Кәсіпкерлер өздерінің істер тізімін шын мәнінде орындап шығудың 10 практикалық жолы

Кәсіпкерлердің жұмыс күні сирек жағдайда ұқыпты, алдын ала болжанатын болып келеді. Бір сағат клиент сұрақтарына, келесі сағат шот жазуға, қалған уақыт жоспарлауға, операцияларға, сәйкестікке немесе маркетингке кетіп қалуы мүмкін. Егер сіз бизнес құрып жатсаңыз, істер тізімі жай ғана үй шаруаларының тізімі емес. Бұл сіздің компанияңызды алға жылжытып отыратын жұмыс жүйесі.

Мәселе әдетте күш салудың жетіспеуінде емес. Негізгі қиындық бір уақытта тым көп басымдықтың бәсекеге түсуінен туындайтын кедергілерде. Мұның шешімі күн сайын ұзағырақ әрі қаттырақ жұмыс істеу емес. Ол - көбірек құрылыммен, айқынырақ басымдықтармен және жақсы әдеттермен жұмыс істеу.

Төменде істер тізіміңізді жүйелі түрде орындап, ең маңызды жұмыстарда тұрақты ілгерілеуге көмектесетін 10 практикалық жол берілген.

1. Бүкіл тізімнен емес, бір тапсырмадан бастаңыз

Ұзақ тізім жалған шұғылдық сезімін тудыруы мүмкін. Бәрі бірдей маңызды болып көрінеді, сондықтан бастау әрекетін кейінге қалдыру оңай.

Күніңізді бастамай тұрып бүкіл жоспарыңызды реттеуге тырыспаңыз. Бір тапсырманы таңдап, соны бастаңыз. Импульс маңызды. Алғашқы тапсырма жүріп кеткеннен кейін, келесі шешім оңайырақ болады және тізім абстрактілі болып көрінбейді.

Пайдалы қағида қарапайым: егер алғашқы қадамды екі минут ішінде орындауға болса, алдымен соны жасаңыз. Файлды ашу, хаттың жобасын жазу немесе келесі қадамды белгілеу көбіне сізді тежеп тұрған қарсылықты бұзады.

2. Нақты шоғырланған уақыт аралықтарымен жұмыс істеңіз

Көптеген кәсіпкерлердің бірізді сегіз сағаттық бос уақыты болмайды. Оларда кездесулердің, қоңыраулардың және күнделікті үзілістердің арасындағы қысқа уақыт аралықтары бар.

Сол уақыттарды мақсатты түрде пайдаланыңыз. 45-90 минутты бір жұмыс түріне арнап, сол уақытты алаңдатулардан қорғаңыз. Шоғырланған уақыт аралығында тек бір санаттағы жұмысқа назар аударыңыз, мысалы, жазу, клиенттермен байланыс, бухгалтерия немесе жоспарлау.

Қысқа әрі мақсатты уақыт аралықтары көбіне ашық аяқталмаған жұмыс сессиясынан тиімдірек болады, өйткені олар шаршатпайтын шұғылдық сезімін қалыптастырады.

3. Тізіміңіз шынайы болсын

Істер тізімі сіздің мінсіз аптада істегіңіз келетін нәрсені емес, қолыңыздағы уақытта шын мәнінде атқаруға болатын істерді көрсетуі керек.

Тізіміңізді күн сайын қарап, маңызын жоғалтқан тармақтарды алып тастаңыз. Төмен басымдықтағы тапсырмаларды кейінірекке шегеріңіз. Егер тапсырма кіріске, қызмет сапасына, сәйкестікке немесе шұғыл мерзімге тікелей әсер етпесе, оның бүгінгі тізімде орны болмауы мүмкін.

Шынайы жоспарлау көңіл күйді тұрақтандырады. Сондай-ақ ол шұғыл істер мен жай ғана назарды бөлетін нәрселердің айырмасын көруге көмектеседі.

