Τα βασικά νομικά έγγραφα που πρέπει να προετοιμάσει κάθε νέα επιχείρηση μετά την ίδρυση

Η έναρξη μιας επιχείρησης είναι συναρπαστική, αλλά η ίδρυση είναι μόνο το πρώτο βήμα. Μόλις εγκριθεί η οντότητά σας, αρχίζει η πραγματική δουλειά: η δημιουργία μιας νομικής βάσης που υποστηρίζει την καθημερινή λειτουργία, προστατεύει τους ιδιοκτήτες και κρατά την εταιρεία οργανωμένη καθώς αναπτύσσεται. Αυτή η βάση αποτελείται από έγγραφα.

Ορισμένα έγγραφα απαιτούνται από το δίκαιο της πολιτείας ή από τις ανάγκες εσωτερικής διακυβέρνησης. Άλλα είναι πρακτικά εργαλεία που βοηθούν στον καθορισμό ρόλων, στη διαχείριση κινδύνου και στη μείωση των παρεξηγήσεων. Μαζί, δίνουν σε μια νέα επιχείρηση δομή και σαφήνεια.

Για τους ιδρυτές, η πρόκληση δεν είναι απλώς να γνωρίζουν ότι τα νομικά έγγραφα έχουν σημασία. Είναι να κατανοούν ποια έχουν τη μεγαλύτερη σημασία, πότε χρειάζονται και πώς να τα διατηρούν ευθυγραμμισμένα με τους στόχους της εταιρείας. Σε αυτό το σημείο μπορεί να βοηθήσει ένας συνεργάτης ίδρυσης επιχείρησης όπως η Zenind, κάνοντας τη διαδικασία πιο οργανωμένη, πιο προβλέψιμη και πιο εύκολη στη διαχείριση.

Γιατί τα νομικά έγγραφα έχουν σημασία μετά την ίδρυση

Πολλοί ιδιοκτήτες θεωρούν ότι, μόλις μια LLC, μια εταιρεία ή ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός εγκριθεί, η επιχείρηση έχει ολοκληρωθεί και είναι πλήρως έτοιμη. Στην πραγματικότητα, τα έγγραφα ίδρυσης δημιουργούν μόνο την οντότητα. Δεν καθορίζουν από μόνα τους πώς θα λειτουργεί η επιχείρηση στην καθημερινότητα.

Τα καλά συνταγμένα νομικά έγγραφα βοηθούν μια εταιρεία να:

• Αποσαφηνίζει την ιδιοκτησία και τις ευθύνες διοίκησης
• Δείχνει πώς λαμβάνονται οι αποφάσεις
• Θέτει προσδοκίες για συνεργάτες, εργαζομένους και ανεξάρτητους συνεργάτες
• Υποστηρίζει τη συμμόρφωση με πολιτειακούς και ομοσπονδιακούς κανόνες
• Μειώνει τις διαφορές πριν ξεκινήσουν
• Κάνει ευκολότερη την εξασφάλιση χρηματοδότησης, την υπογραφή συμβάσεων ή την επέκταση

Χωρίς αυτά τα έγγραφα, οι επιχειρήσεις βασίζονται συχνά σε προφορικές συμφωνίες. Αυτό μπορεί να λειτουργήσει για λίγο, αλλά δημιουργεί κίνδυνο μόλις εμφανιστούν χρήματα, συμμετοχές, προσλήψεις ή προθεσμίες.

Ξεκινήστε με τα βασικά έγγραφα διακυβέρνησης

Κάθε τύπος οντότητας έχει τα δικά του εσωτερικά έγγραφα διακυβέρνησης. Αυτοί είναι οι κανόνες που εξηγούν πώς διοικείται η επιχείρηση και πώς λαμβάνονται οι σημαντικές αποφάσεις.

