Бизнесте анық әрі сенімді қарым-қатынас орнатудың 10 тәжірибелік жолы

Анық қарым-қатынас — негізін қалаушы, менеджер немесе шағын бизнес иесі үшін ең құнды дағдылардың бірі. Ол команданы қалай басқаратыныңызға, клиенттерге қалай қызмет көрсететініңізге, жеткізушілермен қалай келісетініңізге, идеяларыңызды қалай түсіндіретініңізге және қақтығыстарды қалай шешетініңізге әсер етеді. Қарқыны жоғары бизнес ортада мықты коммуникация жай ғана жұмсақ дағды емес. Бұл — практикалық артықшылық.

Нашар қарым-қатынас кідірістерге, түсінбеушілікке және жіберілген мүмкіндіктерге әкеледі. Анық қарым-қатынас сенім қалыптастырады, уақытты үнемдейді және адамдарға сіз айтқанды іске асыруға көмектеседі. Жаңа компания бастап жатсаңыз да, өсіп келе жатқан команданы басқарсаңыз да, күнделікті операцияларды атқарсаңыз да, қарым-қатынасыңыздың сапасы нәтижелеріңіздің сапасын айқындайды.

Төменде бизнесте анағұрлым анық әрі сенімді сөйлесуге көмектесетін 10 тәжірибелік жол берілген.

1. Сөйлеспес бұрын мақсатыңызды анықтаңыз

Әрбір әңгімеде белгілі бір мақсат болуы керек. Бастамас бұрын, екінші адамның нені түсінуі, шешуі немесе істеуі керектігін өзіңізден сұраңыз.

Егер мақсатыңыз анық болмаса, ойыңыз шашыраңқы болады. Қажетсіз көп контекст беріп, өзіңізді қайталай беруіңіз немесе қарсы жаққа келесі қадамның не екенін түсініксіз қалдыруыңыз мүмкін. Нақты әңгіме түсінуге де, әрекет етуге де жеңіл.

Дайындалудың қарапайым тәсілі — үш тармақты жазып алу:

• Мен неге қол жеткізгім келеді?
• Екінші адам нені білуі керек?
• Осы әңгіменің соңында қандай нәтиже керек?

Бұл тәсіл жиналыстарға, электрондық хаттарға, сату қоңырауларына, командамен қысқа тексерістерге және қиын әңгімелерге де бірдей жарайды.

2. Негізгі ойды бірден айтыңыз

Іскерлік коммуникацияда негізгі ойды жасырмау керек. Ең маңызды нәрседен бастаңыз, содан кейін қосымша мәліметтерді беріңіз.

Адамдар бос емес. Олардың назары шектеулі, әрі ұзақ кіріспелерге шыдамдылығы аз болуы мүмкін. Егер басты ойды кешіктірсеңіз, серпінді жоғалту қаупі бар. Маңызды тұжырымды басынан айтсаңыз, тыңдаушы әңгіменің не үшін маңызды екенін бірден түсінеді.

Мысалы, «Бірнеше нәрсе туралы сөйлескім келді, соңғы кезде ойымда жүрген» деудің орнына, «Біз кестеден қалып қоймау үшін маған жұмаға дейін ұсынысқа сіздің мақұлдауыңыз керек» деп айтыңыз.

Бұл нұсқа анағұрлым анық, жылдам және жауап беруге жеңіл.

3. Жауап беру үшін емес, түсіну үшін тыңдаңыз

Мықты коммуникация — екіжақты процесс. Егер әңгіменің бәрінде тек өз кезегіңізді күтіп отырсаңыз, маңызды контексті жіберіп аласыз.

Белсенді тыңдау дегеніміз — қарсы адамға толық назар аудару, ол нені ерекше атап өтетінін байқау және сөзін бөлуге асықпау. Сонымен қатар сөздердің астарындағы мәселені есту дегенді де білдіреді. Кейде бағаға қатысты сұрақ — шын мәнінде тәуекел туралы сұрақ. Кейде мерзімге қатысты шағым — жай ғана сенімділік күтудің белгісі.

Жақсырақ тыңдау үшін:

• Жауап бермей тұрып кідіріңіз.
• Адамның ойын аяқтауына мүмкіндік беріңіз.
• Естігеніңізді өз сөзіңізбен қайталаңыз.
• Түсінгеніңіз дұрыс па, соны нақтылаңыз.

Адам өзін тыңдалғандай сезінсе, ынтымақтасуға бейім болады және шиеленісті ушықтыру ықтималдығы азаяды.

4. Жақсырақ сұрақтар қойыңыз

Жақсы сұрақтар анықтықты арттырады, басымдықтарды ашады және жасырын мәселелерді анықтайды. Әлсіз сұрақтар бұлыңғыр жауаптарға және үстірт әңгімеге әкеледі.

