10 Potongan Pajak untuk Pekerja Remote: Panduan Praktis untuk Amerika Serikat

Pekerjaan remote mengubah tempat orang menjalankan bisnis, tetapi tidak menghapus aturan pajak yang mengatur pengeluaran biasa dan diperlukan. Bagi profesional wiraswasta, independent contractor, dan banyak pemilik LLC, potongan yang tepat dapat secara signifikan mengurangi penghasilan kena pajak. Bagi sebagian besar karyawan W-2, aturannya jauh lebih ketat, jadi penting untuk memahami biaya mana yang benar-benar memenuhi syarat sebelum Anda mengklaimnya.

Panduan ini menjelaskan 10 potongan pajak umum yang perlu diketahui pekerja remote, cara kerjanya secara umum, dan catatan apa yang perlu disimpan agar pelaporan pajak Anda tetap rapi dan dapat dipertanggungjawabkan.

Siapa yang Biasanya Bisa Mengklaim Potongan Kerja Remote?

Faktor terbesarnya adalah status pajak Anda.

• Pekerja wiraswasta, freelancer, sole proprietor, dan independent contractor biasanya mengurangkan biaya bisnis pada laporan bisnis mereka atau Schedule C.
• Partner dan beberapa pemilik LLC juga dapat memiliki biaya bisnis yang dapat dikurangkan, tergantung pada bagaimana bisnis dikenai pajak dan bagaimana biaya tersebut dibayar.
• Karyawan W-2 umumnya tidak dapat mengurangkan biaya bisnis karyawan yang tidak diganti pada laporan pajak federal, dengan hanya pengecualian yang sangat terbatas.

Jika Anda tidak yakin bagaimana peran Anda diklasifikasikan, langkah pertama adalah memisahkan biaya karyawan dari biaya bisnis. Perbedaan itu menentukan hampir semuanya setelahnya.

Daftar Singkat Potongan yang Paling Umum

1. Potongan Home Office

Jika Anda menggunakan sebagian rumah secara rutin dan eksklusif untuk bisnis, Anda mungkin dapat mengurangkan sebagian biaya tempat tinggal Anda. Itu dapat mencakup sewa, bunga hipotek, utilitas, asuransi, perbaikan, dan penyusutan, tergantung pada cara Anda menghitung potongan tersebut.

IRS umumnya mengizinkan dua pendekatan:

• Metode sederhana, yang menggunakan jumlah standar per kaki persegi hingga batas yang diizinkan.
• Metode biaya aktual, yang mengalokasikan sebagian biaya rumah yang memenuhi syarat ke penggunaan bisnis.

Home office harus digunakan secara rutin dan eksklusif untuk bisnis. Meja dapur, sofa, atau kamar tamu yang juga digunakan untuk keperluan pribadi biasanya tidak memenuhi syarat.

Bagi pekerja remote yang wiraswasta, potongan ini sering menjadi salah satu yang paling bernilai. Jika rumah Anda adalah tempat utama bisnis Anda, hal ini juga dapat mendukung potongan untuk perjalanan tertentu antara kantor tersebut dan lokasi kerja lain dalam bidang usaha yang sama.

2. Tagihan Internet dan Telepon

Pekerjaan remote biasanya bergantung pada layanan internet dan telepon yang andal. Jika Anda menggunakan layanan ini untuk urusan bisnis dan pribadi, hanya bagian bisnis yang dapat dikurangkan.

Gunakan metode alokasi yang praktis. Misalnya:

• Saluran bisnis khusus dapat sepenuhnya dikurangkan jika hanya digunakan untuk bisnis.
• Paket internet rumah bersama mungkin perlu dibagi antara penggunaan bisnis dan pribadi.
• Ponsel yang digunakan untuk panggilan klien dan komunikasi pribadi umumnya harus dialokasikan berdasarkan penggunaan.

Kuncinya adalah konsistensi. Gunakan metode yang wajar dan simpan catatan yang menunjukkan bagaimana Anda menentukan persentase bisnis Anda.

3. Komputer, Monitor, dan Peralatan Kerja

Pekerja remote sering membeli alat yang membuat pekerjaan mungkin dilakukan: laptop, monitor, keyboard, docking station, printer, webcam, headphone, dan furnitur kantor.

Barang-barang ini mungkin dapat dikurangkan jika merupakan hal yang biasa dan diperlukan untuk bisnis Anda. Beberapa properti sering dapat dibebankan pada tahun pembelian, sementara item lain mungkin perlu disusutkan tergantung pada biaya, penggunaan, dan perlakuan pajaknya.

Perangkat lunak juga bisa termasuk. Contoh umumnya meliputi:

• Perangkat lunak akuntansi
• Alat manajemen proyek
• Langganan desain atau edit video
• Penyimpanan cloud dan platform kolaborasi

Jika Anda menggunakan suatu item untuk keperluan bisnis dan pribadi, hanya bagian bisnis yang masuk dalam laporan pajak.

