Уақытты көп алатын жұмыс үдерістерін автоматтандыру: жалғыз кәсіпкерге арналған уақыт үнемдеу нұсқаулығы

Жалғыз кәсіпкерлер жылдам қимылдап, үнемді жұмыс істеп, шығынды төмен ұстай отырып ұтады. Бірақ тәуелсіздік шағын бизнесті икемді ететіндей көрінгенімен, оның жасырын құны да бар: табыс әкелуге тікелей ықпал етпейтін қайталанатын жұмыстарға кететін сағаттар.

Шот-фактура жасау, электрондық хаттарға қайта жауап беру, өтінімдерді қабылдау, кездесулерді жоспарлау, бухгалтерия, құжаттарды сақтау, сәйкестікке қатысты ескертулер және жаңа клиенттерді қарсы алу жұмыстары жинала береді. Бұларды бақылаусыз қалдырсаңыз, бизнесіңіз басқарылатын жүйе емес, ретсіз жүктеме сияқты сезіледі.

Автоматтандырудың мақсаты - бизнестің адамға тән қырын алып тастау емес. Ол қажетсіз кедергілерді жоюға көмектеседі, сонда сіз стратегияға, қызмет көрсетуге және сатылымға көбірек уақыт бөле аласыз. Жаңа негізін қалаушылар мен жалғыз жұмыс істейтін кәсіпкерлер үшін бұл тұрақты бизнес құру мен үнемі үлгере алмай жүрудің айырмасы болуы мүмкін.

Неліктен автоматтандыру жалғыз кәсіпкерлер үшін маңызды

Үлкен команда тиімсіздікті жұтып қоя алады. Ал жалғыз кәсіпкерге ондай мүмкіндік жоқ.

Бизнесті өзіңіз басқарғанда, әрбір қолмен орындалатын қадамның тікелей құны бар:

• Ол терең жұмысқа кедергі келтіреді.
• Жауап беру уақытын баяулатады.
• Қателік ықтималдығын арттырады.
• Өсімді тұрақты ұстауды қиындатады.

Автоматтандыру сізге қосымша мүмкіндік береді. Шағын жүйе сіздің назарыңызды бір-бірлеп талап ететін ондаған не жүздеген әрекетті орындай алады. Бұл мүмкіндік бизнестің бастапқы кезеңінде одан да маңызды, өйткені сіз бір мезетте компания құру, клиент тарту, қызмет көрсету және әкімшілік жұмыстарды қатар атқарасыз.

Алдымен қайталанатын жұмысыңызды картаға түсіріңіз

Бір нәрсені автоматтандырмас бұрын, нақты нені автоматтандыруға тұрарлық екенін анықтаңыз.

Мынадай жұмыстарды іздеңіз:

• Үнемі қайталанатын
• Ережеге негізделген
• Уақыт алатын
• Шығармашылық құндылығы төмен
• Стандарттауға оңай

Бастау үшін қарапайым тәсіл - бір апта бойы жұмысыңызды бақылап, тапсырмаларды үш топқа бөлу:

1. Адам орындауы керек.
2. Үлгімен немесе жартылай автоматтандыру арқылы орындалатын.
3. Толық автоматтандыруға болатын.

Көбіне жұмысыңыздың екінші және үшінші санатқа түсетін бөлігі ойлағаныңыздан әлдеқайда көп екенін байқайсыз.

Жиі кездесетін мысалдар:

• Кездесуді растау хабарламаларын жіберу
• Клиенттерден бастапқы ақпарат жинау
• Лидтерді форма арқылы CRM жүйесіне көшіру
• Сатып алудан кейін шот-фактура жасау
• Төлем туралы еске салу хабарламаларын жіберу
• Қайталанатын есептерді дайындау
• Файлдардың көшірмесін бұлтты сақтау орнына жасау
• Салық немесе есеп тапсыру мерзімдерін еске салу

Мақсат - бәрін автоматтандыру емес. Мақсат - қайталанатын жұмыстың жеткілікті бөлігін автоматтандырып, бизнесіңізді басқаруды жеңілдету.

Алдымен жоғары кедергі туғызатын жұмыстарға көңіл бөліңіз

Әр автоматтандыру жобасының қайтарымы бірдей емес. Ең көп қиындық тудыратын жерден бастаңыз.

Ең жақсы алғашқы кандидаттар мынадай жұмыстар:

• Жиі орындалатын
• Әр жолы бірнеше минут алатын
• Нақты анықтауға болатын
• Кешіксе, жұмысқа кедергі келтіретін

Көптеген жалғыз кәсіпкерлер үшін бұған клиентті қабылдау, кездесулерді жоспарлау, шот-фактура жасау және кейінгі байланыс кіреді. Егер күн сайын бірдей ақпаратты жинауға немесе бірдей хабарлама жіберуге 20 минут жұмсасаңыз, автоматтандыру сізге аптасына айтарлықтай уақыт қайтарады.

