Kuinka perustaa New Yorkin voittoa tavoittelematon yhtiö

Voittoa tavoittelemattoman organisaation perustaminen New Yorkissa on oikeudellinen ja operatiivinen prosessi, ei pelkkä missiolause ja logo. Tarvitset oikean yhtiörakenteen, vaatimusten mukaisen rekisteröinnin, vastuullisesti hallinnoivan hallituksen sekä suunnitelman liittovaltion ja osavaltion verovelvoitteiden hoitamiseksi. Kun etenet oikeassa järjestyksessä, perustaminen on huomattavasti helpompi hallita.

New York suhtautuu voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden perustamiseen vakavasti, koska nämä yhteisöt voivat omistaa omaisuutta, kerätä lahjoituksia, palkata henkilökuntaa ja saada verohyötyjä. Siksi hallintoasiakirjojen on oltava selkeät jo ensimmäisestä päivästä alkaen, ja myös perustamisen jälkeisten vaiheiden on oltava yhtä harkittuja kuin itse rekisteröinti.

Tässä oppaassa käydään läpi keskeiset vaiheet New Yorkin voittoa tavoittelemattoman yhtiön perustamiseksi, mitä Certificate of Incorporation -asiakirjaan tulee sisällyttää ja mitä tapahtuu osavaltiotason perustamisen jälkeen, jos haluat liittovaltion verovapaan aseman.

Mikä on New Yorkin voittoa tavoittelematon yhtiö

New Yorkin voittoa tavoittelematon yhtiö perustetaan osavaltion Not-for-Profit Corporation Law -lain nojalla. Se on yleensä järjestetty hyväntekeväisiä tai muita kuin hyväntekeväisiä tarkoituksia varten, ei yksityisen voiton tuottamiseksi. Keskeinen ero on, ettei voittoa tavoittelematon yhtiö ole perustettu jakamaan ansioita omistajille samalla tavalla kuin voittoa tavoitteleva yhtiö.

Tämä ei tarkoita, että jokaisesta voittoa tavoittelemattomasta organisaatiosta tulee automaattisesti verovapaa. Osavaltion voittoa tavoittelemattoman yhtiön asema ja liittovaltion verovapaus ovat eri asioita. Voit perustaa yhtiön ensin New Yorkissa ja hakea sitten IRS:ltä verovapaan aseman tunnustamista, jos organisaatiosi täyttää vaatimukset.

1. Määritä tarkoitus ja organisaatiotyyppi

Ensimmäinen vaihe on määritellä organisaation missio käytännön tasolla. Ennen rekisteröintiä sinun tulisi tietää, mitä yhtiö tekee, ketä se palvelee ja järjestetäänkö se New Yorkin lain mukaan hyväntekeväiseksi vai muuksi voittoa tavoittelemattomaksi yhteisöksi.

Hyväntekeväinen voittoa tavoittelematon organisaatio toteuttaa yleensä yleishyödyllisiä tarkoituksia, kuten koulutusta, köyhyyden lievittämistä, terveyteen liittyviä ohjelmia, yhteisöpalvelua tai vastaavia tehtäviä. Muu voittoa tavoittelematon organisaatio voi palvella muita lainmukaisia tarkoituksia, jotka silti sopivat osavaltion voittoa tavoittelemattoman toiminnan kehykseen.

Tällä päätöksellä on merkitystä, koska se vaikuttaa rekisteröintitekstiin, sisäiseen hallintoon ja liittovaltion verostrategiaan. Jos tavoittelet 501(c)(3)-statusta, tarkoitusta koskevan tekstin on täytettävä sekä IRS:n että New Yorkin vaatimukset.

2. Valitse vaatimusten mukainen nimi

Voittoa tavoittelemattoman organisaatiosi nimen tulee olla selkeä, yksilöllinen ja laillisesti hyväksyttävä New Yorkissa. Nimen on erotuttava muista rekisteröidyistä nimistä, ja tietyt sanat ovat rajoitettuja, ellei erityisehtoja sovelleta.

Monien voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden nimessä on oltava yhtiömuotoa osoittava tunnus, kuten Corporation, Incorporated, Limited tai hyväksytty lyhenne. Jotkin hyväntekeväisyys- tai uskonnolliset yhtiöt voivat saada poikkeuksia, mutta poikkeusta ei pidä olettaa automaattisesti.

