Chi phí kinh doanh là gì? Định nghĩa, ví dụ và các nguyên tắc thuế cơ bản

Chi phí kinh doanh là bất kỳ khoản chi phí thông thường và cần thiết nào mà một công ty phát sinh để vận hành, tạo doanh thu và duy trì tuân thủ. Với một doanh nghiệp mới, hiểu về chi phí là một trong những phần quan trọng nhất của kế toán, lập ngân sách và hoạch định thuế.

Dù bạn đang thành lập LLC, vận hành công ty cổ phần hay quản lý doanh nghiệp tư nhân, chi phí đều ảnh hưởng đến lợi nhuận ròng. Chúng cũng có thể tác động đến mức thu nhập doanh nghiệp ghi nhận, các khoản khấu trừ bạn có thể yêu cầu và mức độ cẩn thận cần thiết khi theo dõi biên lai cùng hồ sơ hỗ trợ.

Hướng dẫn này giải thích chi phí kinh doanh là gì, chúng hoạt động như thế nào, các ví dụ phổ biến và cách chủ doanh nghiệp đánh giá chúng một cách khôn ngoan.

Định nghĩa chi phí kinh doanh

Chi phí kinh doanh là khoản chi được thanh toán hoặc phát sinh trong quá trình điều hành doanh nghiệp. Nhìn chung, khoản chi này nên gắn với hoạt động kinh doanh thay vì mục đích cá nhân.

Ví dụ gồm:

• Tiền thuê văn phòng
• Tiền lương nhân viên
• Phí đăng ký phần mềm
• Chi phí marketing
• Phí dịch vụ chuyên môn
• Vật tư và thiết bị dùng cho hoạt động

Chi phí khác với khoản rút tiền của chủ sở hữu, vốn khởi nghiệp và các khoản đầu tư dài hạn. Hiểu đúng các nhóm này giúp chủ doanh nghiệp giữ sổ sách sạch hơn và tránh sai sót về thuế.

Vì sao chi phí kinh doanh quan trọng

Chi phí kinh doanh không chỉ là các bút toán kế toán. Chúng định hình sức khỏe tài chính của công ty theo nhiều cách:

• Chúng làm giảm thu nhập chịu thuế khi đủ điều kiện là chi phí kinh doanh được khấu trừ.
• Chúng cho thấy doanh nghiệp đang vận hành hiệu quả đến mức nào.
• Chúng giúp chủ doanh nghiệp dự báo dòng tiền và chi tiêu trong tương lai.
• Chúng tạo ra dấu vết hồ sơ hỗ trợ cho việc khai thuế và tuân thủ.

Đối với một công ty mới thành lập, việc theo dõi chi phí nên bắt đầu ngay khi doanh nghiệp bắt đầu chi tiền. Kỷ luật sớm giúp việc kế toán cuối năm dễ hơn và cho chủ doanh nghiệp cái nhìn rõ hơn về khả năng sinh lời.

Chi phí thông thường và cần thiết

IRS thường xem xét liệu một chi phí kinh doanh có vừa thông thường vừa cần thiết hay không.

• Thông thường nghĩa là phổ biến và được chấp nhận trong ngành của bạn.
• Cần thiết nghĩa là hữu ích và phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.

Một khoản chi không cần phải mang tính thiết yếu mới đủ điều kiện, nhưng nó nên có mối liên hệ hợp lý với hoạt động kinh doanh. Ví dụ, phần mềm kế toán cho tiền lương thường dễ giải trình hơn một món đồ xa xỉ không có mục đích vận hành.

Tiêu chuẩn này là một lý do khiến chủ doanh nghiệp nên ghi lại mục đích kinh doanh của từng khoản chi lớn.

Các loại chi phí kinh doanh phổ biến

Chi phí kinh doanh thay đổi theo từng ngành, nhưng nhiều công ty có chung các nhóm sau.

1. Chi phí văn phòng và hành chính

Đây là các khoản cần thiết để duy trì hoạt động hằng ngày.

• Tiền thuê hoặc phí không gian làm việc chung
• Tiện ích
• Bưu phí
• Văn phòng phẩm
• Phí nộp hồ sơ
• In ấn và sao chép

2. Chi phí liên quan đến nhân viên

Nếu doanh nghiệp thuê nhân sự, chi phí lao động có thể trở thành một trong những nhóm chi phí lớn nhất.

• Lương cố định và lương theo giờ
• Thuế lương
• Phúc lợi cho nhân viên
• Đào tạo
• Chi phí tuyển dụng
• Thanh toán cho nhà thầu độc lập

3. Chi phí công nghệ và phần mềm

Doanh nghiệp hiện đại phụ thuộc vào các công cụ số.