Жақсы ереже: ұмытып кетуі, қате қайталауы немесе қолмен орындауға жаныңыз қиналатын жұмысты автоматтандырыңыз.

Күрделі жүйеден бұрын қарапайым жүйе құрыңыз

Автоматтандыру негізгі процесс анық болғанда жақсы жұмыс істейді.

Егер сіздің жұмыс үдерісіңіз күн сайын өзгерсе, бағдарламалық жасақтама шатасуды шешіп бере алмайды. Ондай жағдайда алдымен процесті жеңілдетіңіз, содан кейін автоматтандырыңыз.

Мына ретпен жүріңіз:

1. Процесті анықтаңыз.
2. Қадамдарын жазыңыз.
3. Артық қадамдарды алып тастаңыз.
4. Үлгілер қосыңыз.
5. Қайталанатын бөліктерді автоматтандырыңыз.
6. Нәтижені қарап шығыңыз.

Бір минутта түсіндіруге болатын қысқа процесс бұлыңғыр әрі көп ерекшелігі бар жұмыс үдерісіне қарағанда әлдеқайда оңай автоматтандырылады.

Клиентті қабылдау мен лидтерді өңдеуді автоматтандырыңыз

Клиентті қабылдау - бірден нәтиже беретін ең оңай бағыттардың бірі.

Әр жолы бірдей ақпаратты қолмен сұраудың орнына, қажет деректерді алдын ала жинайтын құрылымды форма қолданыңыз. Сол мәліметтерді кейін CRM жүйесіне, кестеге, пошта жәшігіне немесе жобаларды басқару құралына бағыттай аласыз.

Ықшамдалған қабылдау үдерісі былай көрінуі мүмкін:

• Келуші форманы толтырады.
• Форма деректері автоматты түрде сақталады.
• Растау хат бірден жіберіледі.
• Тапсырма жобалар тақтасында құрылады.
• Егер адам жауап бермесе, кейінгі ескерту жоспарланады.

Осындай бір ғана жүйе хат алмасуды азайтып, жауап беру жылдамдығын арттыра алады, бұл көбіне конверсияны жақсартады.

Қызмет көрсететін бизнес үшін қабылдауды автоматтандыру күтілетін нәтижені де нақтылауға көмектеседі. Сіз қызмет аясын, уақытша жоспарды, бюджет ауқымын және байланыс мәліметтерін қоңырауға дейін жинай аласыз.

Кездесулер мен ескертулерді автоматтандырыңыз

Кесте үйлестіру - жалғыз жұмыс істейтіндер үшін ең көп уақыт алатын істердің бірі.

Күнтізбені қолмен сәйкестендірудің орнына, қолжетімділік ережелері мен автоматты ескертулері бар жоспарлау сілтемесін пайдаланыңыз. Бұл келмей қалу санын азайтады, уақыт үнемдейді және артық хат алмасуды қысқартады.

Жақсы жоспарлау автоматтандыруы әдетте мыналарды қамтиды:

• Күнтізбемен синхрондалған нақты қолжетімділік
• Растау хаттары
• Автоматты ескерту хабарламалары
• Кездесулер арасындағы буфер уақыты
• Уақыт белдеуін анықтау
• Брондау расталмай тұрып қойылатын бастапқы сұрақтар

Клиенттермен жұмыс істесеңіз, кездесу уақытын өзгерту ережелерін де қарастырыңыз. Таза әрі түсінікті қайта жоспарлау үдерісі сізді негізгі жұмыстан алаңдататын қолмен жазысқан хабарламалар тізбегінен жақсырақ.

Шот-фактура мен төлемнен кейінгі бақылауды автоматтандырыңыз

Қолма-қол ақша ағыны әр бизнес үшін маңызды, бірақ ол жалғыз кәсіпкерлер үшін ерекше маңызды.

Кешіккен шоттар мен ыңғайсыз төлем ескертулері күйзеліс тудырып, жұмыстың ырғағын баяулатуы мүмкін. Төлем үдерісін автоматтандыру осы кедергіні азайтады.

Ең төменгі деңгейде сіздің шот-фактура үдерісіңіз мыналарды қолдауы керек:

• Шот-фактураны автоматты түрде жасау
• Тұрақты қызмет немесе жазылым үшін қайталанатын төлем
• Төлем расталғаны туралы хаттар
• Кешіктірілген төлем туралы ескертулер
• Түбіртекті жеткізу және мұрағаттау

Егер сіз қайталанатын қызмет ұсынсаңыз, қайталанатын шот-фактуралар апта ішіндегі маңызды қайталанатын жұмысты алып тастай алады. Ал бір реттік қызмет сатсаңыз, жобаның белгілі бір кезеңі аяқталғанда немесе ұсыныс мақұлданғанда шотты автоматты түрде іске қосыңыз.