Hyvä nimi tekee muutakin kuin läpäisee laillisen tarkistuksen. Sen tulisi olla myös helposti muistettava, helposti haettava ja organisaation missioon sopiva. Jos aiot käyttää nimeä myöhemmin, New York tarjoaa nimen varaamisen maksua vastaan, mikä voi auttaa varmistamaan nimen rekisteröinnin valmistelun ajaksi.

Käytännön nimeämisvinkkejä:

• Tee haku New Yorkin Department of State -rekistereihin ennen nimen lopullista valintaa.
• Vältä liian geneerisiä tai vaikeasti kirjoitettavia nimiä.
• Varmista, että nimi toimii lahjoittajille, kumppaneille ja vapaaehtoisille.
• Jos aiot rakentaa julkista näkyvyyttä, tarkista myös vastaavan verkkotunnuksen saatavuus ajoissa.

3. Kokoa alustava hallitus ja perustaja

New York edellyttää hallintorakennetta, joka pystyy aidosti johtamaan yhtiötä. Perustamisvaiheessa sinun tulee nimetä ensimmäiset hallituksen jäsenet, jotka toimivat siihen asti, kunnes organisaatiolla on lopullinen hallintorakenne.

New Yorkin voittoa tavoittelemattoman yhtiön Certificate of Incorporation -asiakirjassa on oltava vähintään kolme alkuperäistä hallituksen jäsentä. Perustaja, joka allekirjoittaa rekisteröinnin, on oltava luonnollinen henkilö ja vähintään 18-vuotias.

Hallitus ei ole muodollinen yksityiskohta. Se vastaa valvonnasta, huolellisuusvelvollisuudesta ja tärkeimmistä hallinnollisista päätöksistä perustamisen jälkeen. Ennen rekisteröintiä on viisasta varmistaa, että alkuperäiset hallituksen jäsenet ymmärtävät roolinsa, suostuvat tehtävään ja voivat osallistua järjestäytymiskokoukseen rekisteröinnin hyväksymisen jälkeen.

4. Laadi Certificate of Incorporation

Certificate of Incorporation on keskeinen asiakirja, joka perustaa voittoa tavoittelemattoman yhtiön. New Yorkin rekisteröintiohjeet edellyttävät tiettyjä tietoja, ja IRS voi vaatia lisätekstiä, jos aiot hakea liittovaltion verovapautta.

Vähintään asiakirjan tulisi sisältää:

• Yhtiön nimi
• Ilmoitus siitä, että yhtiö on New Yorkin voittoa tavoittelematon yhtiö
• Ilmoitus siitä, onko yhtiö hyväntekeväinen vai muu voittoa tavoittelematon yhtiö
• Yhtiön tarkoitus tai tarkoitukset
• Maakunta New Yorkissa, jossa toimipaikka sijaitsee
• Alkuperäisten hallituksen jäsenten nimet ja osoitteet
• Palvelun tiedoksiantoa koskeva määräys
• Perustajan allekirjoitus ja yhteystiedot

Palvelun tiedoksiantoa koskeva kohta on erityisen tärkeä. New York edellyttää, että yhtiö nimeää Secretary of State -viranomaisen tiedoksiannon vastaanottajaksi ja antaa Yhdysvalloissa sijaitsevan osoitteen, johon oikeudelliset asiakirjat voidaan toimittaa.

Jos haet 501(c)(3)-statusta, asiakirjaan tulisi sisällyttää myös hyväntekeväisiltä organisaatioilta vaadittavat IRS:n odottamat määräykset. Nämä määräykset osoittavat, että organisaatio on perustettu ja toimii verovapaata tarkoitusta varten ja että sen varat on asianmukaisesti sidottu tähän tarkoitukseen.

Koska asiakirja on sekä oikeudellinen että verotuksellinen asiakirja, monet perustajat pyytävät asianajajaa tarkistamaan sen ennen jättämistä.

5. Toimita asiakirja New Yorkin Department of Stateen

Kun Certificate of Incorporation on valmis, se toimitetaan New Yorkin Department of State -viranomaiselle, Division of Corporations -yksikköön. New Yorkin voittoa tavoittelemattoman yhtiön Certificate of Incorporation -rekisteröintimaksu on 75 dollaria.

Rekisteröinnin jälkeen Department of State antaa virallisen filing receipt -vahvistuksen. Tämä vahvistus on tärkeä asiakirja pankeille, apurahahakemuksille, veroilmoituksille ja sisäisille compliance-tiedostoille.

