Girişimcilerin Yapılacaklar Listelerini Gerçekten Tamamlamaları İçin 10 Pratik Yol
Girişimciler nadiren düzenli ve öngörülebilir bir çalışma gününe sahip olur. Bir saat müşteri sorularına, sonraki saat faturalandırmaya, geri kalan zaman ise planlama, operasyon, uyum veya pazarlamaya gidebilir. Bir iş kuruyorsanız, yapılacaklar listeniz sadece bir iş listesi değildir. Şirketinizi ileri taşımak için kullanılan canlı bir sistemdir.
Sorun çoğu zaman çaba eksikliği değildir. Asıl zorluk, aynı anda yarışan çok fazla önceliğin yarattığı sürtünmedir. Çözüm, her gün daha uzun ve daha sert çalışmak değildir. Daha yapılandırılmış, daha net önceliklere sahip ve daha iyi alışkanlıklarla çalışmaktır.
Aşağıda, yapılacaklar listenizi daha düzenli biçimde tamamlamanıza ve en önemli işlerde daha istikrarlı ilerleme kaydetmenize yardımcı olacak 10 pratik yol yer alıyor.
1. Tüm listeyle değil, tek bir görevle başlayın
Uzun bir liste, sahte bir aciliyet hissi yaratabilir. Her şey aynı anda önemli görünür ve bu da başlamayı ertelemeyi kolaylaştırır.
Tüm gününüzü işe başlamadan önce düzenlemeye çalışmak yerine, bir görev seçin ve onunla başlayın. İvme önemlidir. İlk görev ilerlemeye başladığında, bir sonraki karar daha kolay hale gelir ve liste daha az soyut görünür.
Faydalı bir kural basittir: İlk adımı iki dakikada tamamlayabiliyorsanız, önce onu yapın. Dosyayı açmak, e-postanın taslağını hazırlamak veya sonraki adımı ana hatlarıyla belirlemek, sizi tutan direnci çoğu zaman kırar.
2. Odaklanmış zaman bloklarıyla çalışın
Çoğu girişimcinin kesintisiz sekiz saatlik çalışma aralıkları yoktur. Buna karşılık toplantılar, görüşmeler ve günlük kesintiler arasında kalan daha küçük zaman pencereleri vardır.
Bu pencereleri bilinçli kullanın. Bir tür çalışma için 45 ila 90 dakikalık süre ayırın ve bu zamanı dikkat dağıtıcı şeylerden koruyun. Odaklanmış bir blok sırasında yalnızca tek bir çalışma alanına odaklanın; örneğin yazı yazma, müşteri takibi, muhasebe veya planlama.
Kısa ve bilinçli bloklar, tükenmişlik oluşturmadan aciliyet yarattıkları için çoğu zaman açık uçlu bir çalışma oturumundan daha etkilidir.
3. Listenizi gerçekçi tutun
Bir yapılacaklar listesi, ideal bir haftada yapmayı umduğunuz şeyleri değil, elinizdeki zamanda gerçekten mümkün olanı yansıtmalıdır.
Listenizi her gün gözden geçirin ve artık ilgili olmayan maddeleri çıkarın. Düşük öncelikli görevleri daha sonraya alın. Bir görev gelir, hizmet kalitesi, uyum veya yaklaşan bir son tarih açısından katkı sağlamıyorsa, bugün listenizde yer almayı hak etmeyebilir.
Gerçekçi planlama hayal kırıklığını azaltır. Ayrıca acil görevlerle sadece dikkat dağıtan işleri ayırt etmenize yardımcı olur.
4. En iyi enerjinizi neyin hak ettiğine karar verin
Her iş gününde dikkatinizin en güçlü olduğu bir zaman vardır. Pek çok kişi için bu günün erken saatleridir. Başkaları için öğleden sonra ya da günün sonuna doğru olabilir.
En fazla konsantrasyon gerektiren görevi, en yüksek enerjiye sahip olduğunuz zaman dilimine yerleştirin. Bu bir teklif, finansal inceleme, strateji kararı veya önemli bir müşteri iletişimi olabilir.
En güçlü enerjinizi, daha sonra daha az zihinsel çabayla halledilebilecek işlere harcamayın.
5. Yeniden başlamak gerektiğinde küçük işleri temizleyin
Bazen en büyük engel ana proje değildir. Dikkatinizi paylaşan küçük ve tamamlanmamış işlerdir.
Zihinsel olarak bunaldığınızda, listenizdeki birkaç hızlı işi tamamlayın. Ertelediğiniz yanıtı gönderin, faturayı ödeyin, görüşmeyi planlayın ya da belgeyi dosyalayın. Birkaç küçük başarı, zihinsel dağınıklığı azaltabilir ve daha büyük işe dönmeyi kolaylaştırabilir.
Bu yaklaşım, günün büyük bölümünü müşteri ihtiyaçları, iş operasyonları ve idari işler arasında geçiren kurucular için özellikle yararlıdır.
6. Geçiş rutini oluşturun
Gününüzün belirgin bir yapısı yoksa bir moddan diğerine geçmek zordur. Basit bir rutin, beyninizin çalışma zamanının geldiğini anlamasına yardımcı olabilir.
Geçiş rutininiz şunları içerebilir:
- Masanızı temizlemek
- Günün en önemli üç önceliğini gözden geçirmek
- İlgisiz tarayıcı sekmelerini kapatmak
- Telefonunuzu belirli bir süre sessize almak
- Düşük dirençli, kısa bir görevle başlamak
Amaç, işin başlangıcını öngörülebilir hale getirmektir. Rutin tanıdık hale geldiğinde, başlamak için daha az çaba gerekir.
