Tự động hóa kinh doanh cho doanh nghiệp mới: Giảm chi phí và tăng trưởng nhanh hơn

Tự động hóa kinh doanh giúp người sáng lập làm được nhiều việc hơn với ít nguồn lực hơn. Với một LLC hoặc công ty mới, điều đó có ý nghĩa ngay từ ngày đầu tiên. Các nhóm ở giai đoạn đầu có thời gian hạn chế, nhân sự hạn chế và một danh sách dài các tác vụ lặp lại cạnh tranh với công việc tạo doanh thu. Chiến lược tự động hóa phù hợp giúp giảm việc vụn vặt, cải thiện tính nhất quán và tạo cho doanh nghiệp không gian để phát triển mà không tăng thêm ma sát ở mỗi bước.

Đối với nhiều doanh nhân, tự động hóa không phải là để thay thế con người. Mà là để loại bỏ công việc lặp đi lặp lại để con người có thể tập trung vào quyết định, khách hàng và tăng trưởng. Điều đó khiến nó đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp mới vẫn đang xây dựng hệ thống nội bộ sau khi thành lập. Dù bạn đang xử lý hóa đơn, tiếp nhận khách hàng, theo dõi khách hàng tiềm năng hay sắp xếp tài liệu, tự động hóa có thể biến các quy trình rời rạc thành các luồng công việc có thể dự đoán.

Tự động hóa kinh doanh là gì

Tự động hóa kinh doanh là việc sử dụng phần mềm, quy tắc và các hệ thống kết nối để hoàn thành các tác vụ lặp lại với nỗ lực thủ công tối thiểu. Thay vì yêu cầu một thành viên trong nhóm thực hiện cùng một bước hết lần này đến lần khác, bạn xác định tác nhân kích hoạt, hành động và kết quả mong đợi.

Một ví dụ đơn giản là email tự động được gửi khi khách hàng điền vào biểu mẫu liên hệ. Các ví dụ nâng cao hơn bao gồm một luồng công việc tạo nhiệm vụ trong công cụ quản lý dự án, cập nhật CRM, gửi hợp đồng để ký và ghi lại kết quả vào hồ sơ của bạn.

Tự động hóa hoạt động tốt nhất khi quy trình đã rõ ràng. Nếu một luồng công việc còn lộn xộn, tự động hóa chỉ khiến sự lộn xộn diễn ra nhanh hơn. Đó là lý do vì sao tự động hóa thành công bắt đầu từ thiết kế quy trình chứ không phải từ việc chọn phần mềm.

Vì sao tự động hóa quan trọng đối với LLC và công ty cổ phần

Các doanh nghiệp mới thường vận hành với đội ngũ nhỏ và biên lợi nhuận hẹp. Mỗi giờ dành cho công việc hành chính lặp lại là một giờ không dành cho bán hàng, phát triển sản phẩm, chăm sóc khách hàng hoặc tuân thủ.

Tự động hóa có thể giúp các công ty mới:

• Giảm chi phí nhân công gắn với các tác vụ lặp lại
• Cải thiện thời gian xử lý cho khách hàng và nhà cung cấp
• Giảm lỗi do con người trong các quy trình thường lệ
• Giữ hồ sơ có tổ chức hơn và dễ tra cứu hơn
• Tạo trải nghiệm tốt hơn cho nhân viên và khách hàng
• Hỗ trợ tăng trưởng mà không cần tuyển thêm ngay lập tức

Đối với chủ doanh nghiệp vẫn đang ổn định sau khi thành lập, tự động hóa còn giúp tạo ra sự vững vàng. Công ty có thể còn nhỏ, nhưng hệ thống vẫn có thể chuyên nghiệp.

Bắt đầu nhỏ với một quy trình lặp lại

Cách tốt nhất để bắt đầu là chọn một tác vụ diễn ra thường xuyên và theo một mẫu rõ ràng. Đừng cố tự động hóa mọi thứ cùng lúc. Hãy bắt đầu với một quy trình đủ đơn giản để có thể kiểm thử, đo lường và tinh chỉnh.