4. Perlengkapan Kantor dan Barang Konsumsi Harian

Barang kecil mudah diabaikan, tetapi sering kali menciptakan potongan yang paling konsisten dari waktu ke waktu.

Contoh umum meliputi:

• Buku catatan, kertas, dan pena
• Tinta dan toner
• Ongkos kirim dan bahan pengiriman
• Map dan perlengkapan penyimpanan
• Alat tulis bisnis
• Suku cadang kecil untuk peralatan kantor

Biaya ini biasanya merupakan beban operasional saat ini, bukan aset jangka panjang. Itu membuatnya lebih sederhana untuk dilacak dan sering kali lebih mudah dikurangkan pada tahun terjadinya biaya.

5. Mileage dan Perjalanan Bisnis

Jika Anda mengemudi untuk bisnis, mileage dapat dikurangkan ketika perjalanan tersebut untuk urusan kerja, bukan perjalanan pulang-pergi biasa ke tempat kerja.

Contohnya dapat mencakup:

• Berkendara dari home office ke pertemuan dengan klien
• Bepergian untuk membeli perlengkapan bisnis
• Mengunjungi coworking space atau lokasi bisnis sementara
• Pergi ke kantor pos, pusat pengiriman, atau bank untuk keperluan bisnis

Biaya perjalanan juga dapat memenuhi syarat ketika Anda berada jauh dari tax home untuk urusan bisnis. Itu dapat mencakup tiket pesawat, penginapan, dan biaya perjalanan biasa lainnya jika perjalanan tersebut terutama untuk bisnis.

Batas antara perjalanan bisnis dan commuting itu penting. Perjalanan normal dari rumah ke lokasi kerja tetap biasanya tidak dapat dikurangkan, tetapi mileage yang terkait dengan home office yang memenuhi syarat atau perjalanan bisnis mungkin dapat dikurangkan.

6. Layanan Profesional dan Dukungan Bisnis

Menjalankan bisnis remote sering kali berarti membayar bantuan. Biaya tersebut dapat dikurangkan ketika bersifat biasa dan diperlukan.

Contohnya meliputi:

• Biaya pembukuan dan akuntansi
• Biaya hukum yang berkaitan dengan bisnis
• Biaya persiapan pajak untuk laporan bisnis
• Layanan virtual assistant
• Biaya pemrosesan pembayaran
• Alat manajemen kontraktor
• Layanan konsultasi bisnis

Jika biaya tersebut membantu menjalankan bisnis, meningkatkan kepatuhan, atau menjaga pembukuan tetap rapi, biayanya mungkin memenuhi syarat. Layanan pembukuan yang baik bukan hanya kenyamanan; itu sering menjadi bagian dari pencatatan pajak yang mendukung semua potongan lainnya.

7. Pendidikan dan Pelatihan

Pekerja remote sering perlu tetap mengikuti perkembangan alat, teknologi, dan perubahan industri. Pendidikan yang terkait dengan bisnis dapat dikurangkan jika bertujuan mempertahankan atau meningkatkan keterampilan yang dibutuhkan dalam pekerjaan Anda saat ini.

Contohnya dapat mencakup:

• Pembaruan sertifikasi profesional
• Pelatihan perangkat lunak untuk alat yang sudah Anda gunakan dalam bisnis Anda
• Konferensi industri yang terkait dengan bidang usaha Anda saat ini
• Pendidikan berkelanjutan yang diperlukan untuk mempertahankan kredensial atau lisensi

Pelatihan yang membuat Anda memenuhi syarat untuk trade atau bisnis yang benar-benar baru biasanya tidak memenuhi syarat. Pelajarannya sederhana: pelatihan yang mempertajam pekerjaan yang sudah Anda lakukan lebih mungkin dapat dikurangkan daripada pelatihan yang memulai karier yang sepenuhnya berbeda.

8. Asuransi Kesehatan untuk Wirausaha

Jika Anda wiraswasta dan memenuhi persyaratan IRS, Anda mungkin dapat mengurangkan premi asuransi kesehatan untuk diri sendiri, pasangan, tanggungan, dan anak yang memenuhi syarat di bawah batas usia yang diizinkan oleh hukum.

Ini dapat mencakup:

• Asuransi medis
• Asuransi gigi
• Asuransi penglihatan
• Premi perawatan jangka panjang tertentu yang memenuhi syarat

Pertanggungan umumnya harus diatur melalui bisnis, dan potongan tersebut tidak boleh melebihi earned income Anda dari trade atau bisnis tersebut. Karena aturannya teknis, ini adalah area di mana catatan yang rapi dan pelaporan yang akurat sangat penting.

