Hogyan hozzunk létre New York-i nonprofit társaságot

A nonprofit szervezet indítása New Yorkban jogi és működési folyamat, nem pusztán egy küldetésnyilatkozat és egy logó. A megfelelő társasági formára, szabályos benyújtásra, felelősségteljesen működni képes igazgatótanácsra, valamint a szövetségi és állami adókötelezettségek teljesítésére vonatkozó tervre van szüksége. Ha a folyamatot a megfelelő sorrendben követi, az alapítás sokkal könnyebben kezelhetővé válik.

New York komolyan veszi a nonprofit alapítást, mert ezek a szervezetek tulajdont birtokolhatnak, adományokat gyűjthetnek, alkalmazottakat foglalkoztathatnak, és adókedvezményekre is jogosultak lehetnek. Ez azt jelenti, hogy az alapító dokumentumoknak már az első naptól kezdve egyértelműnek kell lenniük, és az alapítást követő lépéseknek ugyanolyan átgondoltnak kell lenniük, mint maga a benyújtás.

Ez az útmutató bemutatja a New York-i nonprofit társaság létrehozásának fő lépéseit, azt, hogy mit kell szerepeltetni az alapító okiratban, valamint azt is, mi történik az állami alapítást követően, ha szövetségi adómentességi elismerést szeretne szerezni.

Mi a New York-i nonprofit társaság

A New York-i nonprofit társaság a állam Not-for-Profit Corporation Law törvénye alapján jön létre. Általában jótékony vagy nem jótékony célokra szerveződik, nem pedig magánprofit elérésére. A lényegi különbség az, hogy a nonprofit társaságot nem azért hozzák létre, hogy a bevételt tulajdonosok között ossza fel, mint egy nyereségérdekelt vállalkozás.

Ez azonban nem jelenti azt, hogy minden nonprofit automatikusan adómentessé válik. Az állami nonprofit státusz és a szövetségi adómentesség két külön dolog. A társaságot először New Yorkban hozhatja létre, majd később az IRS-hez fordulhat elismerésért az adójogszabályok alapján, ha a szervezet megfelel a feltételeknek.

1. Döntse el a célját és a nonprofit típusát

Az első lépés a szervezet küldetésének gyakorlati meghatározása. A benyújtás előtt tudnia kell, hogy a társaság mit fog csinálni, kiket fog szolgálni, és hogy New York joga szerint jótékony vagy nem jótékony nonprofitként szerveződik-e.

A jótékony nonprofit általában olyan közhasznú célokat szolgál, mint az oktatás, a szegénység enyhítése, az egészségügyi programok, a közösségi szolgálat vagy hasonló küldetések. A nem jótékony nonprofitok más jogszerű célokat is szolgálhatnak, amelyek még mindig illeszkednek az állami nonprofit keretrendszerbe.

Ez a döntés fontos, mert befolyásolja a benyújtási szöveget, a belső irányítást és a szövetségi adóstratégiát. Ha 501(c)(3) státuszt szeretne, a célra vonatkozó megfogalmazásnak az IRS szabályainak és a New York-i követelményeknek is meg kell felelnie.

2. Válasszon megfelelőséget biztosító nevet

A nonprofit nevének egyértelműnek, megkülönböztethetőnek és jogilag elfogadhatónak kell lennie New Yorkban. A névnek különböznie kell az állami nyilvántartásban már szereplő nevektől, és bizonyos kifejezések használata korlátozott, kivéve, ha külön feltételek fennállnak.

Sok nonprofit esetében a névnek tartalmaznia kell egy társasági utótagot, például Corporation, Incorporated, Limited vagy ezek elfogadott rövidítését. Egyes jótékonysági vagy vallási társaságok kivétel alá eshetnek, de ezt nem szabad feltételezni.

