Жаңа компаниялар үшін бизнес автоматтандыру: шығындарды азайтып, жылдам масштабталу

Бизнес автоматтандыру негізін қалаушыларға аз ресурспен көбірек жұмыс істеуге көмектеседі. Жаңа LLC немесе corporation үшін бұл алғашқы күннен-ақ маңызды. Ерте кезеңдегі командалардың уақыты шектеулі, қызметкерлері аз, әрі табыс әкелетін жұмысқа бәсекелесетін қайталанатын міндеттері көп. Дұрыс автоматтандыру стратегиясы артық қол еңбегін азайтады, бірізділікті жақсартады және бизнестің әр қадамда кедергіге тап болмай өсуіне мүмкіндік береді.

Көптеген кәсіпкерлер үшін автоматтандыру адамдарды алмастыру туралы емес. Ол адамдарды қайталанатын жұмыстан босатып, олардың шешім қабылдауға, клиенттерге және өсімге назар аударуына жағдай жасау туралы. Сондықтан ол құрылудан кейін ішкі жүйелерін әлі қалыптастырып жатқан жаңа бизнес үшін ерекше пайдалы. Шот-фактуралармен жұмыс істеу, клиенттерді онбордингтен өткізу, өтінімдерге жауап беру немесе құжаттарды реттеу болсын, автоматтандыру шашыраңқы процестерді болжамды жұмыс ағынына айналдыра алады.

Бизнес автоматтандыру деген не

Бизнес автоматтандыру дегеніміз - қайталанатын тапсырмаларды ең аз қол еңбегімен орындау үшін бағдарламалық жасақтаманы, ережелерді және байланыстырылған жүйелерді пайдалану. Қызметкерден бір қадамды қайта-қайта орындауды сұраудың орнына, сіз триггерді, әрекетті және күтілетін нәтижені анықтайсыз.

Қарапайым мысал - клиент байланыс формасын толтырған кезде жіберілетін автоматты email. Неғұрлым күрделі мысалдарға жоба басқару құралында тапсырма құру, CRM жүйесін жаңарту, келісімшартты қол қоюға жіберу және нәтижені жазбаларға тіркеу сияқты жұмыс ағындары жатады.

Автоматтандыру ең жақсы нәтиже береді, егер процесс алдын ала түсінікті болса. Егер жұмыс ағыны ретсіз болса, автоматтандыру сол ретсіздікті тек жылдамырақ етеді. Сондықтан табысты автоматтандыру бағдарламалық жасақтаманы таңдаудан емес, процесті жобалаудан басталады.

Неліктен автоматтандыру LLC және corporation үшін маңызды

Жаңа бизнес көбіне шағын командамен және тығыз маржамен жұмыс істейді. Қайталанатын әкімшілік жұмыстарға кеткен әр сағат - сату, өнімді дамыту, клиенттерге қызмет көрсету немесе compliance жұмыстарына жұмсалмаған уақыт.

Автоматтандыру жаңа компанияларға көмектесе алады:

• Қайталанатын тапсырмаларға кететін еңбек шығындарын азайтуға
• Клиенттер мен жеткізушілерге жауап беру уақытын қысқартуға
• Рутиналық процестердегі адам қателерін азайтуға
• Жазбаларды реттірек және оңай табылатын етуге
• Қызметкерлер мен клиенттер үшін тәжірибені жақсартуға
• Бірден жұмысқа адам алусыз-ақ өсуді қолдауға

Құрылудан кейін әлі орнығып жатқан бизнес иелері үшін автоматтандыру тұрақтылық қалыптастыруға да көмектеседі. Компания шағын болуы мүмкін, бірақ жүйелері кәсіби деңгейде қала алады.

Бір ғана қайталанатын жұмыс ағынынан бастаңыз

Бастаудың ең жақсы жолы - жиі қайталанатын және айқын үлгісі бар бір тапсырманы таңдау. Барлығын бірден автоматтандыруға тырыспаңыз. Тесттен өткізуге, өлшеуге және жетілдіруге жеткілікті қарапайым процестен бастаңыз.

