5 lý do các doanh nghiệp nhỏ nên thuê ngoài dịch vụ hỗ trợ IT

Đối với nhiều nhà sáng lập, hỗ trợ IT ban đầu thường là một trách nhiệm tự làm. Một lỗi máy tính ở đây, một câu hỏi về phần mềm ở kia, và vài tài khoản đám mây cần theo dõi có vẻ vẫn có thể kiểm soát được trong những ngày đầu. Nhưng khi doanh nghiệp phát triển, công nghệ trở nên phức tạp hơn, tốn kém hơn để duy trì, và quan trọng hơn rất nhiều đối với hoạt động hằng ngày.

Đó là lý do thuê ngoài hỗ trợ IT đã trở thành một chiến lược thiết thực cho các công ty khởi nghiệp, LLC, tập đoàn và cả các doanh nghiệp nhỏ đã hoạt động lâu năm. Thay vì cố gắng xây dựng một bộ phận nội bộ từ đầu, nhiều công ty chọn một đối tác IT được quản lý có thể mang lại thời gian phản hồi nhanh hơn, bảo mật mạnh hơn và chi phí dễ dự đoán hơn.

Nếu bạn đang xây dựng doanh nghiệp và muốn tập trung vào tăng trưởng, chăm sóc khách hàng và tuân thủ, thuê ngoài IT có thể là một trong những quyết định hiệu quả nhất mà bạn đưa ra. Dưới đây là 5 lý do đáng để cân nhắc.

1. Thuê ngoài hỗ trợ IT có thể cải thiện bảo mật

An ninh mạng không còn là mối quan tâm chỉ dành cho các tập đoàn lớn. Doanh nghiệp nhỏ thường là mục tiêu hấp dẫn vì họ có thể có nguồn lực nội bộ hạn chế, kiểm soát yếu hơn hoặc các thực hành bảo mật không nhất quán. Chỉ một email lừa đảo, mật khẩu bị lộ hoặc thiết bị nhiễm mã độc cũng có thể làm gián đoạn hoạt động và làm lộ thông tin kinh doanh nhạy cảm.

Một nhà cung cấp hỗ trợ IT thuê ngoài thường mang đến khung bảo mật mạnh hơn so với một nhóm nội bộ nhỏ có thể tự duy trì. Điều đó có thể bao gồm:

• Bảo vệ điểm cuối và giám sát thiết bị
• Thiết lập và thực thi xác thực đa yếu tố
• Quản lý bản vá và cập nhật phần mềm
• Lọc email và kiểm soát chống lừa đảo
• Lập kế hoạch sao lưu dữ liệu và khôi phục sau thảm họa
• Kiểm soát quyền truy cập cho nhân viên, nhà thầu và nhà cung cấp

Bảo mật cũng được hưởng lợi từ chuyên môn hóa. Một nhà cung cấp hỗ trợ nhiều khách hàng sẽ nhìn thấy nhiều mối đe dọa hơn, nhiều mô hình tấn công hơn và nhiều chiến lược giảm thiểu hơn so với một đội chỉ làm việc trong một công ty. Kinh nghiệm đó có thể giúp phát hiện nhanh hơn và phản ứng sự cố tốt hơn.

Đối với các nhà sáng lập vốn đã phải cân bằng giữa thành lập doanh nghiệp, bảng lương, hợp đồng và thu hút khách hàng, thuê ngoài an ninh mạng và vận hành IT có thể giảm rủi ro mà không làm tăng thêm gánh nặng nội bộ.

2. Giảm áp lực tuyển dụng và thiếu hụt nhân sự

Xây dựng một đội IT nội bộ cần thời gian. Bạn phải tuyển đúng người, so sánh các gói đãi ngộ, quản lý hội nhập và lên kế hoạch cho biến động nhân sự. Với một doanh nghiệp nhỏ, điều đó có thể làm hao hụt đáng kể cả thời gian lẫn ngân sách.

Thuê ngoài giúp giảm phần lớn gánh nặng này. Thay vì phải lần lượt tuyển dụng một quản trị hệ thống toàn thời gian, kỹ thuật viên help desk, chuyên gia bảo mật và kỹ sư mạng, bạn có thể dựa vào một nhà cung cấp đã có sẵn đầy đủ năng lực đó.