Egy jó név nemcsak a jogi ellenőrzésen megy át. Könnyen megjegyezhetőnek, könnyen kereshetőnek és a szervezet küldetéséhez illeszkedőnek is kell lennie. Ha később használni kívánja a nevet, New York díj ellenében névfoglalást is lehetővé tesz, amellyel az alapítás előkészítése alatt biztosíthatja a nevet.

Gyakorlati névadási tippek:

• Mielőtt véglegesít egy nevet, ellenőrizze a New York Department of State nyilvántartásait.
• Kerülje a túl általános vagy nehezen kiejthető neveket.
• Győződjön meg róla, hogy a név adományozók, partnerek és önkéntesek számára is megfelelő.
• Ha nyilvános jelenlétet tervez, idejében ellenőrizze a megfelelő webes domain elérhetőségét.

3. Toborozza az első igazgatótanácsot és az alapítót

New York olyan igazgatósági struktúrát ír elő, amely ténylegesen képes irányítani a társaságot. Az alapításkor meg kell nevezni az első igazgatókat, akik addig szolgálnak, amíg a szervezet hivatalos irányítási struktúrája kialakul.

Egy New York-i nonprofit társaság alapító okiratának legalább három kezdeti igazgatót kell felsorolnia. Az alapító, aki aláírja a beadványt, természetes személy és legalább 18 éves kell, hogy legyen.

Az igazgatótanács nem puszta formaság. Felelős a felügyeletért, a gondos eljárásért és az alapítást követő fő irányítási döntésekért. A benyújtás előtt célszerű megerősíteni, hogy az első igazgatók értik szerepüket, hajlandók vállalni azt, és részt tudnak venni a szervezeti ülésen az alapítás jóváhagyása után.

4. Készítse el az alapító okiratot

Az alapító okirat az a központi dokumentum, amely létrehozza a nonprofit társaságot. New York benyújtási útmutatója meghatározott információkat ír elő, és az IRS további nyelvezetet is megkövetelhet, ha szövetségi adómentességet kíván igényelni.

Legalább az okiratnak tartalmaznia kell:

• A társaság nevét
• Nyilatkozatot arról, hogy a társaság New York nonprofit joga szerinti társaság
• Nyilatkozatot arról, hogy a társaság jótékony vagy nem jótékony jellegű
• A társaság célját vagy céljait
• A New York-i irodája szerinti megyét
• Az első igazgatók nevét és címét
• A kézbesítési megbízott megjelölését
• Az alapító aláírását és elérhetőségi adatait

A kézbesítési megbízott rész különösen fontos. New York megköveteli, hogy a társaság a Secretary of State-et jelölje ki a kézbesítés megbízottjaként, és egy amerikai címet adjon meg, ahová a jogi iratokat továbbítani lehet.

Ha 501(c)(3) státuszt szeretne, az okiratnak tartalmaznia kell azokat a rendelkezéseket is, amelyeket az IRS a jótékony szervezetektől elvár. Ezek a rendelkezések segítenek bizonyítani, hogy a szervezet szervezeti és működési szinten is mentes célokra jött létre, és hogy a vagyona megfelelően van elkülönítve.

Mivel az okirat egyszerre jogi és adózási dokumentum, sok alapító ügyvédi ellenőrzést kér a benyújtás előtt.

5. Nyújtsa be az okiratot a New York Department of State részére

Miután az okirat elkészült, benyújtja azt a New York Department of State, Division of Corporations részéhez. A New York-i nonprofit társaság alapító okiratának benyújtási díja 75 dollár.

A benyújtás után a Department of State hivatalos benyújtási igazolást ad ki. Ez az igazolás fontos dokumentum bankok, pályázatok, adóbevallások és belső megfelelőségi nyilvántartások számára.

Győződjön meg róla, hogy a benyújtási csomag hiánytalan. A név, a cél-megfogalmazás, az igazgatói adatok vagy a kézbesítési megbízott rész hibái késleltethetik a jóváhagyást, vagy elutasítást eredményezhetnek, amely az okirat módosítását és újrabenyújtását teszi szükségessé.

