Detrazioni fiscali per LLC e corporation: 12 modi legali per ridurre le tasse aziendali

Scegliere la struttura giusta è solo l’inizio. I veri risparmi fiscali arrivano quando la struttura, la contabilità e le regole di rimborso sono allineate ai requisiti dell’IRS. Un’impostazione ordinata rende più semplice richiedere deduzioni legittime, evitare spese non deducibili e dimostrare la propria posizione se l’IRS dovesse chiedere documentazione.

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Come vengono tassate LLC e corporation

Prima di pensare alle detrazioni, devi capire come l’IRS inquadra l’impresa. Il trattamento fiscale predefinito di una LLC dipende dal numero di proprietari e tale classificazione influisce sulla dichiarazione da presentare e sulle deduzioni disponibili a livello di entità.

Una LLC con un solo socio è generalmente trattata come entità disregarded ai fini dell’imposta federale sul reddito, salvo che non opti per il trattamento come corporation. Una LLC con più soci è generalmente trattata come partnership, salvo che non opti per il trattamento come corporation. Un’attività idonea può inoltre scegliere lo status di S corporation presentando il Form 2553.

Questo è importante perché una classificazione fiscale errata può rendere più difficile rivendicare una deduzione legittima, oppure può far tassare il reddito in modo meno efficiente del necessario.

1. Scegli presto la corretta elezione fiscale dell’entità

Per molti imprenditori, la differenza fiscale più grande non è una categoria di spesa specifica. È la scelta dell’entità stessa.

Una LLC può restare un’entità pass-through, optare per il trattamento come C corporation con il Form 8832 oppure, se idonea, scegliere lo status di S corporation con il Form 2553. La scelta giusta dipende dal livello di profitto, dalla retribuzione del titolare, dai piani di crescita e dal fatto che l’azienda intenda o meno trattenere utili.

Alcuni punti pratici:

• Una struttura pass-through può essere semplice e flessibile, ma i titolari attivi possono dover pagare l’imposta sul lavoro autonomo sugli utili aziendali, secondo le regole applicabili a quel tipo di entità.
• Una S corporation può ridurre l’esposizione all’imposta sul lavoro autonomo sulle distribuzioni, ma solo se payroll e retribuzione ragionevole sono gestiti correttamente.
• Una C corporation paga attualmente l’imposta federale sul reddito con aliquota fissa del 21% sul reddito imponibile, ma i dividendi distribuiti ai soci possono generare un secondo livello di imposizione.

La struttura migliore è quella che funziona per l’insieme, non solo per una singola deduzione.

2. Deduci le spese operative ordinarie e necessarie

L’IRS consente la deduzione delle spese ordinarie e necessarie sostenute per gestire un’attività commerciale. Questa regola generale è la base di quasi tutte le deduzioni aziendali.

Le spese operative deducibili più comuni includono spesso:

• Affitto dell’ufficio o costi dello spazio di lavoro
• Commissioni per l’elaborazione delle buste paga
• Servizi di contabilità e bookkeeping
• Costi legali e di mantenimento dell’entità
• Abbonamenti software e SaaS
• Internet e telefono usati per l’attività
• Marketing e pubblicità
• Spedizione, francobolli e costi di consegna
• Cancelleria e piccole attrezzature
• Premi assicurativi aziendali
• Commissioni bancarie e costi di elaborazione dei pagamenti

La chiave è separare la parte aziendale da qualsiasi uso personale. Se una spesa è in parte personale, in genere è deducibile solo la quota aziendale.

3. Usa un accountable plan per i rimborsi

Se la tua corporation paga spese del proprietario o dei dipendenti, un accountable plan può trasformare spese disordinate in deduzioni pulite.

Con un accountable plan correttamente strutturato, i rimborsi per spese aziendali documentate non sono generalmente trattati come salario. Questo può essere particolarmente utile per:

• Rimborsi chilometrici
• Costi di viaggio
• Rimborsi per home office
• Materiali acquistati di tasca propria
• Internet, telefono e attrezzature usati per lavoro

Per mantenere valido un accountable plan, l’impresa dovrebbe richiedere la prova della spesa, confermarne la finalità aziendale e richiedere la restituzione di eventuali anticipi eccedenti.

Questo è uno degli strumenti fiscali più pratici disponibili per le corporation perché supporta le deduzioni mantenendo più ordinata la rendicontazione payroll.

4. Richiedi correttamente la detrazione per l’home office

Un home office può essere deducibile, ma solo se soddisfa i requisiti dell’IRS.

In generale, lo spazio deve essere usato in modo esclusivo e regolare per l’attività. Un tavolo della cucina, una stanza degli ospiti o un’area di lavoro occasionale di solito non qualificano. Una stanza separata usata solo per il lavoro spesso sì.

