10 cách thực tế để doanh nhân thực sự hoàn thành danh sách việc cần làm

Doanh nhân hiếm khi có được một ngày làm việc gọn gàng và có thể dự đoán trước. Một giờ có thể trôi qua vì câu hỏi của khách hàng, giờ tiếp theo dành cho việc xuất hóa đơn, và phần còn lại cho lập kế hoạch, vận hành, tuân thủ hoặc tiếp thị. Nếu bạn đang xây dựng một doanh nghiệp, danh sách việc cần làm của bạn không chỉ là một danh sách công việc vặt. Đó là một hệ thống liên tục giúp công ty của bạn vận hành.

Thách thức thường không phải là thiếu nỗ lực. Vấn đề là sự cản trở đến từ quá nhiều ưu tiên cạnh tranh cùng lúc. Giải pháp không phải là làm việc lâu hơn và chăm hơn mỗi ngày. Mà là làm việc có cấu trúc hơn, ưu tiên rõ ràng hơn và thói quen tốt hơn.

Dưới đây là 10 cách thực tế giúp bạn hoàn thành danh sách việc cần làm đều đặn hơn và tiến bộ ổn định hơn với những công việc quan trọng nhất.

1. Bắt đầu với một việc, không phải toàn bộ danh sách

Một danh sách dài có thể tạo ra cảm giác khẩn cấp giả tạo. Mọi thứ trông đều quan trọng cùng lúc, nên rất dễ trì hoãn việc bắt đầu.

Thay vì cố gắng sắp xếp toàn bộ ngày làm việc trước khi bắt đầu, hãy chọn một việc và bắt tay vào làm. Đà tiến rất quan trọng. Khi việc đầu tiên đã được khởi động, quyết định tiếp theo sẽ dễ hơn, và danh sách không còn cảm giác quá trừu tượng nữa.

Một nguyên tắc hữu ích rất đơn giản: nếu bạn có thể hoàn thành bước đầu tiên trong hai phút, hãy làm bước đó trước. Mở tệp, soạn bản nháp email, hoặc phác thảo bước tiếp theo thường đủ để phá vỡ sự trì hoãn đang khiến bạn bị kẹt.

2. Làm việc theo từng khung tập trung

Hầu hết doanh nhân không có những khoảng thời gian tám giờ liền không bị gián đoạn. Thứ họ có là những khoảng trống ngắn giữa các cuộc họp, cuộc gọi và sự gián đoạn hằng ngày.

Hãy sử dụng những khoảng thời gian đó một cách có chủ đích. Dành 45 đến 90 phút cho một loại công việc và bảo vệ khoảng thời gian đó khỏi xao nhãng. Trong một khung tập trung, chỉ làm một nhóm việc, chẳng hạn như viết lách, theo dõi khách hàng, ghi chép sổ sách hoặc lập kế hoạch.

Những khung thời gian ngắn nhưng có chủ đích thường hiệu quả hơn một phiên làm việc không giới hạn vì chúng tạo ra cảm giác cấp bách mà không dẫn đến kiệt sức.

3. Giữ danh sách của bạn thực tế

Một danh sách việc cần làm nên phản ánh những gì thực sự có thể hoàn thành trong khoảng thời gian bạn có, chứ không phải những gì bạn hy vọng sẽ làm trong một tuần lý tưởng.

Hãy xem lại danh sách hằng ngày và loại bỏ những việc không còn phù hợp. Chuyển các việc ít ưu tiên sang nhóm xử lý sau. Nếu một việc không thúc đẩy doanh thu, chất lượng dịch vụ, tuân thủ hoặc một hạn chót trước mắt, có thể nó không xứng đáng có mặt trong danh sách hôm nay.

Lập kế hoạch thực tế giúp giảm bực bội. Nó cũng giúp bạn phân biệt giữa việc khẩn cấp và việc chỉ gây xao nhãng.

4. Quyết định việc nào xứng đáng với năng lượng tốt nhất của bạn

Mỗi ngày làm việc đều có một thời điểm khi khả năng tập trung của bạn mạnh nhất. Với nhiều người, đó là đầu ngày. Với người khác, đó có thể là sau bữa trưa hoặc vào cuối buổi chiều.

