ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจคืออะไร? คำนิยาม ตัวอย่าง และพื้นฐานด้านภาษี

ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจคือค่าใช้จ่ายที่จำเป็นและเหมาะสมตามปกติซึ่งบริษัทต้องเกิดขึ้นเพื่อดำเนินงาน สร้างรายได้ และปฏิบัติตามข้อกำหนด สำหรับธุรกิจใหม่ การทำความเข้าใจเรื่องค่าใช้จ่ายถือเป็นส่วนสำคัญอย่างยิ่งของการทำบัญชี การวางงบประมาณ และการวางแผนภาษี

ไม่ว่าคุณจะกำลังจัดตั้ง LLC ดำเนินธุรกิจในรูปแบบ corporation หรือบริหารกิจการเจ้าของคนเดียว ค่าใช้จ่ายย่อมส่งผลต่อผลกำไรสุทธิของคุณ นอกจากนี้ยังอาจมีผลต่อจำนวนรายได้ที่ธุรกิจรายงาน รายการหักลดหย่อนที่อาจเรียกร้องได้ และความรอบคอบที่ต้องใช้ในการเก็บใบเสร็จและหลักฐานประกอบ

คู่มือนี้อธิบายว่าค่าใช้จ่ายทางธุรกิจคืออะไร ทำงานอย่างไร ตัวอย่างที่พบบ่อย และเจ้าของธุรกิจควรประเมินอย่างไรให้เหมาะสม

คำนิยามของค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ

ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจคือค่าใช้จ่ายที่จ่ายไปหรือเกิดขึ้นในระหว่างการดำเนินธุรกิจ โดยทั่วไป ค่าใช้จ่ายนั้นควรเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานของธุรกิจมากกว่าการใช้ส่วนตัว

ตัวอย่างได้แก่:

• ค่าเช่าสำนักงาน
• ค่าแรงพนักงาน
• ค่าบริการสมัครใช้งานซอฟต์แวร์
• ค่าใช้จ่ายด้านการตลาด
• ค่าธรรมเนียมวิชาชีพ
• วัสดุและอุปกรณ์ที่ใช้ในการดำเนินงาน

ค่าใช้จ่ายแตกต่างจากการถอนเงินของเจ้าของ ทุนเริ่มต้นธุรกิจ และการลงทุนระยะยาว การเข้าใจหมวดหมู่เหล่านี้อย่างถูกต้องช่วยให้เจ้าของธุรกิจจัดทำบัญชีได้เป็นระเบียบมากขึ้น และหลีกเลี่ยงความผิดพลาดด้านภาษี

ทำไมค่าใช้จ่ายทางธุรกิจจึงสำคัญ

ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจไม่ใช่แค่รายการทางบัญชีเท่านั้น แต่ยังส่งผลต่อสุขภาพทางการเงินของบริษัทในหลายด้าน:

• ช่วยลดรายได้ที่ต้องเสียภาษีเมื่อเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่หักลดหย่อนได้
• แสดงให้เห็นว่าธุรกิจดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่
• ช่วยให้เจ้าของธุรกิจคาดการณ์กระแสเงินสดและค่าใช้จ่ายในอนาคต
• สร้างหลักฐานประกอบการรายงานภาษีและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

สำหรับบริษัทที่เพิ่งก่อตั้ง การติดตามค่าใช้จ่ายควรเริ่มตั้งแต่วันที่ธุรกิจเริ่มใช้เงิน วินัยตั้งแต่ระยะแรกจะช่วยให้งานบัญชีปลายปีง่ายขึ้น และทำให้เจ้าของเห็นภาพกำไรขาดทุนได้ชัดเจนกว่าเดิม

ค่าใช้จ่ายที่จำเป็นและเหมาะสมตามปกติ

โดยทั่วไป IRS จะพิจารณาว่าค่าใช้จ่ายทางธุรกิจเป็นค่าใช้จ่ายที่จำเป็นและเหมาะสมตามปกติหรือไม่

• จำเป็นตามปกติ หมายถึงเป็นสิ่งที่พบได้ทั่วไปและเป็นที่ยอมรับในอุตสาหกรรมของคุณ
• จำเป็นเหมาะสม หมายถึงเป็นสิ่งที่ช่วยเหลือและเหมาะกับธุรกิจของคุณ

ค่าใช้จ่ายไม่จำเป็นต้องเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้จึงจะมีคุณสมบัติ แต่ควรมีความเชื่อมโยงที่สมเหตุสมผลกับการดำเนินธุรกิจ ตัวอย่างเช่น ซอฟต์แวร์บัญชีสำหรับงาน payroll มักอธิบายได้ง่ายกว่ารายการสินค้าฟุ่มเฟือยที่ไม่มีวัตถุประสงค์ทางการดำเนินงาน

