Шағын бизнес неге IT-қолдау қызметтерін аутсорсингке беруі керек: 5 себеп

Көптеген құрылтайшылар үшін IT-қолдау бастапқыда өздері шешетін міндет болып көрінеді. Бір ноутбуктағы ақау, бір бағдарламалық сұрақ, бірнеше бұлттық есептік жазбаны қадағалау сияқты істер бизнестің алғашқы кезеңінде басқаруға болатын нәрседей сезіледі. Бірақ бизнес өскен сайын технология күрделене түседі, оны қолдау қымбаттайды және ол күнделікті жұмыста әлдеқайда маңызды бола бастайды.

Сондықтан IT-қолдауды аутсорсингке беру стартаптар, LLC, корпорациялар және қалыптасқан шағын бизнес үшін де тиімді стратегияға айналды. Ішкі бөлімді нөлден құрудың орнына, көптеген компаниялар жылдамырақ жауап беруді, күштірек қауіпсіздікті және шығындарды алдын ала болжауды қамтамасыз ететін басқарылатын IT серіктесін таңдайды.

Егер сіз бизнес құрып жатсаңыз және өсуге, клиенттерге қызмет көрсетуге және талаптарға сәйкестікке назар аударғыңыз келсе, IT-қолдауды аутсорсингке беру ең тиімді шешімдердің бірі болуы мүмкін. Төменде оның бес себебі берілген.

1. IT-қолдауды аутсорсингке беру қауіпсіздікті жақсарта алады

Киберқауіпсіздік енді тек ірі компаниялардың мәселесі емес. Шағын бизнес жиі тартымды нысанаға айналады, себебі олардың ішкі ресурстары шектеулі, бақылау тетіктері әлсіз немесе қауіпсіздік тәжірибесі біркелкі болмауы мүмкін. Бір ғана фишинг хат, бұзылған құпиясөз немесе жұққан құрылғы жұмысты тоқтатып, құпия бизнес ақпаратын ашып жіберуі ықтимал.

Аутсорсингтік IT-қолдау провайдері шағын ішкі команда өз бетінше ұстай алатын деңгейден мықтырақ қауіпсіздік жүйесін әдетте ұсынады. Оған мыналар кіруі мүмкін:

• Құрылғыларды қорғау және мониторинг
• Көп факторлы аутентификацияны баптау және міндеттеу
• Жаңартулар мен патчтарды басқару
• Электрондық пошта сүзгілері және фишингке қарсы бақылаулар
• Деректердің сақтық көшірмесі және апаттан кейін қалпына келтіру жоспары
• Қызметкерлер, мердігерлер және жеткізушілер үшін қолжетімділікті бақылау

Қауіпсіздік мамандану арқылы да күшейеді. Бірнеше клиентке қызмет көрсететін провайдер бір компания ішінде ғана жұмыс істейтін командаға қарағанда көбірек қауіп, көбірек шабуыл үлгісі және көбірек қорғану әдісін көреді. Мұндай тәжірибе қауіптерді жылдамырақ анықтауға және оқиғаға тиімдірек әрекет етуге көмектеседі.

Құрылтайшылар қазірдің өзінде компанияны құру, жалақы төлеу, келісімшарттар және клиент тарту сияқты міндеттерді қатар атқарып жүрсе, киберқауіпсіздік пен IT-операцияларды аутсорсингке беру қосымша ішкі жүктемесіз тәуекелді азайтады.

2. Бұл жалдау қысымын және кадр тапшылығын азайтады

Ішкі IT-команда құру уақытты талап етеді. Дұрыс адамдарды іздеу, жалақы пакеттерін салыстыру, жұмысқа қабылдауды ұйымдастыру және қызметкер ауысуын жоспарлау қажет. Шағын бизнес үшін бұл уақыт пен бюджетке едәуір салмақ түсіруі мүмкін.

Аутсорсинг бұл жүктеменің көп бөлігін алып тастайды. Жеке-жеке толық штаттағы жүйе әкімшісін, help desk маманын, қауіпсіздік сарапшысын және желі инженерин жалдаудың орнына, осы мүмкіндіктердің бәрі бар провайдерге сүйене аласыз.

Бұл тәсіл IT қажеттіліктеріңіз толық ішкі бөлімді ақтамайтын кезде ерекше пайдалы. Көптеген шағын бизнеске тек кейде ғана мынадай көмек қажет болады:

• Қызметкерді жұмысқа қосу және жұмыстан шығару
• Электрондық пошта мен бірлескен жұмыс құралдарын баптау
• Принтер, ноутбук және басқа құрылғылардағы ақауларды жою
• Бұлттық есептік жазбаларды басқару
• Бағдарламалық лицензиялар мен жеткізуші қолдауын қадағалау
• Тұрақты техникалық қызмет көрсету және мониторинг

Аутсорсингтік провайдер арқылы сіз бірнеше жалақы шығынын көтермей-ақ әртүрлі мамандықтарға қол жеткізесіз. Бұдан да маңыздысы, қызметкер жұмыстан шыққанда, демалысқа кеткенде немесе қолжетімсіз болғанда туатын олқылықтарға азырақ тәуелді боласыз.

