Жаңа АҚШ бизнес иелеріне арналған бухгалтерлік есеп негіздері: компанияңыздың қаржысын қалай реттеуге болады

Бухгалтерлік есеп - бизнесті жүргізудегі ең көзге түсе бермейтін, бірақ ең маңызды бөліктердің бірі. Егер сіз АҚШ-та жаңа LLC, корпорация немесе шағын бизнес құрып жатсаңыз, бухгалтерлік есепті дұрыс жүргізу әдеттері ақша ағынын түсінуге, салыққа дайындалуға және алғашқы күннен бастап жақсы шешім қабылдауға көмектеседі.

Көптеген құрылтайшылар алдымен компанияны құруға, брендке және сатылымға басымдық береді. Бұл түсінікті. Бірақ компанияңыз іске қосылғаннан кейін қаржылық бөлік бәрін байланыстырып тұратын жүйеге айналады. Тәртіпке келтірілмеген есеп болғанда, бизнестің қаншалықты табысты екенін, не қарыз екеніңізді, ақшаңыз қайда кетіп жатқанын және салық маусымына қаншалықты дайын екеніңізді анықтау қиындайды.

Zenind кәсіпкерлерге компания құру үдерісін оңтайландырылған түрде ұсыну арқылы бизнесті бастауға көмектеседі, ал бухгалтерлік есеп - тұрақты бизнес негізін қалыптастырудағы табиғи келесі қадам. Есепті өзіңіз жүргізсеңіз де, кәсіби маманмен жұмыс істесеңіз де, қағидалар бірдей: операцияларды дәл тіркеу, бизнес пен жеке қаржыны бөлек ұстау және қаржы көрсеткіштерін жүйелі түрде қарап отыру.

Бухгалтерлік есеп нені білдіреді

Бухгалтерлік есеп - бұл бизнестің қаржылық операцияларын тіркеу және жүйелеу үдерісі. Оған кіріс, шығыс, төлемдер, шот-фактуралар, түбіртектер, аударымдар және салыққа қатысты жазбалар кіреді.

Қарапайым тілмен айтқанда, бухгалтерлік есеп мынадай сұрақтарға жауап береді:

• Осы айда қанша ақша түсті?
• Бизнес қанша қаражат жұмсады?
• Қай клиенттер әлі төлем жасаған жоқ?
• Қай шоттар төленуі керек?
• Бизнес табыс әкеліп жатыр ма?

Бухгалтерлік есеп пен accounting бір нәрсе емес, бірақ екеуі өзара байланысты. Бухгалтерлік есеп деректерді тіркеу мен реттеуге бағытталады. Accounting сол деректерді пайдаланып, нәтижені талдайды, есептер дайындайды және салық тапсыру мен жоспарлауға қолдау көрсетеді.

Шағын бизнес иелері үшін бұл екеуінің арасы кейде көмескі болуы мүмкін. Ең маңыздысы - жазбалардың дәл, бірізді және қажет кезде оңай тексерілетін болуы.

Неліктен бухгалтерлік есеп жаңа бизнес үшін маңызды

Егер сіз енді ғана бастаған болсаңыз, бухгалтерлік есеп кейінге қалдыруға болатын әкімшілік шаруа сияқты көрінуі мүмкін. Алайда іс жүзінде ерте қалыптасқан есеп жүргізу әдеттері кейін уақытты, ақшаны және күйзелісті үнемдейді.

1. Ол табыстылықты түсінуге көмектеседі

Тек сатылымның өзі компанияңыздың денсаулығын көрсете алмайды. Операциялық шығындардың қанша екенін де білу керек. Бухгалтерлік есеп кірісіңіз жалдау ақысына, бағдарламалық жасақтамаға, жалақыға, мердігерлерге, жарнамаға, жеткізуге және басқа шығындарға жетіп-жетпейтінін көрсетеді.

2. Ол салық талаптарын орындауға көмектеседі

Тәртіпке келтірілген жазбаларды сақтайтын бизнес салық тапсыру мерзімдеріне, алдын ала төлемдерге және шегерімдерге әлдеқайда жақсы дайын болады. Жақсы есеп кірісті өткізіп алмау немесе шегерілетін шығынды ұмытып кету тәуекелін азайтады.

3. Ол қаржыландыру мен несие алуды жеңілдетеді

Егер сіз бизнес несиесіне, кредит желісіне немесе сыртқы инвестицияға өтініш берсеңіз, қаржылық есептер қажет болуы мүмкін. Жүйелі жүргізілген есеп сол есептерді әлдеқайда оңай дайындауға мүмкіндік береді.

