Шағын бизнеске арналған BYOD саясаты: артықшылықтары, тәуекелдері және практикалық орнату нұсқаулығы

Bring-your-own-device, немесе BYOD саясаты шағын бизнес үшін орынды шешім болуы мүмкін. Ол жабдық шығындарын азайтуға, қызметкерлердің икемділігін арттыруға және командалардың тиімдірек жұмыс істеуіне көмектеседі. Бірақ егер ол анық жазылмаса және тұрақты түрде орындалмаса, қауіпсіздік, сәйкестік және қолдау мәселелерін де туындатуы мүмкін.

Стартаптар мен өсіп келе жатқан компаниялар үшін, әсіресе жаңадан құрылған LLC мен корпорациялар үшін, шешім көбіне шығындарды бақылау мен тәуекелді басқару арасындағы тепе-теңдікке тіреледі. BYOD саясаты тек IT құжаты емес. Ол жалақы, құпиялылық, деректер қауіпсіздігі, қызметкерді жұмысқа қабылдау және компания мәдениетіне әсер ететін операциялық саясат.

Бұл нұсқаулық BYOD нені білдіретінін, жұмыста жеке құрылғыларды қолдануға рұқсат берудің артықшылықтары мен кемшіліктерін және әрбір шағын бизнес ескеруі тиіс негізгі саясат элементтерін түсіндіреді.

BYOD нені білдіреді

BYOD — "bring your own device" дегеннің қысқартылған түрі. BYOD ортасында қызметкерлер жеке ноутбуктерін, телефондарын, планшеттерін немесе басқа құрылғыларын жұмысқа қатысты кейбір немесе барлық тапсырмалар үшін пайдаланады.

BYOD-тың кең тараған қолданылуы:

• Электрондық пошта мен күнтізбені тексеру
• Бұлттық бизнес-құралдарға қол жеткізу
• Рұқсат етілген қолданбалар арқылы әріптестермен хабар алмасу
• Құжаттар мен файлдарды жүктеп салу
• Бейне жиналыстарға қатысу
• Компания бағдарламалық жасақтамасын веб-порталдар немесе мобильді қолданбалар арқылы пайдалану

BYOD саясаты шектеулі де, кең де болуы мүмкін. Кейбір бизнес қызметкерлерге жеке телефондарын тек электрондық пошта мен аутентификация кодтары үшін пайдалануға рұқсат береді. Басқалары қызметкерлерге жеке ноутбуктерін компания жүйелеріне толық қол жеткізу үшін пайдалануға мүмкіндік береді. Дұрыс тәсіл сіздің салаңызға, деректердің сезімталдығына және ішкі ресурстарыңызға байланысты.

Неліктен шағын бизнес BYOD-ты қарастырады

Шағын бизнес әдетте BYOD-ты бір негізгі себеппен қарастырады: шығын.

Әр қызметкерге құрылғы сатып алу және басқару қымбат болуы мүмкін. Жаңа бизнес үшін бұл шығындар сақтандыру, лицензиялар, бухгалтерлік есеп, маркетинг және тіркеу алымдары сияқты басқа басымдықтармен бәсекелесуі мүмкін. BYOD компания сатып алуға, баптауға, ауыстыруға және қолдауға тиіс құрылғылар санын азайта алады.

Шағын бизнес BYOD-ты мына себептермен де енгізеді:

• Жаңа қызметкерде қолайлы құрылғы бұрыннан болса, жұмысқа қабылдау жылдамырақ болады
• Қашықтағы және гибридті командалар үшін ыңғайлырақ
• Қызметкерлер өз құрылғыларын бұрыннан білетіндіктен, үйрену оңай
• Бастапқы өсу кезеңінде көбірек икемділік береді
• Команда мүшесі кеңседен тыс жұмыс істегенде үздіксіздікті жақсартады

Дегенмен, шығынды үнемдеу жалғыз фактор болмауы керек. Егер саясат тым босаң болса, кейін бизнес деректердің жоғалуы, өнімділік мәселелері немесе сәйкестік проблемалары арқылы төлеп қалуы мүмкін.

BYOD-тың артықшылықтары

Бастапқы шығындардың төмендеуі

BYOD саясаты жабдық сатып алуды айтарлықтай қысқартуы мүмкін. Әр қызметкерге ноутбук, смартфон және планшет берудің орнына, бизнес тек белгілі бір құралдарды субсидиялауы немесе сезімтал рөлдер үшін аз ғана компаниялық құрылғылар ұсынуы мүмкін.

