A vállalkozásalapítás után elkészítendő alapvető jogi dokumentumok

Vállalkozást indítani izgalmas, de a létrehozás csak az első lépés. Miután az entitást jóváhagyták, kezdődik az igazán fontos munka: olyan jogi alap kialakítása, amely támogatja a mindennapi működést, védi a tulajdonosokat, és segít a vállalatnak rendezett maradni a növekedés során. Ezt az alapot a dokumentumok adják.

Egyes dokumentumok a helyi jog vagy a belső irányítás miatt szükségesek. Mások gyakorlati eszközök, amelyek tisztázzák a szerepeket, csökkentik a kockázatot, és megelőzik a félreértéseket. Együtt struktúrát és átláthatóságot adnak az új vállalkozásnak.

Az alapítók számára a kihívás nem csupán az, hogy tudják: a jogi dokumentumok fontosak. Az is lényeges, hogy megértsék, melyek a legfontosabbak, mikor van rájuk szükség, és hogyan tarthatók összhangban a vállalat céljaival. Ebben segíthet egy vállalkozásalapítási partner, mint a Zenind, azzal, hogy a folyamatot rendezettebbé, kiszámíthatóbbá és könnyebben kezelhetővé teszi.

Miért fontosak a jogi dokumentumok a megalapítás után

Sok tulajdonos azt feltételezi, hogy amikor egy LLC, társaság vagy nonprofit szervezet jóváhagyást kap, a cég teljesen készen áll. A valóságban a megalapítási dokumentumok csak létrehozzák az entitást. Önmagukban nem határozzák meg, hogyan fog a vállalkozás a mindennapokban működni.

A jól megírt jogi dokumentumok segítenek a vállalkozásnak:

• Tisztázni a tulajdonosi és vezetési felelősségeket
• Bemutatni, hogyan születnek a döntések
• Meghatározni az elvárásokat a partnerekkel, alkalmazottakkal és megbízottakkal szemben
• Támogatni az állami és szövetségi szabályoknak való megfelelést
• Csökkenteni a viták kialakulásának esélyét
• Könnyebbé tenni a finanszírozás megszerzését, a szerződéskötést vagy a bővülést

E dokumentumok nélkül a vállalkozások gyakran szóbeli megállapodásokra támaszkodnak. Ez rövid ideig működhet, de kockázatot teremt, amint pénz, tulajdonrész, foglalkoztatás vagy határidők jelennek meg.

Kezdje az alapvető irányítási dokumentumokkal

Minden entitástípusnak megvannak a saját belső irányítási dokumentumai. Ezek azok a szabályok, amelyek leírják, hogyan működik a vállalkozás, és hogyan születnek a fontos döntések.

LLC működési szabályzata

Az LLC működési szabályzata az egyik legfontosabb dokumentum egy korlátolt felelősségű társaság számára. Meghatározza, hogyan birtokolják és irányítják az LLC-t, hogyan osztják fel a nyereséget és veszteséget, és mi történik, ha egy tag kilép, meghal vagy eladja a részesedését.

Még azokban az államokban is, ahol a működési szabályzat nem kötelező az LLC létrehozásához, továbbra is az egyik legértékesebb dokumentum, amellyel egy új vállalkozás rendelkezhet. Segít elválasztani a céget a tulajdonosaitól, csökkenti a bizonytalanságot, és világos keretet ad a tagok döntéshozatalához.

Egy erős működési szabályzat gyakran kitér az alábbiakra:

• Tulajdoni arányok
• Tőke-hozzájárulások
• Szavazati jogok
• Az ügyvezető jogköre
• Nyereségfelosztás
• Átruházási korlátozások
• Kivásárlási vagy kilépési eljárások
• Megszűnési szabályok

Társasági alapszabály

A társaságok az alapszabályt használják a belső működés meghatározására. Az alapszabály általában leírja az igazgatók, tisztségviselők és részvényesek szerepét, valamint azt, hogyan kezelik az üléseket, a szavazást és az iratkezelést.

Az alapszabály nem ugyanaz, mint az alapító okirat. Az alapító okirat hozza létre a társaságot. Az alapszabály annak belső szerkezetét szabályozza.

