Apa Itu Biaya Bisnis? Definisi, Contoh, dan Dasar Pajak

Biaya bisnis adalah setiap biaya yang wajar dan diperlukan yang dikeluarkan perusahaan untuk beroperasi, menghasilkan pendapatan, dan tetap patuh terhadap ketentuan yang berlaku. Bagi bisnis baru, memahami biaya merupakan salah satu bagian terpenting dari pembukuan, penganggaran, dan perencanaan pajak.

Apakah Anda sedang mendirikan LLC, menjalankan korporasi, atau mengelola usaha perseorangan, biaya akan memengaruhi laba bersih Anda. Biaya juga dapat memengaruhi berapa banyak pendapatan yang dilaporkan bisnis, potongan apa yang mungkin Anda klaim, dan seberapa cermat Anda perlu menyimpan bukti pengeluaran serta catatan pendukung.

Panduan ini menjelaskan apa itu biaya bisnis, cara kerjanya, contoh umum, dan bagaimana pemilik usaha dapat mengevaluasinya secara bijak.

Definisi biaya bisnis

Biaya bisnis adalah pengeluaran yang dibayar atau timbul dalam rangka menjalankan bisnis. Secara umum, biaya tersebut harus terkait dengan operasional bisnis, bukan penggunaan pribadi.

Contohnya meliputi:

• Sewa kantor
• Gaji karyawan
• Langganan perangkat lunak
• Biaya pemasaran
• Jasa profesional
• Perlengkapan dan peralatan yang digunakan untuk operasional

Biaya berbeda dari penarikan pemilik, modal awal, dan investasi jangka panjang. Pemahaman yang tepat tentang kategori ini membantu pemilik usaha menjaga pembukuan lebih rapi dan menghindari kesalahan pajak.

Mengapa biaya bisnis penting

Biaya bisnis lebih dari sekadar pencatatan akuntansi. Biaya membentuk kesehatan finansial perusahaan dalam beberapa cara:

• Biaya mengurangi penghasilan kena pajak ketika memenuhi syarat sebagai biaya bisnis yang dapat dikurangkan.
• Biaya menunjukkan apakah bisnis beroperasi secara efisien.
• Biaya membantu pemilik memproyeksikan arus kas dan pengeluaran di masa depan.
• Biaya menciptakan jejak dokumentasi yang mendukung pelaporan pajak dan kepatuhan.

Bagi perusahaan yang baru berdiri, pencatatan biaya harus dimulai segera setelah bisnis mulai mengeluarkan uang. Disiplin sejak awal membuat pembukuan akhir tahun lebih mudah dan memberi pemilik gambaran yang lebih jelas tentang profitabilitas.

Biaya yang wajar dan diperlukan

IRS umumnya menilai apakah suatu biaya bisnis bersifat wajar dan diperlukan.

• Wajar berarti umum dan diterima di industri Anda.
• Diperlukan berarti membantu dan sesuai untuk bisnis Anda.

Sebuah biaya tidak harus mutlak penting agar memenuhi syarat, tetapi harus memiliki hubungan yang masuk akal dengan operasional bisnis. Misalnya, perangkat lunak akuntansi untuk penggajian biasanya lebih mudah dibenarkan daripada barang mewah yang tidak memiliki tujuan operasional.

Standar ini menjadi salah satu alasan mengapa pemilik usaha harus mendokumentasikan tujuan bisnis dari setiap biaya besar.

Jenis biaya bisnis yang umum

Biaya bisnis bervariasi حسب industri, tetapi banyak perusahaan memiliki kategori yang sama.

1. Biaya kantor dan administrasi

Ini adalah biaya yang diperlukan untuk menjaga operasional harian tetap berjalan.

• Sewa atau biaya ruang kerja bersama
• Utilitas
• Ongkos kirim
• Perlengkapan kantor
• Biaya pengajuan
• Pencetakan dan penyalinan

2. Biaya terkait karyawan

Jika bisnis Anda mempekerjakan staf, biaya tenaga kerja dapat menjadi salah satu kategori pengeluaran terbesar.

• Gaji dan upah per jam
• Pajak penggajian
• Tunjangan karyawan
• Pelatihan
• Biaya rekrutmen
• Pembayaran kepada kontraktor

3. Biaya teknologi dan perangkat lunak

Bisnis modern bergantung pada alat digital.