6. Tartsa meg a szervezeti ülést, és fogadja el az alapszabályt

Az okirat benyújtása létrehozza a társaságot, de nem fejezi be az irányítási munkát. A következő lépés az igazgatótanács szervezeti ülése.

Ezen az ülésen az igazgatótanács általában:

• Elfogadja az alapszabályt
• Megválasztja a tisztségviselőket
• Jóváhagyja az első belső szabályzatokat és eljárásokat
• Engedélyezi a bankszámla megnyitását
• Rögzíti a szervezet pénzügyi évét
• Meghatározza a nyilvántartási és jóváhagyási gyakorlatokat

Az alapszabály a társaság működési szabályrendszere. Meg kell határoznia, hogyan választják az igazgatókat, hogyan hívják össze az üléseket, hogyan zajlik a szavazás, és hogyan választják meg a tisztségviselőket. Az erős alapszabály csökkenti a későbbi bizonytalanságot, és megbízható keretet ad a döntéshozatalhoz.

Érdemes már korán alapvető irányítási szabályzatokat is létrehozni. Gyakori példák a konfliktuskezelési szabályzat, az iratmegőrzési szabályzat és a visszaélés-bejelentési szabályzat, amelyek segítik a nonprofit szervezet szervezettségét és megfelelőségét.

7. Igényeljen EIN-t

Minden nonprofitnak érdemes adószámot, azaz Employer Identification Number-t igényelnie az IRS-nél. EIN-re akkor is szükség van, ha még nincsenek alkalmazottai.

Az EIN-t használják a következőkre:

• Bankszámla nyitása
• Adóbevallások benyújtása
• Regisztrációk állami szerveknél
• Szövetségi adómentesség kérelmezése
• A szervezet azonosítása szerződésekben és nyilvántartásokban

Az EIN-t az IRS-nél igényelheti, miután a társaság létrejött. Őrizze meg az EIN-igazolást a vállalati iratok között, mert ez az egyik leggyakrabban kért dokumentum az első működési év során.

8. Kérjen szövetségi adómentes státuszt, ha szükséges

Ha 501(c)(3) státuszt szeretne, az állami alapítás csak a kezdet. Az adómentesség elismerését az IRS-től is meg kell kérnie.

Az IRS általában a Form 1023 vagy Form 1023-EZ nyomtatványt használja a 501(c)(3) kérelmekhez. A Form 1023-EZ csak azoknak a szervezeteknek érhető el, amelyek megfelelnek az IRS jogosultsági feltételeinek, ezért a kérelem megkezdése előtt át kell tekinteni a jogosultsági ellenőrzőlistát. A kérelmet elektronikus úton, a Pay.gov rendszeren keresztül kell benyújtani, és díj fizetésével jár.

Néhány fontos tudnivaló:

• Nem minden nonprofitnak kell benyújtania a Form 1023-EZ-t.
• Egyes szervezeteknek a teljes Form 1023-at kell benyújtaniuk.
• Az állami nonprofit státusz nem hoz létre automatikusan szövetségi adómentességet.
• Egyes egyházak és nagyon kis szervezetek bizonyos körülmények között bejelentés nélkül is adómentesnek tekinthetők.

Ha az IRS jóváhagyja a kérelmet, a szervezet hivatalos elismerést kap az adómentes státuszról. Ez a jóváhagyás fontos lehet az adományok, pályázatok és a hosszú távú megfelelőségi tervezés szempontjából.

9. Regisztráljon New York államban, ha jótékonysági szervezetként működik

Sok jótékonysági szervezetet, amely New Yorkban működik vagy ott gyűjt adományokat, regisztrálni kell a New York Attorney General’s Charities Bureau-nál. Ez külön eljárás az alapítástól és külön az IRS adómentességétől.