• Phần mềm kế toán
• Công cụ quản lý dự án
• Dịch vụ lưu trữ website
• Nền tảng email
• Công cụ an ninh mạng
• Phần cứng dùng cho hoạt động kinh doanh

4. Chi phí marketing và quảng cáo

Tăng trưởng thường đòi hỏi phải chi tiền để thu hút khách hàng.

• Quảng cáo trên công cụ tìm kiếm
• Quảng cáo mạng xã hội
• Chiến dịch email
• Dịch vụ xây dựng thương hiệu
• Thiết kế website
• Tài liệu in ấn

5. Phí dịch vụ chuyên môn

Nhiều chủ doanh nghiệp dựa vào chuyên môn bên ngoài để duy trì tuân thủ và đưa ra quyết định tốt hơn.

• Dịch vụ pháp lý
• Chuẩn bị thuế
• Kế toán sổ sách
• Tư vấn
• Dịch vụ đại diện pháp lý
• Hỗ trợ giấy phép

6. Chi phí đi lại và vận chuyển

Một số doanh nghiệp cần đi công tác để gặp khách hàng, tham dự hội nghị hoặc quản lý hoạt động.

• Vé máy bay
• Lưu trú
• Chi phí đi lại theo số dặm
• Phí đỗ xe
• Chi phí đi xe công nghệ
• Các bữa ăn đủ điều kiện theo quy định thuế hiện hành

7. Thiết bị và vật tư

Doanh nghiệp có thể cần công cụ, máy móc, nội thất hoặc vật tư tiêu hao.

• Máy tính
• Nội thất văn phòng
• Thiết bị sản xuất
• Hàng tồn kho
• Vật liệu đóng gói
• Vật tư vệ sinh

Chi phí so với chi tiêu vốn

Không phải mọi khoản mua sắm của doanh nghiệp đều được xử lý giống nhau. Một số khoản là chi phí hoạt động hiện tại, trong khi những khoản khác là chi tiêu vốn.

Chi phí kinh doanh thường là khoản chi ngắn hạn gắn với hoạt động hằng ngày. Chi tiêu vốn thường là khoản mua lớn hơn, mang lại giá trị theo thời gian, chẳng hạn như thiết bị lớn, cải tạo tài sản hoặc tài sản có thời hạn sử dụng dài.

Cách hạch toán và xử lý thuế có thể khác nhau, vì vậy chủ doanh nghiệp không nên cho rằng mọi khoản mua đều được khấu trừ ngay lập tức. Khi không chắc chắn, hãy tham khảo chuyên gia thuế hoặc kế toán.

Chi phí so với chi tiêu cá nhân

Một trong những sai lầm phổ biến nhất của chủ doanh nghiệp nhỏ là trộn lẫn chi tiêu cá nhân và chi tiêu kinh doanh.

Một chi phí kinh doanh phải phục vụ cho doanh nghiệp, không phải cho cá nhân chủ sở hữu. Nếu một khoản chi phục vụ cả hai mục đích, trong nhiều trường hợp chỉ phần sử dụng cho kinh doanh mới được khấu trừ.

Để giữ hồ sơ rõ ràng:

• Dùng tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng.
• Dùng thẻ tín dụng doanh nghiệp riêng khi có thể.
• Tránh thanh toán chi phí cá nhân từ tài khoản doanh nghiệp.
• Giữ biên lai và ghi chú giải thích mục đích kinh doanh.

Việc tách bạch rõ ràng giúp kế toán dễ hơn và hỗ trợ bảo vệ trách nhiệm pháp lý cho các thực thể như LLC và công ty cổ phần.

Cách đánh giá một khoản chi có hợp lý hay không

Trước khi phê duyệt một khoản chi kinh doanh, chủ doanh nghiệp nên tự hỏi các câu hỏi thực tế.

• Khoản chi này giải quyết vấn đề gì?
• Nó có làm tăng doanh thu, giảm rủi ro hay cải thiện vận hành không?
• Có lựa chọn nào rẻ hơn không?
• Nó là chi phí định kỳ hay một lần?
• Lợi ích sẽ kéo dài bao lâu?
• Công ty có đủ khả năng chi trả mà không ảnh hưởng đến dòng tiền không?
• Khoản chi này có cần được đối tác, giám đốc hoặc cổ đông phê duyệt không?

Chi tiêu thông minh không có nghĩa là tránh mọi khoản chi. Điều quan trọng là chi tiêu có chủ đích.

Lưu trữ hồ sơ và ghi chép

Hồ sơ đầy đủ là rất cần thiết cho mục đích thuế và kế toán. Doanh nghiệp nên lưu giữ đủ tài liệu để cho thấy khoản chi là gì, phát sinh khi nào, được thanh toán như thế nào và vì sao nó liên quan đến kinh doanh.