• Perangkat lunak akuntansi
• Alat manajemen proyek
• Hosting situs web
• Platform email
• Alat keamanan siber
• Perangkat keras yang digunakan untuk operasional bisnis

4. Biaya pemasaran dan periklanan

Pertumbuhan sering kali memerlukan pengeluaran untuk menarik pelanggan.

• Iklan mesin pencari
• Iklan media sosial
• Kampanye email
• Layanan branding
• Desain situs web
• Materi cetak

5. Biaya jasa profesional

Banyak pemilik usaha mengandalkan keahlian pihak luar untuk tetap patuh dan membuat keputusan yang lebih baik.

• Jasa hukum
• Persiapan pajak
• Pembukuan
• Konsultasi
• Layanan registered agent
• Dukungan perizinan

6. Biaya perjalanan dan transportasi

Beberapa bisnis memerlukan perjalanan untuk bertemu klien, menghadiri konferensi, atau mengelola operasional.

• Tiket pesawat
• Akomodasi
• Biaya mil kendaraan
• Parkir
• Biaya rideshare
• Makanan yang memenuhi syarat berdasarkan aturan pajak yang berlaku

7. Peralatan dan perlengkapan

Bisnis mungkin membutuhkan alat, mesin, furnitur, atau perlengkapan habis pakai.

• Komputer
• Furnitur kantor
• Peralatan produksi
• Persediaan barang
• Bahan kemasan
• Perlengkapan kebersihan

Biaya versus belanja modal

Tidak semua pembelian bisnis diperlakukan sama. Sebagian biaya adalah biaya operasional saat ini, sedangkan yang lain adalah belanja modal.

Biaya bisnis biasanya merupakan pengeluaran jangka pendek yang terkait dengan operasional sehari-hari. Belanja modal biasanya merupakan pembelian yang lebih besar dan memberikan manfaat dalam jangka waktu lebih lama, seperti peralatan utama, perbaikan properti, atau aset berumur panjang.

Perlakuan akuntansi dan pajaknya dapat berbeda, jadi pemilik usaha tidak boleh menganggap setiap pembelian langsung dapat dikurangkan. Jika ragu, konsultasikan dengan profesional pajak atau akuntan.

Biaya bisnis versus pengeluaran pribadi

Salah satu kesalahan paling umum yang dilakukan pemilik usaha kecil adalah mencampur pengeluaran pribadi dan bisnis.

Biaya bisnis harus digunakan untuk bisnis, bukan untuk kepentingan pribadi pemilik. Jika suatu item memiliki dua fungsi, hanya bagian yang digunakan untuk bisnis yang pada banyak situasi dapat dikurangkan.

Untuk menjaga catatan tetap rapi:

• Gunakan rekening bank bisnis khusus.
• Gunakan kartu kredit bisnis khusus jika memungkinkan.
• Hindari membayar biaya pribadi dari rekening bisnis.
• Simpan struk dan catatan yang menjelaskan tujuan bisnis.

Pemisahan yang jelas mempermudah pembukuan dan mendukung perlindungan tanggung jawab hukum untuk entitas seperti LLC dan korporasi.

Cara menilai apakah suatu biaya layak dikeluarkan

Sebelum menyetujui biaya bisnis, pemilik usaha sebaiknya mengajukan pertanyaan praktis.

• Masalah apa yang diselesaikan biaya ini?
• Apakah biaya ini akan meningkatkan pendapatan, mengurangi risiko, atau memperbaiki operasional?
• Apakah ada alternatif yang lebih murah?
• Apakah ini bersifat berulang atau sekali saja?
• Berapa lama manfaatnya akan bertahan?
• Apakah perusahaan mampu membayarnya tanpa mengganggu arus kas?
• Apakah perlu persetujuan dari mitra, direksi, atau pemegang saham?

Pengeluaran yang cerdas bukan berarti menghindari biaya sepenuhnya. Artinya adalah membelanjakan uang secara terencana.

Dokumentasi dan pencatatan

Catatan yang kuat sangat penting untuk keperluan pajak dan akuntansi. Perusahaan harus menyimpan dokumentasi yang cukup untuk menunjukkan apa biaya tersebut, kapan terjadi, bagaimana dibayar, dan mengapa terkait dengan bisnis.