Cách tiếp cận này đặc biệt hữu ích khi nhu cầu IT của bạn chưa đủ lớn để justify một bộ phận nội bộ hoàn chỉnh. Nhiều doanh nghiệp nhỏ chỉ cần hỗ trợ thỉnh thoảng cho các việc như:

• Hội nhập và thôi việc nhân viên
• Thiết lập email và công cụ cộng tác
• Khắc phục sự cố máy in, laptop và thiết bị
• Quản trị tài khoản đám mây
• Cấp phép phần mềm và hỗ trợ nhà cung cấp
• Bảo trì và giám sát định kỳ

Với nhà cung cấp thuê ngoài, bạn có thể tiếp cận nhiều nhóm kỹ năng mà không phải gánh chi phí của nhiều mức lương. Quan trọng không kém, bạn sẽ ít bị ảnh hưởng khi một nhân viên nghỉ việc, đi nghỉ phép hoặc không sẵn sàng hỗ trợ.

3. Có thể giảm tổng chi phí IT

Thoạt nhìn, thuê ngoài có vẻ như là một khoản chi thêm. Nhưng trên thực tế, nó thường giúp giảm tổng chi phí hỗ trợ công nghệ.

Một bộ phận IT nội bộ kéo theo chi phí lương trực tiếp, phúc lợi, đào tạo, công cụ, phương án dự phòng và thời gian quản lý. Bạn cũng có thể phải mua phần mềm giám sát, hệ thống ticket, công cụ bảo mật và thiết bị chuyên dụng. Các khoản này cộng dồn rất nhanh.

Dịch vụ IT được quản lý thường thay thế nhiều chi phí cố định đó bằng một mức phí hàng tháng dễ dự đoán hơn. Điều đó giúp việc lập ngân sách dễ dàng hơn, đặc biệt với các doanh nghiệp nhỏ muốn kiểm soát chi phí chung và tránh phát sinh bất ngờ.

Tiết kiệm chi phí có thể đến từ nhiều nguồn:

• Ít sửa chữa khẩn cấp và ít gián đoạn ngoài dự kiến hơn
• Giảm thời gian ngừng việc của nhân viên
• Ít cần tuyển các vị trí kỹ thuật chuyên biệt
• Quản lý nhà cung cấp và cấp phép phần mềm tốt hơn
• Hệ thống sao lưu và khôi phục mạnh hơn giúp giảm gián đoạn kinh doanh

Cũng cần tính đến chi phí cơ hội. Mỗi giờ dành cho việc xử lý sự cố công nghệ là một giờ không dành cho chăm sóc khách hàng, phát triển doanh số, cải thiện vận hành hoặc hoàn thành công việc tuân thủ quy định. Với một công ty còn đang trong giai đoạn xây dựng, thời gian bị mất đó rất đáng kể.

Hỗ trợ IT thuê ngoài giúp chuyển công việc kỹ thuật khó đoán thành một khoản chi vận hành có thể quản lý.

4. Bạn nhận được hỗ trợ nhất quán hơn và thời gian phản hồi nhanh hơn

Khi hỗ trợ IT được xử lý một cách không chính thức, các vấn đề kỹ thuật thường chỉ được giải quyết khi đã trở nên cấp bách. Máy tính xách tay hỏng, tài khoản bị khóa hoặc tệp tin biến mất, rồi cả đội phải chờ ai đó tìm cách xử lý.

Một nhà cung cấp thuê ngoài thường sử dụng quy trình có cấu trúc cho việc ghi nhận yêu cầu, ưu tiên, chuyển cấp và tài liệu hóa. Điều đó có nghĩa là sự cố ít có khả năng bị bỏ sót, và các vấn đề lặp lại có thể được xác định cũng như xử lý tận gốc.

Sự nhất quán này quan trọng vì công nghệ doanh nghiệp ảnh hưởng đến hầu như mọi phần của công việc hằng ngày:

• Đội bán hàng cần truy cập vào công cụ CRM
• Đội tài chính cần hệ thống kế toán đáng tin cậy
• Nhân sự làm việc từ xa cần kết nối an toàn
• Đội vận hành cần thiết bị hoạt động tốt và quyền truy cập đám mây
• Ban lãnh đạo cần nhìn thấy hiệu suất và rủi ro

Một đối tác IT đáng tin cậy cũng có thể giúp chuẩn hóa môi trường của bạn. Điều đó thường dẫn đến ít vấn đề tương thích hơn, quy trình hội nhập đơn giản hơn và hệ thống ổn định hơn nói chung.

Với doanh nghiệp đang tăng trưởng, sự nhất quán không chỉ là tiện lợi. Nó giúp duy trì đà phát triển. Nếu đội ngũ của bạn có thể làm việc mà không bị gián đoạn công nghệ, bạn sẽ tập trung vào phục vụ khách hàng và mở rộng quy mô với ít xao nhãng hơn.

5. Giúp bạn tập trung vào các ưu tiên cốt lõi của doanh nghiệp

Hầu hết nhà sáng lập không khởi nghiệp vì muốn quản lý cập nhật phần mềm, quyền người dùng, sao lưu và chính sách thiết bị. Họ bắt đầu kinh doanh để giải quyết một vấn đề, bán một sản phẩm hoặc cung cấp một dịch vụ.

