жылдамдық пен айқындыққа қатысты тағы бірнеше норма қажет болуы мүмкін:

• Әр келесі қадамның иесін әңгімені аяқтамай тұрып анықтау
• Жедел жұмысты маңызды жұмыстан ажырату
• Негізгі шешімдерді кейін оңай қарау үшін құжаттау
• Басымдықтарды көрінетін етіп ұстау, сонда команда тек болжай бермейді

Мұндай әдеттер уақытты ысырап етуді азайтады және шағын командаларға әлдеқайда ірі ұйымдай тәртіппен жұмыс істеуге көмектеседі.

4-қадам: Мақсаттарды қайта баптап, ілгерілеуді өлшеу

Команданы қайта реттеу әрдайым айқынырақ мақсаттармен аяқталуы керек. Егер команда тек мінез-құлық туралы сөйлесіп, нәтижелер туралы айтпаса, қайта реттеу тым абстрактілі көрінуі мүмкін.

Ортақ мақсаттар команданы маңызды нәрсеге шоғырландырады. Олар сондай-ақ қайта реттеудің жұмыс істеп жатқанын көруді жеңілдетеді.

Жақсы мақсаттар жиынтығы:

• Нақты
• Өлшенетін
• Шынайы
• Командаға көрінетін
• Бизнес басымдықтарымен байланысқан

Мысалы, «Коммуникацияны жақсарту» деудің орнына мынадай мақсат қойыңыз:

• Барлық жоба иелері жұма күні түстен кейін апталық жаңартулар береді.
• Белсенді барлық жобада аталған иесі және құжатталған келесі қадамы болады.
• Команда жиналыстары нақты әрекет пункттерімен және мерзімдерімен аяқталады.

Мұндай мақсаттар күнделікті мінез-құлықты өзгертеді.

Команда мақсаттары мен жеке мақсаттардың теңгерімі

Адамдар жеке міндеттері бизнестің үлкен бейнесіне қалай қызмет ететінін түсінгенде, жақсы жұмыс істейді. Егер жеке мақсаттар мен команда мақсаттары бір-бірінен ажырап кетсе, адамдар өз тапсырмаларын ғана оңтайландырып, бүкіл компанияның алға жылжуына аз үлес қосуы мүмкін.

Қайта реттеу осы қабаттарды үйлестіруге мүмкіндік береді:

• Жеке мақсаттар команда мақсаттарын қолдауы керек
• Команда мақсаттары бизнес мақсаттарын қолдауы керек
• Бизнес мақсаттары компанияның ұзақ мерзімді бағытын қолдауы керек

Бұл үйлесім Zenind арқылы бизнес құрып жатқан кәсіпкерлер үшін әсіресе маңызды. Компания құрылымы анық, ал команда үйлесімді болғанда, өсуге, сәйкестікке және орындауға көңіл бөліп, ішкі тұтастықты жоғалтпау оңайырақ.

Қайта реттеуді қалай тұрақты етуге болады

Қайта реттеу бір реттік оқиға емес. Ол жаңа жұмыс үлгісінің бастауы.

Оны тұрақты ұстау үшін басшылық өзгерісті үздіксіз күшейтіп отыруы керек. Бұл ілгерілеуді бақылау, нормаларды нығайту және мәселелер үлкейіп кетпей тұрып шағын түзетулер енгізу дегенді білдіреді.

Пайдалы кейінгі тәжірибелер:

• Ай сайынғы команда тексерістері
• Тоқсан сайынғы мақсаттарды шолу
• Ірі жобалардан кейін қысқа ретроспективалар
• Тұрақты жеке кездесулер
• Кедергілер мен таңдауларды ашық талқылау

Мақсат - команданың не жақсарып жатқанын және әлі де неге жұмыс істеу керек екенін шынайы ұстау.

Жақсарғанды мойындаңыз

Адамдар нені байқайтынына қарай әрекет етеді. Егер команда ілгерілеу жасап жатса, соны айтыңыз. Мадақтау міндетті түрде салтанатты болмауы керек. Ол нақты болса жеткілікті.

Мысалы:

• Жиналыс тәртібінің жақсарғанын атап өту
• Міндеттердің жақсырақ орындалуын мойындау
• Ашық және құрметті кері байланысты тану
• Ортақ мақсаттардағы ілгерілеуді көрсету

Мұндай бекіту жаңа мәдениеттің орнығуына көмектеседі.

Жиі жіберілетін қателіктер

Егер қайта реттеу тым кең немесе тым абстрактілі болып кетсе, ол сәтсіздікке ұшырауы мүмкін. Мына қателіктерден сақтаныңыз:

Бәрін бірден түзетуге тырысу

Ең жоғары әсер ететін мәселелерден бастаңыз. Нысаналы қайта реттеу ауқымды мәдени жаңартудан жеңілірек орындалады.

Адал әңгімені өткізіп жіберу

Егер команда нақты проблемаларды атай алмаса, қайта реттеу үстірт болып қалады.

Жауапкершіліксіз нормалар құру

Ешқашан күшейтілмейтін ережелер тез арада беделін жоғалтады.

Көрінбейтін мақсаттар қою

Егер команда ілгерілеуді көрмесе, серпінді сақтау қиын.

Мәдениетті орындаудан бөлек нәрсе деп қарау

Мәдениет - қосымша жоба емес. Ол бизнестің күнделікті қаншалықты жақсы жұмыс істейтінін анықтайды.

Қорытынды ойлар

Жыл басы команданы қайта реттеуге жақсы уақыт, бірақ шынайы құндылық қаңтардан да ұзаққа созылатын жақсы әдеттерді қалыптастыруда жатыр. Мықты қайта реттеу шынайы, практикалық және өлшенетін болады. Ол көшбасшыларға ауытқуды түзетуге, үйлесімді қалпына келтіруге және адамдардың бірге жақсырақ жұмыс істейтін ортаны құруға көмектеседі.

Егер сіз бизнес өсіріп жатсаңыз, команданы қоршап тұрған жүйелерді нығайтатын уақыт та осы. Айқын құрылым, сенімді процестер және мықты негіз компанияға аз үйкеліс арқылы өсуге көмектеседі. Zenind кәсіпкерлерге осындай негізді қалыптастыруда қолдау көрсетеді, ал сау команда мәдениеті де осы ұзақ мерзімді тәртіптің бір бөлігі.

Команда үйлесімді, жауапкершілігі жоғары және ортақ мақсаттарға бағытталған кезде, бизнес өсуге әлдеқайда жақсы дайын болады.