Esistono due metodi comuni:

• Metodo ordinario: ripartire le spese effettive della casa, come affitto, interessi del mutuo, assicurazione, utenze, riparazioni e ammortamento, in base all’uso aziendale.
• Metodo semplificato: usare l’opzione semplificata dell’IRS, che in genere consente 5 dollari per piede quadrato fino a 300 piedi quadrati.

Il metodo semplificato è più semplice, ma non consente l’ammortamento per quella parte dell’abitazione e non genera in seguito recupero di ammortamento.

Limitazione importante: in genere i dipendenti non possono dedurre le spese non rimborsate dell’home office nella dichiarazione personale secondo la normativa attuale. Per i titolari-dipendenti, spesso l’approccio migliore è usare la struttura corretta dell’entità e, dove appropriato, un accountable plan.

5. Tieni separati i costi di veicoli, viaggi e pasti

I costi di veicoli, viaggi e pasti sono deduzioni comuni, ma sono anche obiettivi frequenti in caso di controllo fiscale perché spesso vengono mescolate spese aziendali e personali.

Per i veicoli, l’impresa può solitamente dedurre:

• Il chilometraggio standard, se idoneo, oppure
• Le spese effettive, come carburante, riparazioni, assicurazione, ammortamento, rate di leasing e costi di immatricolazione, ripartite in base all’uso aziendale

Per i viaggi, le spese devono generalmente essere ordinarie, necessarie e sostenute quando si è lontani da casa per motivi di lavoro.

Per i pasti, la regola generale è più restrittiva. I pasti aziendali sono di solito deducibili al 50% quando è presente il contribuente o un dipendente, il pasto non è sontuoso o eccessivo e il pasto ha una valida finalità aziendale. Le spese di intrattenimento, invece, in genere non sono deducibili.

Qui la documentazione è fondamentale. Conserva:

• Data e luogo
• Finalità aziendale
• Persone presenti
• Registro dei chilometri o dettagli del viaggio
• Ricevute dettagliate

Più chiara è la documentazione, più facile sarà sostenere la deduzione.

6. Controlla ammortamento e opzioni di expensing

Molte imprese possono recuperare il costo di attrezzature, software, arredi e alcuni miglioramenti più velocemente che deducendo l’intero importo in molti anni.

A seconda del bene e delle regole fiscali in vigore, l’impresa può essere in grado di usare:

• Expensing secondo la Sezione 179
• Bonus depreciation
• Ammortamento MACRS ordinario

Questa area cambia spesso e dipende dalla percentuale di uso aziendale, dal tipo di bene e dai limiti annuali. Un acquisto che sembra un semplice bene da ufficio può avere un effetto fiscale molto diverso a seconda che venga trattato come spesa corrente, bene ammortizzabile o bene ad uso misto.

Regola pratica: prima di acquistare attrezzature importanti, verifica come verranno contabilizzate e se l’impresa può realmente utilizzare la deduzione nell’anno dell’acquisto.

7. Deduci correttamente i costi di avvio e organizzativi

La costituzione non deve per forza essere un costo completamente perso.

Alcuni costi di avvio e organizzativi possono essere dedotti o ammortizzati, nel rispetto dei limiti IRS e del tipo di spesa. Questi possono includere determinati onorari legali, tasse di deposito statali, costi di impostazione contabile e spese sostenute prima dell’inizio dell’attività operativa.

La distinzione importante è tra:

• Costi di avvio o organizzativi che possono essere dedotti o ammortizzati, e
• Spese in conto capitale che devono essere trattate diversamente

Le imprese dovrebbero tenere separati i costi pre-apertura dalle spese operative quotidiane. In questo modo è più semplice applicare il trattamento corretto in seguito ed evitare di confondere per errore le spese di costituzione con le deduzioni ordinarie.

8. Non trascurare assicurazioni, quote associative, abbonamenti e spese professionali

Gli imprenditori spesso trascurano le spese ricorrenti più piccole perché sembrano routine. Nell’arco di un anno, però, si sommano.

Le deduzioni comuni in questa categoria includono:

• Assicurazione di responsabilità civile generale
• Assicurazione professionale
• Assicurazione contro gli infortuni sul lavoro
• Assicurazione per la cybersecurity
• Assicurazione sui beni aziendali
• Anticipi legali e costi di preparazione delle imposte aziendali
• Software di contabilità e payroll
• Costi del registered agent
• Pubblicazioni e abbonamenti di settore
• Quote di associazioni di categoria quando sono collegate all’attività

La regola resta la stessa: la spesa deve essere collegata all’attività e non all’uso personale.

9. Usa i piani pensionistici per ridurre il reddito imponibile

I piani pensionistici fanno più che aiutare i titolari a risparmiare per il futuro. Possono anche generare deduzioni aziendali significative.