Varmista, että rekisteröintipaketti on täydellinen ennen lähettämistä. Virheet nimessä, tarkoitustekstissä, hallituksen jäsenissä tai tiedoksiantoa koskevassa osiossa voivat viivästyttää hyväksyntää tai aiheuttaa hylkäyksen, joka edellyttää asiakirjan korjaamista ja uudelleen lähettämistä.

6. Pidä järjestäytymiskokous ja hyväksy säännöt

Asiakirjan jättäminen perustaa yhtiön, mutta ei vielä viimeistele hallintotyötä. Seuraava vaihe on pitää hallituksen järjestäytymiskokous.

Kokouksessa hallitus yleensä:

• Hyväksyy säännöt
• Valitsee toimihenkilöt
• Hyväksyy alkuvaiheen politiikat ja menettelyt
• Valtuuttaa pankkitilin avaamisen
• Vahvistaa organisaation tilikauden
• Määrittää kirjanpidon ja hyväksymiskäytännöt

Säännöt ovat yhtiön toimintaohjeet. Niissä tulisi kuvata, miten hallituksen jäsenet valitaan, miten kokoukset kutsutaan koolle, miten äänestys toimii ja miten toimihenkilöt valitaan. Vahvat säännöt vähentävät myöhempää epäselvyyttä ja antavat organisaatiolle luotettavan päätöksenteon rungon.

Sinun tulisi myös luoda varhaisessa vaiheessa perustason hallintopolitiikat. Eturistiriitoja koskeva politiikka, asiakirjojen säilyttämispolitiikka ja ilmoittajien suojelua koskeva politiikka ovat esimerkkejä sisäisistä valvontakeinoista, jotka auttavat voittoa tavoittelematonta organisaatiota pysymään järjestyksessä ja vaatimusten mukaisena.

7. Hanki EIN-tunnus

Jokaisen voittoa tavoittelemattoman organisaation tulisi hankkia IRS:ltä Employer Identification Number. EIN-tunnus tarvitaan, vaikka organisaatiolla ei vielä olisi työntekijöitä.

EIN-tunnusta käytetään seuraaviin tarkoituksiin:

• Pankkitilin avaaminen
• Veroilmoitusten tekeminen
• Rekisteröityminen viranomaisille
• Liittovaltion verovapaan aseman hakeminen
• Organisaation tunnistaminen sopimuksissa ja asiakirjoissa

Voit hakea EIN-tunnusta IRS:n kautta sen jälkeen, kun yhtiö on perustettu. Säilytä EIN-ilmoitus yhtiön asiakirjojen joukossa, koska sitä pyydetään usein ensimmäisen toimintavuoden aikana.

8. Hae liittovaltion verovapaata asemaa tarvittaessa

Jos tavoitteesi on 501(c)(3)-status, osavaltiotason perustaminen on vasta alku. Sinun on myös haettava IRS:ltä verovapaan aseman tunnustamista.

IRS käyttää yleensä lomaketta Form 1023 tai Form 1023-EZ 501(c)(3)-hakemuksissa. Form 1023-EZ on käytettävissä vain organisaatioille, jotka täyttävät IRS:n kelpoisuusvaatimukset, joten kelpoisuusarviointi kannattaa tarkistaa ennen kuin oletat, että täytät ehdot. Hakemus on toimitettava sähköisesti Pay.govin kautta, ja siihen liittyy käsittelymaksu.

On muutama tärkeä asia ymmärtää:

• Kaikkien voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden ei tarvitse toimittaa Form 1023-EZ -lomaketta.
• Osa organisaatioista joutuu toimittamaan täyden Form 1023 -lomakkeen.
• Osavaltion voittoa tavoittelematon status ei automaattisesti anna liittovaltion verovapautta.
• Kirkot ja jotkin hyvin pienet organisaatiot voivat tietyissä olosuhteissa olla verovapaita ilman hakemusta.

Jos IRS hyväksyy hakemuksen, organisaatio saa virallisen tunnustuksen verovapaasta asemastaan. Tämä hyväksyntä voi olla tärkeä lahjoituksille, apurahahakemuksille ja pitkän aikavälin compliance-suunnittelulle.

9. Rekisteröidy New Yorkissa, jos toimit hyväntekeväisenä organisaationa

Monien New Yorkissa toimivien tai siellä lahjoituksia keräävien hyväntekeväisten organisaatioiden on rekisteröidyttävä New York Attorney Generalin Charities Bureau -yksikköön. Tämä on erillinen vaihe perustamisesta ja erillinen vaihe IRS:n verovapaudesta.