Бұл әсіресе мына жағдайларда пайдалы:

• Ерте кезеңдегі стартаптар
• Маусымдық бизнес
• Консалтинг фирмалары
• Шағын қашықтағы командалар
• Толық емес жұмыс уақытымен істейтін қызметкерлері бар бизнес

Жылдам енгізу

Егер қызметкерлерде жарамды құрылғылар бұрыннан болса, олар қол жеткізу деректері мен қауіпсіздік нұсқауларын алғаннан кейін тез жұмыс істей алады. Бұл жаңа қызметкерлерді бейімдеу уақытын қысқартып, оларды өнімді іске тезірек қосуға көмектеседі.

Қызметкердің құрылғыға үйренгендігі

Адамдар әдетте өздері үйренген құрылғыларда жылдамырақ жұмыс істейді. Таныс орта оқыту уақытын азайтып, қызметкерлерге өнімділік құралдарын, бейне конференция бағдарламаларын және байланыс қолданбаларын оңай пайдалануға мүмкіндік береді.

Көбірек икемділік

BYOD гибридті және қашықтан жұмыс модельдерін қолдай алады. Қызметкерлер үй, клиент нысандары және кеңсе арасында компания берген жабдыққа толық тәуелді болмай қозғала алады.

Бастапқы кезеңде ауқымдандырудың жеңілдігі

Құрылымын әлі нақтылап жатқан бизнес өзін тым ерте кезеңде үлкен құрылғыны басқару бағдарламасына байлап қойғысы келмеуі мүмкін. BYOD толық қолмен басқарылатын жүйе мен неғұрлым ресми IT ортасы арасындағы практикалық көпір бола алады.

BYOD-тың тәуекелдері

Деректер қауіпсіздігі

Жеке құрылғыларды компанияға тиесілі құрылғыларға қарағанда бақылау қиын. Қызметкерлер рұқсат етілмеген қолданбаларды орнатуы, қорғалмаған желілерге қосылуы немесе әлсіз құпиясөздерді қайта қолдануы мүмкін. Егер телефон немесе ноутбук жоғалса, ұрланса немесе зиянды бағдарламамен зақымданса, компания деректері ашылып қалуы мүмкін.

Қауіпсіздік тәуекелдері көп бизнес үшін ең үлкен алаңдаушылық. BYOD бағдарламасы тек сенімге негізделмеуі тиіс. Ол жазбаша қауіпсіздік стандарттары мен техникалық қорғаныс шараларымен бекітілуі керек.

Құпиялылық қайшылықтары

Қызметкер жеке құрылғыны жұмыс үшін пайдаланғанда, компания нені бақылай алатынын немесе оған нені аша алатынын мұқият ойластыруы керек. Бизнеске компания деректерін қашықтан өшіру мүмкіндігі қажет болуы мүмкін, бірақ құрылғыда жеке файлдар да болса, бұл шиеленіс тудыруы мүмкін.

Сондықтан саясат алдын ала компания не істей алатынын және не істей алмайтынын түсіндіруі тиіс.

Өнімділікке қатысты мәселелер

Жеке және іскерлік мақсатта бірге қолданылатын құрылғы назарды бөлетін факторларға айналуы мүмкін. Әлеуметтік желілер, ойындар, сатып алу қолданбалары және жеке хабарламалар талаптар нақты белгіленбесе, зейінді төмендетеді.

Бұл BYOD-тан мүлде бас тартуға себеп емес, бірақ шекара қоюға негіз.

Үйлесімділік мәселелері

Әртүрлі құрылғылар мен операциялық жүйелер бірдей бағдарламалармен әрдайым жақсы жұмыс істей бермейді. Бизнес бір платформаларда жақсы істейтін құралдарға сүйенуі мүмкін, ал қызметкерлер Windows, macOS, iOS және Android құрылғыларын араластырып пайдаланады.

Стандарттар болмаса, қолдау күрделене түседі және файл алмасу мәселелері жиілейді.

Сәйкестік тәуекелі

Кейбір салалар құпия немесе реттелетін ақпаратпен жұмыс істейді. Мұндай жағдайда бизнес деректердің қалай қорғалатынын, сақталатынын немесе жойылатынын көрсете алмаса, BYOD құқықтық және реттеушілік мәселелер тудыруы мүмкін.