Иә/жоқ форматындағы сұрақтар қарапайым растау үшін пайдалы болуы мүмкін, бірақ ашық сұрақтар әдетте тереңірек түсінік береді. Мынадай сұрақтарды қолданып көріңіз:

• Бұл жерде сіз үшін ең маңыздысы не?
• Табыс қалай көрінеді?
• Қандай алаңдаушылығыңыз бар?
• Алға жылжуды жеңілдету үшін не қажет?

Егер адам кең немесе түсініксіз жауап берсе, қосымша сұрақ қойыңыз. Мақсат — сұрақ қою арқылы қысым жасау емес. Мақсат — жағдайды тиімді жауап бере алатындай деңгейде түсіну.

5. Тіліңізді қарапайым әрі тікелей ұстаңыз

Іскерлік коммуникация нақты болғанда күштірек көрінеді. Қысқа сөздер, қысқа сөйлемдер және нақты мысалдар көбіне жаргоннан немесе жасанды күрделі тілден тиімдірек.

Қарапайым тіл ойдың үстірт екенін білдірмейді. Ол — күрделі идеяларды түсінуді жеңілдету.

Мына екі нұсқаны салыстырыңыз:

• «Жұмыс үдерісіндегі операциялық тиімділікті оңтайландыруымыз керек.»
• «Бекіту үдерісіндегі кідірістерді азайтуымыз керек.»

Екінші нұсқа іске асыруға жеңіл, өйткені мәселені тікелей атайды.

Жазғанда немесе сөйлегенде бұлыңғыр тұстарды нақты сөздермен алмастыруға болатын жерлерді іздеңіз. Бұл әдет бірден анықтықты арттырады.

6. Үніңізді жағдайға сай келтіріңіз

Үніңіз хабарламаңыздың қалай қабылданатынына әсер етеді. Бір сөйлемнің өзі қалай айтылғанына қарай көмектесетін, ашулы, қолдаушы немесе менсінбейтін болып естілуі мүмкін.

Бизнесте үніңіз әдетте сабырлы, сыйластыққа негізделген және сенімді болуы керек. Егер тақырып сезімтал болса, асығыс немесе қорғаныш сипатта сөйлемеңіз. Егер мәселе шұғыл болса, қатты болмай-ақ тура айтыңыз.

Тұрақты тон шиеленісті бәсеңдетуге көмектеседі. Сондай-ақ ол басқаларға сіздің көңіл күйіңізге емес, мәселенің өзіне назар аударуды жеңілдетеді.

Егер ашуланып тұрсаңыз, жауап бермес бұрын кідірген дұрыс. Қысқа үзіліс кейін түзететін сөз айтқаннан әлдеқайда жақсы.

7. Вербалды емес белгілерге назар аударыңыз

Коммуникация тек сөзбен шектелмейді. Дене қимылы, тұрыс, көзбен байланыс және бет әлпетіңіз де хабарламаңыздың қалай түсінілетініне әсер етеді.

Адамдар сіздің вербалды емес белгілеріңіз бен сөзіңіздің үйлесетін-үйлеспейтінін байқайды. Егер сіз кері байланысқа ашықпын десеңіз, бірақ алаңдап немесе жабық көрінсеңіз, ол хабар әлсірейді. Егер өзіңізге сенімдімін десеңіз, бірақ сенімсіз көрінсеңіз, басқалар сіздің бағытыңызға күмәндануы мүмкін.

Вербалды емес коммуникацияны күшейту үшін:

• Сөйлесіп тұрған адамға бет бұрыңыз.
• Табиғи көз байланысын сақтаңыз.
• Тұрысыңызды ашық және орнықты ұстаңыз.
• Мүмкіндігінше орынсыз қимылдамаңыз.
• Ойыңызды толықтыратын ишараларды қолданыңыз.

Бұл белгілер мінсіз болуы шарт емес. Маңыздысы — олардың хабарламаңызбен үйлесуі.

8. Маңызды әңгімелер кезінде алаңдататын нәрселерді азайтыңыз

Назар бөлінбейтін әңгіме хабарламалар, жанама сөздер немесе бір уақытта бірнеше істі орындаудан бөлінетін әңгімені әлдеқайда өнімді етеді.

Егер мәселе маңызды болса, дұрыс жағдай жасаңыз. Тыныш жерді таңдаңыз, телефоныңызды дыбыссыз режимге қойыңыз және қажетсіз қойындылар мен қолданбаларды жабыңыз. Егер жиналыста болсаңыз, бәріне тақырып пен күтілетін нәтижені алдын ала түсіндіріңіз.

Алаңдаушылық тыңдауды қиындатады және маңызды деректерді өткізіп жіберуді жеңілдетеді. Ол сондай-ақ әңгіменің толық көңіл бөлуге лайық еместей әсер қалдыруы мүмкін. Мүмкін болса, сөйлесу басталмай тұрып кедергілерді жойыңыз.

