Шағын бизнес иелеріне арналған бухгалтерия 101: Таза есеп пен жақсырақ сәйкестікке арналған практикалық нұсқаулық

Бухгалтерия - шағын бизнес қалыптастыра алатын ең маңызды әдеттердің бірі. Ол тек салық маусымында реттеліп отыру үшін қажет емес. Ол ақшаның бизнес ішінде қалай қозғалғанын түсінуге, мәселелерді ертерек байқауға және шешімдерді сенімді қабылдауға көмектеседі.

Жақында LLC, корпорация немесе басқа шағын бизнес құрылымын құрған негізін қалаушылар үшін бухгалтерияның маңызы одан да жоғары. Таза есеп жеке және іскерлік қаржыны бөлуге, жақсырақ есеп беруді қолдауға және компания өскен сайын сәйкестікті жеңілдетуге көмектеседі.

Бұл нұсқаулық шағын бизнес иелеріне арналған бухгалтерияның негіздерін қамтиды: нені тіркеу керек, қарапайым жүйені қалай орнату керек және кейін қиындық тудыратын жиі қателіктерден қалай сақтану керек.

Бухгалтерия деген не

Бухгалтерия - бизнестің қаржылық операцияларын тіркеу, реттеу және санаттарға бөлу процесі. Алынған әрбір төлем, жіберілген шот, төленген шот-фактура, рәсімделген қайтарым және бизнеске қатысты әрбір сатып алу бірізді түрде қадағалану керек.

Тәжірибе жүзінде бухгалтерия мынадай сұрақтарға жауап беруге көмектеседі:

• Осы айда қанша ақша түсті?
• Бизнес ең көп қайда жұмсап жатыр?
• Клиенттер уақытында төлей ме?
• Бизнес қызметкерлерді жалдай ала ма, жабдық сатып ала ала ма немесе кеңейе ала ма?
• Есептер салық тапсыруға немесе кредитордың тексерісіне дайын ба?

Бухгалтерия есепшіліктен бөлек, бірақ екеуі бір-бірімен тығыз байланысты. Бухгалтерия транзакцияларды дәл тіркеуге назар аударады. Есепшілік сол жазбаларды пайдаланып қаржылық есептер дайындайды, нәтижені талдайды және салық пен қаржылық шешімдерді қолдайды.

Неліктен бухгалтерия маңызды

Жақсы бухгалтерия тек түбіртектерді реттеп қоюдан әлдеқайда көп нәрсе береді. Ол бизнеске құрылым мен айқындық береді.

Ақша ағымын жақсырақ басқару

Ақша ағымындағы мәселелер шағын бизнестің қиналуының ең жиі себептерінің бірі. Дәл есеп иелерге ақша қашан түсетінін, төлемдер қашан мерзімі жететінін және жұмысты жалғастыруға жеткілікті қор бар-жоғын көруге көмектеседі.

Салыққа дайындықтың жеңілдігі

Шығындар жыл бойы дұрыс санатталса, салық тапсыру әлдеқайда оңай болады. Жақсы есеп сонымен қатар шегерімдерді анықтауға көмектеседі және заңды іскерлік шығындарды жіберіп алу қаупін азайтады.

Бизнес пен жеке қаржыны жақсырақ бөлу

LLC және корпорация иелері үшін жеке және бизнес операцияларын араластыру түсінбеушілік тудырып, жауапкершілікті шектеу қорғанысын әлсіретуі мүмкін. Жеке банк шоты, бөлек бухгалтерия жүйесі және нақты құжаттама бұл бөліністі күшейтеді.

Несие мен инвесторларға дайындықтың артуы

Егер бизнес қаржыландыруға өтініш берсе немесе сыртқы капитал тартқысы келсе, қаржылық есептер маңызды болады. Кредиторлар мен инвесторлар бизнестің сенімді жазбалары, тұрақты табыс есебі және жауапты шығын бақылауы бар екенін көргісі келеді.