Những ứng viên đầu tiên phù hợp bao gồm:

• Theo dõi khách hàng tiềm năng sau khi họ gửi yêu cầu trên website
• Lên lịch hẹn
• Nhắc thanh toán hóa đơn
• Phân công nhiệm vụ nội bộ
• Email chào mừng cho khách hàng mới
• Thu thập tài liệu cho quy trình onboarding

Một tự động hóa ban đầu tốt nên có điểm bắt đầu rõ ràng và điểm kết thúc rõ ràng. Nếu con người vẫn cần đưa ra nhiều phán đoán ở giữa quy trình, có thể quy trình đó cần được tinh chỉnh thêm trước khi có thể tự động hóa hiệu quả.

Xác định mục tiêu trước khi mua phần mềm

Nhiều doanh nghiệp chọn công cụ trước rồi mới đến chiến lược. Điều đó thường dẫn đến phần mềm ít được sử dụng và các hệ thống rời rạc.

Trước khi chọn nền tảng, hãy xác định kết quả bạn muốn. Hãy hỏi:

• Chúng ta đang cố giải quyết vấn đề gì?
• Tác vụ nào đang tạo ra nhiều ma sát nhất?
• Làm sao biết tự động hóa đang hoạt động hiệu quả?
• Thành công sẽ trông như thế nào sau 30, 60 hoặc 90 ngày?

Một mục tiêu rõ ràng có thể đơn giản như giảm thời gian phản hồi khách hàng tiềm năng từ một ngày xuống còn một giờ. Một mục tiêu khác có thể là cắt 50 phần trăm thời gian dành cho việc theo dõi hóa đơn thủ công. Mục tiêu cụ thể giúp đánh giá dễ hơn liệu tự động hóa có xứng đáng với khoản đầu tư hay không.

Chọn công cụ phù hợp với doanh nghiệp, không theo trào lưu

Những công cụ tự động hóa tốt nhất không phải lúc nào cũng là công cụ tiên tiến nhất. Với một công ty mới, sự đơn giản rất quan trọng. Một công cụ nên dễ tiếp nhận, đáng tin cậy và đủ khả năng mở rộng để hỗ trợ tăng trưởng trong tương lai.

Khi đánh giá phần mềm, hãy tìm:

• Dễ sử dụng cho nhân viên không chuyên kỹ thuật
• Tích hợp với các hệ thống hiện tại của bạn
• Báo cáo rõ ràng và dấu vết kiểm toán
• Hỗ trợ khách hàng đáng tin cậy
• Mức giá linh hoạt phù hợp với doanh nghiệp đang phát triển
• Khả năng mở rộng khi vận hành trở nên phức tạp hơn

Nếu một công cụ đòi hỏi tùy chỉnh nặng chỉ để xử lý một quy trình cơ bản, nó có thể làm đội ngũ của bạn chậm lại thay vì giúp ích. Mục tiêu là giảm độ phức tạp, không phải chuyển nó sang một hệ thống mới.

Xây dựng vai trò và trách nhiệm xung quanh luồng công việc mới

Tự động hóa làm thay đổi cách công việc được thực hiện. Ngay cả khi phần mềm xử lý các bước lặp lại, con người vẫn cần giám sát các ngoại lệ, xem xét kết quả và chịu trách nhiệm cho các quyết định cuối cùng.

Trước khi triển khai một luồng công việc, hãy xác định:

• Ai thiết lập nó
• Ai giám sát nó
• Ai nhận cảnh báo khi có sự cố
• Ai sửa lỗi hoặc xử lý ngoại lệ
• Ai phê duyệt thay đổi sau này

Bước này rất quan trọng vì tự động hóa có thể gây nhầm lẫn nếu trách nhiệm không rõ ràng. Một luồng công việc chỉ hữu ích khi có người chịu trách nhiệm về hiệu suất của nó.

Đưa đội ngũ tham gia vào quá trình sớm

Mọi người có xu hướng ủng hộ tự động hóa hơn khi họ hiểu lý do nó được đưa vào. Nếu đội ngũ xem tự động hóa là cách giảm lỗi và loại bỏ công việc lặp lại, mức độ chấp nhận thường tăng lên.

