Әр кәсіпкерге бизнесті бастау және дамыту үшін қажет 5 маңызды құрал

Бизнесті іске қосу үшін тек жақсы идея мен табандылық қана жеткіліксіз. Кәсіпкерлерге де дұрыс құралдар керек: олар арқылы жұмысты ретке келтіруге, уақытты басқаруға, анық байланыс орнатуға, ақшаны бақылауға және компания өскен сайын жақсы шешім қабылдауға болады.

Бизнестің алғашқы кезеңдері әдетте ретсіз өтеді. Сіз операцияларды жолға қойып, клиенттердің нені қалайтынын үйреніп, бренд қалыптастырып, шығынды бақылауда ұстауға тырысасыз. Дұрыс бағдарламалар мен жүйелер кедергіні азайтады, сол арқылы сіз өсуге көбірек, өрт сөндіруге азырақ уақыт жұмсайсыз.

Бұл нұсқаулық әр кәсіпкер ескеруі тиіс бес негізгі бизнес құралын және өз кезеңіңізге, бюджетіңізге әрі мақсатыңызға сай құрал таңдауға арналған пайдалы кеңестерді қамтиды.

Бизнес құралдары бірінші күннен неге маңызды

Көптеген құрылтайшылар құралдар тек кіріс түсе бастағанда ғана керек деп ойлайды. Шын мәнінде, көбіне керісінше болады. Бастапқы кезеңдегі қарапайым әрі сенімді жүйелер кейін кеңейтуге оңай негіз қалыптастырады.

Жақсы құралдар сізге көмектеседі:

• Жауапкершілік көбейген сайын жұмысты реттеуге
• Қолмен жіберілетін қателер мен мерзімнен кешігулерді азайтуға
• Клиенттер мен серіктестер алдында кәсіби бейне қалыптастыруға
• Қайталанатын тапсырмаларды автоматтандыру арқылы уақыт үнемдеуге
• Салық, заң немесе жоспарлау үшін қажет кезде жазбаларды қолжетімді ұстауға

Жаңа кәсіпкерлер үшін бұл бизнес құру, комплаенс, бухгалтерлік есеп және клиенттермен байланыс орнату жұмыстарын өзіңіз атқарып жүрсеңіз, тіпті маңыздырақ. Жеңіл құралдар жиыны реттелетін бизнес пен хаосқа ұқсайтын бизнес арасындағы айырмашылықты жасай алады.

1. Жобаларды басқару бағдарламасы

Әр бизнесте жұмысты бақылаудың бір жүйесі болуы керек. Сіз жалғыз құрылтайшы болсаңыз да, маркетинг, сату, операциялар, қаржы және өнім жеткізу бағыттарында тапсырмалар болады. Команда мүшелері, мердігерлер немесе кеңесшілер қосылған кезде тапсырмаларды бақылау одан да маңызды болады.

Жобаларды басқару құралдары сізге көмектеседі:

• Тапсырмаларды түсінікті жұмыс ағындарына бөлуге
• Жауапкершілік пен мерзімдерді белгілеуге
• Прогресті нақты уақытта бақылауға
• Қайталанатын жұмыстардың назардан тыс қалмауына

Іздеуге болатын танымал мүмкіндіктерге тақталар, тізім көріністері, аяқталу мерзімдері, пікірлер, файл тіркемелері және автоматтандыру жатады. Ең жақсы нұсқа міндетті түрде ең күрделісі емес. Ең бастысы - оны күн сайын шынымен қолдана алуыңыз.

Кімге қолайлы: стартаптарға, қызмет көрсету бизнесіне, ecommerce брендтеріне, агенттіктерге және бірнеше жобаны қатар жүргізетін жеке құрылтайшыларға.

Кеңес: Қарапайым жүйеден бастаңыз. Істеу керек, Орындауда және Дайын сияқты санаттары бар негізгі тапсырма тақтасы көбіне бастапқы кезең үшін жеткілікті.