Egy induló társaság esetében az alapszabályt korán el kell készíteni, hogy a vállalat:

• Érvényes igazgatósági és részvényesi üléseket tarthasson
• Meghatározhassa a tisztségviselők feladatait
• Rögzíthesse az igazgatósági jogköröket és jóváhagyási folyamatokat
• Következetes nyilvántartási rendszert alakíthasson ki

Kezdeti határozatok és hozzájáruló nyilatkozatok

Az új entitások számára hasznosak az alapító vagy szervezeti határozatok, illetve az írásbeli hozzájáruló nyilatkozatok is. Ezek azt igazolják, hogy az alapítók vagy az igazgatóság hivatalosan intézkedett a fontos induló döntésekről.

Ilyen például:

• Az első igazgatók vagy ügyvezetők kinevezése
• A bankszámla aláíróinak jóváhagyása
• Az alapszabály vagy működési szabályzat elfogadása
• Adózási választások jóváhagyása
• Tulajdonrészek vagy részvények kibocsátása

Ezek a nyilvántartások gyakran háttérbe szorulnak, pedig fontosak annak igazolására, hogy a vállalkozás már a kezdetektől megfelelően járt el.

Készítse elő a mindennapi működést támogató szerződéseket

Amint a vállalkozás működni kezd, a szerződések elengedhetetlenné válnak. Meghatározzák az üzleti kapcsolatokat, rögzítik a fizetési feltételeket, és segítenek megelőzni a vitákat.

Munkaszerződések

Munkaszerződés használható kulcsfontosságú alkalmazottak, vezetők vagy speciális szakemberek felvételekor. Tartalmazhatja a juttatásokat, a feladatokat, a javadalmazást, a titoktartási kötelezettségeket és a megszüntetés feltételeit.

Nem minden alkalmazottnak van szüksége hivatalos szerződésre, de sok növekvő vállalkozás számára hasznos lehet vezetői szerepköröknél vagy érzékeny pozíciókban. Minél nagyobb felelőssége van valakinek, annál fontosabb, hogy az elvárásokat írásban rögzítsék.

Független vállalkozói szerződések

Az induló vállalkozások gyakran dolgoznak szabadúszókkal, tanácsadókkal, fejlesztőkkel, tervezőkkel, marketingesekkel és más külső szakemberekkel. A független vállalkozói szerződés segít tisztázni, hogy az érintett nem alkalmazott, és meghatározza a munka terjedelmét.

Egy jó vállalkozói szerződés általában tartalmazza:

• A projekt terjedelmét
• A teljesítendő feladatokat
• A határidőket
• A díjazást és a számlázást
• A munkatermék tulajdonjogát
• A titoktartást
• A megszüntetés feltételeit

Ez különösen fontos, ha a vállalkozó szellemi tulajdont hoz létre a cég számára.

Titoktartási megállapodások

A titoktartási megállapodás, vagy NDA, a bizalmas információk védelmét szolgálja. A vállalkozások ilyen megállapodást használnak, amikor alkalmazottakkal, vállalkozókkal, beszállítókkal, befektetőkkel vagy potenciális partnerekkel osztanak meg érzékeny adatokat.

A bizalmas információk közé tartozhatnak:

• Termékötletek
• Forráskód
• Pénzügyi adatok
• Ügyféllisták
• Marketingtervek
• Üzleti titkok

Az NDA nem helyettesíti a megfelelő belső kontrollokat, de hasznos védelmi réteget jelent.

Szolgáltatói és beszállítói szerződések

A vállalkozások gyakran kötnek megállapodást beszállítókkal, tanácsadókkal, szoftverszolgáltatókkal, logisztikai partnerekkel és más szolgáltatókkal. Ezek a szerződések meghatározzák az árakat, a szolgáltatási színvonalat, a fizetési ütemezést és a felelősségi feltételeket.

Ha egy vállalkozásnak nincs írásos szolgáltatói szerződése, nehezebben tud vitát rendezni a terjedelemről, a határidőkről vagy a minőségről.

Ügyfél- és megrendelői megállapodások

Ha a cége szolgáltatásokat nyújt, egy ügyfélszerződés vagy megbízási levél segíthet már az elején tisztázni az elvárásokat. Ebből ki kell derülnie, hogy a vállalat mit vállal, mit nem vállal, hogyan történik a fizetés, és mi történik vita esetén.

Szolgáltató vállalkozások számára ez az egyik legegyszerűbb módja a félreértések csökkentésének és a kifizetetlen munka elkerülésének.