Operating Agreement για LLC

Το operating agreement μιας LLC είναι ένα από τα σημαντικότερα έγγραφα για μια εταιρεία περιορισμένης ευθύνης. Καθορίζει πώς ανήκει και πώς διοικείται η LLC, πώς κατανέμονται τα κέρδη και οι ζημίες και τι συμβαίνει αν ένα μέλος αποχωρήσει, πεθάνει ή πουλήσει το μερίδιό του.

Ακόμη και σε πολιτείες όπου ένα operating agreement δεν απαιτείται αυστηρά για τη σύσταση LLC, παραμένει ένα από τα πιο πολύτιμα έγγραφα που μπορεί να έχει μια νέα επιχείρηση. Βοηθά να διαχωριστεί η εταιρεία από τους ιδιοκτήτες της, μειώνει την ασάφεια και δίνει στα μέλη ένα σαφές πλαίσιο λήψης αποφάσεων.

Ένα ισχυρό operating agreement συνήθως καλύπτει:

• Ποσοστά ιδιοκτησίας
• Εισφορές κεφαλαίου
• Δικαιώματα ψήφου
• Εξουσία διαχειριστή
• Διανομή κερδών
• Περιορισμούς μεταβίβασης
• Διαδικασίες εξαγοράς ή αποχώρησης
• Κανόνες λύσης της εταιρείας

Καταστατικοί κανονισμοί εταιρείας

Οι εταιρείες χρησιμοποιούν καταστατικούς κανονισμούς για να καθορίσουν πώς λειτουργεί εσωτερικά η επιχείρηση. Οι κανονισμοί αυτοί συνήθως εξηγούν τους ρόλους των διευθυντών, των στελεχών και των μετόχων, καθώς και τον τρόπο με τον οποίο γίνονται οι συνεδριάσεις, οι ψηφοφορίες και η τήρηση αρχείων.

Οι κανονισμοί δεν είναι το ίδιο με το καταστατικό σύστασης. Το καταστατικό δημιουργεί την εταιρεία. Οι κανονισμοί ρυθμίζουν την εσωτερική της δομή.

Για μια νεοσύστατη εταιρεία, οι κανονισμοί θα πρέπει να προετοιμαστούν νωρίς, ώστε η επιχείρηση να μπορεί να:

• Πραγματοποιεί έγκυρες συνεδριάσεις διοικητικού συμβουλίου και μετόχων
• Καθορίζει τις αρμοδιότητες των στελεχών
• Τεκμηριώνει τις εξουσίες και τις διαδικασίες έγκρισης του διοικητικού συμβουλίου
• Δημιουργεί ένα συνεπές σύστημα τήρησης αρχείων

Αρχικές αποφάσεις και έγγραφες συναινέσεις

Οι νέες οντότητες ωφελούνται επίσης από οργανωτικές αποφάσεις ή έγγραφες συναινέσεις. Αυτά τα έγγραφα δείχνουν ότι οι ιδρυτές ή το διοικητικό συμβούλιο έλαβαν επίσημη δράση για σημαντικές αποφάσεις κατά την εκκίνηση.

Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Διορισμό αρχικών διευθυντών ή διαχειριστών
• Έγκριση υπογραφόντων για τραπεζικούς λογαριασμούς
• Υιοθέτηση κανονισμών ή operating agreement
• Εξουσιοδότηση φορολογικών επιλογών
• Έκδοση συμμετοχών ιδιοκτησίας ή μετοχών

Αυτά τα αρχεία συχνά παραβλέπονται, αλλά είναι σημαντικά για να αποδειχθεί ότι η επιχείρηση λειτούργησε σωστά από την αρχή.

Προετοιμάστε τις συμβάσεις που υποστηρίζουν την καθημερινή λειτουργία

Μόλις η επιχείρηση αρχίσει να λειτουργεί, οι συμβάσεις γίνονται απαραίτητες. Καθορίζουν τις επιχειρηματικές σχέσεις, θέτουν όρους πληρωμής και βοηθούν στην αποφυγή διαφορών.