9. Жазып алып, келесі қадамдарды нақтылаңыз

Көптеген коммуникациялық мәселе адамдар әңгімені әртүрлі қорытындымен аяқтағанда пайда болады.

Жазбалар түсінбеушіліктің алдын алады. Олар әрекетке арналған тапсырмаларды, мерзімдерді, атауларды, сандарды және кейінгі сұрақтарды сақтауға көмектеседі. Әңгімеден кейін келесі қадамдарды қысқаша түйіндеп, бәрі бір жоспарды түсінгенін нақтылаңыз.

Күшті қорытынды сұрақтар мыналар болуы мүмкін:

• Келесі кезеңде әрқайсымыз не үшін жауап береміз?
• Оны қашан бітіруіміз керек?
• Оның аяқталғанын қалай білеміз?

Бұл әдет әсіресе бірнеше адам бір жобаны үйлестіріп жатқан бизнес ортада пайдалы.

10. Келіспеушілікті кәсіби түрде шешіңіз

Бизнесте келіспеушілік қалыпты жағдай. Адамдардың мақсаттары, тәжірибесі және пікірлері әртүрлі болады. Маңыздысы — келіспеушіліктен мүлде қашу емес. Маңыздысы — оны сенімді сақтай отырып, әңгімені алға жылжытатындай түрде басқару.

Қақтығыс туындағанда:

• Сабыр сақтаңыз.
• Мәселені адамнан бөліңіз.
• Қарсы жақтың көзқарасын мойындаңыз.
• Ортақ мақсаттарды іздеңіз.
• Фактілер мен шешімдерге сүйеніңіз.

Біреумен келіспесеңіз де, оған құрметпен қарауға болады. Көп жағдайда ең өнімді жауап — алаңдаушылықты мойындау, фактілерді нақтылау және келесі жүзеге асатын қадамды анықтау.

Бизнестік қатынастарды күшейтетін коммуникациялық әдеттер

Ең жақсы коммуникаторлар бір реттік тәсілдерге ғана сүйенбейді. Олар әр әңгімені уақыт өте жақсартатын әдеттер қалыптастырады.

Тұрақты түрде дамытуға тұрарлық бірнеше әдет:

• Маңызды жиналыстарға алдын ала дайындалу.
• Ірі шешімдерден кейін жазбаша түрде қайта хабарласу.
• Адамдардың есімдерін дұрыс қолдану.
• Жауап қажет болса, жылдам жауап беру.
• Бір нәрсе түсініксіз болса, соны ашық айту.
• Қарым-қатынас стиліңіз туралы пікір сұрау.

Бұл әдеттер шағын көрінуі мүмкін, бірақ уақыт өте жинақталады. Олар сізді жұмыс істеуге ыңғайлырақ әрі көшбасшы ретінде тиімдірек етеді.

Өсіп келе жатқан компаниядағы коммуникация

Компания өскен сайын коммуникация күрделене түседі. Көбірек адам қатысады. Көбірек шешім уақытылы ақпаратқа тәуелді болады. Детальдар нақты берілмесе, қателікке орын көбейеді.

Сондықтан бизнес көшбасшылары коммуникацияны кейінгі ой емес, компанияның операциялық жүйесінің бір бөлігі ретінде қарастыруы керек. Анық қарым-қатынас қызметкерлерді қабылдауды, клиенттерге қызмет көрсетуді, сәйкестік талаптарын, жеткізушілермен байланыстарды және ішкі орындауды қолдайды.

Құрылтайшылар мен шағын бизнес иелері үшін бұл бастапқы кезеңнен-ақ маңызды. Күшті коммуникация әдеттерін ерте қалыптастырсаңыз, бизнесіңіз кеңейген сайын оларды масштабтау да жеңіл болады.

Қорытынды ойлар

Коммуникация — бизнестегі ең тәжірибелік дағдылардың бірі. Ол сенімділікпен басқаруға, түсінбеушіліктен сақтануға және әңгімелерді нақты әрекетке айналдыруға көмектеседі.

Жақсы жаңалық — коммуникация әдейі жаттыққан сайын жақсарады. Егер сіз анықтыққа, тыңдауға, тонға және кейінгі орындалуға назар аударсаңыз, әңгімелеріңіз анағұрлым өнімді болып, қарым-қатынастарыңыз нығая түседі.

Жоғарыдағы кеңестердің бір-екеуінен бастаңыз, оларды тұрақты қолданыңыз және біртіндеп дамытыңыз. Қарым-қатынастағы шағын жақсартулар компанияңыздың күнделікті жұмысына айтарлықтай әсер етуі мүмкін.