4. Сіздің ең мықты энергияңызға лайық жұмысты анықтаңыз

Әр жұмыс күнінде зейін ең күшті болатын уақыт болады. Көп адамдар үшін бұл таңертең болады. Басқалар үшін түстен кейін немесе кешкісін болуы мүмкін.

Ең көп шоғырлануды қажет ететін тапсырманы сол ең жоғары энергия уақытына қойыңыз. Бұл ұсыныс, қаржылық шолу, стратегиялық шешім немесе маңызды клиентпен байланыс болуы мүмкін.

Ең күшті энергияңызды кейінірек төменірек ақыл-ой күшін қажет ететін жұмыстарға жұмсамаңыз.

5. Қайта жинақталу керек кезде ұсақ тапсырмаларды тазартыңыз

Кейде ең үлкен кедергі негізгі жоба емес. Ол - назар аударуды талап ететін аяқталмаған ұсақ істердің жиынтығы.

Өзіңізді психологиялық тұрғыдан ауыр сезінгенде, тізіміңізден бірнеше тез бітетін тапсырманы орындап тастаңыз. Кейінге қалдырған жауабыңызды жіберіңіз, шотты төлеңіз, қоңырауды жоспарлаңыз немесе құжатты реттеңіз. Бірнеше шағын жеңіс мидағы артық жүктемені азайтып, үлкен тапсырмаға қайта оралуды жеңілдетеді.

Бұл әсіресе күнінің көп бөлігін клиент сұраныстары, бизнес операциялары және әкімшілік жұмыстар арасында ауысып өткізетін негізін қалаушылар үшін пайдалы.

6. Өту рәсімін қалыптастырыңыз

Күніңізде құрылым болмаса, бір режимнен екіншісіне ауысу қиын.

Сіздің өту рәсіміңіз мыналарды қамтуы мүмкін:

• Үстеліңізді жинау
• Күннің ең маңызды үш басымдығын қарап шығу
• Қатысы жоқ браузер қойындыларын жабу
• Телефонды белгілі уақытқа үнсіз режимге қою
• Қиындығы төмен, бастауға жеңіл тапсырмадан бастау

Мақсат - жұмыстың басталуын болжамды ету. Рәсім танысқа айналған сайын, бастаудың өзі аз күшті қажет етеді.

7. Назарды қажетсіз үзілістерден қорғаңыз

Әрбір хабарландыруға бірдей басымдық берілсе, істер тізімі нәтиже бермейді.

Егер сіз үнемі хабарламаларға, ескертулерге және ұсақ сұрауларға жауап беріп отырсаңыз, маңызды істерді аяқтау қиын болады. Назарға шектеу қойыңыз. Электрондық поштаны белгілі уақыттарда ғана тексеріңіз. Маңызды емес хабарландыруларды өшіріңіз. Қажет болса, шұғыл байланыс үшін бөлек терезе қолданыңыз.

Сізге бүкіл күн бойы жоғалып кетудің қажеті жоқ. Тек бизнесті алға жылжытатын жұмысты аяқтауға жеткілікті үздіксіз уақыт қажет.

8. Шаршап қалмай тұрып үзіліс жасаңыз

Тоқтаусыз алға ұмтылу өнімді сияқты көрінуі мүмкін, бірақ ол көбіне ойлауды баяулатып, шешім сапасын төмендетеді.

Үзіліс - бәрін бітіргеннен кейінгі сыйлық емес. Ол - күні бойы тиімділікті сақтауға көмектесетін жүйенің бір бөлігі. Тұрыңыз, жүріңіз, созылыңыз, су ішіңіз немесе экраннан бірнеше минутқа алыстаңыз.

Егер ойыңыз тұрып қалса, қысқа үзіліс бір тапсырмаға ұзақ қарап отырудан әлдеқайда пайдалы болуы мүмкін.

9. Өзіңізге сай сыйақыны пайдаланыңыз

Егер әр тапсырма жүк сияқты сезілсе, ынта тез төмендейді. Орындауды жақсартудың бір жолы - аяқталған жұмысқа шағын сыйақы байлау.

