Những tài liệu pháp lý thiết yếu mà mọi doanh nghiệp mới nên chuẩn bị sau khi thành lập

Bắt đầu kinh doanh rất thú vị, nhưng việc thành lập chỉ là bước đầu tiên. Khi pháp nhân của bạn được phê duyệt, công việc thực sự mới bắt đầu: xây dựng nền tảng pháp lý hỗ trợ hoạt động hằng ngày, bảo vệ chủ sở hữu và giữ cho công ty được tổ chức tốt khi phát triển. Nền tảng đó được tạo nên từ các tài liệu.

Một số tài liệu được yêu cầu bởi luật tiểu bang hoặc nhu cầu quản trị nội bộ. Những tài liệu khác là công cụ thực tiễn giúp xác định vai trò, quản lý rủi ro và giảm hiểu lầm. Kết hợp lại, chúng mang đến cho một doanh nghiệp mới cấu trúc và sự rõ ràng.

Đối với người sáng lập, thách thức không chỉ là biết rằng tài liệu pháp lý quan trọng. Quan trọng hơn là hiểu tài liệu nào quan trọng nhất, khi nào cần chúng và cách giữ chúng phù hợp với mục tiêu của công ty. Đó là lúc một đối tác hỗ trợ thành lập doanh nghiệp như Zenind có thể giúp quy trình trở nên có tổ chức hơn, dễ dự đoán hơn và dễ quản lý hơn.

Vì sao tài liệu pháp lý quan trọng sau khi thành lập

Nhiều chủ doanh nghiệp cho rằng khi LLC, công ty cổ phần hoặc tổ chức phi lợi nhuận được phê duyệt, công ty đã sẵn sàng hoàn toàn. Trên thực tế, các tài liệu thành lập chỉ tạo ra pháp nhân. Chúng không tự động xác định cách doanh nghiệp sẽ vận hành hằng ngày.

Các tài liệu pháp lý được soạn thảo tốt giúp doanh nghiệp:

• Làm rõ quyền sở hữu và trách nhiệm quản lý
• Cho thấy cách các quyết định được đưa ra
• Thiết lập kỳ vọng cho đối tác, nhân viên và nhà thầu
• Hỗ trợ tuân thủ các quy định của tiểu bang và liên bang
• Giảm tranh chấp trước khi chúng bắt đầu
• Dễ dàng hơn khi huy động vốn, ký hợp đồng hoặc mở rộng

Nếu không có những tài liệu này, doanh nghiệp thường dựa vào thỏa thuận miệng. Điều đó có thể hiệu quả trong thời gian ngắn, nhưng sẽ tạo ra rủi ro ngay khi tiền bạc, cổ phần, tuyển dụng hoặc thời hạn được đưa vào.

Bắt đầu với các tài liệu quản trị cốt lõi

Mỗi loại pháp nhân có bộ tài liệu quản trị nội bộ riêng. Đây là các quy tắc giải thích cách doanh nghiệp được điều hành và cách các quyết định quan trọng được thực hiện.

Thỏa thuận hoạt động của LLC

Thỏa thuận hoạt động của LLC là một trong những tài liệu quan trọng nhất đối với công ty trách nhiệm hữu hạn. Tài liệu này quy định LLC thuộc sở hữu và được quản lý như thế nào, lợi nhuận và thua lỗ được phân bổ ra sao, và điều gì xảy ra nếu một thành viên rời đi, qua đời hoặc bán phần sở hữu.

Ngay cả ở những bang không bắt buộc phải có thỏa thuận hoạt động để thành lập LLC, đây vẫn là một trong những tài liệu giá trị nhất mà doanh nghiệp mới có thể sở hữu. Nó giúp tách biệt công ty khỏi chủ sở hữu, giảm sự mơ hồ và cung cấp cho các thành viên một khuôn khổ rõ ràng để ra quyết định.

Một thỏa thuận hoạt động mạnh thường đề cập đến:

• Tỷ lệ sở hữu
• Góp vốn
• Quyền biểu quyết
• Thẩm quyền của người quản lý
• Phân phối lợi nhuận
• Hạn chế chuyển nhượng
• Quy trình mua lại hoặc rút lui
• Quy tắc giải thể

Điều lệ công ty

Công ty cổ phần sử dụng điều lệ để xác định cách công ty vận hành nội bộ. Điều lệ thường giải thích vai trò của giám đốc, viên chức và cổ đông, cũng như cách tổ chức họp, biểu quyết và lưu giữ hồ sơ.

Điều lệ không giống với điều lệ thành lập. Điều lệ thành lập tạo ra công ty. Điều lệ quản lý cấu trúc nội bộ của công ty.