Байланыс үшін үлгілер қолданыңыз

Үлгілер - қолжетімді ең жылдам автоматтандыру түрлерінің бірі.

Уақыт үнемдеу үшін әрдайым бағдарламалық жасақтама қажет емес. Кейде қайта қолдануға болатын жақсы жазылған хабарлама жеткілікті.

Мынадай жағдайларға үлгілер жасаңыз:

• Жаңа лидке жауап беру
• Ұсыныстан кейінгі байланыс
• Төлем туралы ескертулер
• Бейімдеу нұсқаулары
• Жобаның мәртебесі туралы жаңарту
• Жабу немесе қорытынды хабарлама

Мақсат - бос беттен бастауға кететін күшті азайту. Жақсы үлгі сіздің тонуыңызды біркелкі сақтап, маңызды ақпараттың түсіп қалмауын қамтамасыз етеді.

Сондай-ақ жиі қойылатын сұрақтарға, стандартты келесі қадамдарға және саясат түсіндірмелеріне арналған қайта қолданылатын қысқа мәтіндерді сақтауға болады. Бұл әсіресе ұқсас сұрақтарға қайта-қайта жауап берсеңіз пайдалы.

Әкімшілік бизнес жұмыстарын автоматтандырыңыз

Жалғыз кәсіпкерлер үшін әкімшілік жұмыс көбіне ең байқалмайтын, бірақ ең көп кедергі келтіретін жұмыс санаты.

Егер сіз бизнес құрып жатсаңыз немесе оны кеңейтіп жатсаңыз, автоматтандыруға немесе құрылымды ескертулерге өте қолайлы бірнеше қайталанатын әкімшілік міндет бар:

• Құрылым құруға арналған тексеру парақтары
• Тіркелген агентке қатысты хабарламалар
• Жылдық есеп тапсыру мерзімдері
• Лицензия мен рұқсаттарды жаңарту
• Құжаттарды сақтау және сақтық көшірме жасау
• Салық тапсыру туралы ескертулер
• Ішкі сәйкестік шолуы

Бұл жұмыстар әдетте табыс әкелмейді, бірақ бизнесті қорғайды және оның талаптарға сай болуын қамтамасыз етеді.

Егер сіз жаңа компания бастасаңыз, құрылтай құжаттарын бірінші күннен-ақ реттеп сақтайтын жүйелерді қолданыңыз. Таза цифрлық қалта құрылымы, автоматты ескертулер және орталықтандырылған жазбалар кейінірек өтінімдерді, хабарламаларды немесе меншік құжаттарын іздеуге кеткен сағаттарды үнемдейді.

Zenind құрылтай және сәйкестік жұмыстарын тиімді басқаруға көмектеседі, сондықтан негізін қалаушылар әр мерзімді қолмен бақылаудың орнына бизнесті дамытуға көңіл бөле алады.

Ақпараттың бір көзін жасаңыз

Уақытты ысырап етудің ең үлкен себептерінің бірі - ақпараттың шашыраңқы болуы.

Құжаттар, тапсырмалар және жазбалар тым көп жерде сақталса, сіз әрекет етуден гөрі іздеуге көбірек уақыт жұмсайсыз. Автоматтандыру бизнесте ақпаратты сақтау мен бағыттаудың орталық жүйесі болғанда ғана жақсы жұмыс істейді.

Ондай жүйе мыналарды қамтуы мүмкін:

• Құжаттарға арналған бұлтты сақтау орны
• Ағымдағы жұмысқа арналған тапсырмалар менеджері
• Лидтер мен клиент жазбаларына арналған CRM
• Қаржылық деректерге арналған бухгалтерлік платформа
• Мерзімдер мен кездесулерге арналған күнтізбе

Нақты құралдардың маңызына қарағанда, жүйелілік әлдеқайда маңызды. Ақпараттың әр түріне бір орын таңдаңыз да, соны ұстаныңыз.

Адамның тексеру кезеңін сақтаңыз

Автоматтандыру шешім қабылдауды жеңілдетуі керек, бірақ дәлдікті төмендетпеуі тиіс.