Сыйақы күрделі болудың қажеті жоқ. Ол сүйікті кофе, қысқа серуен, подкаст эпизоды немесе өзіңізге ұнайтын бірнеше минуттық әрекет болуы мүмкін. Мұндағы мақсат - миыңызға еңбектің нәтижесі бар екенін анық көрсету.

Сыйақы қаншалықты тұрақты болса, әдетті қайталау соншалықты жеңілдейді.

10. Уақытыңыздың нақты қайда кететінін бақылаңыз

Көптеген кәсіпкерлер контекст ауыстыруға қанша уақыт кететінін төмен бағалайды. Мұндағы бірнеше минут сол күйі жиналып, тез арада көп уақытқа айналады.

Бір апта бойы күніңізді қалай өткізетініңізді қысқаша жазып жүріңіз. Мынадай үлгілерді байқай аласыз:

• Төмен құндылықтағы әкімшілік жұмысқа тым көп уақыт кетуі
• Бір дереккөзден қайта-қайта үзілу
• Тапсырмалардың күткеннен әлдеқайда ұзаққа созылуы
• Техникалық тұрғыда жұмыс істеп жүргендей болып, бірақ ілгерілемейтін ұзақ аралықтар

Мұндай ақпарат жақсы шешім қабылдауға көмектеседі. Ол қай жерде жұмысты тапсыру, автоматтандыру, топтастыру немесе мүлдем алып тастау керегін көрсете алады.

Тізім бизнесті басқарсын, сізді басқармасын

Негізін қалаушылар мен шағын бизнес иелері үшін өнімділік күн сайын көбірек тапсырма сыйғызу деген сөз емес. Бұл уақытыңыздың дұрыс жұмысқа жұмсалуын қамтамасыз ету дегенді білдіреді.

Оған клиенттерге қызмет көрсету және кірісті өсіру сияқты көзге көрінетін жұмыстар, сондай-ақ бизнес тұрақты болуына көмектесетін, мысалы, құрылымдық талаптар, өтінімдер және сәйкестік мерзімдері секілді көзге көрінбейтін жұмыстар да кіреді.

Күніңізден қажетсіз кедергілерді алып тастағанда, істер тізімін басқару жеңілдейді. Сіз жақсырақ шешім қабылдайсыз, маңызды жұмысты көбірек аяқтайсыз және бір мезетте бәріне жауап беруге аз энергия жұмсайсыз.

Zenind кәсіпкерлерге бизнес құру және сәйкестік міндеттерін реттеуге көмектеседі, сол арқылы олар назардың көбірек бөлігін компанияны дамытуға бағыттай алады.

Қарапайым күнделікті қайта баптау

Егер осы идеяларды бірден қолданудың практикалық жолын қаласаңыз, әр жұмыс күнінің соңында мынаны жасап көріңіз:

1. Аяқталған істерді қарап шығыңыз
2. Енді шұғыл емес нәрселерді алып тастаңыз немесе кейінге қалдырыңыз
3. Ертеңге арналған ең маңызды үш басымдықты анықтаңыз
4. Ең қиын тапсырмаға уақыт бөліңіз
5. Өзіңізге бастау үшін анық нүкте қалдырыңыз

Бұл бес қадамнан тұратын қайта баптау бірнеше минут қана алады, бірақ келесі күні іске қаншалықты тез кірісетініңізге айтарлықтай әсер етеді.

Қорытынды ой

Бизнес жүргізіп отырған кезде істер тізімінің көп болуы қалыпты жағдай. Мақсат оны жою емес. Мақсат - күйіп кетпей, дұрыс жұмыстарды орындауға көмектесетін жүйе құру.

Кішірек бастаңыз. Уақытты блоктармен бөліңіз. Назарыңызды қорғаңыз. Уақытыңызды бақылаңыз. Және тізіміңізді шынымен маңызды нәрселерге сай етіп үнемі түзетіп отырыңыз. Әсіресе күн сайын назарыңызды қажет ететін бір нәрсе құрып жатқанда, тұрақтылық қарқыннан маңыздырақ.