Συμβάσεις εργασίας

Μια σύμβαση εργασίας μπορεί να χρησιμοποιηθεί όταν προσλαμβάνονται βασικοί εργαζόμενοι, στελέχη ή εξειδικευμένο προσωπικό. Μπορεί να περιγράφει την αμοιβή, τα καθήκοντα, τα επιδόματα, τις υποχρεώσεις εμπιστευτικότητας και τους όρους λύσης της συνεργασίας.

Δεν χρειάζεται κάθε εργαζόμενος επίσημη σύμβαση, αλλά πολλές αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις ωφελούνται από μια τέτοια για ρόλους ηγεσίας ή ευαίσθητες θέσεις. Όσο μεγαλύτερη ευθύνη έχει ένα άτομο, τόσο πιο σημαντικό είναι να καθορίζονται γραπτώς οι προσδοκίες.

Συμβάσεις ανεξάρτητων συνεργατών

Οι νεοφυείς επιχειρήσεις συχνά συνεργάζονται με freelancers, συμβούλους, προγραμματιστές, σχεδιαστές, ειδικούς μάρκετινγκ και άλλους εξωτερικούς επαγγελματίες. Μια σύμβαση ανεξάρτητου συνεργάτη βοηθά να αποσαφηνιστεί ότι το άτομο δεν είναι εργαζόμενος και καθορίζει το εύρος της εργασίας.

Μια καλή σύμβαση συνεργάτη συνήθως καλύπτει:

• Το εύρος του έργου
• Τα παραδοτέα
• Τις προθεσμίες
• Τις αμοιβές και την τιμολόγηση
• Τα δικαιώματα επί του παραγόμενου έργου
• Την εμπιστευτικότητα
• Τους όρους λύσης

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν ο συνεργάτης δημιουργεί πνευματική ιδιοκτησία για την εταιρεία.

Συμφωνητικά εμπιστευτικότητας

Ένα συμφωνητικό εμπιστευτικότητας, ή NDA, βοηθά στην προστασία εμπιστευτικών πληροφοριών. Οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν NDAs όταν μοιράζονται ευαίσθητες λεπτομέρειες με εργαζομένους, συνεργάτες, προμηθευτές, επενδυτές ή δυνητικούς εταίρους.

Οι εμπιστευτικές πληροφορίες μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Ιδέες προϊόντων
• Πηγαίο κώδικα
• Οικονομικά δεδομένα
• Λίστες πελατών
• Σχέδια μάρκετινγκ
• Εμπορικά μυστικά

Τα NDAs δεν υποκαθιστούν τους σωστούς εσωτερικούς ελέγχους, αλλά αποτελούν ένα χρήσιμο επίπεδο προστασίας.

Συμβάσεις παροχής υπηρεσιών και προμηθευτών

Οι επιχειρήσεις συχνά υπογράφουν συμφωνίες με προμηθευτές, συμβούλους, παρόχους λογισμικού, συνεργάτες logistics και άλλους προμηθευτές. Αυτές οι συμφωνίες καθορίζουν τις τιμές, τα πρότυπα παροχής υπηρεσιών, τον χρόνο πληρωμής και τους όρους ευθύνης.

Όταν μια επιχείρηση δεν διαθέτει γραπτή συμφωνία προμηθευτή, μπορεί να δυσκολευτεί να επιλύσει διαφορές σχετικά με το εύρος, τις προθεσμίες ή την ποιότητα.

Συμβάσεις πελατών και καταναλωτών

Εάν η εταιρεία σας παρέχει υπηρεσίες, μια συμφωνία πελάτη ή μια επιστολή ανάθεσης μπορεί να βοηθήσει να τεθούν οι προσδοκίες από την αρχή. Θα πρέπει να εξηγεί τι θα κάνει η εταιρεία, τι δεν θα κάνει, πώς λειτουργεί η πληρωμή και τι συμβαίνει σε περίπτωση διαφοράς.

Για τις επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών, αυτός είναι ένας από τους πιο εύκολους τρόπους να μειωθούν οι παρεξηγήσεις και να αποφευχθεί απλήρωτη εργασία.