Một cách triển khai thực tế bao gồm:

• Giải thích mục đích của luồng công việc mới
• Cho thấy nó giúp đội ngũ như thế nào
• Thu thập phản hồi trước khi triển khai
• Kiểm thử quy trình với một nhóm nhỏ trước
• Điều chỉnh luồng dựa trên cách sử dụng thực tế

Nhân viên thường biết rõ các điểm nghẽn nằm ở đâu. Họ có thể chỉ ra các bước ẩn, các ngoại lệ lặp lại và các phê duyệt không cần thiết mà từ bên ngoài rất dễ bỏ sót. Ý kiến của họ có thể làm cho tự động hóa mạnh hơn.

Đào tạo đội ngũ và ghi chép quy trình

Ngay cả tự động hóa đơn giản cũng thất bại khi người dùng không biết cách nó hoạt động. Đào tạo nên bao gồm những điều cơ bản: luồng công việc bắt đầu như thế nào, điều gì diễn ra tự động, điều gì cần con người xem xét và phải làm gì khi có dấu hiệu bất thường.

Tài liệu nên ngắn gọn, thực tế và dễ cập nhật. Tối thiểu, tài liệu cần giải thích:

• Mục đích của luồng công việc
• Các công cụ được sử dụng
• Điều kiện kích hoạt
• Các bước phê duyệt hoặc chuyển cấp
• Quy trình dự phòng nếu hệ thống không khả dụng

Tài liệu tốt càng quan trọng hơn khi doanh nghiệp của bạn phát triển. Nhân viên mới có thể học nhanh hơn, và nhân viên hiện tại có điểm tham chiếu khi một luồng công việc cần cập nhật.

Theo dõi hiệu suất và cải thiện theo thời gian

Tự động hóa nên tạo ra cải thiện có thể đo lường. Nếu không, có thể nó được thiết kế chưa tốt hoặc áp dụng cho sai quy trình.

Các chỉ số hữu ích bao gồm:

• Thời gian tiết kiệm cho mỗi tác vụ
• Thời gian phản hồi khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng
• Tỷ lệ lỗi trước và sau khi tự động hóa
• Tỷ lệ hoàn thành của các luồng công việc tự động
• Thời gian của nhân viên được chuyển sang công việc có giá trị cao hơn
• Chi phí cho mỗi quy trình theo thời gian

Hãy xem lại các số liệu này thường xuyên. Nếu một luồng công việc không mang lại kết quả tốt hơn, hãy sửa lại quy trình hoặc thay công cụ khác. Tự động hóa nên phát triển cùng với doanh nghiệp.

Luôn có phương án dự phòng

Mọi hệ thống tự động đều nên có phương án dự phòng. Phần mềm có thể gặp sự cố, tích hợp có thể hỏng, và một quy trình có thể ngừng hoạt động khi hệ thống thượng nguồn thay đổi.

Một kế hoạch dự phòng có thể bao gồm:

• Hướng dẫn thủ công cho các tác vụ thiết yếu
• Phương thức thông báo thay thế
• Một người được chỉ định xử lý ngoại lệ
• Danh sách kiểm tra khôi phục khi hệ thống hoạt động trở lại

Điều này đặc biệt quan trọng với các luồng công việc hướng tới khách hàng và các tác vụ liên quan đến tuân thủ. Khi một quy trình gắn với hạn chót, hóa đơn hoặc việc gửi tài liệu, thời gian ngừng hoạt động không nên làm gián đoạn toàn bộ vận hành.

Các chức năng kinh doanh phổ biến đáng tự động hóa

Nhiều doanh nghiệp nhỏ có thể hưởng lợi từ tự động hóa ở cùng những mảng cốt lõi.

Theo dõi khách hàng tiềm năng và khách hàng

Tự động phân luồng các yêu cầu từ biểu mẫu, gửi tin nhắn chào mừng và tạo nhiệm vụ theo dõi để không bỏ sót bất kỳ yêu cầu nào.