Thuê ngoài hỗ trợ IT giúp bạn tập trung vào công việc thực sự thúc đẩy công ty tiến lên.

Nếu bạn đang thành lập một công ty mới, chẳng hạn, sự chú ý của bạn đã phải chia cho rất nhiều ưu tiên:

• Chọn cấu trúc doanh nghiệp phù hợp
• Nộp hồ sơ thành lập
• Xin mã số thuế và giấy phép
• Thiết lập hệ thống ngân hàng và kế toán
• Xây dựng quy trình nội bộ
• Phát triển tệp khách hàng

Gánh thêm việc quản lý kỹ thuật lên trên tất cả những điều đó có thể làm chậm tiến độ ban đầu. Hỗ trợ IT thuê ngoài mang đến cho bạn nền tảng vận hành để công nghệ hoạt động tốt mà không buộc bạn phải tự trở thành bộ phận help desk của chính mình.

Điều này cũng có giá trị khi công ty trưởng thành. Một doanh nghiệp có thể giao phó các tác vụ IT thường có vị thế tốt hơn để mở rộng, vì ban lãnh đạo dành ít thời gian hơn cho việc xử lý sự cố phản ứng và nhiều thời gian hơn cho chiến lược, tuyển dụng và trải nghiệm khách hàng.

Khi nào thuê ngoài hỗ trợ IT là phù hợp nhất

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần một bộ phận IT nội bộ toàn thời gian. Thuê ngoài đặc biệt hấp dẫn khi:

• Quy mô đội ngũ nhỏ hoặc đang tăng trưởng nhanh
• Bạn có nhân viên làm việc từ xa hoặc làm việc kết hợp
• Bạn sử dụng nhiều ứng dụng đám mây và cần hỗ trợ quản lý
• Bạn xử lý dữ liệu khách hàng hoặc tài chính nhạy cảm
• Bạn muốn bảo mật tốt hơn mà không cần xây dựng hạ tầng nội bộ
• Bạn cần chi phí hỗ trợ có thể dự đoán

Đây cũng có thể là một bước đi thông minh nếu quy trình hiện tại của bạn đang phụ thuộc vào một nhân viên có hiểu biết kỹ thuật nhưng người đó thực chất không thuộc bộ phận IT. Khi công nghệ trở nên quan trọng đối với hoạt động kinh doanh, tốt hơn là có một mô hình hỗ trợ chính thức thay vì trông chờ vào sự giúp đỡ không chính thức.

Cách chọn đối tác hỗ trợ IT phù hợp

Nhà cung cấp phù hợp không chỉ nên trả lời các ticket help desk. Hãy tìm một đối tác hiểu giai đoạn kinh doanh, hồ sơ rủi ro và mục tiêu tăng trưởng của bạn.

Một đối tác hỗ trợ IT thuê ngoài tốt nên cung cấp:

• Kỳ vọng rõ ràng về mức dịch vụ
• Thực hành bảo mật được tài liệu hóa
• Kế hoạch sao lưu và khôi phục
• Giao tiếp phản hồi nhanh
• Kinh nghiệm với môi trường doanh nghiệp nhỏ
• Hỗ trợ công cụ đám mây, quản lý thiết bị đầu cuối và quyền người dùng
• Báo giá minh bạch và phạm vi dịch vụ rõ ràng

Bạn cũng nên hỏi nhà cung cấp xử lý việc onboarding, tài liệu hóa, chuyển cấp và phản ứng sự cố như thế nào. Một đối tác tốt phải có thể giải thích quy trình bằng ngôn ngữ dễ hiểu và cho thấy mô hình hỗ trợ của họ sẽ phù hợp với đội ngũ của bạn ra sao.

Kết luận

Thuê ngoài hỗ trợ IT không chỉ là một chiến thuật tiết kiệm chi phí. Với nhiều doanh nghiệp nhỏ, đây là một cách thực tế để cải thiện bảo mật, giảm áp lực tuyển dụng, nhận được hỗ trợ nhất quán hơn và tập trung vào tăng trưởng.

Khi doanh nghiệp của bạn ngày càng phụ thuộc vào công nghệ, chi phí của việc quản lý IT kém sẽ tăng nhanh. Hỗ trợ thuê ngoài mang lại cho bạn chuyên môn, cấu trúc và khả năng mở rộng mà không phải gánh nặng xây dựng mọi thứ nội bộ.

Đối với các nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp muốn dành nhiều thời gian hơn cho chiến lược và ít thời gian hơn cho việc xử lý sự cố, hỗ trợ IT thuê ngoài có thể trở thành một lợi thế vận hành thông minh.