Hãy đặt nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung cao nhất vào khung giờ năng lượng đỉnh đó. Đó có thể là một bản đề xuất, một cuộc rà soát tài chính, một quyết định chiến lược hoặc một trao đổi quan trọng với khách hàng.

Đừng lãng phí năng lượng tốt nhất của bạn cho những việc có thể xử lý sau này với ít nỗ lực tinh thần hơn.

5. Xử lý các việc nhỏ khi bạn cần lấy lại nhịp

Đôi khi trở ngại lớn nhất không phải là dự án chính. Mà là tập hợp những việc nhỏ dang dở đang tranh giành sự chú ý.

Khi bạn cảm thấy quá tải về tinh thần, hãy hoàn thành vài việc nhanh trong danh sách. Gửi câu trả lời bạn đã trì hoãn, thanh toán hóa đơn, lên lịch cuộc gọi, hoặc nộp tài liệu. Vài chiến thắng nhỏ có thể giảm bớt sự lộn xộn trong đầu và giúp bạn dễ quay lại nhiệm vụ lớn hơn.

Điều này đặc biệt hữu ích với các nhà sáng lập, những người thường xuyên phải chuyển qua lại giữa nhu cầu khách hàng, vận hành doanh nghiệp và công việc hành chính.

6. Xây dựng một thói quen chuyển trạng thái

Rất khó để chuyển từ một chế độ sang chế độ khác nếu ngày làm việc của bạn không có cấu trúc. Một thói quen đơn giản có thể giúp não bộ nhận ra rằng đã đến lúc làm việc.

Thói quen chuyển trạng thái của bạn có thể bao gồm:

• Dọn bàn làm việc
• Xem lại ba ưu tiên hàng đầu trong ngày
• Đóng các tab trình duyệt không liên quan
• Đặt điện thoại ở chế độ im lặng trong một khoảng thời gian nhất định
• Bắt đầu bằng một việc nhanh, ít rào cản

Mục tiêu là làm cho việc bắt đầu công việc trở nên có thể đoán trước. Khi thói quen trở nên quen thuộc, bạn sẽ tốn ít công sức hơn để bắt đầu.

7. Bảo vệ sự chú ý của bạn khỏi những gián đoạn không cần thiết

Danh sách việc cần làm sẽ thất bại nếu mọi thông báo đều được ưu tiên như nhau.

Nếu bạn liên tục phản ứng với tin nhắn, cảnh báo và các yêu cầu nhỏ, sẽ rất khó để hoàn thành bất cứ điều gì có ý nghĩa. Hãy đặt ranh giới cho sự chú ý của bạn. Gom nhóm các lần kiểm tra email. Tắt các thông báo không thiết yếu. Nếu cần, dùng một cửa sổ riêng cho liên lạc khẩn cấp.

Bạn không cần biến mất cả ngày. Bạn chỉ cần đủ thời gian không bị gián đoạn để hoàn thành những công việc thực sự thúc đẩy doanh nghiệp tiến lên.

8. Nghỉ ngơi trước khi bạn bị kiệt sức

Làm liên tục không ngừng có thể tạo cảm giác là đang rất hiệu quả, nhưng thường dẫn đến suy nghĩ chậm hơn và quyết định kém chất lượng hơn.

Nghỉ ngơi không phải là phần thưởng sau khi hoàn thành mọi thứ. Đó là một phần của hệ thống giúp bạn duy trì hiệu quả suốt cả ngày. Đứng dậy, đi bộ, giãn cơ, uống nước, hoặc rời màn hình trong vài phút.

Nếu bạn đang bị kẹt về mặt tinh thần, một khoảng nghỉ ngắn thường hữu ích hơn là ép mình nhìn chằm chằm vào cùng một nhiệm vụ lâu hơn.

9. Sử dụng phần thưởng phù hợp với bạn

Nếu mọi nhiệm vụ đều cảm giác như một gánh nặng, động lực sẽ giảm rất nhanh. Một cách để cải thiện khả năng hoàn thành là gắn một phần thưởng nhỏ với việc hoàn tất.