Жақсы бастапқы нұсқаларға мыналар жатады:

• Веб-сайт сұрауынан кейінгі lead-термен байланысу
• Кездесу жоспарлау
• Шот-фактура еске салғыштары
• Ішкі тапсырма тағайындаулар
• Жаңа клиенттерге арналған welcome email-дер
• Онбординг үшін құжат жинау

Мықты алғашқы автоматтандырудың басы да, соңы да анық болуы керек. Егер ортасында адамдарға бірнеше рет шешім қабылдау қажет болса, процесті тиімді автоматтандыру үшін әлі де жетілдіру қажет болуы мүмкін.

Бағдарламалық жасақтаманы сатып алмас бұрын мақсатты анықтаңыз

Көптеген бизнес алдымен құралды, содан кейін стратегияны таңдайды. Бұл көбіне аз қолданылатын бағдарламалар мен байланысы жоқ жүйелерге әкеледі.

Платформаны таңдаудан бұрын, қандай нәтижеге қол жеткізгіңіз келетінін анықтаңыз. Мынаны сұраңыз:

• Біз қандай мәселені шешкіміз келеді?
• Қай тапсырма ең көп кедергі тудырып тұр?
• Автоматтандырудың жұмыс істеп тұрғанын қалай білеміз?
• 30, 60 немесе 90 күннен кейін табыс қандай көрінуі керек?

Айқын мақсат new lead-терге жауап беру уақытын бір күннен бір сағатқа дейін қысқарту сияқты қарапайым болуы мүмкін. Басқа мақсат manual invoice follow-up уақытының 50 пайызын қысқарту болуы мүмкін. Нақты мақсаттар автоматтандырудың инвестицияға тұрарлық-тұрмағанын бағалауды жеңілдетеді.

Hype-қа емес, бизнеске сай құралды таңдаңыз

Ең жақсы автоматтандыру құралдары әрдайым ең күрделі құралдар емес. Жаңа компания үшін қарапайымдылық маңызды. Құралды қолдану оңай, сенімді және болашақ өсімді қолдайтындай масштабталатын болуы керек.

Бағдарламалық жасақтаманы бағалағанда мыналарға назар аударыңыз:

• Техникалық емес қызметкерлер үшін қолданудың жеңілдігі
• Қазіргі жүйелеріңізбен интеграция
• Айқын есеп беру және audit trail
• Сенімді клиенттік қолдау
• Өсіп келе жатқан бизнеске сай икемді баға
• Операциялар күрделене түскенде кеңею мүмкіндігі

Егер құрал қарапайым жұмыс ағынын орындау үшін ауыр customization талап етсе, ол командаға көмектесудің орнына, жұмысын баяулатуы мүмкін. Мақсат - күрделілікті азайту, оны басқа жүйеге көшіру емес.

Жаңа жұмыс ағыны айналасында рөлдер мен жауапкершілікті құрыңыз

Автоматтандыру жұмыстың қалай орындалатынын өзгертеді. Бағдарламалық жасақтама қайталанатын қадамдарды орындаса да, адамдарға ерекше жағдайларды бақылау, нәтижелерді тексеру және соңғы шешімдерді қабылдау қажет.

Жұмыс ағынын іске қоспас бұрын мынаны анықтаңыз:

• Оны кім орнатады
• Оны кім бақылайды
• Бірдеңе бұзылса, кімге ескерту барады
• Қателерді немесе ерекше жағдайларды кім түзетеді
• Кейін өзгерістерді кім бекітеді

Бұл қадам маңызды, өйткені жауапкершілік түсініксіз болса, автоматтандыру шатасуға әкелуі мүмкін. Жұмыс ағыны тек оның орындалуына біреу жауапты болғанда ғана пайдалы.

Команданы процеске ерте қосыңыз

Адамдар автоматтандыру не үшін енгізіліп жатқанын түсінсе, оны қолдауға көбірек бейім болады. Егер команда автоматтандыруды қателерді азайту және қайталанатын жұмысты алып тастау тәсілі ретінде көрсе, оны қабылдау әдетте жақсарады.