3. Бұл жалпы IT шығындарын төмендетуі мүмкін

Алғашында аутсорсинг қосымша шығын сияқты көрінуі мүмкін. Алайда іс жүзінде ол көбіне технологиялық қолдаудың жалпы құнын төмендетеді.

Ішкі IT-бөлім тікелей жалақы шығындарын, жеңілдіктерді, оқытуды, құралдарды, қосымша ауыстыру қолдауын және басқару уақытын қажет етеді. Сондай-ақ мониторинг бағдарламалық жасақтамасын, ticketing жүйелерін, қауіпсіздік құралдарын және арнайы жабдықты сатып алуға тура келуі мүмкін. Мұның бәрі тез арада көбейіп кетеді.

Басқарылатын IT-қызметтер әдетте осы тұрақты шығындардың көп бөлігін болжамды айлық төлемге ауыстырады. Бұл әсіресе үстеме шығындарды бақылауда ұстап, күтпеген шығындардан қашқысы келетін шағын бизнес үшін бюджетті жеңіл жоспарлауға мүмкіндік береді.

Шығынды үнемдеу бірнеше бағыттан келуі мүмкін:

• Шұғыл жөндеулер мен жоспарланбаған істен шығулардың азаюы
• Қызметкерлердің тоқтап қалу уақытының қысқаруы
• Сирек кездесетін техникалық рөлдерді жалдау қажеттілігінің төмендеуі
• Жеткізушілерді басқару және бағдарламалық лицензияларды жақсырақ бақылау
• Бизнестің үзілуін азайтатын күштірек сақтық көшірме және қалпына келтіру жүйелері

Мұнда жіберіп алған мүмкіндіктің құнын да ескеру керек. Технологиялық ақауларды шешуге кеткен әр сағат клиенттерге қызмет көрсетуге, сатылымды дамытуға, операцияларды жетілдіруге немесе реттеуші міндеттерді орындауға жұмсалмайды. Әлі орнығып үлгермеген компания үшін бұл жоғалған уақыттың маңызы зор.

Аутсорсингтік IT-қолдау болжап болмайтын техникалық жұмысты басқаруға ыңғайлы операциялық шығынға айналдырады.

4. Сізге неғұрлым тұрақты қолдау және жылдамырақ жауап беру уақыты беріледі

IT-қолдау бейресми түрде жүргізілсе, техникалық мәселелер көбіне олар шұғыл деңгейге жеткеннен кейін ғана шешіледі. Ноутбук істен шығады, есептік жазба бұғатталады немесе файл жоғалады, содан кейін бүкіл команда біреудің мәселені шешуін күтеді.

Аутсорсингтік провайдер әдетте өтініштерді тіркеу, басымдық беру, жоғары деңгейге көтеру және құжаттау үшін құрылымдалған процестерді пайдаланады. Бұл мәселелердің назардан тыс қалу ықтималдығын азайтады және қайталанатын проблемаларды түпкі себебімен бірге анықтап, шешуге мүмкіндік береді.

Бұл тұрақтылық маңызды, өйткені бизнес технологиясы күнделікті жұмыстың дерлік барлық бөлігіне әсер етеді:

• Сату топтарына CRM құралдарына қолжетімділік керек
• Қаржы топтарына сенімді есеп жүйелері керек
• Қашықтағы қызметкерлерге қауіпсіз байланыс керек
• Операция топтарына жұмыс істейтін құрылғылар мен бұлттық қолжетімділік керек
• Басшылыққа өнімділік пен тәуекел туралы көрініс керек

Сенімді IT серіктес сонымен қатар ортаңызды стандарттауға көмектесе алады. Бұл көбіне үйлесімсіздік мәселелерін азайтады, onboarding процесін жеңілдетеді және жүйелердің жалпы тұрақтылығын арттырады.

Өсіп келе жатқан бизнес үшін тұрақтылық тек ыңғайлылық емес. Ол қарқынды сақтауға көмектеседі. Егер командаңыз технологиялық үзілістерсіз жұмыс істей алса, сіз клиенттерге қызмет көрсетуге және аз алаңдаушылықпен кеңеюге назар аударасыз.