4. Ол шешім қабылдауды жақсартады

Ай сайынғы тұрақты шығындарыңызды, клиенттердің төлем үлгілерін және пайда маржасын білсеңіз, баға қою, қызметкер жалдау, қорды басқару және кеңею туралы жақсырақ шешім қабылдайсыз.

5. Ол тексерістер немесе шолулар кезінде күйзелісті азайтады

Бизнесіңіз шағын болса да, жазбаларыңызды түсіндіруге дайын болуыңыз керек. Таза бухгалтерлік есеп салық мамандарына, несие берушілерге немесе мемлекеттік органдарға сұрақтарға жауап беруді жеңілдетеді.

Бухгалтерлік есепті ерте бастаңыз

Бухгалтерлік есепті орнатудың ең қолайлы уақыты - транзакциялар көбейіп кеткеннен кейін емес, бизнесіңізді іске қосқан сәт.

Бизнес құрылымына сай жүйе таңдаңыз

Компанияңыз single-member LLC, multi-member LLC, S corporation немесе C corporation болсын, бухгалтерлік есеп бизнестің құқықтық және салықтық құрылымын көрсетуі керек. Бұл бизнесті иесінің жеке қаржысынан бөлек дербес құрылым ретінде жүргізуді білдіреді.

Жеке бизнес банктік шот ашыңыз

Бөлек бизнес шоты - бухгалтерлік есеп үшін ең қарапайым әрі ең тиімді құралдардың бірі. Ол бизнес кірісі мен шығынын бөлек ұстап, жазбаларды жинақы етеді және салық кезінде шатастыруды азайтады.

Бизнесіңізге сай есептеу әдісін қолданыңыз

Ең кең тараған екі тәсіл бар:

• Cash basis бухгалтерлік есеп: ақша түскен кезде кірісті, төленген кезде шығынды тіркейді.
• Accrual basis бухгалтерлік есеп: ақша қозғалған-қозғалмағанына қарамастан, табылған кіріс пен туындаған шығынды тіркейді.

Көптеген шағын бизнес cash basis-тен бастайды, өйткені ол қарапайымырақ. Басқаларына accrual негізіндегі есеп ыңғайлырақ болуы мүмкін, әсіресе қор ұстаса, клиенттерге шот жіберсе немесе қаржылық көріністі егжей-тегжейлі қажет етсе.

Бухгалтерлік бағдарлама немесе бақылау жүйесін таңдаңыз

Бірінші күні күрделі жүйе қажет емес, бірақ бірізділік міндетті. Кейбір құрылтайшылар кестелерден бастайды, басқалары арнайы бухгалтерлік бағдарламаны қолданады. Дұрыс таңдау транзакциялар көлеміне, есеп беру қажеттілігіне және бұл үдеріске қанша уақыт бөле алатыныңызға байланысты.

Әр бизнес қадағалауы тиіс негізгі бухгалтерлік міндеттер

Есепті тәртіпте ұстау үшін бірнеше тұрақты міндетке назар аударыңыз.

Кірісті дәл тіркеңіз

Сатылымды, депозиттерді, шот-фактураларды, жазылым төлемдерін және кірістің басқа түрлерін қадағалаңыз. Әрбір түскен қаражаттың нақты қайнар көзімен сәйкестендірілуі керек.

Шығындарды дұрыс санаттаңыз

Әрбір бизнес шығыны тиісті санатқа енгізілуі тиіс. Жиі кездесетін санаттар:

• Кеңсе шығындары
• Бағдарламалық жасақтама және жазылымдар
• Жарнама және маркетинг
• Іссапарлар
• Тамақтану
• Мердігерлерге төлемдер
• Жалақы және қызметкерлерге қатысты шығындар
• Жалдау ақысы және коммуналдық қызметтер
• Жеткізу және тапсырысты орындау
• Кәсіби қызметтер

Бірізді санаттау есептерді оқуды жеңілдетеді және шығын үлгілерін анықтауға көмектеседі.

Банк және кредит картасы шоттарын салыстырып тексеріңіз

Салыстырып тексеру дегеніміз - бухгалтерлік жазбаларды банк және кредит картасы үзінді көшірмелерімен салыстырып, олардың сәйкес келетінін растау. Бұл қадам жетіспейтін жазбаларды, қайталанған төлемдерді немесе транзакция қателерін анықтауға көмектеседі.

Түбіртектер мен растайтын құжаттарды сақтаңыз

Әрбір шегерілетін шығынның артында дәлел болуы керек. Цифрлық түбіртектер, шот-фактуралар, үзінді көшірмелер мен келісімшарттар кейін оңай табылатындай сақталуы тиіс.