Đối với một công ty khởi nghiệp, điều lệ nên được chuẩn bị sớm để công ty có thể:

• Tổ chức các cuộc họp hội đồng quản trị và cổ đông hợp lệ
• Thiết lập trách nhiệm của viên chức
• Ghi nhận quyền hạn của hội đồng quản trị và quy trình phê duyệt
• Tạo hệ thống lưu trữ hồ sơ nhất quán

Nghị quyết và chấp thuận ban đầu

Các pháp nhân mới cũng nên có nghị quyết tổ chức hoặc văn bản chấp thuận. Những tài liệu này cho thấy các nhà sáng lập hoặc hội đồng quản trị đã thực hiện các hành động chính thức đối với những quyết định khởi đầu quan trọng.

Ví dụ gồm:

• Bổ nhiệm giám đốc hoặc người quản lý ban đầu
• Phê duyệt người ký tài khoản ngân hàng
• Thông qua điều lệ hoặc thỏa thuận hoạt động
• Ủy quyền cho các lựa chọn thuế
• Phát hành cổ phần hoặc quyền sở hữu

Những hồ sơ này thường bị bỏ sót, nhưng chúng rất quan trọng để chứng minh doanh nghiệp đã hoạt động đúng ngay từ đầu.

Chuẩn bị các hợp đồng hỗ trợ hoạt động hằng ngày

Khi doanh nghiệp bắt đầu vận hành, hợp đồng trở nên thiết yếu. Chúng xác định mối quan hệ kinh doanh, đặt ra điều khoản thanh toán và giúp ngăn ngừa tranh chấp.

Hợp đồng lao động

Hợp đồng lao động có thể được sử dụng khi tuyển dụng nhân sự chủ chốt, quản lý cấp cao hoặc nhân sự chuyên môn. Hợp đồng này có thể mô tả lương thưởng, nhiệm vụ, phúc lợi, nghĩa vụ bảo mật và điều khoản chấm dứt.

Không phải nhân viên nào cũng cần hợp đồng chính thức, nhưng nhiều doanh nghiệp đang phát triển sẽ hưởng lợi từ hợp đồng này đối với các vị trí lãnh đạo hoặc vị trí nhạy cảm. Người nào càng có nhiều trách nhiệm thì việc xác định kỳ vọng bằng văn bản càng quan trọng.

Thỏa thuận với nhà thầu độc lập

Các startup thường làm việc với freelancer, tư vấn viên, nhà phát triển, nhà thiết kế, chuyên viên tiếp thị và các chuyên gia bên ngoài khác. Thỏa thuận với nhà thầu độc lập giúp làm rõ rằng người đó không phải là nhân viên và xác định phạm vi công việc.

Một thỏa thuận nhà thầu tốt thường bao gồm:

• Phạm vi dự án
• Hạng mục bàn giao
• Thời hạn
• Phí và hóa đơn
• Quyền sở hữu sản phẩm công việc
• Bảo mật
• Điều khoản chấm dứt

Điều này đặc biệt quan trọng khi nhà thầu đang tạo ra tài sản trí tuệ cho công ty.

Thỏa thuận bảo mật

Thỏa thuận bảo mật, hay NDA, giúp bảo vệ thông tin mật. Doanh nghiệp sử dụng NDA khi chia sẻ các thông tin nhạy cảm với nhân viên, nhà thầu, nhà cung cấp, nhà đầu tư hoặc đối tác tiềm năng.

Thông tin mật có thể bao gồm:

• Ý tưởng sản phẩm
• Mã nguồn
• Dữ liệu tài chính
• Danh sách khách hàng
• Kế hoạch tiếp thị
• Bí mật thương mại

NDA không thay thế cho việc kiểm soát nội bộ tốt, nhưng là một lớp bảo vệ hữu ích.

Thỏa thuận dịch vụ và nhà cung cấp

Doanh nghiệp thường ký kết thỏa thuận với nhà cung cấp, tư vấn viên, nhà cung cấp phần mềm, đối tác logistics và các nhà cung cấp dịch vụ khác. Những thỏa thuận này xác định giá cả, tiêu chuẩn dịch vụ, thời hạn thanh toán và điều khoản trách nhiệm.

Khi doanh nghiệp không có thỏa thuận nhà cung cấp bằng văn bản, việc giải quyết tranh chấp về phạm vi công việc, thời hạn hoặc chất lượng có thể trở nên khó khăn.

Thỏa thuận với khách hàng

Nếu công ty của bạn cung cấp dịch vụ, một thỏa thuận khách hàng hoặc thư đề xuất dịch vụ có thể giúp thiết lập kỳ vọng ngay từ đầu. Tài liệu này nên giải thích công ty sẽ làm gì, sẽ không làm gì, cách thanh toán hoạt động ra sao, và điều gì xảy ra nếu phát sinh tranh chấp.