Ne hagyja figyelmen kívül a finanszírozási és tulajdonosi dokumentumokat

Sok új vállalkozásnak külső tőkére, hitelre vagy szervezett tulajdonosi megállapodásra van szüksége. Az ilyen helyzetek további papírmunkát igényelnek.

Váltók

A váltó olyan dokumentum, amelyben az egyik fél meghatározott feltételek mellett vállalja a pénz visszafizetését. Tartalmazhatja a hitel összegét, a kamatlábat, a törlesztési ütemezést, a lejárat dátumát és a nemteljesítésre vonatkozó rendelkezéseket.

A váltók gyakoriak az alapítói kölcsönöknél, családi kölcsönöknél és korai szakaszú finanszírozási megállapodásoknál.

Hitelmegállapodások

Ha a finanszírozás összetettebbé válik, szükség lehet formális hitelszerződésre. Ez a dokumentum általában részletesebb, mint egy egyszerű váltó, és kitérhet a fedezetre, a szerződéses kötelezettségekre, a törlesztést kiváltó eseményekre és a nemteljesítés esetén alkalmazható jogorvoslatokra.

Tőke- és tulajdonosi dokumentumok

Ha egy vállalatnak egynél több tulajdonosa van, egyértelmű írásos nyilvántartást kell vezetnie arról, hogy ki mit birtokol, és milyen feltételek mellett. Az entitás típusától függően ez magában foglalhatja:

• Tagsági részesedési nyilvántartásokat
• Részvényigazolásokat vagy kibocsátási nyilvántartásokat
• Részvényesi megállapodásokat
• Átruházási korlátozásokat
• Vesting rendelkezéseket

A tulajdonosi dokumentáció különösen fontossá válik, amikor befektetők, partnerek vagy kulcsfontosságú alkalmazottak is érintettek.

A szellemi tulajdont korán védje

Egy vállalkozás értéke gyakran az ötleteiben, márkájában, termékeiben, tartalmaiban és rendszereiben rejlik. Ezeket az eszközöket már az elején védeni kell.

Jogátruházási megállapodások

Amikor az alapítók, alkalmazottak vagy vállalkozók a cég számára hoznak létre valamit, a vállalkozásnak gondoskodnia kell arról, hogy a cég birtokolja ezt a munkát. Egy jogátruházási megállapodás vagy szellemi tulajdon-átruházási záradék segít a jogok vállalatra történő átruházásában.

Ez kritikus az alábbiak esetében:

• Szoftverfejlesztés
• Márkatervezés
• Írott tartalmak
• Termékdokumentáció
• Marketinganyagok

Védjegytervezés

A márkanevek, szlogenek és logók idővel védjegyként is oltalmazhatók. Széles körű indulás előtt a vállalkozásoknak alaposan át kell gondolniuk a márka-ellenőrzést és a tulajdonjogot, hogy ne építsenek egy olyan névre, amelyet nem használhatnak biztonságosan.

Üzleti titkok védelme

A belső szabályzatok, a hozzáférés-szabályozás, a titoktartási megállapodások és a korlátozott dokumentummegosztás mind segítenek az üzleti titkok védelmében. Egy cég nem azért veszíti el a védelmet, mert kicsi; akkor veszíti el, ha nem kezeli bizalmasan az információkat.

Az ingatlanhoz és a helyszínhez kapcsolódó dokumentumok is számítanak

Ha a vállalkozás irodából, raktárból, üzlethelyiségből vagy más épületből működik, az ingatlanügyi dokumentumok is a jogi dokumentáció részévé válnak.

Kereskedelmi bérleti szerződések

A bérleti szerződés rögzíti a vállalkozás helyiség-használati jogát és az ehhez kapcsolódó kötelezettségeket. Ki kell térnie a bérleti díjra, a karbantartásra, a megújításra, a megengedett használatra és a megszüntetési jogokra.

Aláírás előtt az alapítóknak alaposan át kell tekinteniük a dokumentumot. A kereskedelmi bérleti szerződések hosszú távú kötelezettségeket hozhatnak létre, amelyek hatással vannak a pénzáramlásra és a rugalmasságra.

Adásvételi dokumentumok

Ha a vállalkozás ingatlant vagy eszközöket szerez meg, szüksége lehet adásvételi szerződésekre, tulajdoni okiratokra, zárási dokumentumokra és kapcsolódó bejelentésekre. Ezeket a dokumentumokat alaposan át kell tekinteni, mert jelentős pénzügyi és jogi kockázatot vihetnek át.