Дебиторлық және кредиторлық берешекті қадағалаңыз

Егер бизнесіңіз клиенттерге шот жіберсе, кімнің қанша қарызы барын және төлем қашан түсуі керегін бақылаңыз. Сондай-ақ айыппұлдан сақтанып, жеткізушілермен жақсы қарым-қатынасты сақтау үшін өз шоттарыңызды да қадағалаңыз.

Білуге тиіс қаржылық есептер

Негізгі бухгалтерлік есеп тек дерек енгізу ғана емес. Ол сол деректерді пайдалы есептерге айналдыру да.

Пайда мен залал туралы есеп

Кіріс туралы есеп деп те аталады, бұл құжат белгілі бір кезеңдегі кірісті, шығынды және таза пайданы көрсетеді. Ол мына сұраққа жауап береді: бизнес ақша тауып жатыр ма?

Баланс

Баланс белгілі бір сәттегі активтерді, міндеттемелерді және меншік иесінің капиталын көрсетеді. Ол бизнестің неге ие екенін және нені қарыз екенін түсінуге көмектеседі.

Ақша ағыны туралы есеп

Ақша ағыны туралы есеп бизнеске ақша қалай кіріп-шығып жатқанын көрсетеді. Бұл маңызды, өйткені бизнес табысты болса да, егер ақша төленбеген шот-фактураларда тұрып қалса немесе шығындар клиент төлемінен бұрын келсе, қиындыққа тап болуы мүмкін.

Бас кітап

Бас кітап - барлық қаржылық операциялардың орталық жазбасы. Ол есептеріңіздің негізін құрайды және дәл әрі толық сақталуы тиіс.

Жиі жіберілетін бухгалтерлік қателер

Жаңа бизнес жиі бірдей, алдын алуға болатын қателерді жасайды.

Бизнес пен жеке қаржыны араластыру

Бұл ең жиі кездесетін проблемалардың бірі. Егер бір шотты немесе картаны бизнеске де, жеке шығынға да қолдансаңыз, есептің сенімділігі төмендейді.

Транзакцияларды тіркеуді ұзаққа созу

Егер айлар бойғы әрекетті кейін қайта қалпына келтіруге тырыссаңыз, бірдеңені өткізіп алу ықтималдығы жоғары болады. Бухгалтерлік есеп жүйелі түрде, апта сайын немесе ай сайын жүргізілгенде тиімді.

Шығындарды қате санаттау

Қате санаттар есептерді бұрмалайды және салық дайындауды күрделендіреді. Күмәндансаңыз, анық әрі бірізді логика қолданыңыз және қажет болса маманмен қарап шығыңыз.

Ұсақ транзакцияларды елемеу

Ұсақ төлемдер жинақталып кетеді. Жазылымдар, жүгіріс шығыны, тамақтану шығындары және шағын кеңсе тауарлары жеке алғанда маңызды көрінбеуі мүмкін, бірақ уақыт өте едәуір әсер етеді.

Шоттарды салыстырып тексермеу

Егер мұны жүйелі жасамасаңыз, қателер айлар бойы байқалмай қалуы мүмкін. Бұл кейін түзетуді қиындатады және есептердің дәл еместігіне әкелуі ықтимал.

Қор көшірмесін сақтамау

Қаржылық жазбалар қауіпсіз түрде сақтық көшірмеленуі керек. Бұлтты сақтау немесе бағдарламалық жасақтама қолдансаңыз да, деректер қорғалған әрі қалпына келтіруге болатын болсын.

Өз бетіңізше жүргізу ме, әлде маман жалдау ма

Барлық бизнеске бірдей дұрыс жауап жоқ.

Өз бетіңізше жүргізу мына жағдайда жарайды:

• Транзакция көлемі аз болса
• Бизнес моделі қарапайым болса
• Сіз жазбаларды жүйелі жүргізе алсаңыз
• Санаттау мен салыстырып тексерудің негіздерін түсінсеңіз

Кәсіби бухгалтерлік көмек мына жағдайда тиімдірек болуы мүмкін:

• Транзакциялар жиі болса
• Қызметкерлер немесе мердігерлер жалдасаңыз
• Қорды басқарсаңыз
• Бірнеше штатта жұмыс істесеңіз
• Жазбалардан гөрі сатылым мен операцияларға көбірек уақыт бөлгіңіз келсе

Көптеген құрылтайшылар алдымен бухгалтерлікті өздері жүргізіп, компания өскен сайын сыртқы маманға ауысады. Бұл тәсіл жазбалар бастапқыдан-ақ реттелген болса, жақсы жұмыс істейді.

Catch-up бухгалтерлік есеп: бұл не және қашан қажет

Catch-up бухгалтерлік есеп - артта қалып қойған қаржылық операцияларды кейіннен реттеп, енгізу үдерісі.