เหตุผลนี้เองที่ทำให้เจ้าของธุรกิจควรบันทึกวัตถุประสงค์ทางธุรกิจของค่าใช้จ่ายสำคัญแต่ละรายการไว้เสมอ

ประเภทของค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่พบบ่อย

ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจแตกต่างกันไปตามอุตสาหกรรม แต่หลายบริษัทมีหมวดหมู่คล้ายกัน

1. ค่าใช้จ่ายสำนักงานและธุรการ

เป็นค่าใช้จ่ายที่จำเป็นต่อการดำเนินงานประจำวัน

• ค่าเช่าหรือค่าพื้นที่ coworking
• ค่าสาธารณูปโภค
• ค่าจัดส่งไปรษณีย์
• วัสดุสำนักงาน
• ค่าธรรมเนียมการยื่นเอกสาร
• ค่าพิมพ์และถ่ายเอกสาร

2. ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับพนักงาน

หากธุรกิจของคุณจ้างพนักงาน ต้นทุนแรงงานอาจกลายเป็นหนึ่งในหมวดค่าใช้จ่ายที่ใหญ่ที่สุด

• เงินเดือนและค่าแรงรายชั่วโมง
• ภาษีเงินเดือน
• สวัสดิการพนักงาน
• การฝึกอบรม
• ค่าใช้จ่ายในการสรรหาพนักงาน
• ค่าจ้างผู้รับเหมา

3. ค่าใช้จ่ายด้านเทคโนโลยีและซอฟต์แวร์

ธุรกิจสมัยใหม่พึ่งพาเครื่องมือดิจิทัลอย่างมาก

• ซอฟต์แวร์บัญชี
• เครื่องมือบริหารโครงการ
• ค่าโฮสติ้งเว็บไซต์
• แพลตฟอร์มอีเมล
• เครื่องมือความปลอดภัยไซเบอร์
• ฮาร์ดแวร์ที่ใช้ในการดำเนินธุรกิจ

4. ค่าใช้จ่ายด้านการตลาดและโฆษณา

การเติบโตมักต้องอาศัยการใช้เงินเพื่อดึงดูดลูกค้า

• โฆษณาบนเครื่องมือค้นหา
• โฆษณาบนโซเชียลมีเดีย
• แคมเปญอีเมล
• บริการสร้างแบรนด์
• การออกแบบเว็บไซต์
• สื่อสิ่งพิมพ์

5. ค่าธรรมเนียมบริการวิชาชีพ

เจ้าของธุรกิจจำนวนมากต้องพึ่งพาผู้เชี่ยวชาญภายนอกเพื่อให้ปฏิบัติตามข้อกำหนดและตัดสินใจได้ดีขึ้น

• บริการด้านกฎหมาย
• การจัดทำภาษี
• การทำบัญชี
• ที่ปรึกษา
• บริการ registered agent
• การสนับสนุนด้านใบอนุญาต

6. ค่าใช้จ่ายด้านการเดินทางและการขนส่ง

บางธุรกิจจำเป็นต้องเดินทางเพื่อพบลูกค้า เข้าร่วมงานสัมมนา หรือดูแลการดำเนินงาน

• ค่าเครื่องบิน
• ค่าที่พัก
• ค่าน้ำมันตามระยะทาง
• ค่าที่จอดรถ
• ค่าเดินทางด้วยรถเรียกผ่านแอป
• ค่าอาหารที่เข้าเกณฑ์ตามกฎภาษีที่เกี่ยวข้อง

7. อุปกรณ์และวัสดุสิ้นเปลือง

ธุรกิจอาจต้องใช้เครื่องมือ เครื่องจักร เฟอร์นิเจอร์ หรือวัสดุสิ้นเปลือง

• คอมพิวเตอร์
• เฟอร์นิเจอร์สำนักงาน
• อุปกรณ์การผลิต
• สินค้าคงคลัง
• วัสดุบรรจุภัณฑ์
• อุปกรณ์ทำความสะอาด

ค่าใช้จ่ายกับรายจ่ายลงทุน

การซื้อของแต่ละรายการไม่ได้ถูกจัดการเหมือนกันทั้งหมด บางรายการเป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานปัจจุบัน ขณะที่บางรายการเป็นรายจ่ายลงทุน

โดยทั่วไป ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจคือค่าใช้จ่ายระยะสั้นที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานประจำวัน ส่วนรายจ่ายลงทุนมักเป็นการซื้อสินทรัพย์ขนาดใหญ่ที่ให้คุณค่าในระยะยาว เช่น อุปกรณ์หลัก ปรับปรุงทรัพย์สิน หรือสินทรัพย์ที่มีอายุการใช้งานยาวนาน