Кейбір жұмыстар үшін нәтиже жіберілмес бұрын адамның тексеруі қажет. Бұл әсіресе мына салаларда маңызды:

• Құқықтық және сәйкестік құжаттары
• Қаржылық операциялар
• Клиентке арналған материалдар
• Шарт талаптары
• Көпшілікке жарияланатын мазмұн

Тиімді жұмыс үдерісіне автоматты жоба немесе триггер, содан кейін соңғы бекітуден бұрын жылдам тексеру кіреді. Мұндай тәсіл сапаны сақтай отырып, уақытты да үнемдейді.

Ең жылдам жүйелер әрдайым ең жақсы жүйелер бола бермейді. Ең жақсы жүйе - сенім артуға болатын жүйе.

Үнемделген уақытты өлшеңіз

Егер автоматтандыру нәтижесін өлшемесеңіз, не жұмыс істеп тұрғанын білу қиын.

Бірнеше қарапайым көрсеткішті бақылаңыз:

• Апта сайын үнемделген уақыт
• Автоматты түрде орындалған тапсырмалар саны
• Ұмытылған кейінгі байланыстардың азаюы
• Лидке жауап беру уақытының қысқаруы
• Кешіктірілген төлемдер немесе жіберіп алған мерзімдердің азаюы

Тіпті аз ғана уақыт үнемі жылдың ішінде елеулі көлемге айналады. Күніне 10 минут онша көп көрінбесе де, жылына 60 сағаттан асады.

Осындай қайта алынған уақытты сатылымға, өнім әзірлеуге, клиент жұмысын орындауға немесе күйіп кетудің алдын алып, демалуға жұмсауға болады.

Жиі жіберілетін қателер

Автоматтандыру пайдалы, бірақ оны ұқыпсыз енгізсеңіз, мәселе де тудыруы мүмкін.

Мына қателерден сақ болыңыз:

• Алдымен процесті түземей тұрып, бұзылған жұмысты автоматтандыру
• Бір-бірімен нашар байланысатын тым көп құрал қолдану
• Маңызды жерде адам тексеруін өткізіп жіберу
• Клиентпен тым суық, жансыз байланыс орнату
• Бизнес өзгерген сайын жұмыс үдерістерін жаңартпау

Кішкентайдан бастаңыз, мұқият тестілеңіз және біртіндеп жетілдіріңіз. Бірнеше сенімді автоматтандыру - он шақты әлсіз жүйеден жақсы.

Бірінші аптаға арналған практикалық жоспар

Қайдан бастау керегіне сенімді болмасаңыз, мына қарапайым жоспарды қолданыңыз:

1-күн: Қайталанатын жұмыстарды түгендеу

Осы аптада орындаған барлық қайталанатын тапсырманы жазыңыз.

2-күн: Оларды уақыт пен қажу деңгейі бойынша реттеңіз

Ең көп уақыт жоғалтатын үш жұмысты таңдаңыз.

3-күн: Процесті стандарттаңыз

Әр тапсырманың нақты қадамдарын жазып шығыңыз.

4-күн: Үлгілер қосыңыз

Дайын жауаптар, формалар немесе тексеру парақтарын жасаңыз.

5-күн: Бір автоматтандыруды іске қосыңыз

Ең оңай әрі құнды жұмыс үдерісін таңдап, автоматтандырыңыз.

6-күн: Жұмыс үдерісін тестілеңіз

Оны клиент немесе тұтынушы сияқты толық орындап көріңіз.

7-күн: Құжаттап, жетілдіріңіз

Не сәтті болды, не істемеді, нені түзету керек екенін белгілеңіз.

Апта соңында сізде нақты уақыт үнемдейтін кемінде бір жұмыс істеп тұрған автоматтандыру болуы тиіс.

Үлкен мақсат: өміріңізді қолдайтын бизнес құру

Автоматтандырудың ең құнды нәтижесі - жай ғана жылдамдық емес.

Ол - бақылау.

Қайталанатын жұмыстарды үнемі назар аудартатын қолмен әрекет емес, жүйелер атқарғанда, сізге ойлануға, сатуға, қызмет көрсетуге және демалуға орын ашылады. Бұл әсіресе бизнесі көбіне жеке энергия мен зейінге тәуелді жалғыз кәсіпкерлер үшін маңызды.

Жақсы жобаланған жұмыс үдерісі бизнесті бүгін де жеңілдетуі, ертең де кеңейтуге ыңғайлы етуі керек. Клиент қабылдау, шот-фактураны басқару немесе компания құру мен сәйкестікке қатысты міндеттерді реттеу болсын, автоматтандырылған әр қадам сізді тек өзіңіз ғана істей алатын іске көбірек жұмылдырады.

Дәл осылай жалғыз бизнес тұрақты болады: бәрін қолмен істегеннен емес, ең маңызды жұмыстың айналасына жинақы жүйе құрғаннан.