10 วิธีปฏิบัติที่ช่วยให้ผู้ประกอบการจัดการรายการสิ่งที่ต้องทำได้จริง

ผู้ประกอบการแทบไม่มีวันที่เป็นระเบียบและคาดเดาได้แบบลงตัว หนึ่งชั่วโมงอาจหมดไปกับคำถามจากลูกค้า อีกชั่วโมงอาจใช้ไปกับการออกใบแจ้งหนี้ และช่วงเวลาที่เหลือก็อาจถูกใช้ไปกับการวางแผน การดำเนินงาน การปฏิบัติตามข้อกำหนด หรือการตลาด หากคุณกำลังสร้างธุรกิจ รายการสิ่งที่ต้องทำของคุณไม่ใช่แค่รายการงานจิปาถะ แต่เป็นระบบที่ช่วยให้บริษัทเดินหน้าต่อไปได้

ปัญหาโดยมากไม่ใช่การขาดความพยายาม แต่คือแรงเสียดทานจากหลายสิ่งที่ต้องจัดลำดับพร้อมกัน วิธีแก้ไม่ใช่การทำงานนานขึ้นและหนักขึ้นทุกวัน แต่คือการทำงานด้วยโครงสร้างที่ดีขึ้น การจัดลำดับความสำคัญที่ชัดเจนขึ้น และนิสัยการทำงานที่เหมาะสมขึ้น

ด้านล่างนี้คือ 10 วิธีปฏิบัติที่จะช่วยให้คุณจัดการรายการสิ่งที่ต้องทำได้สม่ำเสมอมากขึ้น และเดินหน้าไปกับงานสำคัญได้มั่นคงกว่าเดิม

1. เริ่มจากหนึ่งงาน ไม่ใช่ทั้งรายการ

รายการงานที่ยาวมากอาจสร้างความรู้สึกเร่งด่วนที่ไม่ตรงกับความจริง ทุกอย่างดูสำคัญเท่ากันหมด จนกลายเป็นเรื่องง่ายที่จะผัดวันประกันพรุ่งและไม่เริ่มทำอะไรเลย

แทนที่จะพยายามจัดระเบียบทั้งวันก่อนเริ่มงาน ให้เลือกหนึ่งงานแล้วลงมือทำก่อน แรงส่งมีความสำคัญ เมื่อคุณเริ่มงานแรกได้แล้ว การตัดสินใจงานถัดไปจะง่ายขึ้น และรายการงานจะไม่ดูเป็นเรื่องนามธรรมอีกต่อไป

กฎที่ใช้ได้จริงคือ ถ้าคุณทำขั้นตอนแรกให้เสร็จได้ภายในสองนาที ให้เริ่มจากตรงนั้นก่อน การเปิดไฟล์ ร่างอีเมล หรือวางโครงขั้นตอนถัดไป มักช่วยลดแรงต้านที่ทำให้คุณติดอยู่กับที่ได้

2. ทำงานเป็นช่วงแบบมีสมาธิ

ผู้ประกอบการส่วนใหญ่ไม่มีเวลาว่างต่อเนื่องยาวแปดชั่วโมง สิ่งที่มีคือช่วงเวลาสั้น ๆ คั่นระหว่างการประชุม การโทร และสิ่งรบกวนประจำวัน

ใช้ช่วงเวลาเหล่านั้นอย่างตั้งใจ แบ่งเวลา 45 ถึง 90 นาทีสำหรับงานประเภทเดียว และปกป้องเวลานั้นจากสิ่งรบกวน ระหว่างช่วงทำงานแบบมีสมาธิ ให้โฟกัสเพียงหมวดเดียว เช่น การเขียน การติดตามลูกค้า การทำบัญชี หรือการวางแผน

ช่วงเวลาสั้น ๆ ที่ตั้งใจใช้ให้คุ้ม มักมีประสิทธิภาพกว่าการนั่งทำงานแบบไม่กำหนดกรอบ เพราะช่วยสร้างความเร่งโดยไม่ทำให้หมดแรง

3. ทำให้รายการงานสมเหตุสมผล

รายการสิ่งที่ต้องทำควรสะท้อนสิ่งที่ทำได้จริงในเวลาที่คุณมี ไม่ใช่สิ่งที่คุณหวังว่าจะทำได้ในสัปดาห์ที่สมบูรณ์แบบ

ทบทวนรายการทุกวัน และตัดรายการที่ไม่เกี่ยวข้องแล้วออก ย้ายงานที่มีลำดับความสำคัญต่ำไปเป็นรายการรอบถัดไป หากงานใดไม่ช่วยเรื่องรายได้ คุณภาพการบริการ การปฏิบัติตามข้อกำหนด หรือเดดไลน์เร่งด่วน งานนั้นอาจไม่ควรอยู่ในรายการของวันนี้

การวางแผนที่สมเหตุสมผลช่วยลดความหงุดหงิด และยังช่วยให้คุณแยกออกระหว่างงานเร่งด่วนกับงานที่แค่ทำให้เสียสมาธิ