การปฏิบัติทางบัญชีและภาษีอาจแตกต่างกัน ดังนั้นเจ้าของธุรกิจไม่ควรคิดว่าการซื้อทุกอย่างจะหักลดหย่อนได้ทันที หากไม่แน่ใจ ควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีหรือผู้ทำบัญชี

ค่าใช้จ่ายกับการใช้เงินส่วนตัว

หนึ่งในข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดของเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กคือการใช้จ่ายส่วนตัวปนกับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ

ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจต้องเป็นค่าใช้จ่ายเพื่อธุรกิจ ไม่ใช่เพื่อเจ้าของส่วนตัว หากรายการใดมีทั้งวัตถุประสงค์ทางธุรกิจและส่วนตัว โดยทั่วไปจะหักได้เฉพาะส่วนที่ใช้เพื่อธุรกิจเท่านั้น

เพื่อให้บันทึกเป็นระเบียบ:

• ใช้บัญชีธนาคารธุรกิจแยกต่างหาก
• ใช้บัตรเครดิตธุรกิจโดยเฉพาะหากทำได้
• หลีกเลี่ยงการจ่ายค่าใช้จ่ายส่วนตัวจากบัญชีธุรกิจ
• เก็บใบเสร็จและบันทึกอธิบายวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ

การแยกบัญชีอย่างชัดเจนช่วยให้งานบัญชีง่ายขึ้น และสนับสนุนการคุ้มครองความรับผิดสำหรับนิติบุคคลอย่าง LLCs และ corporations

วิธีประเมินว่าค่าใช้จ่ายนั้นคุ้มค่าหรือไม่

ก่อนอนุมัติค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ เจ้าของควรถามคำถามเชิงปฏิบัติ

• ค่าใช้จ่ายนี้แก้ปัญหาอะไร
• จะช่วยเพิ่มรายได้ ลดความเสี่ยง หรือปรับปรุงการดำเนินงานหรือไม่
• มีทางเลือกที่ประหยัดกว่านี้หรือไม่
• เป็นค่าใช้จ่ายประจำหรือจ่ายครั้งเดียว
• ประโยชน์จะอยู่ได้นานแค่ไหน
• บริษัทสามารถรับภาระได้โดยไม่กระทบกระแสเงินสดหรือไม่
• ต้องได้รับอนุมัติจากหุ้นส่วน กรรมการ หรือผู้ถือหุ้นหรือไม่

การใช้จ่ายอย่างชาญฉลาดไม่ใช่การหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายทั้งหมด แต่คือการใช้จ่ายอย่างมีเป้าหมาย

เอกสารและการเก็บบันทึก

การมีบันทึกที่เข้มแข็งเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับภาษีและการทำบัญชี ธุรกิจควรเก็บเอกสารให้เพียงพอเพื่อแสดงว่าเป็นค่าใช้จ่ายอะไร เกิดขึ้นเมื่อใด จ่ายอย่างไร และเหตุใดจึงเกี่ยวข้องกับธุรกิจ

เอกสารที่เป็นประโยชน์ ได้แก่:

• ใบเสร็จ
• ใบแจ้งหนี้
• สัญญา
• รายการเดินบัญชีธนาคารและบัตรเครดิต
• บันทึกระยะทาง
• เช็คที่ยกเลิกแล้ว
• การอนุมัติภายในสำหรับการซื้อครั้งใหญ่

เจ้าของธุรกิจควรจัดเก็บบันทึกอย่างสม่ำเสมอและเก็บไว้ตามระยะเวลาที่เหมาะสมตามข้อกำหนดด้านภาษีและกฎหมาย

การจัดการภาษีของค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ

ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจบางรายการอาจหักลดหย่อนได้ ซึ่งช่วยลดรายได้ที่ต้องเสียภาษี อย่างไรก็ตาม กฎการหักลดหย่อนขึ้นอยู่กับประเภทค่าใช้จ่าย โครงสร้างธุรกิจ และกฎหมายภาษี

ค่าใช้จ่ายที่อาจหักลดหย่อนได้ทั่วไป ได้แก่:

• ค่าเช่า
• เงินเดือนและค่าจ้างผู้รับเหมา
• ค่าโฆษณา
• เบี้ยประกัน
• ค่าธรรมเนียมวิชาชีพ
• วัสดุสำนักงาน
• ค่าเดินทางเพื่อธุรกิจ
• ค่าบริการสมัครใช้งานซอฟต์แวร์

ค่าใช้จ่ายบางรายการอาจต้องบันทึกเป็นสินทรัพย์ ตัดจำหน่าย หรือคิดค่าเสื่อมราคาไปตามเวลา แทนที่จะหักได้ทั้งหมดในคราวเดียว

เนื่องจากกฎภาษีมีการเปลี่ยนแปลงและมีข้อยกเว้นอยู่เสมอ เจ้าของธุรกิจควรยืนยันวิธีการจัดการกับผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีที่มีคุณสมบัติก่อนยื่นแบบ