5. Бұл сізге негізгі бизнес басымдықтарына назар аударуға мүмкіндік береді

Көптеген құрылтайшылар бизнесті бағдарламалық жаңартуларды, пайдаланушы рұқсаттарын, сақтық көшірмелерді және құрылғы саясаттарын басқару үшін бастамайды. Олар мәселені шешу, өнім сату немесе қызмет көрсету үшін бизнес бастайды.

IT-қолдауды аутсорсингке беру сізге компанияны алға жылжытатын нақты жұмысқа назар аударуға көмектеседі.

Мысалы, егер сіз жаңа компания құрып жатсаңыз, назарыңыз онсыз да көптеген міндеттер арасында бөлінеді:

• Дұрыс бизнес құрылымын таңдау
• Құрылтай құжаттарын тапсыру
• Салық нөмірлері мен лицензияларды алу
• Банк және бухгалтерлік жүйелерді баптау
• Ішкі процестерді құру
• Клиент базасын қалыптастыру

Осының үстіне техникалық басқаруды қосу бастапқы прогресті баяулатуы мүмкін. Аутсорсингтік IT-қолдау сізге технологияны дұрыс жүргізуге қажетті операциялық негіз береді, бірақ өзіңізді help desk қызметіне айналдыруды талап етпейді.

Бұл компанияңыз өскен кезде де пайдалы. IT міндеттерін бөліп бере алатын бизнес көбіне ауқымдауға жақсырақ дайын болады, өйткені басшылық реактивті қолдауға аз уақыт жұмсап, стратегияға, жалдауға және клиент тәжірибесіне көбірек көңіл бөледі.

IT-қолдауды аутсорсингке беру қашан ең тиімді

Әрбір бизнеске толық штаттағы ішкі IT-бөлім қажет емес. Аутсорсинг әсіресе мына жағдайларда тартымды:

• Командаңыз шағын немесе тез өсіп жатыр
• Сіз қашықтағы немесе гибридті қызметкерлермен жұмыс істейсіз
• Бірнеше бұлттық қолданбаны пайдаланасыз және оларды басқаруға көмек керек
• Сіз құпия клиенттік немесе қаржылық деректермен жұмыс істейсіз
• Ішкі инфрақұрылым құрмай-ақ қауіпсіздікті жақсартқыңыз келеді
• Сізге болжамды қолдау шығындары қажет

Сонымен қатар, егер қазіргі процесс IT функциясына кірмейтін, бірақ техникалық жағынан мықты бір қызметкерге тәуелді болса, бұл да ақылды қадам болуы мүмкін. Технология бизнес үшін аса маңызды болған кезде, бейресми көмекке сүйенгеннен гөрі ресми қолдау моделінің болғаны дұрыс.

Дұрыс IT-қолдау серіктесін қалай таңдау керек

Дұрыс провайдер тек help desk өтініштеріне жауап беріп қана қоймауы керек. Бизнес кезеңіңізді, тәуекел профиліңізді және өсу мақсаттарыңызды түсінетін серіктес іздеңіз.

Күшті аутсорсингтік IT-қолдау серіктесі мына мүмкіндіктерді ұсынуы керек:

• Қызмет деңгейі бойынша нақты күтілімдер
• Құжатталған қауіпсіздік тәжірибелері
• Сақтық көшірме және қалпына келтіру жоспары
• Жедел әрі түсінікті байланыс
• Шағын бизнес орталарына тәжірибе
• Бұлттық құралдар, құрылғыны басқару және пайдаланушы қолжетімділігіне қолдау
• Ашық баға және қызмет ауқымы

Сондай-ақ провайдердің onboarding, құжаттама, жоғары деңгейге көтеру және оқиғаға әрекет ету процесін қалай жүргізетінін сұраған жөн. Жақсы серіктес өз жұмыс тәсілін қарапайым тілмен түсіндіре алады және қолдау моделі сіздің командаңызға қалай сәйкес келетінін көрсете алады.

Қорытынды

IT-қолдауды аутсорсингке беру тек шығынды қысқарту құралы емес. Көптеген шағын бизнес үшін бұл қауіпсіздікті жақсартудың, жалдау қысымын азайтудың, тұрақтырақ қолдау алудың және өсуге назар аударудың практикалық жолы.

Бизнесіңіз технологияға көбірек тәуелді болған сайын, нашар IT-басқарудың құны да тез өседі. Аутсорсингтік қолдау сізге ішкі бөлімнің бәрін нөлден құру жүгінсіз-ақ сараптамаға, құрылымға және ауқымдау мүмкіндігіне қол жеткізуге мүмкіндік береді.

Уақытын стратегияға көбірек, ал ақау жоюға азырақ жұмсағысы келетін құрылтайшылар мен бизнес иелері үшін аутсорсингтік IT-қолдау ақылды операциялық артықшылық болуы мүмкін.