7. Dikkatinizi gereksiz kesintilerden koruyun
Her bildirime eşit öncelik verdiğinizde bir yapılacaklar listesi işlevini kaybeder.
Sürekli mesajlara, uyarılara ve küçük taleplere tepki veriyorsanız, anlamlı bir işi tamamlamak zorlaşır. Dikkatiniz için sınırlar belirleyin. E-postaları toplu kontrol edin. Gerekli olmayan bildirimleri sessize alın. Gerekirse acil iletişim için ayrı bir pencere kullanın.
Tüm gün ortadan kaybolmanız gerekmez. İşletmeyi gerçekten ileri taşıyan işleri tamamlamak için yeterli kesintisiz zamana ihtiyacınız vardır.
8. Tükenmeden önce mola verin
Durmadan çalışmak üretken hissettirebilir, ancak çoğu zaman daha yavaş düşünmeye ve daha düşük kaliteli kararlara yol açar.
Mola, her şeyi bitirdikten sonra hak edilen bir ödül değildir. Gün boyunca etkili kalmanıza yardımcı olan sistemin bir parçasıdır. Ayağa kalkın, yürüyün, esneyin, su için veya birkaç dakika ekranın dışına çıkın.
Zihnen takılıp kaldıysanız, kısa bir mola çoğu zaman aynı göreve daha uzun süre bakmaya zorlamaktan daha faydalıdır.
9. Size uygun ödüller kullanın
Her görev bir yük gibi hissedildiğinde motivasyon hızla düşer. Takibi artırmanın bir yolu, tamamlamaya küçük bir ödül eklemektir.
Bu ödül gösterişli olmak zorunda değildir. Sevdiğiniz bir kahve, kısa bir yürüyüş, bir podcast bölümü veya hoşlandığınız bir etkinlik için birkaç dakika olabilir. Amaç, beyninizde çaba ile karşılığı arasında net bir bağ kurmaktır.
Ödül ne kadar tutarlı olursa, alışkanlığı tekrar etmek o kadar kolay olur.
10. Zamanınızın gerçekten nereye gittiğini takip edin
Birçok girişimci, bağlam değiştirmeye ne kadar zaman harcadığını küçümser. Burada burada kaybedilen birkaç dakika hızla birikir.
Bir hafta boyunca gününüzü nasıl geçirdiğinize dair basit bir kayıt tutun. Şu tür kalıplar fark edebilirsiniz:
- Düşük değerli idari işlere fazla zaman harcamak
- Aynı kaynaktan gelen tekrar eden kesintiler
- Beklenenden çok daha uzun süren görevler
- Teknik olarak çalışıyor olduğunuz halde ilerleme kaydedemediğiniz uzun süreler
Bu bilgi daha iyi kararlar almanıza yardımcı olur. Hangi işleri devredeceğinizi, otomatikleştireceğinizi, gruplayacağınızı veya tamamen ortadan kaldıracağınızı gösterebilir.
Listenin işi yönetmesine değil, işi desteklemesine izin verin
Kurucular ve küçük işletme sahipleri için verimlilik, her güne daha fazla görev sıkıştırmak anlamına gelmez. Zamanınızın doğru işe gitmesi anlamına gelir.
Bu, müşterilere hizmet verme ve gelir artırma gibi görünür işleri içerdiği kadar, işletmenin sağlıklı kalmasını sağlayan daha görünmez işleri de kapsar; örneğin kuruluş gereklilikleri, beyanlar ve uyum son tarihleri.
Gününüzden gereksiz sürtünmeyi çıkardığınızda, listeyi yönetmek daha kolay hale gelir. Daha iyi kararlar alırsınız, daha önemli işleri tamamlarsınız ve aynı anda her şeye tepki vermek için daha az enerji harcarsınız.
Zenind, girişimcilerin iş kuruluşu ve uyum sorumluluklarını düzenli tutmalarına yardımcı olur, böylece dikkatlerinin daha büyük bir kısmını şirketlerini büyütmeye ayırabilirler.
Basit bir günlük sıfırlama
Bu fikirleri hemen uygulamak için pratik bir yöntem arıyorsanız, her iş gününün sonunda şunu deneyin:
- Tamamlanan işleri gözden geçirin
- Artık acil olmayan her şeyi kaldırın veya erteleyin
- Yarın için en önemli üç önceliği belirleyin
- En zor görev için zaman ayırın
- Kendinize net bir başlangıç noktası bırakın
Bu beş adımlı sıfırlama yalnızca birkaç dakika sürer, ancak ertesi gün ne kadar hızlı başlayabildiğiniz üzerinde büyük fark yaratabilir.
Son düşünce
Bir iş yürütürken kalabalık bir yapılacaklar listesi normaldir. Amaç listeyi ortadan kaldırmak değildir. Amaç, yorulmadan doğru işi tamamlamanıza yardımcı olacak bir sistem kurmaktır.
Daha küçük başlayın. Zaman bloklarıyla çalışın. Dikkatinizi koruyun. Zamanınızı takip edin. Ve listenizi gerçekten önemli olana göre uyarlamaya devam edin. Özellikle her gün dikkatinizi isteyen bir şey inşa ederken, yoğunluktan çok tutarlılık kazanır.
Mevcut soru yok. Lütfen daha sonra tekrar kontrol edin.