Μην παραβλέπετε τα έγγραφα χρηματοδότησης και ιδιοκτησίας

Πολλές νέες εταιρείες χρειάζονται εξωτερικό κεφάλαιο, δάνεια ή δομημένες ρυθμίσεις ιδιοκτησίας. Τέτοιες περιπτώσεις απαιτούν πρόσθετη τεκμηρίωση.

Χρεωστικά ομόλογα

Ένα χρεωστικό ομόλογο χρησιμοποιείται όταν ένα μέρος υπόσχεται να αποπληρώσει χρήματα υπό συγκεκριμένους όρους. Μπορεί να περιλαμβάνει το ποσό του δανείου, το επιτόκιο, το πρόγραμμα αποπληρωμής, την ημερομηνία λήξης και τις διατάξεις αθέτησης.

Τα χρεωστικά ομόλογα είναι συνηθισμένα σε δάνεια ιδρυτών, οικογενειακά δάνεια και πρώιμες χρηματοδοτικές ρυθμίσεις.

Συμβάσεις δανείου

Όταν η χρηματοδότηση γίνεται πιο σύνθετη, μπορεί να χρειαστεί μια επίσημη σύμβαση δανείου. Αυτό το έγγραφο συνήθως παρέχει περισσότερες λεπτομέρειες από ένα απλό ομόλογο και μπορεί να καλύπτει εξασφαλίσεις, όρους, καταλύτες αποπληρωμής και ένδικα μέσα σε περίπτωση αθέτησης από τον δανειολήπτη.

Έγγραφα ιδιοκτησίας και συμμετοχών

Εάν μια εταιρεία έχει περισσότερους από έναν ιδιοκτήτες, θα πρέπει να διατηρεί σαφές γραπτό αρχείο για το ποιος κατέχει τι και υπό ποιους όρους. Ανάλογα με τον τύπο της οντότητας, αυτό μπορεί να περιλαμβάνει:

• Αρχεία συμμετοχικών μεριδίων
• Πιστοποιητικά μετοχών ή αρχεία έκδοσης
• Συμφωνίες μετόχων
• Περιορισμούς μεταβίβασης
• Διατάξεις κατοχύρωσης δικαιωμάτων

Η τεκμηρίωση της ιδιοκτησίας γίνεται ιδιαίτερα σημαντική όταν εμπλέκονται επενδυτές, συνεργάτες ή βασικοί εργαζόμενοι.

Προστατεύστε έγκαιρα την πνευματική ιδιοκτησία

Η αξία μιας επιχείρησης συχνά βρίσκεται στις ιδέες, το brand, τα προϊόντα, το περιεχόμενο και τα συστήματά της. Αυτά τα περιουσιακά στοιχεία πρέπει να προστατεύονται από την αρχή.

Συμφωνίες εκχώρησης

Όταν ιδρυτές, εργαζόμενοι ή συνεργάτες δημιουργούν έργο για την εταιρεία, η επιχείρηση πρέπει να διασφαλίσει ότι η εταιρεία κατέχει αυτό το έργο. Μια συμφωνία εκχώρησης ή μια ρήτρα εκχώρησης πνευματικής ιδιοκτησίας βοηθά στη μεταβίβαση των δικαιωμάτων στην επιχείρηση.

Αυτό είναι κρίσιμο για:

• Ανάπτυξη λογισμικού
• Σχεδιασμό brand
• Γραπτό περιεχόμενο
• Τεκμηρίωση προϊόντων
• Υλικά μάρκετινγκ

Σχεδιασμός εμπορικού σήματος

Τα ονόματα brand, τα σλόγκαν και τα λογότυπα μπορεί τελικά να προστατευθούν ως εμπορικά σήματα. Πριν από μια ευρεία κυκλοφορία, οι επιχειρήσεις θα πρέπει να εξετάσουν προσεκτικά τον έλεγχο διαθεσιμότητας και την ιδιοκτησία του brand, ώστε να μην επενδύσουν σε ένα όνομα που δεν μπορούν να χρησιμοποιήσουν με ασφάλεια.