เคล็ดลับการบริหารค่าใช้จ่ายสำหรับธุรกิจใหม่

ธุรกิจใหม่มักเผชิญปัญหากระแสเงินสด เพราะเริ่มใช้จ่ายก่อนมีรายได้ไม่กี่อย่างสามารถช่วยได้

จัดทำงบประมาณเริ่มต้นธุรกิจ

ประมาณค่าใช้จ่ายคงที่และผันแปรก่อนเปิดกิจการ เพื่อให้รู้ว่าธุรกิจต้องใช้เงินเท่าไรในการดำเนินงาน

ติดตามค่าใช้จ่ายทุกบาทตั้งแต่วันแรก

ใช้ซอฟต์แวร์บัญชีหรือสมุดบันทึกอย่างง่ายเพื่อจัดหมวดค่าใช้จ่ายให้สม่ำเสมอ

ทบทวนค่าบริการสมัครใช้งานเป็นประจำ

หลายธุรกิจจ่ายเงินให้เครื่องมือที่ไม่ได้ใช้งานแล้ว การยกเลิกบริการที่ไม่จำเป็นช่วยประหยัดเงินสดได้

แยกค่าใช้จ่ายที่จำเป็นออกจากค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น

ไม่ใช่ทุกค่าใช้จ่ายจะมีลำดับความสำคัญเท่ากัน ให้เริ่มจากต้นทุนที่ทำให้ธุรกิจเดินต่อไปได้หรือช่วยให้เติบโต

วางแผนสำหรับภาษีและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

ค่าใช้จ่ายบางส่วนเกี่ยวข้องโดยตรงกับการจัดตั้งนิติบุคคล การยื่นรายงานประจำปี ใบอนุญาต และการปฏิบัติตามข้อกำหนดต่อเนื่อง ควรรวมรายการเหล่านี้ไว้ในงบประมาณประจำปี

โครงสร้างธุรกิจมีผลต่อค่าใช้จ่ายอย่างไร

โครงสร้างทางกฎหมายของคุณอาจมีผลต่อวิธีจัดการค่าใช้จ่ายบางประเภท

• กิจการเจ้าของคนเดียวมักรายงานค่าใช้จ่ายทางธุรกิจในแบบแสดงรายการภาษีส่วนบุคคลของเจ้าของ
• LLCs อาจมีการจัดเก็บภาษีแตกต่างกันไปตามการเลือกการเสียภาษี
• Corporations มักมีข้อกำหนดด้านการเก็บบันทึกและการอนุมัติที่เป็นทางการมากกว่า

ไม่ว่าโครงสร้างแบบใด การแยกค่าใช้จ่ายทางธุรกิจออกจากค่าใช้จ่ายส่วนตัวก็ยังเป็นแนวปฏิบัติที่ดีที่สุด

สำหรับผู้ก่อตั้งที่กำลังจัดตั้งบริษัท การวางรากฐานด้านการบริหารที่ดีจะช่วยให้การติดตามค่าใช้จ่ายง่ายขึ้นในภายหลัง ซึ่งรวมถึงการเลือกนิติบุคคลที่เหมาะสม การรักษาบันทึกการปฏิบัติตามข้อกำหนด และการจัดระบบบัญชีการเงินตั้งแต่ต้น

ประเด็นสำคัญ

ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจคือค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานและการเติบโตของบริษัท ค่าใช้จ่ายที่ดีจะช่วยสนับสนุนการดำเนินงาน สร้างคุณค่า หรือช่วยให้ธุรกิจปฏิบัติตามข้อกำหนดได้ ในทางกลับกัน การใช้จ่ายที่วางแผนไม่ดีอาจทำให้กระแสเงินสดอ่อนแอและลดความสามารถในการทำกำไร

สำหรับเจ้าของธุรกิจ สิ่งสำคัญมีดังนี้:

• ใช้จ่ายอย่างมีเป้าหมาย
• แยกการเงินของธุรกิจและส่วนตัวออกจากกัน
• เก็บบันทึกค่าใช้จ่ายสำคัญทุกครั้ง
• เข้าใจการจัดการภาษีก่อนขอหักลดหย่อน
• ทบทวนการใช้จ่ายอย่างสม่ำเสมอเมื่อธุรกิจเติบโต

การบริหารค่าใช้จ่ายอย่างมีประสิทธิภาพเริ่มต้นจากโครงสร้างที่ดี สำหรับเจ้าของธุรกิจใหม่ นั่นหมายถึงการเลือกนิติบุคคลที่เหมาะสม เปิดบัญชีแยกเฉพาะ และสร้างระบบที่เป็นระเบียบตั้งแต่เริ่มต้น