Các hồ sơ hữu ích gồm:

• Biên lai
• Hóa đơn
• Hợp đồng
• Sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng
• Nhật ký quãng đường
• Séc đã thanh toán
• Phê duyệt nội bộ cho các khoản mua lớn

Chủ doanh nghiệp nên lưu hồ sơ nhất quán và giữ chúng trong khoảng thời gian phù hợp theo yêu cầu về thuế và pháp lý.

Xử lý thuế đối với chi phí kinh doanh

Một số chi phí kinh doanh có thể được khấu trừ, làm giảm thu nhập chịu thuế. Tuy nhiên, quy tắc khấu trừ phụ thuộc vào loại chi phí, cấu trúc doanh nghiệp và luật thuế.

Các khoản chi được khấu trừ phổ biến có thể gồm:

• Tiền thuê
• Lương và thanh toán cho nhà thầu độc lập
• Quảng cáo
• Phí bảo hiểm
• Phí dịch vụ chuyên môn
• Văn phòng phẩm
• Chi phí đi công tác
• Phí đăng ký phần mềm

Các khoản khác có thể cần được vốn hóa, phân bổ hoặc khấu hao theo thời gian thay vì được khấu trừ toàn bộ ngay lập tức.

Vì quy định thuế thay đổi và các ngoại lệ khá phổ biến, chủ doanh nghiệp nên xác nhận cách xử lý với chuyên gia thuế có đủ năng lực trước khi nộp hồ sơ.

Mẹo quản lý chi phí cho doanh nghiệp mới

Doanh nghiệp mới thường gặp khó khăn về dòng tiền vì chi tiêu bắt đầu trước khi có doanh thu. Một vài thói quen có thể giúp ích.

Lập ngân sách khởi nghiệp

Ước tính chi phí cố định và biến đổi trước khi ra mắt để biết doanh nghiệp cần bao nhiêu tiền mặt để vận hành.

Theo dõi mọi khoản chi từ ngày đầu tiên

Dùng phần mềm kế toán hoặc một sổ ghi chép đơn giản để phân loại chi tiêu một cách nhất quán.

Rà soát các gói đăng ký thường xuyên

Nhiều doanh nghiệp trả tiền cho các công cụ họ không còn dùng nữa. Hủy các dịch vụ không sử dụng có thể giúp tiết kiệm tiền mặt.

Phân biệt chi tiêu cần thiết và chi tiêu tùy ý

Không phải khoản chi nào cũng có mức ưu tiên như nhau. Hãy tập trung trước vào những chi phí giúp doanh nghiệp vận hành hoặc phát triển.

Lập kế hoạch cho thuế và tuân thủ

Một số khoản chi liên quan trực tiếp đến việc thành lập pháp nhân, báo cáo thường niên, giấy phép và tuân thủ liên tục. Những khoản này nên được đưa vào ngân sách hằng năm.

Cấu trúc doanh nghiệp ảnh hưởng đến chi phí như thế nào

Cấu trúc pháp lý của bạn có thể ảnh hưởng đến cách một số khoản chi được xử lý.

• Doanh nghiệp tư nhân thường ghi nhận chi phí kinh doanh trên tờ khai thuế cá nhân của chủ sở hữu.
• LLC có thể có cách xử lý thuế khác nhau tùy theo cách họ được đánh thuế.
• Công ty cổ phần thường có yêu cầu ghi chép và phê duyệt chính thức hơn.

Bất kể cấu trúc nào, việc tách chi tiêu kinh doanh khỏi chi tiêu cá nhân vẫn là một thực hành tốt.

Đối với người sáng lập đang thành lập doanh nghiệp, nền tảng hành chính vững chắc sẽ giúp việc theo dõi chi phí dễ hơn về sau. Điều đó bao gồm việc chọn đúng loại hình pháp nhân, duy trì hồ sơ tuân thủ và sắp xếp tài khoản tài chính ngay từ đầu.

Điểm chính cần nhớ

Chi phí kinh doanh là khoản chi gắn với việc vận hành và phát triển một công ty. Những khoản chi tốt hỗ trợ hoạt động, tạo giá trị hoặc giúp doanh nghiệp duy trì tuân thủ. Ngược lại, chi tiêu kém kế hoạch có thể làm suy yếu dòng tiền và giảm lợi nhuận.

Đối với chủ doanh nghiệp, những điều cốt lõi rất đơn giản:

• Chi tiêu có mục đích.
• Giữ tách biệt tài chính kinh doanh và cá nhân.
• Lưu hồ sơ cho mọi khoản chi lớn.
• Hiểu cách xử lý thuế trước khi yêu cầu khấu trừ.
• Thường xuyên rà soát chi tiêu khi doanh nghiệp phát triển.

Quản lý chi phí tốt bắt đầu từ một cấu trúc tốt. Với chủ doanh nghiệp mới, điều đó có nghĩa là thành lập đúng loại hình pháp nhân, mở các tài khoản riêng và xây dựng hệ thống tổ chức ngay từ đầu.