Phần thưởng đó không cần cầu kỳ. Đó có thể là một ly cà phê yêu thích, một cuộc đi bộ ngắn, một tập podcast hoặc vài phút cho một hoạt động bạn thích. Mục đích là tạo cho não bộ một liên kết rõ ràng giữa nỗ lực và kết quả nhận được.

Phần thưởng càng nhất quán, thói quen càng dễ được lặp lại.

10. Theo dõi thời gian của bạn thực sự đi đâu

Nhiều doanh nhân đánh giá thấp lượng thời gian bị mất do chuyển đổi ngữ cảnh. Vài phút ở đây và ở kia có thể cộng dồn rất nhanh.

Hãy ghi lại đơn giản cách bạn sử dụng thời gian trong một tuần. Bạn có thể nhận ra các mẫu như:

• Quá nhiều thời gian dành cho công việc hành chính ít giá trị
• Bị gián đoạn lặp đi lặp lại từ cùng một nguồn
• Những việc mất nhiều thời gian hơn dự kiến
• Những khoảng thời gian dài mà bạn vẫn đang làm việc nhưng không thực sự tiến triển

Thông tin đó giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn. Nó có thể cho thấy nơi bạn nên ủy quyền, tự động hóa, gom nhóm hoặc loại bỏ hoàn toàn công việc.

Để danh sách hỗ trợ doanh nghiệp, không phải kiểm soát bạn

Với các nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ, năng suất không phải là nhồi nhét thêm việc vào mỗi ngày. Mà là đảm bảo thời gian của bạn được dành cho đúng việc.

Điều đó bao gồm cả công việc hữu hình như phục vụ khách hàng và tăng doanh thu, nhưng cũng bao gồm cả công việc ít thấy hơn giúp doanh nghiệp khỏe mạnh, chẳng hạn như theo dõi các yêu cầu thành lập, hồ sơ nộp và hạn chót tuân thủ.

Khi bạn loại bỏ bớt sự cản trở không cần thiết trong ngày, danh sách việc cần làm sẽ dễ quản lý hơn. Bạn đưa ra quyết định tốt hơn, hoàn thành được nhiều việc quan trọng hơn và tốn ít năng lượng hơn để phản ứng với mọi thứ cùng lúc.

Zenind giúp doanh nhân giữ cho các trách nhiệm về thành lập doanh nghiệp và tuân thủ được tổ chức rõ ràng, để họ có thể dành nhiều sự chú ý hơn cho việc xây dựng công ty.

Một bước thiết lập lại đơn giản cho mỗi ngày

Nếu bạn muốn áp dụng ngay các ý tưởng này theo cách thực tế, hãy thử điều này vào cuối mỗi ngày làm việc:

1. Xem lại những gì đã hoàn thành
2. Loại bỏ hoặc hoãn những việc không còn khẩn cấp
3. Xác định ba ưu tiên hàng đầu cho ngày mai
4. Chặn thời gian cho nhiệm vụ khó nhất
5. Để lại cho mình một điểm bắt đầu rõ ràng

Bước thiết lập lại năm phần này chỉ mất vài phút, nhưng có thể cải thiện đáng kể tốc độ bạn bắt đầu làm việc vào ngày hôm sau.

Lời kết

Một danh sách việc cần làm dày đặc là điều bình thường khi bạn đang điều hành doanh nghiệp. Mục tiêu không phải là xóa bỏ danh sách. Mục tiêu là xây dựng một hệ thống giúp bạn hoàn thành đúng việc mà không bị kiệt sức.

Hãy bắt đầu nhỏ hơn. Làm việc theo từng khung. Bảo vệ sự chú ý của bạn. Theo dõi thời gian của bạn. Và tiếp tục điều chỉnh danh sách để nó phản ánh đúng những gì thực sự quan trọng. Sự nhất quán quan trọng hơn cường độ, đặc biệt khi bạn đang xây dựng một thứ cần sự tập trung của bạn mỗi ngày.