Практикалық енгізу тәсілі мыналарды қамтиды:

• Жаңа жұмыс ағынының мақсатын түсіндіру
• Оның командаға қалай көмектесетінін көрсету
• Іске қосудан бұрын пікір жинау
• Процесті алдымен шағын топпен сынау
• Нақты қолдану негізінде ағынды түзету

Қызметкерлер көбіне тар жерлердің қайда екенін жақсы біледі. Олар сырт көзге көріне бермейтін жасырын қадамдарды, қайталанатын ерекше жағдайларды және артық бекітулерді көрсете алады. Олардың пікірі автоматтандыруды күшейтуі мүмкін.

Команданы оқытыңыз және процесті құжаттаңыз

Тіпті қарапайым автоматтандыру да пайдаланушылар оның қалай жұмыс істейтінін білмесе сәтсіздікке ұшырайды. Оқыту негіздерді қамтуы керек: жұмыс ағыны қалай басталады, не автоматты түрде болады, қай жерде адам тексеруі қажет және бірдеңе дұрыс емес көрінсе не істеу керек.

Құжаттама қысқа, практикалық және оңай жаңартылатын болуы керек. Ең аз дегенде, ол мыналарды түсіндіруі тиіс:

• Жұмыс ағынының мақсаты
• Қолданылатын құралдар
• Триггер шарттары
• Бекіту немесе escalation қадамдары
• Жүйе қолжетімсіз болса, резервтік процесс

Жақсы құжаттама бизнес өскен сайын одан да маңызды бола түседі. Жаңа қызметкерлер тезірек үйренеді, ал бұрыннан бар қызметкерлер жұмыс ағыны жаңартылғанда тірек нүктесіне ие болады.

Нәтижені өлшеп, уақыт өте жетілдіріңіз

Автоматтандыру өлшенетін жақсару әкелуі керек. Егер әкелмесе, ол дұрыс жобаланбаған болуы мүмкін немесе қате процеске қолданылып жатыр.

Пайдалы көрсеткіштерге мыналар кіреді:

• Бір тапсырмаға кеткен уақытты үнемдеу
• Клиенттерге немесе lead-терге жауап беру уақыты
• Автоматтандыруға дейінгі және кейінгі қате деңгейі
• Автоматтандырылған жұмыс ағындарының аяқталу деңгейі
• Қызметкер уақытының жоғары құнды жұмысқа қайта бағытталуы
• Уақыт өте процесс құны

Бұл көрсеткіштерді жүйелі түрде қарап отырыңыз. Егер жұмыс ағыны жақсы нәтиже бермесе, процесті қайта қараңыз немесе құралды ауыстырыңыз. Автоматтандыру бизнеспен бірге дамуы керек.

Резервтік жоспарды сақтаңыз

Әрбір автоматтандырылған жүйеде fallback болуы керек. Бағдарламалық жасақтама істен шығуы мүмкін, интеграциялар бұзылуы мүмкін, ал upstream жүйе өзгерсе, процесс тоқтап қалуы мүмкін.

Резервтік жоспар мыналарды қамтуы мүмкін:

• Маңызды тапсырмаларға арналған manual нұсқаулар
• Балама хабарландыру әдістері
• Ерекше жағдайларды өңдейтін белгіленген адам
• Жүйе қайта іске қосылғанда қалпына келтіру чек-парағы

Бұл әсіресе клиентке бағытталған жұмыс ағындары мен compliance-қа қатысты тапсырмалар үшін маңызды. Процесс мерзімдерге, шот-фактураларға немесе құжат жеткізуге байланысты болса, тоқтап қалу операцияны тоқтатпауы керек.

Автоматтандыруға тұрарлық кең таралған бизнес функциялары

Көптеген шағын бизнес бірдей негізгі салаларда автоматтандырудан пайда көре алады.

Lead және клиенттермен байланыс

Форма жіберулерін автоматты түрде бағыттаңыз, welcome хабарламаларын жіберіңіз және бірде-бір сұрау назардан тыс қалмас үшін follow-up тапсырмаларын жасаңыз.