4. เลือกว่างานไหนควรใช้พลังดีที่สุดของคุณ

แต่ละวันมีช่วงที่สมาธิของคุณดีที่สุด สำหรับหลายคนคือช่วงเช้า สำหรับบางคนอาจเป็นหลังอาหารกลางวันหรือช่วงบ่ายแก่ ๆ

ให้นำงานที่ต้องใช้สมาธิมากที่สุดไปไว้ในช่วงพลังงานสูงสุดของคุณ งานนั้นอาจเป็นข้อเสนอทางธุรกิจ การทบทวนการเงิน การตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ หรือการสื่อสารสำคัญกับลูกค้า

อย่าใช้พลังที่ดีที่สุดของคุณไปกับงานที่ทำทีหลังได้ด้วยแรงทางความคิดน้อยกว่า

5. เคลียร์งานเล็ก ๆ เมื่อคุณต้องการรีเซ็ต

บางครั้งอุปสรรคที่ใหญ่ที่สุดไม่ใช่โปรเจกต์หลัก แต่คือกลุ่มงานเล็ก ๆ ที่ยังค้างอยู่และแย่งความสนใจไป

เมื่อรู้สึกว่าหัวตื้อหรือรับภาระทางความคิดมากเกินไป ให้เคลียร์งานง่าย ๆ สักสองสามอย่างออกจากรายการ ส่งคำตอบที่เลื่อนมานาน ชำระใบแจ้งหนี้ นัดหมายโทรคุย หรือจัดเก็บเอกสารให้เรียบร้อย การได้ชัยชนะเล็ก ๆ หลายครั้งช่วยลดความรกในหัว และทำให้กลับไปทำงานใหญ่ได้ง่ายขึ้น

วิธีนี้เหมาะมากสำหรับผู้ก่อตั้งที่ต้องสลับไปมาระหว่างความต้องการของลูกค้า การดำเนินงานของธุรกิจ และงานธุรการตลอดทั้งวัน

6. สร้างกิจวัตรสำหรับการเปลี่ยนโหมด

การเปลี่ยนจากโหมดหนึ่งไปอีกโหมดหนึ่งทำได้ยาก หากวันของคุณไม่มีโครงสร้าง กิจวัตรง่าย ๆ จะช่วยให้สมองรับรู้ว่าถึงเวลาทำงานแล้ว

กิจวัตรก่อนเริ่มงานของคุณอาจรวมถึง:

• จัดโต๊ะให้โล่ง
• ทบทวน 3 งานสำคัญของวัน
• ปิดแท็บเบราว์เซอร์ที่ไม่เกี่ยวข้อง
• ตั้งโทรศัพท์เป็นโหมดเงียบในช่วงเวลาที่กำหนด
• เริ่มจากงานเล็กที่ทำได้ง่ายก่อน

เป้าหมายคือทำให้การเริ่มงานคาดเดาได้ เมื่อกิจวัตรคุ้นเคยขึ้น การเริ่มลงมือจะใช้แรงน้อยลง

7. ปกป้องความสนใจจากสิ่งรบกวนที่ไม่จำเป็น

รายการสิ่งที่ต้องทำจะล้มเหลว หากทุกการแจ้งเตือนได้รับความสำคัญเท่ากัน

ถ้าคุณต้องตอบสนองต่อข้อความ การแจ้งเตือน และคำขอเล็ก ๆ ตลอดเวลา จะเป็นเรื่องยากมากที่จะทำงานสำคัญให้เสร็จ ตั้งขอบเขตให้ความสนใจของคุณ ตรวจอีเมลเป็นรอบ ๆ ปิดการแจ้งเตือนที่ไม่จำเป็น และใช้หน้าต่างสื่อสารแยกต่างหากสำหรับเรื่องเร่งด่วนหากจำเป็น

คุณไม่จำเป็นต้องหายไปทั้งวัน แค่ต้องมีช่วงเวลาที่ไม่มีอะไรมาขัดจังหวะมากพอให้ทำงานที่พาธุรกิจไปข้างหน้าได้จริง

8. พักก่อนที่คุณจะหมดแรง

การฝืนทำงานต่อเนื่องอาจดูเหมือนมีประสิทธิภาพ แต่โดยมากจะนำไปสู่การคิดช้าลงและการตัดสินใจที่คุณภาพลดลง

การพักไม่ใช่รางวัลหลังจากทำทุกอย่างเสร็จ แต่เป็นส่วนหนึ่งของระบบที่ช่วยให้คุณยังทำงานได้ดีตลอดทั้งวัน ลุกขึ้น เดิน ยืดเส้น ดื่มน้ำ หรือถอยออกจากหน้าจอเป็นเวลาไม่กี่นาที

ถ้าคุณติดอยู่กับความคิดเดิม ๆ การพักสั้น ๆ มักช่วยได้มากกว่าการฝืนจ้องงานเดิมนานขึ้น

9. ใช้รางวัลที่เหมาะกับคุณ

ถ้าทุกงานรู้สึกเป็นภาระ แรงจูงใจจะลดลงอย่างรวดเร็ว วิธีหนึ่งที่จะช่วยให้ทำตามได้มากขึ้นคือผูกงานที่ทำสำเร็จกับรางวัลเล็ก ๆ