Бизнеске мұндай көмек көбіне мына жағдайларда қажет болады:

• Компания тез іске қосылып, бастапқы орнату ескерілмей қалған кезде
• Бірнеше шот жүйесіз қолданылғанда
• Бірнеше ай бойы операциялар тіркелмей қалған кезде
• Бизнес тез өсіп, есеп жүргізу оған ілесе алмаған кезде

Жазбалар неғұрлым ұзақ толық болмаса, түзету соғұрлым қиын болады. Егер артта қалғаныңызды білсеңіз, оны түзетудің ең дұрыс уақыты - қазір. Алдымен үзінді көшірмелерді, түбіртектерді, шот-фактураларды және төлем жазбаларын жинап, содан кейін есепті ағымдағы күйге дейін кері қарай реттеңіз.

АҚШ бизнес иелеріне арналған бухгалтерлік есептің үздік тәжірибелері

Бірнеше әдет бухгалтерлік есепті уақыт өте әлдеқайда жеңілдетеді.

Тұрақты кесте қолданыңыз

Аптасына немесе айына бір рет транзакцияларды қарауға, шоттарды салыстыруға және құжаттарды сақтауға уақыт бөліңіз. Тұрақтылық мінсіздіктен маңыздырақ.

Құжаттаманы реттеңіз

Түбіртектерді, шот-фактураларды, салық нысандарын және келісімшарттарды сақтауға қарапайым жүйе жасаңыз. Іздеуге болатын цифрлық қалта құрылымы шағын командалар үшін жиі тиімді болады.

Есептерді жүйелі қарап отырыңыз

Қаржылық есептерге тек салық маусымында ғана қарамаңыз. Ай сайынғы шолу проблемаларды ерте анықтауға көмектеседі.

Иесінің кірісін операциялық шығындардан бөлек ұстаңыз

Егер сіз дивиденд, үлестірім немесе жалақы алсаңыз, оны дұрыс тіркеңіз. Иеге жасалған төлемдер бизнестің операциялық шығындарымен араласпауы тиіс.

Салық мерзімдерін бақылаңыз

Федералдық және штаттық тапсыру міндеттемелері компания түрі мен орналасқан жеріне қарай өзгеруі мүмкін. Бухгалтерлік есеп тоқсандық және жылдық мерзімдерге дайын болуға көмектеседі.

Қажет болғанда мамандармен жұмыс істеңіз

Бухгалтер немесе accountant сандарды түсіндіруге, процестерді жақсартуға және есеп беру қателерін азайтуға көмектеседі. Бұл компанияңыз кеңейе бастағанда әсіресе пайдалы.

Zenind бұл жүйеге қалай кіреді

Бизнес бастау тек құрылтай құжаттарын тапсырумен шектелмейді. Компанияңыз құрылғаннан кейін оны жинақы және жауапты түрде жүргізуге көмектесетін жүйелер қажет.

Zenind АҚШ компанияларына арналған бизнес құру қызметтері арқылы кәсіпкерлерді қолдайды. Одан кейін бухгалтерлік есеп компанияны құрғаннан кейін оның тәртіпті жұмыс істеуін қамтамасыз ететін операциялық негіздің бір бөлігіне айналады. Таза есеп жүргізу процесі compliance сақтауға, салық маусымына дайындалуға және шешімді болжамға емес, нақты дерекке сүйеніп қабылдауға көмектеседі.

Егер бизнесіңіз әлі бастапқы кезеңде болса, құрылым мен қаржылық әдеттерді бірге қалыптастырған дұрыс. Сонда бизнес өскеннен кейін тәртіп орнатуға тырысудың қажеті болмайды.

Қорытынды

Бухгалтерлік есеп - жай ғана әкімшілік міндет емес. Бұл шағын бизнестің сақталып, өсуіне көмектесетін негізгі жүйелердің бірі. Таза жазбалар салық дайындауды жеңілдетеді, ақша ағынын жақсырақ көруге мүмкіндік береді және компания өмірінің әр кезеңінде ақылды шешім қабылдауға қолдау көрсетеді.

АҚШ-тағы жаңа бизнес иелері үшін ең тиімді тәсіл қарапайым: қаржыны бөліп ұстаңыз, транзакцияларды жүйелі тіркеңіз, шоттарды тұрақты салыстырып тексеріңіз және есептерді кесте бойынша қарап отырыңыз. Есепті өзіңіз жүргізсеңіз де, кәсіби маманмен жұмыс істесеңіз де, мықты бухгалтерлік әдеттер ұзақ мерзімде өз нәтижесін береді.

Жүйені неғұрлым ерте қалыптастырсаңыз, бизнесті сеніммен басқару соғұрлым оңай болады.