A seconda del tipo di piano, i contributi del datore di lavoro possono essere deducibili e i versamenti del dipendente possono ridurre il reddito imponibile corrente. Le opzioni più comuni includono:

• SEP IRA
• SIMPLE IRA
• Solo 401(k)
• 401(k) tradizionale per team più numerosi

Il piano migliore dipende dal flusso di cassa, dal numero di dipendenti e da quanto il titolare desidera contribuire. Per alcune società, un piano pensionistico è uno dei modi più efficaci per trasformare gli utili in un beneficio fiscalmente agevolato invece che in reddito pienamente imponibile.

10. Gestisci con attenzione compensi del proprietario e benefit sanitari

Questa è un’area in cui il tipo di entità conta molto.

In una C corporation, i compensi e i benefit sono in genere strutturati tramite payroll e regole sui benefit dei dipendenti. In una S corporation, i soci dipendenti devono normalmente ricevere una compensazione ragionevole tramite payroll prima di prendere ulteriori distribuzioni di utili.

Questo significa che l’impresa non dovrebbe presumere che tutti i pagamenti al proprietario vengano trattati allo stesso modo. Assicurazione sanitaria, fringe benefit, rimborsi e imposte payroll possono tutti cambiare in base all’entità e al ruolo del proprietario.

Se un’impresa eroga i benefit nel modo sbagliato, può perdere deduzioni o creare compensi tassabili dove non era previsto.

11. Non ignorare le regole sui regali aziendali e sulle spese rivolte ai clienti

I regali ai clienti e l’ospitalità possono essere deducibili, ma le regole sono più ristrette di quanto molti titolari si aspettino.

Secondo le linee guida IRS, i regali aziendali sono generalmente limitati a 25 dollari per persona all’anno, con alcune eccezioni per costi accessori come spedizione o incisione che non aggiungono valore sostanziale. Gli articoli che sembrano intrattenimento vengono di solito trattati come intrattenimento e non come regali, e l’intrattenimento in genere non è deducibile.

Se acquisti pasti durante incontri con clienti, separa questi costi dall’intrattenimento quando possibile e conserva il conto dettagliato. Più una ricevuta mostra chiaramente una spesa per pasto, più facile sarà difenderla.

12. Tieni i registri come se ti aspettassi una domanda in seguito

Una buona documentazione non è un lusso contabile. È la differenza tra una deduzione supportata e una deduzione disconosciuta.

Al minimo, conserva:

• Estratti conto bancari e carte di credito aziendali
• Ricevute dettagliate
• Registri chilometrici
• Fatture e contratti
• Registri payroll
• Copie delle elezioni fiscali e delle dichiarazioni presentate
• Verbali del consiglio o approvazioni scritte per le corporation
• Documentazione dei rimborsi nell’ambito degli accountable plan

La dichiarazione dei redditi è solo una parte della storia. I documenti di supporto sono ciò che rende la deduzione solida nel tempo.

Errori comuni che cancellano il risparmio fiscale

Alcuni errori ricorrenti fanno perdere deduzioni agli imprenditori o attirano problemi con l’IRS:

• Mescolare spese personali e aziendali nello stesso conto
• Classificare l’intrattenimento come spesa per pasti
• Richiedere la deduzione per l’home office senza uso esclusivo per l’attività
• Dimenticare di documentare il chilometraggio o la finalità del viaggio
• Scegliere un’elezione S corp o C corp senza pianificazione payroll
• Non separare i rimborsi dai salari
• Non collegare la spesa alla corretta dichiarazione fiscale

Se la tua contabilità è debole, di solito lo sarà anche la dichiarazione fiscale.

Perché costituzione e compliance sono importanti

Una strategia fiscale funziona meglio quando l’impresa è costituita correttamente e mantiene una buona standing. È qui che può aiutare un servizio di formazione. Zenind offre ai titolari di impresa un punto di partenza più ordinato, aiutandoli a costituire una LLC o una corporation e a rimanere organizzati con gli adempimenti e le attività di compliance che supportano la struttura fiscale.

Questo non sostituisce un professionista fiscale, ma riduce il caos che spesso porta i titolari a perdere deduzioni o a presentare le dichiarazioni nel modo sbagliato.

Riferimenti IRS utili

• Informazioni sul Form 8832, elezione di classificazione dell’entità
• Informazioni sul Form 2553, elezione da parte di una small business corporation
• Filing di LLC come corporation o partnership
• Publication 463, spese di viaggio, regali e auto
• Publication 587, uso aziendale dell’abitazione
• Publication 542, corporations
• Publication 583, avvio di un’attività e conservazione dei registri
• Crediti e deduzioni per le imprese

I maggiori vantaggi fiscali arrivano di solito da tre cose: l’entità giusta, registri puliti e un monitoraggio disciplinato delle spese. Se fai bene questi elementi, le deduzioni diventano molto più facili da richiedere e da difendere.