2. Бухгалтерлік және есеп жүргізу бағдарламасы

Ақшаңыздың қайда кетіп жатқанын білмесеңіз, дұрыс шешім қабылдау қиын. Есеп жүргізу бағдарламасы - құрылтайшы ерте кезеңде қолдануы тиіс ең маңызды құралдардың бірі, өйткені ол қаржылық тәртіпті сақтауға және салық маусымына дайын болуға көмектеседі.

Ең аз дегенде, сіздің бухгалтерлік құралыңыз мыналарға көмектесуі керек:

• Табыс пен шығынды бақылауға
• Транзакцияларды санаттарға бөлуге
• Шот-фактуралар жасауға
• Қолма-қол ақша ағынын бақылауға
• Қаржылық есептерді қалыптастыруға

Тіпті шағын бизнес үшін де жеке және іскерлік қаржыны бөлу пайдалы. Бұл бөлу есеп жүргізуді таза етеді және компанияның құқықтық әрі қаржылық құрылымын қолдауға көмектеседі.

Көптеген кәсіпкерлер үшін бухгалтерлік бағдарлама жоспарлауды да жақсартады. Сіз пайда маржасын қарап, қажетсіз шығындарды анықтап, болжамға сүйенудің орнына бизнесіңіздің шынымен қаншалықты сау екенін көре аласыз.

Кімге қолайлы: барлық бизнеске, әсіресе қайталанатын шығындары, шот-фактуралары, мердігерлері немесе салық салынатын қойма қоры бар бизнеске.

Кеңес: Түскен кіріс басталмай тұрып-ақ есеп жүйеңізді орнатыңыз. Бірнеше айлық транзакцияны кейін реттегеннен гөрі алдын ала тәртіпті сақтау әлдеқайда оңай.

3. Байланыс және бірлесіп жұмыс істеу құралдары

Клиенттермен, серіктестермен, қызметкерлермен немесе жеткізушілермен жұмыс істей бастаған сәттен бастап байланыс та бизнес үдерісіне айналады. Тек электрондық пошта жеткіліксіз. Командаңызға ақпаратты жылдам бөлісуге және маңызды әңгімелерді іздеуге болатын күйде сақтауға көмектесетін құралдар керек.

Күшті байланыс жиыны әдетте мыналарды қамтиды:

• Компанияңыздың доменімен байланыстырылған кәсіби электрондық пошта мекенжайы
• Жылдам сұрақтар мен жаңартуларға арналған команда чаты
• Клиенттік қоңыраулар, сұхбаттар және ішкі жоспарлау үшін бейне кездесу құралдары
• Файлдар мен жазбаларға арналған ортақ құжаттар мен бұлттық сақтау орны

Бұл құралдар бизнесіңізді сенімді әрі жауапты етіп көрсетеді. Сонымен қатар, барлығы бірдей құжаттарға, кездесу жазбаларына және уақыт кестелеріне қол жеткізе алғандықтан, түсінбеушілікті азайтады.

Кімге қолайлы: қашықтан жұмыс істейтін командаларға, клиентпен тікелей жұмыс істейтін бизнеске және сыртқы мердігерлермен бірге жұмыс істейтін құрылтайшыларға.

Кеңес: Байланыс арналарыңызды реттеп ұстаңыз. Қысқа жаңартулар үшін чат, ресми байланыс үшін электрондық пошта, ал шешімдер мен анықтамалық материал үшін ортақ құжаттар қолданыңыз.

4. Клиенттермен қарым-қатынасты басқару бағдарламасы

Клиенттермен қарым-қатынасты басқару немесе CRM құралы сізге лидтерді, әлеуетті клиенттерді және тұтынушыларды бір жерде басқаруға көмектеседі. Көптеген кәсіпкерлер үшін бұл сату әңгімелері тұрақты түрде басталған кезде аса қажет болады.