Catatan yang berguna meliputi:

• Struk
• Faktur
• Kontrak
• Rekening koran bank dan kartu kredit
• Catatan jarak tempuh
• Cek yang telah dicairkan
• Persetujuan internal untuk pembelian besar

Pemilik usaha sebaiknya menyimpan catatan secara konsisten dan mempertahankannya selama jangka waktu yang sesuai berdasarkan ketentuan pajak dan hukum.

Perlakuan pajak atas biaya bisnis

Sebagian biaya bisnis dapat dikurangkan, sehingga menurunkan penghasilan kena pajak. Namun, aturan pengurangan bergantung pada jenis biaya, struktur bisnis, dan hukum pajak.

Biaya yang umum dapat dikurangkan meliputi:

• Sewa
• Gaji dan pembayaran kepada kontraktor
• Iklan
• Premi asuransi
• Jasa profesional
• Perlengkapan kantor
• Perjalanan bisnis
• Langganan perangkat lunak

Biaya lain mungkin perlu dikapitalisasi, diamortisasi, atau disusutkan seiring waktu, bukan dikurangkan sekaligus.

Karena aturan pajak dapat berubah dan pengecualian cukup umum, pemilik usaha sebaiknya mengonfirmasi perlakuannya dengan profesional pajak yang berkualifikasi sebelum mengajukan pelaporan.

Tips pengelolaan biaya untuk bisnis baru

Bisnis baru sering kesulitan dengan arus kas karena pengeluaran dimulai sebelum pendapatan masuk. Beberapa kebiasaan berikut dapat membantu.

Buat anggaran startup

Perkirakan biaya tetap dan variabel sebelum peluncuran agar Anda tahu berapa banyak kas yang dibutuhkan bisnis untuk beroperasi.

Catat setiap biaya sejak hari pertama

Gunakan perangkat lunak akuntansi atau buku besar sederhana untuk mengelompokkan pengeluaran secara konsisten.

Tinjau langganan secara berkala

Banyak bisnis membayar alat yang sudah tidak digunakan. Membatalkan layanan yang tidak terpakai dapat menghemat kas.

Pisahkan pengeluaran yang penting dan yang bersifat opsional

Tidak semua biaya memiliki prioritas yang sama. Fokus terlebih dahulu pada biaya yang menjaga bisnis tetap berjalan atau membantu pertumbuhan.

Rencanakan pajak dan kepatuhan

Beberapa biaya berkaitan langsung dengan pembentukan entitas, laporan tahunan, lisensi, dan kepatuhan yang berkelanjutan. Semua ini harus dimasukkan ke dalam anggaran tahunan.

Bagaimana struktur bisnis memengaruhi biaya

Struktur hukum Anda dapat memengaruhi cara penanganan biaya tertentu.

• Usaha perseorangan biasanya melaporkan biaya bisnis pada SPT pribadi pemilik.
• LLC dapat memiliki perlakuan pajak yang berbeda tergantung bagaimana dikenakan pajak.
• Korporasi biasanya memiliki persyaratan pencatatan dan persetujuan yang lebih formal.

Apa pun strukturnya, memisahkan pengeluaran bisnis dari pengeluaran pribadi tetap menjadi praktik terbaik.

Bagi pendiri yang sedang membentuk perusahaan, fondasi administratif yang kuat akan memudahkan pencatatan biaya di kemudian hari. Itu mencakup memilih entitas yang tepat, menjaga catatan kepatuhan, dan menata rekening keuangan sejak awal.

Poin penting

Biaya bisnis adalah pengeluaran yang terkait dengan menjalankan dan mengembangkan perusahaan. Biaya yang baik mendukung operasional, menciptakan nilai, atau membantu bisnis tetap patuh. Sebaliknya, pengeluaran yang tidak direncanakan dengan baik dapat melemahkan arus kas dan menurunkan profitabilitas.

Bagi pemilik usaha, hal yang paling penting sederhana saja:

• Belanjakan uang dengan tujuan yang jelas.
• Pisahkan keuangan bisnis dan pribadi.
• Simpan catatan untuk setiap biaya besar.
• Pahami perlakuan pajak sebelum mengklaim potongan.
• Tinjau pengeluaran secara berkala seiring pertumbuhan bisnis.

Pengelolaan biaya yang baik dimulai dari struktur yang tepat. Bagi pemilik bisnis baru, itu berarti membentuk entitas yang sesuai, membuka rekening khusus, dan membangun sistem yang terorganisir sejak awal.