Đối với doanh nghiệp dịch vụ, đây là một trong những cách dễ nhất để giảm hiểu lầm và tránh công việc không được thanh toán.

Đừng bỏ qua các tài liệu tài trợ và sở hữu

Nhiều công ty mới cần vốn bên ngoài, khoản vay hoặc cấu trúc sở hữu được thiết kế riêng. Những tình huống đó đòi hỏi thêm giấy tờ.

Giấy nhận nợ

Giấy nhận nợ được sử dụng khi một bên cam kết hoàn trả tiền theo các điều khoản cụ thể. Tài liệu này có thể bao gồm số tiền vay, lãi suất, lịch trả nợ, ngày đáo hạn và các điều khoản vi phạm.

Giấy nhận nợ thường xuất hiện trong khoản vay của nhà sáng lập, khoản vay gia đình và các thỏa thuận tài trợ giai đoạn đầu.

Hợp đồng vay

Khi việc tài trợ trở nên phức tạp hơn, có thể cần một hợp đồng vay chính thức. Tài liệu này thường chi tiết hơn một giấy nhận nợ đơn giản và có thể bao gồm tài sản bảo đảm, cam kết, điều kiện kích hoạt trả nợ và biện pháp xử lý nếu bên vay vi phạm.

Tài liệu cổ phần và quyền sở hữu

Nếu công ty có hơn một chủ sở hữu, công ty nên lưu giữ hồ sơ bằng văn bản rõ ràng về ai sở hữu phần nào và theo những điều kiện nào. Tùy theo loại pháp nhân, điều này có thể bao gồm:

• Hồ sơ quyền sở hữu thành viên
• Chứng chỉ cổ phần hoặc hồ sơ phát hành
• Thỏa thuận cổ đông
• Hạn chế chuyển nhượng
• Điều khoản vesting

Tài liệu sở hữu trở nên đặc biệt quan trọng khi có nhà đầu tư, đối tác hoặc nhân sự chủ chốt tham gia.

Bảo vệ tài sản trí tuệ từ sớm

Giá trị của doanh nghiệp thường nằm ở ý tưởng, thương hiệu, sản phẩm, nội dung và hệ thống của doanh nghiệp. Những tài sản đó nên được bảo vệ ngay từ đầu.

Thỏa thuận chuyển nhượng

Khi nhà sáng lập, nhân viên hoặc nhà thầu tạo ra công việc cho công ty, doanh nghiệp nên bảo đảm rằng công ty sở hữu phần công việc đó. Một thỏa thuận chuyển nhượng hoặc điều khoản chuyển giao quyền sở hữu trí tuệ giúp chuyển quyền cho doanh nghiệp.

Điều này rất quan trọng đối với:

• Phát triển phần mềm
• Thiết kế thương hiệu
• Nội dung viết
• Tài liệu sản phẩm
• Tài sản tiếp thị

Lên kế hoạch nhãn hiệu

Tên thương hiệu, khẩu hiệu và logo cuối cùng có thể được bảo hộ như nhãn hiệu. Trước khi ra mắt rộng rãi, doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ về khả năng sử dụng hợp pháp và quyền sở hữu thương hiệu để không xây dựng trên một tên gọi mà mình không thể sử dụng an toàn.

Bảo vệ bí mật thương mại

Chính sách nội bộ, kiểm soát quyền truy cập, thỏa thuận bảo mật và hạn chế chia sẻ tài liệu đều giúp bảo vệ bí mật thương mại. Một công ty không mất quyền bảo hộ chỉ vì còn nhỏ; công ty mất quyền khi không xử lý thông tin như thông tin mật.

Tài liệu về bất động sản và địa điểm cũng rất quan trọng

Nếu doanh nghiệp hoạt động từ văn phòng, kho hàng, cửa hàng hoặc tòa nhà thực tế, các tài liệu bất động sản sẽ trở thành một phần của bộ hồ sơ pháp lý.

Hợp đồng thuê thương mại

Hợp đồng thuê quy định quyền của doanh nghiệp trong việc sử dụng một bất động sản và các nghĩa vụ gắn với địa điểm đó. Hợp đồng nên đề cập đến tiền thuê, bảo trì, gia hạn, mục đích sử dụng được phép và quyền chấm dứt.

Trước khi ký hợp đồng thuê, nhà sáng lập nên xem xét kỹ tài liệu. Hợp đồng thuê thương mại có thể tạo ra các cam kết dài hạn ảnh hưởng đến dòng tiền và sự linh hoạt.

Tài liệu mua bán

Nếu doanh nghiệp mua bất động sản hoặc tài sản, doanh nghiệp có thể cần hợp đồng mua bán, giấy chuyển nhượng, tài liệu đóng giao dịch và các hồ sơ liên quan. Những tài liệu này cần được xem xét cẩn thận vì chúng có thể chuyển giao rủi ro tài chính và pháp lý đáng kể.