CRM сізге көмектесе алады:

• Лидтерді алғашқы байланыстан келісімге дейін бақылауға
• Кейінгі әрекеттер мен ескертпелерді жазуға
• Сату воронкасын бақылауға
• Қай маркетинг арналары ең жақсы мүмкіндік беретінін көруге
• Ұзақ мерзімді клиенттік қарым-қатынасты нығайтуға

Егер сіз қызметтерді, бағдарламалық өнімдерді немесе жоғары құнды тауарларды сатсаңыз, CRM сату үдерісінің пошта жәшіктері мен кестелерге шашырап кетуіне жол бермейді. Тіпті шағын бизнес те әр клиенттің қай кезеңде тұрғанын нақты көрсететін қарапайым воронка көрінісінен пайда көре алады.

Кімге қолайлы: B2B компанияларға, агенттіктерге, консультанттарға, қызмет көрсетушілерге және қайталанатын сату циклі бар бизнеске.

Кеңес: CRM-ді өз үдерісіңізге сай таңдаңыз, керісінше емес. Тым күрделі жүйе көбіне шағын командаларда пайдаланылмай қалады.

5. Құжат сақтау және жұмыс үдерісі құралдары

Кәсіпкерлер үнемі құжаттармен жұмыс істейді: құрылу жазбалары, келісімшарттар, салық құжаттары, банк формалары, саясаттар, қызметкерлер құжаттары, шот-фактуралар және клиенттік келісімдер. Егер бұл құжаттар әртүрлі қалталарда немесе шашыраңқы хаттарда сақталса, олар тез жоғалады.

Құжат сақтау және жұмыс үдерісі құралдары сізге көмектеседі:

• Маңызды жазбаларды бір қауіпсіз жерде сақтауға
• Құпия файлдарға қолжетімділікті басқаруға
• Құжаттарды жылдам іздеуге
• Бекіту мен қол қою үшін қайталанатын процестер жасауға
• Комплаенсқа қатысты құжаттардың жоғалу қаупін азайтуға

Бұл санат заңды тұлға құрып жатқан, жылдық есеп тапсыратын немесе ішкі жазбаларын басқаратын бизнес үшін әсіресе маңызды. Реттелген құжат айналымы операцияларды жеңілдетеді және комплаенсті оңайырақ етеді.

Zenind сияқты компания құру қызметін қолданатын құрылтайшылар үшін құрылу құжаттары мен комплаенс материалдарын жүйелі түрде сақтау маңызды іскерлік жазбаларды басынан бастап бақылауда ұстауды жеңілдетеді.

Кімге қолайлы: келісімшарттармен, заңдық жазбалармен және комплаенс құжаттарымен жұмыс істейтін барлық бизнес түріне.

Кеңес: Құрылу құжаттары, салық, банк ісі, келісімшарттар және операциялық жазбалар үшін бөлек қалталар жасаңыз.

Бизнесіңіз үшін дұрыс құралдарды қалай таңдау керек

Нарықтағы әр құралдың бәрі сізге керек емес. Шын мәнінде, тым көп құрал мәселені шешкеннен гөрі оны көбейтуі мүмкін. Мақсат - өсуіңіздің қазіргі кезеңін қолдайтын ықшам жүйе құру.

Бағдарламаны бағалағанда мына критерийлерді қолданыңыз:

1. Қолдану жеңілдігі

Егер құралды үйренуге тым көп уақыт кетсе, командаңыз оны қолданудан қашқақтайды. Қарапайымдықты күрделіліктен жоғары қойыңыз.

2. Интеграция мүмкіндіктері

Мүмкін болса, құралдарыңыз бір-бірімен жұмыс істеуі керек. Мысалы, CRM, электрондық пошта платформасы және жоба бақылаушыңыз дерек алмасуы немесе кемінде автоматтандыру арқылы қосылуы тиіс.

3. Сатыңызға сай баға

Стартап өзіне қажет емес мүмкіндіктер үшін артық төлем жасаудан аулақ болуы керек. Көптеген құралдар шағын командаларға арналған тегін немесе арзан жоспарлар ұсынады.