Lập hóa đơn và thanh toán

Tạo hóa đơn định kỳ, gửi nhắc nhở đối với khoản quá hạn và ghi nhận xác nhận thanh toán mà không cần theo dõi thủ công.

Lên lịch và xác nhận

Cho phép khách hàng đặt lịch hẹn, nhận nhắc nhở và đổi lịch mà không cần trao đổi qua lại bằng email.

Thu thập và lưu trữ tài liệu

Yêu cầu các biểu mẫu cần thiết, lưu tệp vào thư mục có tổ chức và thông báo cho đúng người khi tài liệu còn thiếu.

Quản lý nhiệm vụ đội ngũ

Tự động tạo nhiệm vụ khi một giao dịch chốt, một yêu cầu hỗ trợ được gửi đến hoặc một khách hàng đạt đến một giai đoạn nhất định trong quy trình.

Chiến dịch email và giao tiếp nội bộ

Gửi chuỗi email onboarding, nhắc gia hạn và cảnh báo nội bộ dựa trên hành vi khách hàng hoặc sự kiện kinh doanh.

Báo cáo và phân tích

Đưa các chỉ số định kỳ vào bảng điều khiển để người ra quyết định có thể xem hiệu suất mà không phải tự tổng hợp báo cáo.

Nhắc nhở tuân thủ

Theo dõi hạn chót, gia hạn tài liệu và các nghĩa vụ định kỳ để không bỏ sót những ngày nộp hồ sơ quan trọng.

Tự động hóa hỗ trợ doanh nghiệp mới sau khi thành lập như thế nào

Với một người sáng lập vừa thành lập LLC hoặc công ty cổ phần, thách thức tiếp theo là xây dựng một vận hành có thể chạy nhất quán. Việc thành lập giúp công ty bắt đầu. Tự động hóa giúp công ty duy trì tổ chức.

Điều đó bao gồm:

• Giữ các nhiệm vụ của người sáng lập và đội ngũ luôn hiển thị
• Chuẩn hóa giao tiếp với khách hàng và nhà cung cấp
• Sắp xếp tài liệu trong một hệ thống lặp lại được
• Giảm chậm trễ trong công việc hành chính
• Tạo các bước bàn giao rõ ràng hơn khi doanh nghiệp mở rộng

Zenind giúp các doanh nhân thành lập và duy trì doanh nghiệp của mình bằng các dịch vụ thành lập và tuân thủ thiết thực. Kết hợp nền tảng đó với tự động hóa thông minh sẽ mang lại cho một công ty mới một nền tảng vận hành vững chắc hơn.

Một cách đơn giản để nghĩ về tự động hóa

Tự động hóa tốt nhất không hào nhoáng. Nó hữu ích, có thể dự đoán và dễ duy trì. Nếu một luồng công việc tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và cải thiện trải nghiệm khách hàng, thì nhiều khả năng nó đáng để giữ lại. Nếu nó tạo ra nhầm lẫn, phụ thuộc ẩn hoặc cần bảo trì thêm, nó cần được đơn giản hóa.

Khi doanh nghiệp phát triển, các hệ thống phù hợp giúp nó mở rộng mà không mất kiểm soát. Đó mới là giá trị thực sự của tự động hóa đối với các startup và công ty nhỏ: ít điểm nghẽn thủ công hơn, nhất quán hơn và có nhiều thời gian hơn để tập trung vào tăng trưởng.

Kết luận

Tự động hóa kinh doanh là một trong những khoản đầu tư thực tế nhất mà một công ty mới có thể thực hiện. Nó giảm ma sát vận hành, cải thiện chất lượng dịch vụ và giúp các nhóm nhỏ làm việc như những tổ chức lớn hơn, trưởng thành hơn.

Hãy bắt đầu với một quy trình. Đặt mục tiêu rõ ràng. Chọn một công cụ phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Đào tạo đội ngũ, theo dõi kết quả và cải thiện dần theo thời gian. Nếu làm đúng, tự động hóa sẽ trở thành một lợi thế thầm lặng, hỗ trợ tăng trưởng lâu dài sau khi thành lập.