A regisztráció gyakran szükséges, ha a szervezet:

• Jótékonysági vagyonnal rendelkezik New Yorkban
• Jótékonysági tevékenységet végez New Yorkban
• Jótékonysági adományokat gyűjt New Yorkban

Ha a nonprofit jótékonysági szervezet, és adománygyűjtést tervez, ne várjon a kampány indításáig a regisztráció megfontolásával. New Yorkban a regisztrációs lépés része lehet annak a megfelelőségi folyamatnak, amelynek az adománygyűjtés megkezdése előtt teljesülnie kell.

A regisztráció után a jótékonysági szervezeteknek éves beszámolási kötelezettségeik is vannak. Ezek a jelentések segítik az államot az irányítás, az adománygyűjtés és a pénzügyi tevékenység ellenőrzésében.

10. Már az első naptól alakítson ki egyszerű megfelelőségi rendszert

Az egyik legnagyobb hiba, amit az új nonprofitok elkövetnek, hogy az alapítást a munka végének tekintik. Valójában az alapítás csak egy megfelelőségi naptár kezdete.

Érdemes egy alapvető rendszert kialakítani a következőkre:

• Igazgatótanácsi jegyzőkönyvek és határozatok megőrzése
• Éves benyújtások nyomon követése
• Vállalati iratok és alapszabály megőrzése
• Jótékonysági regisztrációs határidők figyelése
• Cím- és vezetőségváltozások szükség szerinti frissítése
• Bankkivonatok, adóértesítések és jóváhagyó levelek megőrzése

Még egy kis nonprofit is profitál a fegyelmezett iratkezelésből. A jó adminisztráció megkönnyíti a számlanyitást, a pályázást, a hatóságokkal való kapcsolattartást, és azt is, hogy a szervezet történetét megfelelően be lehessen mutatni adományozóknak és partnereknek.

Gyakori hibák, amelyeket érdemes elkerülni

Néhány hiba újra és újra előfordul, amikor valaki nonprofitot alapít New Yorkban:

• Túl homályos célmegfogalmazás, amely nem támogatja a tervezett küldetést
• Túl kevés kezdeti igazgató megnevezése
• A kézbesítési megbízott rész elhagyása
• Az alapszabály kihagyása és az informális feltételezésekre épülő működés
• Az alapítás és az adómentesség összekeverése
• Adománygyűjtés megkezdése az állami regisztrációs kötelezettségek ellenőrzése nélkül
• A rendezett nyilvántartás hiánya az alapítás után

Ezek a problémák mind elkerülhetők, ha lassít, és a benyújtást egy szélesebb indítási folyamat részeként kezeli.

Mikor érdemes szakértő segítségét kérni

A New York-i nonprofit alapítás gondosan, megfelelő ellenőrzőlistával önállóan is elvégezhető, de gyakran hasznos a szakmai áttekintés, ha a szervezet:

• Összetett küldetéssel rendelkezik
• Több alapítóval vagy kapcsolt szervezettel működik
• Tervezett adománygyűjtési tevékenységet folytat
• Ingatlant vagy más vagyont tart
• Szövetségi 501(c)(3) céljai vannak
• Érzékeny irányítási vagy összeférhetetlenségi kérdései vannak

Egy ügyvéd vagy könyvelő segíthet összehangolni az okiratot, az alapszabályt, az adóstratégiát és a megfelelőségi kötelezettségeket, hogy a szervezet stabil alapokon induljon.

Záró tanulság

Ahhoz, hogy New York-i nonprofit társaságot hozzon létre, több kell egy küldetésnyilatkozatnál. Szüksége van megfelelőséget biztosító névre, legalább három kezdeti igazgatóra, megfelelő alapító okiratra, állami benyújtásra, irányítási struktúrára, valamint az IRS és New York szerinti megfelelési tervre, ha jótékonysági szervezetként kíván működni.

Ha a folyamatot sorrendben kezeli, a szervezet kevesebb késéssel és kevesebb meglepetéssel juthat el az ötlettől az alapított jogi személyig.