Προστασία εμπορικού απορρήτου

Εσωτερικές πολιτικές, έλεγχοι πρόσβασης, συμφωνίες εμπιστευτικότητας και περιορισμένη κοινοποίηση εγγράφων βοηθούν στην προστασία των εμπορικών μυστικών. Μια εταιρεία δεν χάνει την προστασία απλώς επειδή είναι μικρή. Την χάνει όταν δεν αντιμετωπίζει τις πληροφορίες ως εμπιστευτικές.

Τα έγγραφα ακινήτων και τοποθεσίας έχουν επίσης σημασία

Εάν η επιχείρηση λειτουργεί από φυσικό γραφείο, αποθήκη, κατάστημα ή κτίριο, τα έγγραφα ακινήτων γίνονται μέρος του νομικού της πλαισίου.

Συμβάσεις εμπορικής μίσθωσης

Μια μίσθωση καθορίζει το δικαίωμα της επιχείρησης να καταλάβει ένα ακίνητο και τις υποχρεώσεις που συνδέονται με τον χώρο αυτό. Θα πρέπει να καλύπτει το ενοίκιο, τη συντήρηση, την ανανέωση, την επιτρεπόμενη χρήση και τα δικαιώματα λύσης.

Πριν υπογράψουν μίσθωση, οι ιδρυτές θα πρέπει να εξετάσουν προσεκτικά το έγγραφο. Οι εμπορικές μισθώσεις μπορούν να δημιουργήσουν μακροχρόνιες δεσμεύσεις που επηρεάζουν τις ταμειακές ροές και την ευελιξία.

Έγγραφα αγοράς και πώλησης

Εάν η επιχείρηση αποκτά ακίνητα ή περιουσιακά στοιχεία, μπορεί να χρειαστεί συμφωνητικά αγοράς, τίτλους, έγγραφα κλεισίματος και σχετικά αρχεία. Αυτά τα έγγραφα πρέπει να ελέγχονται προσεκτικά, επειδή μπορούν να μεταφέρουν σημαντικό οικονομικό και νομικό κίνδυνο.

Διατηρήστε οργανωμένα τα αρχεία συμμόρφωσης

Η νομική τεκμηρίωση δεν είναι εργασία μιας φοράς. Μετά την ίδρυση, οι επιχειρήσεις πρέπει να συνεχίσουν να διατηρούν αρχεία και να τα ενημερώνουν καθώς η εταιρεία αλλάζει.

Ένας πρακτικός φάκελος συμμόρφωσης θα πρέπει να περιλαμβάνει:

• Έγγραφα ίδρυσης
• Operating agreement ή κανονισμούς
• Αρχεία EIN
• Αρχεία ιδιοκτησίας και συνεδριάσεων
• Πολιτειακές και τοπικές άδειες
• Φορολογικές εγγραφές
• Βασικές συμβάσεις
• Ασφαλιστήρια συμβόλαια
• Ετήσιες εκθέσεις και ανανεώσεις

Η καλή τήρηση αρχείων βοηθά την επιχείρηση να είναι έτοιμη για τραπεζικές συναλλαγές, ελέγχους, άντληση κεφαλαίων ή δέουσα επιμέλεια.

Συνήθη λάθη που κάνουν οι νέες επιχειρήσεις

Πολλές νεοφυείς επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν προβλήματα επειδή καθυστερούν την τεκμηρίωση ή χρησιμοποιούν γενικά πρότυπα χωρίς να τα προσαρμόσουν στην επιχείρηση. Συνηθισμένα λάθη περιλαμβάνουν:

• Ίδρυση της οντότητας αλλά ποτέ σύνταξη εσωτερικών εγγράφων διακυβέρνησης
• Χρήση ασαφών προφορικών συμφωνιών με συνιδρυτές
• Πρόσληψη συνεργατών χωρίς γραπτές συμφωνίες
• Παράλειψη εκχώρησης της πνευματικής ιδιοκτησίας στην εταιρεία
• Αγνόηση των προθεσμιών ετήσιων εκθέσεων και συμμόρφωσης
• Υπογραφή μισθώσεων ή συμφωνιών χρηματοδότησης χωρίς έλεγχο

Αυτά τα ζητήματα συχνά φαίνονται μικρά στην αρχή, αλλά αργότερα γίνονται δαπανηρά όταν η επιχείρηση μεγαλώνει ή προκύπτει διαφορά.