Rekisteröinti vaaditaan usein, jos organisaatio:

• Omistaa hyväntekeväistä omaisuutta New Yorkissa
• Harjoittaa hyväntekeväistä toimintaa New Yorkissa
• Kerää hyväntekeväisiä lahjoituksia New Yorkissa

Jos organisaatiosi on hyväntekeväinen ja aikoo kerätä varoja, älä odota kampanjan alkamiseen asti pohtiaksesi rekisteröintiä. New Yorkissa rekisteröintivaihe voi olla osa compliance-polkuasi ennen varainhankinnan aloittamista.

Rekisteröinnin jälkeen hyväntekeväisillä organisaatioilla on myös vuosittaisia ilmoitusvelvoitteita. Nämä raportit auttavat osavaltiota seuraamaan hallintoa, varainhankintaa ja taloudellista toimintaa.

10. Rakenna yksinkertainen compliance-järjestelmä alusta alkaen

Suurin virhe, jonka uudet voittoa tavoittelemattomat organisaatiot tekevät, on pitää perustamista työn loppuna. Todellisuudessa perustaminen on vasta compliance-aikataulun alku.

Järjestä perusjärjestelmä seuraaville asioille:

• Hallituksen pöytäkirjojen ja päätösten säilyttäminen
• Vuosittaisten ilmoitusten seuranta
• Yhtiöasiakirjojen ja sääntöjen ylläpito
• Hyväntekeväisyysrekisteröinnin määräaikojen seuranta
• Osoite- ja johtomuutosten päivittäminen tarvittaessa
• Pankkitiliotteiden, verotiedotteiden ja hyväksymiskirjeiden säilyttäminen

Pienikin voittoa tavoittelematon organisaatio hyötyy kurinalaisesta asiakirjahallinnasta. Hyvä hallinto helpottaa tilien avaamista, apurahahakemusten tekemistä, viranomaisten kyselyihin vastaamista ja organisaation historian selittämistä lahjoittajille ja kumppaneille.

Yleiset virheet, joita kannattaa välttää

Useita virheitä toistuu yhä uudelleen, kun ihmiset perustavat voittoa tavoittelemattoman organisaation New Yorkissa:

• Kirjoitetaan liian epämääräinen tarkoituslauseke, joka ei tue aiottua missiota
• Nimetään liian vähän alkuperäisiä hallituksen jäseniä
• Unohdetaan tiedoksiantoa koskeva osio
• Ohitetaan säännöt ja toimitaan epävirallisten oletusten varassa
• Sekoitetaan perustaminen ja verovapaus keskenään
• Aloitetaan varainhankinta ennen osavaltion rekisteröintivelvoitteiden tarkistamista
• Laiminlyödään järjestettyjen asiakirjojen ylläpito perustamisen jälkeen

Jokainen näistä ongelmista on vältettävissä, jos hidastat tahtia ja käsittelet rekisteröintiä osana laajempaa käynnistysprosessia.

Milloin kannattaa hankkia ammattilaisen apua

New Yorkin voittoa tavoittelemattoman organisaation perustaminen voidaan tehdä huolellisesti oikealla tarkistuslistalla, mutta ammattilaisen arvio on usein hyödyllinen, jos organisaatiolla on:

• Monimutkainen missio
• Useita perustajia tai siihen liittyviä yhtiöitä
• Suunniteltua varainhankintaa
• Kiinteistöä tai muuta omaisuutta
• Tavoitteena liittovaltion 501(c)(3)-status
• Herkkiä hallinnollisia tai eturistiriitoihin liittyviä kysymyksiä

Asianajaja tai kirjanpitäjä voi auttaa sovittamaan Certificate of Incorporation -asiakirjan, säännöt, verostrategian ja compliance-velvoitteet yhteen, jotta organisaatio aloittaa vahvalta perustalta.

Lopuksi

New Yorkin voittoa tavoittelemattoman yhtiön perustamiseen tarvitaan enemmän kuin missiolause. Tarvitset vaatimusten mukaisen nimen, vähintään kolme alkuperäistä hallituksen jäsentä, asianmukaisen Certificate of Incorporation -asiakirjan, osavaltiotason rekisteröinnin, hallintorakenteen sekä suunnitelman IRS:n ja New Yorkin vaatimusten täyttämiseksi, jos aiot toimia hyväntekeväisenä organisaationa.

Kun hoidat prosessin vaihe vaiheelta, organisaatio voi siirtyä ideasta perustetuksi yhtiöksi vähemmillä viiveillä ja yllätyksillä.