Шешім қабылдаудың жылдамдауы

Бизнес тек жорамалға сүйеніп дұрыс шешім қабылдай алмайды. Бухгалтерия қай өнімдер, қызметтер және арналар табысты екенін, ал қайсысын өзгерту қажет болуы мүмкін екенін көрсетеді.

Қарапайым бухгалтерия жүйесін қалай орнатуға болады

Бухгалтерия жүйесі тиімді болуы үшін күрделі болуы міндетті емес. Ең жақсы жүйе - тұрақты қолданылатын, оңай басқарылатын және бизнестің көлемі мен қажеттілігіне сай келетін жүйе.

1. Бөлек бизнес шоттарын ашыңыз

Бірінші қадам - бизнес пен жеке қаржыны бөлек ұстау. Арнайы бизнес ағымдағы шотын және қажет болса бөлек бизнес кредит картасын пайдаланыңыз.

Бұл мына нәрселерді жеңілдетеді:

• Бизнес кірісі мен шығынын бақылау
• Шоттарды салыстыру
• Салық құжаттарын дайындау
• Бизнестің заңды тұлға ретіндегі айқындығын қорғау

Егер сіз бизнесіңізді Zenind арқылы немесе басқа тіркеу қызметі арқылы құрған болсаңыз, бұл - бастапқы сәйкестік әдеттерінің ең маңыздыларының бірі.

2. Бухгалтерия әдісін таңдаңыз

Шағын бизнестің көбі екі тәсілдің бірін қолданады:

• Біржақты бухгалтерия: Әрбір операция бір рет тіркеледі. Бұл қарапайым және көлемі төмен өте шағын жобаларға жарауы мүмкін.
• Қосжақты бухгалтерия: Әрбір операция кемінде екі шотқа әсер етеді, бұл есепті теңгерімді ұстайды. Бұл өсіп келе жатқан бизнестің көбі үшін стандартты әдіс.

Өсуге дайын бизнес үшін қосжақты бухгалтерия әдетте ұзақ мерзімде тиімдірек таңдау болады.

3. Ақшалай және есептеу әдісінің бірін таңдаңыз

Бухгалтерия мен есепшілік жүйелері әдетте екі әдістің біріне сүйенеді:

• Ақшалай негіз: Табыс төлем түскен кезде тіркеледі, ал шығын төленген кезде тіркеледі.
• Есептеу негізі: Табыс табылған кезде тіркеледі, ал шығын жұмсалған кезде тіркеледі.

Ақшалай негіз өте шағын бизнес үшін жиі оңайырақ болады. Есептеу негізі бизнестің қаржылық жағдайын толықырақ көрсетеді, әсіресе қор, шот-фактура немесе төлем мерзімі ұзақ компаниялар үшін.

4. Бизнеске сай құрал таңдаңыз

Кейбір иелер бастапқыда электрондық кестелерді қолданады. Басқалары бірінші күннен-ақ есеп бағдарламасын пайдаланады. Дұрыс таңдау транзакция көлеміне және бизнеске қажет егжей-тегжей деңгейіне байланысты.

Жиі қолданылатын нұсқалар:

• Өте шағын, қарапайым қызметі бар бизнес үшін электрондық кестелер
• Қайталанатын операциялар мен өсіп келе жатқан көлем үшін есеп бағдарламасы
• Үнемі жаңартып отыруға көмек керек иелер үшін кәсіби бухгалтерия қолдауы

Маңыздысы - құралдың өзі емес. Маңыздысы - тұрақтылық. Апта сайын қолданылатын қарапайым жүйе сирек жаңартылатын күрделі жүйеден жақсы.

5. Шоттар жоспарын жасаңыз

Шоттар жоспары - бизнес қызметін реттеу үшін қолданылатын санаттар тізімі. Ол әдетте мыналарды қамтиды:

• Табыс
• Сатылған тауарлардың өзіндік құны
• Кеңсе керек-жарақтары
• Маркетинг
• Жал ақысы
• Бағдарламалық жасақтама
• Еңбекақы
• Іссапар
• Кәсіби қызмет ақысы
• Салықтар мен лицензиялар

Таза шоттар жоспары бизнесті талдауды және есептерді артық шатастырмай дайындауды жеңілдетеді.