รางวัลนั้นไม่จำเป็นต้องใหญ่โต อาจเป็นกาแฟแก้วโปรด การเดินสั้น ๆ พอดแคสต์หนึ่งตอน หรือเวลาสั้น ๆ สำหรับกิจกรรมที่คุณชอบ จุดสำคัญคือทำให้สมองเชื่อมระหว่างความพยายามกับผลตอบแทนได้ชัดเจน

ยิ่งรางวัลสม่ำเสมอเท่าไร นิสัยนี้ก็ยิ่งทำซ้ำได้ง่ายขึ้นเท่านั้น

10. ติดตามว่าเวลาของคุณหายไปกับอะไรจริง ๆ

ผู้ประกอบการจำนวนมากประเมินเวลาที่เสียไปกับการสลับบริบทต่ำเกินไป เพียงไม่กี่นาทีตรงนี้ตรงนั้นก็รวมกันได้มากอย่างรวดเร็ว

ลองบันทึกแบบง่าย ๆ ว่าคุณใช้เวลาแต่ละวันไปกับอะไรเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์ คุณอาจสังเกตเห็นรูปแบบ เช่น:

• ใช้เวลากับงานธุรการที่ให้คุณค่าน้อยเกินไป
• ถูกรบกวนซ้ำ ๆ จากแหล่งเดิม
• งานบางอย่างใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้มาก
• มีช่วงเวลายาวที่คุณดูเหมือนกำลังทำงาน แต่ไม่ได้คืบหน้า

ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้คุณตัดสินใจได้ดีขึ้น และชี้ให้เห็นว่าควรมอบหมายงาน อัตโนมัติ รวมงานเป็นรอบ หรือเลิกทำงานบางอย่างไปเลย

ทำให้รายการงานช่วยธุรกิจ ไม่ใช่ควบคุมธุรกิจ

สำหรับผู้ก่อตั้งและเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก ประสิทธิภาพการทำงานไม่ได้หมายถึงการยัดงานให้ได้มากขึ้นในแต่ละวัน แต่หมายถึงการทำให้เวลาของคุณไปอยู่กับงานที่ถูกต้อง

ซึ่งรวมถึงงานที่มองเห็นได้อย่างการดูแลลูกค้าและสร้างรายได้ แต่ยังรวมถึงงานที่ไม่ค่อยถูกมองเห็น ซึ่งทำให้ธุรกิจแข็งแรง เช่น การติดตามข้อกำหนดการจดทะเบียน เอกสารยื่น และกำหนดเวลาการปฏิบัติตามข้อกำหนด

เมื่อคุณลดแรงเสียดทานที่ไม่จำเป็นในแต่ละวัน รายการงานจะจัดการได้ง่ายขึ้น คุณตัดสินใจได้ดีขึ้น ทำงานสำคัญได้มากขึ้น และใช้พลังน้อยลงไปกับการตอบสนองทุกอย่างพร้อมกัน

Zenind ช่วยให้ผู้ประกอบการจัดระเบียบเรื่องการจัดตั้งธุรกิจและความรับผิดชอบด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด เพื่อให้พวกเขาสามารถโฟกัสกับการสร้างบริษัทได้มากขึ้น

รีเซ็ตรายวันแบบง่าย

ถ้าคุณอยากนำแนวคิดเหล่านี้ไปใช้ได้ทันที ลองทำสิ่งนี้ตอนท้ายของวันทำงาน:

1. ทบทวนว่างานใดเสร็จแล้วบ้าง
2. ตัดหรือเลื่อนสิ่งที่ไม่เร่งด่วนออก
3. ระบุ 3 ลำดับความสำคัญสำหรับวันพรุ่งนี้
4. กันเวลาไว้สำหรับงานที่ยากที่สุด
5. ทิ้งจุดเริ่มต้นที่ชัดเจนไว้ให้ตัวเอง

ขั้นตอนรีเซ็ตห้านี้ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที แต่ช่วยให้คุณเริ่มต้นวันถัดไปได้เร็วขึ้นอย่างมาก

ความคิดส่งท้าย

รายการสิ่งที่ต้องทำที่แน่นขนัดเป็นเรื่องปกติเมื่อคุณกำลังบริหารธุรกิจ เป้าหมายไม่ใช่การกำจัดรายการงานให้หมด แต่คือการสร้างระบบที่ช่วยให้คุณทำงานที่ถูกต้องได้ โดยไม่หมดแรง

เริ่มจากสิ่งเล็กลง ทำงานเป็นช่วง ปกป้องความสนใจของคุณ ติดตามเวลาที่ใช้ และปรับรายการงานให้สะท้อนสิ่งที่สำคัญจริง ๆ ความสม่ำเสมอสำคัญกว่าความเข้มข้น โดยเฉพาะเมื่อคุณกำลังสร้างบางสิ่งที่ต้องใช้สมาธิของคุณทุกวัน