Giữ hồ sơ tuân thủ của bạn thật ngăn nắp

Tài liệu pháp lý không phải là công việc một lần. Sau khi thành lập, doanh nghiệp phải tiếp tục duy trì hồ sơ và cập nhật khi công ty thay đổi.

Một bộ hồ sơ tuân thủ thực tế nên bao gồm:

• Tài liệu thành lập
• Thỏa thuận hoạt động hoặc điều lệ
• Hồ sơ EIN
• Hồ sơ sở hữu và biên bản họp
• Giấy phép của tiểu bang và địa phương
• Đăng ký thuế
• Hợp đồng quan trọng
• Hợp đồng bảo hiểm
• Báo cáo thường niên và hồ sơ gia hạn

Việc lưu trữ hồ sơ tốt giúp doanh nghiệp sẵn sàng cho ngân hàng, kiểm toán, gọi vốn hoặc thẩm định pháp lý.

Những sai lầm phổ biến của doanh nghiệp mới

Nhiều startup gặp rắc rối vì trì hoãn việc lập tài liệu hoặc dùng các mẫu chung mà không điều chỉnh theo thực tế doanh nghiệp. Những sai lầm phổ biến gồm:

• Thành lập pháp nhân nhưng không bao giờ soạn tài liệu quản trị nội bộ
• Dùng thỏa thuận miệng mơ hồ với đồng sáng lập
• Tuyển nhà thầu mà không có hợp đồng bằng văn bản
• Không chuyển nhượng quyền sở hữu trí tuệ cho công ty
• Bỏ qua thời hạn báo cáo thường niên và tuân thủ
• Ký hợp đồng thuê hoặc hợp đồng tài trợ mà không xem xét kỹ

Ban đầu, những vấn đề này có vẻ nhỏ, nhưng sau đó trở nên tốn kém khi doanh nghiệp phát triển hoặc khi phát sinh tranh chấp.

Zenind giúp chủ doanh nghiệp mới luôn ngăn nắp như thế nào

Zenind được xây dựng cho các doanh nhân muốn có một lộ trình rõ ràng hơn trong quá trình thành lập và công việc hành chính sau đó. Thay vì xem việc thiết lập công ty chỉ là một bước nộp hồ sơ đơn lẻ, Zenind giúp nhà sáng lập nghĩ rộng hơn về cấu trúc pháp lý mà họ cần để vận hành một cách có trách nhiệm.

Tùy theo doanh nghiệp và giai đoạn phát triển, Zenind có thể giúp chủ sở hữu theo dõi các nhiệm vụ liên quan đến thành lập, tuân thủ liên tục và các tài liệu quan trọng hỗ trợ tổ chức nội bộ của công ty.

Điều đó quan trọng vì quản lý doanh nghiệp tốt không chỉ là nộp giấy tờ đúng hạn. Đó còn là xây dựng một cấu trúc giúp công ty dễ vận hành hơn, dễ giải thích hơn và dễ phát triển hơn.

Khi nào nên tìm hỗ trợ pháp lý chuyên nghiệp

Một số doanh nghiệp có thể tự xử lý việc lập tài liệu cơ bản. Những doanh nghiệp khác cần luật sư hỗ trợ ngay từ đầu. Bạn nên tìm hỗ trợ pháp lý khi:

• Công ty có nhiều nhà sáng lập
• Cổ phần được chia không đồng đều
• Có nhà đầu tư tham gia
• Doanh nghiệp sẽ tuyển dụng nhanh
• Công ty xử lý dịch vụ được quản lý chặt hoặc dữ liệu nhạy cảm
• Có hoạt động bất động sản, tài trợ hoặc mua lại
• Sở hữu trí tuệ là trọng tâm của mô hình kinh doanh

Doanh nghiệp càng phức tạp, việc có tài liệu được thiết kế phù hợp với tình huống thực tế càng quan trọng hơn so với việc dùng một mẫu chung.

Kết luận

Thành lập doanh nghiệp chỉ là điểm khởi đầu. Một công ty được chuẩn bị tốt cần có tài liệu quản trị, hợp đồng, hồ sơ sở hữu, bảo vệ sở hữu trí tuệ và hồ sơ tuân thủ phù hợp với cách doanh nghiệp thực sự vận hành.

Những tài liệu đó được tạo càng sớm, doanh nghiệp càng dễ tránh tranh chấp, bảo vệ chủ sở hữu và hỗ trợ tăng trưởng. Đối với các doanh nhân đang xây dựng nền tảng vững chắc ngay từ ngày đầu, Zenind giúp quá trình này trở nên có tổ chức và dễ quản lý hơn.