4. Қауіпсіздік және қолжетімділікті басқару

Іскерлік жазбалар, клиент деректері және қаржылық ақпарат қорғалуы тиіс. Екі факторлы аутентификация, пайдаланушы рұқсаттары және резервтік көшіру опцияларын тексеріңіз.

5. Масштабталу мүмкіндігі

Өзіңізбен бірге өсе алатын құралдарды таңдаңыз. Бір құрылтайшыға ыңғайлы жүйе кейін бес адамдық команданы да қолдауы мүмкін.

Жаңа кәсіпкерлерге арналған қарапайым бастапқы құралдар жиыны

Егер сіз енді ғана бастасаңыз, күрделендірмей-ақ пайдалы жиын құра аласыз. Міне, көптеген құрылтайшылар қолдана алатын қарапайым орнатылым:

• Жобаларды басқару: барлық белсенді жұмысқа арналған бір тапсырма тақтасы
• Есеп жүргізу: бизнес банк шотына қосылған бір бухгалтерлік платформа
• Байланыс: іскерлік электрондық пошта, команда чаты және бұлттық сақтау орны
• CRM: қызмет көрсетсеңіз немесе мәмілені тікелей жапсаңыз, қарапайым лид трекері
• Құжат сақтау: заңдық, салықтық және операциялық файлдарға арналған реттелген қалталар

Бұл жүйе артық күрделендірмей-ақ негізгі қажеттіліктерді жабады.

Құрал таңдағанда кәсіпкерлер жиі жіберетін қателер

Тіпті тәжірибелі құрылтайшылар да алғашқы технологиялық жиынын құру кезінде алдын алуға болатын қателер жібереді. Мына мәселелерден сақ болыңыз:

• Нақты жұмыс ағынын анықтамай тұрып құрал сатып алу
• Тым көп мүмкіндігі бар бағдарламаны таңдау
• Бизнесті жеткілікті қолдамайтын тегін құралдарды пайдалану
• Команда мүшелерін үдеріске үйретпеу
• Маңызды деректерді тым көп бөлек жерде сақтау

Мақсат - бағдарламаларды жинау емес. Мақсат - сенімді жүйелер құру.

Бизнес құру мен құралдар бірге жұмыс істеуі керек

Егер бизнес құрылымыңыз дұрыс жолға қойылса, құралдар жиынын басқару да жеңілдейді. Бұл дұрыс заңды тұлға түрін таңдауды, жазбаларды реттеуді және комплаенс міндеттемелерін түсінуді қамтиды.

Компания құрғанда сіз тек заңды құрылым жасамайсыз. Сонымен бірге бизнесіңіздің қалай жұмыс істейтінін, шешімдерді қалай құжаттайтынын және комплаенсті қалай сақтайтынын анықтайтын негізді де жасайсыз. Сондықтан көптеген кәсіпкерлер құрылу қолдауын файл сақтау, бақылау және архивтеу сияқты цифрлық жүйелермен қатар қолданады.

Егер сіз Америка Құрама Штаттарында бизнес бастап жатсаңыз, Zenind сізге құрылу және комплаенс қолдауын ұсынып, осы негізді құруға көмектесе алады. Сонда операциялық жүйелеріңіз бен заңдық жазбаларыңыз басынан бастап бір-біріне сәйкес болады.

Қорытынды ойлар

Бизнес құралдары дұрыс шешім қабылдауды алмастырмайды, бірақ сол шешімді тұрақты түрде қолдануды жеңілдетеді. Дұрыс таңдалған жиын сізге назарды сақтауға, күйзелісті азайтуға және клиенттер мен серіктестер үшін кәсіби тәжірибе қалыптастыруға көмектеседі.

Негізгі нәрселерден бастаңыз: жобаларды басқару, есеп жүргізу, байланыс, CRM және құжат сақтау. Содан кейін бизнесіңізге шын мәнінде қажет болғанда ғана қосымша құралдар қосыңыз.

Ықшам әрі дұрыс таңдалған жүйе күрделілікке батпай өсуге мүмкіндік береді. Әр кәсіпкерге қажет негіз дәл осындай.