Шот-фактура және төлемдер

Тұрақты шот-фактуралар жасаңыз, мерзімі өткен қарыздар бойынша еске салғыштар жіберіңіз және төлем растамаларын қолмен қумастан тіркеңіз.

Жоспарлау және растаулар

Клиенттерге кездесуді өздері брондауға, еске салғыштар алуға және қайта жоспарлауға мүмкіндік беріңіз, сонда email арқылы кері-ілгері жазысу қажет болмайды.

Құжат жинау және сақтау

Қажетті формаларды сұратыңыз, файлдарды реттелген қалталарға сақтаңыз және құжаттар жетіспесе, тиісті адамға хабарлаңыз.

Команда тапсырмаларын басқару

Деал жабылғанда, ticket келгенде немесе клиент жұмыс ағынында белгілі бір кезеңге жеткенде тапсырмалар автоматты түрде жасалсын.

Email кампаниялары және ішкі коммуникация

Қызметкерді онбордингтен өткізу тізбектерін, renewal еске салғыштарын және клиент мінез-құлқы немесе бизнес оқиғалары негізіндегі ішкі ескертулерді жіберіңіз.

Есеп беру және analytics

Қайталанатын метрикаларды dashboard-тарға тартыңыз, сонда шешім қабылдаушылар есепті қолмен жинамай-ақ нәтижені көре алады.

Compliance еске салғыштары

Маңызды filing күндері назардан тыс қалмас үшін мерзімдерді, құжат renewal-дарын және қайталанатын міндеттемелерді қадағалаңыз.

Автоматтандыру құрылудан кейін жаңа бизнеске қалай көмектеседі

Жаңа LLC немесе corporation құрған негізін қалаушы үшін келесі мәселе - тұрақты жұмыс істей алатын операция құру. Құрылу компанияны бастайды. Автоматтандыру оны реттелген күйде ұстайды.

Бұл мыналарды қамтиды:

• Негізін қалаушы мен команда тапсырмаларын көрінетін күйде ұстау
• Клиенттермен және жеткізушілермен коммуникацияны стандарттау
• Құжаттарды қайталанатын жүйеде реттеу
• Әкімшілік жұмыстағы кідірістерді азайту
• Бизнес кеңейгенде тапсыруларды тазарақ ету

Zenind кәсіпкерлерге бизнесін практикалық compliance және formation қызметтерімен құруға және жүргізуге көмектеседі. Осы негізді ақылды автоматтандырумен ұштастыру жаңа компанияға операциялық тұрғыдан мықтырақ тірек береді.

Автоматтандыруды қарапайым түрде түсіну

Ең жақсы автоматтандыру - көзге түсерлік емес. Ол пайдалы, болжамды және қолдауға оңай болуы керек. Егер жұмыс ағыны уақыт үнемдеп, қателерді азайтып, клиент тәжірибесін жақсартса, оны сақтауға тұрарлық. Егер ол шатасу, жасырын тәуелділіктер немесе қосымша maintenance тудырса, оны жеңілдету керек.

Бизнес өскен сайын, дұрыс жүйелер оған бақылауды жоғалтпай масштабталуға көмектеседі. Стартаптар мен шағын компаниялар үшін автоматтандырудың шынайы құндылығы осы: қолмен орындалатын кедергілер азаяды, бірізділік артады және өсімге назар аударуға көбірек уақыт қалады.

Қорытынды

Бизнес автоматтандыру - жаңа компания жасай алатын ең практикалық инвестициялардың бірі. Ол операциялық кедергілерді азайтады, қызмет сапасын жақсартады және шағын командаларға үлкенірек, орныққан ұйымдар сияқты жұмыс істеуге көмектеседі.

Бір процестен бастаңыз. Айқын мақсат қойыңыз. Бизнесіңізге сай құрал таңдаңыз. Команданы оқытыңыз, нәтижені бақылаңыз және жолай жетілдіріңіз. Дұрыс жасалған автоматтандыру құрылудан кейін ұзақ уақыт бойы өсімді қолдайтын тыныш артықшылыққа айналады.