Есептеріңізде нені қадағалау керек

Бизнес қаржыларына әсер ететін әрбір операция қадағалану керек. Ең аз дегенде мыналар кіреді:

• Сату және қызмет көрсету табысы
• Клиент шоттары мен төлемдері
• Жеткізуші шоттары мен шығындары
• Еңбекақы және келісімшарт негізіндегі төлемдер
• Бизнес несиелері және қайтарым кестесі
• Ие салымдары мен үлестірулері
• Қайтарымдар, төлемді кері қайтару және жеңілдіктер
• Қолданылатын болса, жиналған сату салығы

Жазбаларды неғұрлым уақтылы енгізсеңіз, есеп соғұрлым дәл болады. Тоқсанның немесе жылдың соңына дейін күту әдетте бос орындар мен қателіктерді көбейтеді.

Маңызды қаржылық есептер

Жазбалар реттелгеннен кейін, олар бизнес нәтижесін көрсететін есептерге айналуы керек.

Пайда мен залал туралы есеп

Табыс туралы есеп деп те аталады, бұл есеп белгілі бір кезеңдегі табыс, шығын және таза пайданы көрсетеді.

Баланс

Баланс белгілі бір сәттегі активтерді, міндеттемелерді және меншікті капиталды көрсетеді. Ол бизнестің нені иеленетінін және нені қарызға алғанын түсінуге көмектеседі.

Ақша ағымы туралы есеп

Бұл есеп ақша операциялық, инвестициялық және қаржыландыру қызметтері арқылы қалай қозғалғанын қадағалайды. Ол өтімділікті түсіну үшін әсіресе пайдалы.

Дебиторлық берешек және кредиторлық берешек есептері

Бұл есептер клиенттердің бизнеске қанша қарыз екенін және бизнестің жеткізушілерге қанша қарыз екенін көрсетеді. Олар ұмыт қалған шоттар мен кешіккен төлемдердің алдын алуға көмектеседі.

Болдырмау керек жиі бухгалтерлік қателер

Тіпті жақсы ниетпен әрекет ететін иелер де бухгалтерлік қателіктер жібереді. Оларды ерте болдырмау кейін уақыт пен ақшаны үнемдейді.

Жеке және бизнес шығындарын араластыру

Бұл шағын бизнес иелері арасында ең жиі кездесетін мәселелердің бірі. Жеке сатып алуларды бизнес шоттары арқылы өткізбеу керек, ал бизнес шығындарын құжаттамасыз жеке картадан жай ғана төлемеу керек.

Банк шоттарын салыстырмау

Банк салыстыруы есеп пен банк үзіндісінің сәйкес келетінін тексереді. Бұл қадамды өткізіп жіберу қателердің айлар бойы байқалмай қалуына әкелуі мүмкін.

Түбіртектер мен құжаттаманың болмауы

Қолдауы жоқ операцияны кейін дәлелдеу қиын. Түбіртектерді, шот-фактураларды, жол жүру журналдарын және келісімшарттарды тез іздеуге болатын жүйеде сақтаңыз.

Операцияларды санаттауды тым ұзаққа қалдыру

Егер операциялар жиналып қалса, бухгалтерия процесі қиындайды және дәлдігі төмендейді. Апта сайынғы шағын жаңартулар жыл соңындағы үлкен түзетулерден жеңіл.

Несие мен кредит картасы қалдықтарын елемеу

Қарыз шоттары мұқият бақылануы керек. Пайыз, комиссия немесе төлем уақыты жіберілсе, есеп бұрмалануы мүмкін.

Ие салымдары мен үлестірулерін ұмыту

Иелер жиі ақша қозғалысын құжаттамай бизнеске енгізеді немесе шығарады. Бұл меншікті капитал шоттарында шатасуға әкеліп, кейін есепті дайындауды қиындатады.