Tartsa rendezetten a megfelelőségi nyilvántartásokat

A jogi dokumentáció nem egyszeri feladat. A megalapítás után a vállalkozásoknak folyamatosan vezetniük kell a nyilvántartásokat, és frissíteniük kell azokat a változásokkal együtt.

Egy gyakorlati megfelelőségi mappának tartalmaznia kell:

• A megalapítási dokumentumokat
• A működési szabályzatot vagy az alapszabályt
• Az EIN-nyilvántartásokat
• Tulajdonosi és ülésezési jegyzőkönyveket
• Állami és helyi engedélyeket
• Adóregisztrációkat
• Főbb szerződéseket
• Biztosítási kötvényeket
• Éves jelentéseket és megújítási benyújtásokat

A jó iratkezelés segít abban, hogy a vállalkozás felkészült maradjon banki ügyintézésre, auditokra, tőkebevonásra vagy átvilágításra.

Gyakori hibák, amelyeket az új vállalkozások elkövetnek

Sok induló cég azért kerül bajba, mert késlelteti a dokumentációt, vagy általános sablonokat használ anélkül, hogy azokat a vállalkozásra szabná. Gyakori hibák:

• Az entitás létrehozása, de a belső irányítási dokumentumok elkészítésének elmulasztása
• Homályos szóbeli megállapodások használata az alapítótársakkal
• Vállalkozók alkalmazása írásos szerződés nélkül
• A szellemi tulajdon cégre történő átruházásának elmulasztása
• Az éves jelentési és megfelelőségi határidők figyelmen kívül hagyása
• Bérleti vagy finanszírozási megállapodások aláírása áttekintés nélkül

Ezek a problémák eleinte kicsinek tűnnek, később azonban költségessé válhatnak, amikor a vállalkozás növekszik, vagy vita merül fel.

Hogyan segít a Zenind az új vállalkozástulajdonosoknak szervezetten maradni

A Zenind azoknak a vállalkozóknak készült, akik rendezettebb utat szeretnének a megalapítási folyamatban és az azt követő adminisztratív munkában. Ahelyett, hogy a cégalapítást csupán egyetlen bejelentési feladatnak tekintené, a Zenind segít az alapítóknak átgondolni azt a tágabb jogi struktúrát, amelyre a felelős működéshez szükségük van.

A vállalkozástól és annak érettségétől függően a Zenind segíthet az alapítással kapcsolatos feladatok, a folyamatos megfelelőség és a vállalat belső szervezését támogató fontos dokumentumok kezelésében.

Ez azért fontos, mert a jó üzletvezetés nem csupán a papírok határidőre történő benyújtásáról szól. Hanem arról is, hogy olyan struktúrát hozzunk létre, amely miatt a vállalkozás könnyebben működtethető, könnyebben bemutatható és könnyebben bővíthető.

Mikor érdemes szakmai jogi segítséget kérni

Egyes vállalkozások önállóan is el tudják végezni az alapvető dokumentumtervezést. Másoknak viszont azonnal ügyvédi támogatásra van szükségük. Érdemes jogi segítséget kérni, ha:

• A cégnek több alapítója van
• Az üzletrészek vagy részvények nem egyenlően oszlanak meg
• Befektetők is érintettek
• A vállalkozás gyorsan fog alkalmazottakat felvenni
• A cég szabályozott szolgáltatásokat vagy érzékeny adatokat kezel
• Ingatlanügylet, finanszírozás vagy akvizíció történik
• A szellemi tulajdon központi szerepet játszik az üzleti modellben

Minél összetettebb a vállalkozás, annál fontosabb, hogy a dokumentumok az adott helyzethez legyenek igazítva, ne pedig egy általános sablonhoz.

Záró gondolat

A vállalkozásalapítás csak a kezdet. Egy jól előkészített cégnek olyan irányítási dokumentumokra, szerződésekre, tulajdonosi nyilvántartásokra, szellemi tulajdon-védelmi megoldásokra és megfelelőségi iratokra van szüksége, amelyek illeszkednek a tényleges működéséhez.

Minél korábban készülnek el ezek a dokumentumok, annál könnyebb elkerülni a vitákat, megvédeni a tulajdonosokat és támogatni a növekedést. Azoknak a vállalkozóknak, akik már az első naptól szilárd alapot építenek, a Zenind segít rendezettebbé és kezelhetőbbé tenni a folyamatot.