Πώς η Zenind βοηθά τους νέους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να παραμένουν οργανωμένοι

Η Zenind έχει σχεδιαστεί για επιχειρηματίες που θέλουν μια πιο καθαρή πορεία μέσα από τη διαδικασία ίδρυσης και τη διοικητική εργασία που ακολουθεί. Αντί να αντιμετωπίζει τη δημιουργία της εταιρείας ως μια απλή καταχώριση, η Zenind βοηθά τους ιδρυτές να σκεφτούν τη συνολική νομική δομή που χρειάζονται για να λειτουργήσουν υπεύθυνα.

Ανάλογα με την επιχείρηση και το στάδιό της, η Zenind μπορεί να βοηθήσει τους ιδιοκτήτες να παραμένουν σε καλό δρόμο με εργασίες που σχετίζονται με την ίδρυση, τη συνεχή συμμόρφωση και τα σημαντικά έγγραφα που υποστηρίζουν την εσωτερική οργάνωση της εταιρείας.

Αυτό έχει σημασία επειδή η καλή διαχείριση μιας επιχείρησης δεν αφορά μόνο την έγκαιρη υποβολή εγγράφων. Αφορά τη δημιουργία μιας δομής που κάνει την εταιρεία ευκολότερη στη λειτουργία, ευκολότερη στην παρουσίαση και ευκολότερη στην ανάπτυξη.

Πότε να ζητήσετε επαγγελματική νομική βοήθεια

Ορισμένες επιχειρήσεις μπορούν να χειριστούν βασικό σχεδιασμό εγγράφων εσωτερικά. Άλλες χρειάζονται άμεσα υποστήριξη από δικηγόρο. Είναι συνετό να ζητήσετε νομική βοήθεια όταν:

• Η εταιρεία έχει πολλούς ιδρυτές
• Η ιδιοκτησία μοιράζεται άνισα
• Εμπλέκονται επενδυτές
• Η επιχείρηση θα προσλάβει γρήγορα εργαζομένους
• Η εταιρεία παρέχει ρυθμιζόμενες υπηρεσίες ή χειρίζεται ευαίσθητα δεδομένα
• Υπάρχει δραστηριότητα ακινήτων, χρηματοδότησης ή εξαγοράς
• Η πνευματική ιδιοκτησία είναι κεντρική στο επιχειρηματικό μοντέλο

Όσο πιο σύνθετη είναι η επιχείρηση, τόσο πιο σημαντικό είναι να υπάρχουν έγγραφα προσαρμοσμένα στην πραγματική κατάσταση και όχι ένα γενικό πρότυπο.

Τελικό συμπέρασμα

Η ίδρυση μιας επιχείρησης είναι μόνο η αρχή. Μια καλά προετοιμασμένη εταιρεία χρειάζεται έγγραφα διακυβέρνησης, συμβάσεις, αρχεία ιδιοκτησίας, προστασία πνευματικής ιδιοκτησίας και φακέλους συμμόρφωσης που να ταιριάζουν με τον τρόπο που πραγματικά λειτουργεί η επιχείρηση.

Όσο νωρίτερα δημιουργηθούν αυτά τα έγγραφα, τόσο ευκολότερο γίνεται να αποφευχθούν διαφορές, να προστατευθούν οι ιδιοκτήτες και να υποστηριχθεί η ανάπτυξη. Για τους επιχειρηματίες που χτίζουν μια σταθερή βάση από την πρώτη μέρα, η Zenind βοηθά να γίνει η διαδικασία πιο οργανωμένη και διαχειρίσιμη.