Бухгалтерия қаншалықты жиі жүргізілуі керек

Идеал жиілік бизнестің белсенділігіне байланысты, бірақ жақсы ереже - есептерді кемінде апта сайын қарап, шоттарды ай сайын салыстыру.

Қарапайым жоспар мынадай болуы мүмкін:

• Апта сайын: кіріс пен шығынды тіркеу, түбіртектерді жүктеу, өтелмеген шоттарды қарау
• Ай сайын: банк және карта шоттарын салыстыру, есептерді тексеру, ақша ағымын қарау
• Тоқсан сайын: салықтық төлемдерді, еңбекақы жазбаларын және бизнес нәтижесін қайта қарау
• Жыл сайын: жыл соңындағы қаржылық есептерді дайындау және салық құжаттарын реттеу

Жиі тексеру ұсақ қателердің үлкен мәселеге айналуына жол бермейді.

Қай кезде өзіңіз жүргізу керек және қашан көмек алған дұрыс

Кейбір иелер бастапқы кезеңде бухгалтерияны өздері жүргізеді. Егер операция көлемі төмен болса және иеде жүйелі болуға уақыты жеткілікті болса, бұл жұмыс істей алады.

Өз бетімен жүргізу мына жағдайда қолайлы болуы мүмкін:

• Бизнес жаңа және қарапайым болса
• Ай сайынғы транзакция саны аз болса
• Ие бағдарламамен немесе электрондық кестемен жұмыс істей алса
• Есептер жүйелі түрде қаралып отырса

Көмек тарту мына жағдайда жақсырақ болуы мүмкін:

• Бизнес тез өсіп жатса
• Шот-фактура, жеткізуші немесе қызметкер саны көп болса
• Қор немесе сату салығы есепті күрделендірсе
• Ие операциялар мен сатуға көбірек көңіл бөлгісі келсе
• Салыққа немесе қаржыландыруға дейін есепті түзету қажет болса

Көптеген шағын бизнес иелері ақырында аралас тәсілді таңдайды: ай бойы есепті өздері жаңартып отырады, ал тексеру, есеп беру немесе салыққа дайындық үшін бухгалтер не есепші көмегіне жүгінеді.

Бухгалтерия және бизнес сәйкестігі

Бухгалтерия заңдық сәйкестікпен бірдей емес, бірақ екеуі өзара байланысты. Жақсы жүргізілген есеп бизнеске салық есептілігінде, штаттық есеп беруде, несие өтініштерінде және меншік шешімдерінде қажет болуы мүмкін құжаттарды қолдайды.

Entity иелері үшін, әсіресе LLC және корпорация иелері үшін, таза есеп бизнес бөлек заңды және қаржылық операция ретінде жүргізіліп жатқанын көрсетуге көмектеседі. Сондықтан бухгалтерия компанияны құру процесінің бір бөлігі болуы керек, кейінгі ой емес.

Егер сіз жаңа бизнес құрып жатсаңыз, Zenind құрылу жағын шешуге көмектесе алады, ал бухгалтерия жүйесін есептер басынан-ақ дұрыс болу үшін бірден орнатқан жөн.

Қорытынды ойлар

Бухгалтерия сәнді емес, бірақ шағын бизнес құра алатын ең құнды жүйелердің бірі. Дәл есеп иелерге нәтижені түсінуге, күтпеген жағдайдан сақтануға және негізделген шешім қабылдауға көмектеседі. Сондай-ақ салық, қаржыландыру және сәйкестікті басқаруды әлдеқайда жеңілдетеді.

Ең жақсы бухгалтерия жүйесі қарапайым, тұрақты және жиі жаңартылатын жүйе болады. Бөлек шоттардан бастаңыз, әрбір операцияны қадағалаңыз, ай сайын салыстырыңыз және есептерді жүйелі түрде қарап отырыңыз. Егер жұмыс көлемі тым ауыр болып кетсе, есептер артта қалмай тұрып кәсіби қолдау алыңыз.

Мықты есеп мықты бизнесті қолдайды. Шағын бизнес иелері үшін бухгалтерия ұзақ мерзімді өсудің негізгі бөлігі болып табылады.