9. Kontribusi Pensiun

Pendapatan kerja remote tidak harus habis untuk pajak. Pekerja wiraswasta sering dapat membangun tabungan pensiun melalui rencana yang mendapat perlakuan pajak khusus seperti SEP IRA, SIMPLE IRA, atau solo 401(k), tergantung pada kelayakan dan strukturnya.

Rencana ini dapat mengurangi penghasilan kena pajak saat ini sekaligus membantu Anda menabung untuk masa depan. Batas kontribusi dan aturan perhitungan berbeda untuk setiap rencana, dan beberapa didasarkan pada earned income, bukan pendapatan kotor.

Jika Anda adalah pemilik bisnis tunggal atau LLC yang dikenai pajak sebagai disregarded entity atau partnership, perencanaan pensiun dapat menjadi salah satu cara paling efektif untuk menurunkan eksposur pajak sambil membangun kekayaan jangka panjang.

10. Setengah dari Self-Employment Tax

Jika Anda wiraswasta, Anda umumnya membayar baik porsi pemberi kerja maupun porsi karyawan dari Social Security dan Medicare melalui self-employment tax. IRS mengizinkan potongan untuk setengah dari pajak tersebut sebagai penyesuaian terhadap penghasilan.

Ini bukan sama dengan biaya bisnis Schedule C, tetapi tetap mengurangi penghasilan kena pajak pada laporan pajak pribadi Anda. Banyak pemilik bisnis remote baru melewatkan penyesuaian ini karena mereka hanya berfokus pada biaya operasional. Dalam praktiknya, ini adalah salah satu manfaat pajak paling penting yang tersedia bagi wajib pajak wiraswasta.

Biaya Kerja Remote Lain yang Mungkin Dapat Dikurangkan

Tergantung pada bisnis Anda, Anda juga mungkin dapat mengurangkan:

• Asuransi bisnis
• Pemasaran dan periklanan
• Biaya hosting situs web dan domain
• Biaya pengiriman dan pemenuhan pesanan
• Biaya merchant account dan pemrosesan
• Biaya bank yang terkait dengan bisnis

Aturannya tetap sama: biaya harus biasa, diperlukan, dan terkait dengan bisnis, bukan kehidupan pribadi.

Pencatatan Jauh Lebih Penting daripada Potongannya Sendiri

Suatu potongan hanya sebaik dokumentasi di belakangnya. Simpan catatan untuk:

• Kwitansi dan faktur
• Log mileage
• Laporan bank dan kartu kredit
• Tagihan utilitas
• Catatan langganan
• Catatan tertulis yang menunjukkan tujuan bisnis

IRS mengharapkan pemilik bisnis memisahkan pengeluaran pribadi dan bisnis. Itu jauh lebih mudah ketika Anda menggunakan rekening bisnis khusus, sistem pembukuan yang konsisten, dan struktur yang menjaga keuangan perusahaan terpisah dari pengeluaran rumah tangga.

Mengapa Struktur LLC Dapat Membantu Pekerja Remote Tetap Tertata

Jika Anda sedang membangun bisnis remote, membentuk LLC dapat membuat pelacakan biaya menjadi lebih rapi sejak awal. Entitas bisnis yang terpisah tidak menciptakan potongan pajak dengan sendirinya, tetapi dapat membantu Anda menarik garis yang lebih jelas antara pengeluaran pribadi dan bisnis.

Pemisahan itu penting ketika Anda mengklaim potongan home office, perangkat lunak, perjalanan, atau biaya kontraktor. Zenind membantu para entrepreneur membentuk dan mengelola entitas bisnis di AS dengan fokus pada kesederhanaan, kepatuhan, dan operasi bisnis yang rapi, yang dapat membuat persiapan pajak akhir tahun menjadi tidak terlalu kacau.

Kesimpulan Akhir

Pekerjaan remote menciptakan banyak pengeluaran bisnis yang dapat dikurangkan, tetapi potongan tersebut hanya berlaku jika biaya tersebut benar-benar terkait dengan bisnis dan terdokumentasi dengan baik. Fokuskan terlebih dahulu pada kategori besar: home office, internet, peralatan, perlengkapan, perjalanan, layanan profesional, asuransi kesehatan, pensiun, dan self-employment tax.

Jika bisnis Anda berkembang, bangun struktur yang tepat sejak awal. Catatan yang rapi, rekening bisnis terpisah, dan LLC yang dibentuk dengan baik dapat menghemat waktu saat musim pajak dan mengurangi risiko potongan yang terlewat.

Selalu verifikasi fakta sebelum mengajukan, terutama jika Anda membagi biaya antara penggunaan bisnis dan pribadi atau bekerja dalam pengaturan kerja campuran. Pendekatan yang hati-hati biasanya sepadan dengan hasilnya.