Егер сіздің бизнесіңіз төлем деректерімен, денсаулық туралы ақпаратпен, қаржылық жазбалармен немесе сезімтал жеке мәліметтермен жұмыс істесе, BYOD енгізбестен бұрын кәсіби кеңес алыңыз.

BYOD қай кезде орынды

BYOD көбіне мына жағдайда жақсы сәйкес келеді:

• Бизнесіңіз бұлттық құралдарды қолданса
• Қызметкерлерге негізінен электрондық пошта, чат және құжаттарға қол жеткізу қажет болса
• Командаңыз шағын және таратылған болса
• Жабдық шығындарын азайтқыңыз келсе
• Жұмыстың көбі қауіпсіз офис желісінен тыс орындалса
• Бизнес қауіпсіздік бақылауларын бағдарламалық жасақтама арқылы енгізе алса

BYOD мына жағдайда аз тартымды:

• Қызметкерлер өте сезімтал деректермен жұмыс істесе
• Салаңызда қатаң сәйкестік талаптары болса
• Әрбір құрылғыны қатаң бақылау қажет болса
• Қызметкерлер шектеулі IT бақылауы бар ортақ физикалық кеңістікте жұмыс істесе
• Бизнес мамандандырылған бағдарламалық жасақтамаға немесе жабдыққа тәуелді болса

Күшті BYOD саясатының негізгі элементтері

BYOD саясаты нақты, түсінікті және шынайы болуы керек. Онда тек жеке құрылғыларға рұқсат етілетіні ғана айтылмауы тиіс. Ол олардың қалай рұқсат етілетінін, қандай қорғаныс талап етілетінін және саясат бұзылса не болатынын түсіндіруі керек.

1. Рұқсат етілген құрылғылар

Қандай құрылғыларға рұқсат берілетінін көрсетіңіз. Мысалы:

• Смартфондар
• Планшеттер
• Ноутбуктер
• Нақты операциялық жүйелер немесе нұсқалар

Егер белгілі бір құрылғыларға қолдау көрсетілмесе, оны анық жазыңыз.

2. Рұқсат етілген пайдалану

Қызметкерлер жеке құрылғыларда не істей алатынын түсіндіріңіз. Жиі кездесетін мысалдар:

• Электрондық поштаға қол жеткізу
• Рұқсат етілген бұлттық қолданбаларды пайдалану
• Жиналыстарға қатысу
• Жұмыс файлдарын белгіленген жүйелерде сақтау

Егер жергілікті файл сақтауға немесе бизнес есептік жазбалары үшін жеке электрондық поштаны пайдалануға тыйым салғыңыз келсе, оны да көрсетіңіз.

3. Қауіпсіздік талаптары

Төмендегідей ең төменгі қауіпсіздік стандарттарын белгілеңіз:

• Күшті құпиясөздер немесе PIN-кодтар
• Көп факторлы аутентификация
• Құрылғыны шифрлау
• Автоматты экран құлпы
• Операциялық жүйе жаңартулары
• Қажет болған жағдайда антивирус немесе endpoint protection

Мұлар сенімді BYOD орнатудың негізгі негіздері.

4. Құпиялылыққа қатысты күтілімдер

Қызметкерлер бизнес нені бақылай алатынын білуі керек.

Саясатыңыз мыналарды қамтуы мүмкін:

• Іскерлік қолданба белсенділігі
• Қол жеткізу журналдары
• Қауіпсіздік ескертулері
• Компания жүйелерінен қашықтан дерек жою

Сонымен қатар компания жеке фотоларға, жеке хабарламаларға немесе жеке есептік жазбаларға заң талап еткен жағдайда немесе нақты рұқсат болғанда ғана қол жеткізетінін түсіндіруі тиіс.

5. Құрылғы жоғалған немесе ұрланған кездегі рәсімдер

Құрылғы жоғалса немесе ұрланса, компания оның қаншалықты жылдам хабарлануы керегін және кейін қандай қадамдар жасалатынын білуі керек.

Саясат қызметкерлерден мынаны талап етуі тиіс:

• Оқиғаларды дереу хабарлау
• Қажет болғанда құпиясөздерді өзгерту
• Есептік жазбаны өшіруге немесе дерек жоюға жәрдемдесу

Жедел хабарлау залалды азайтуы мүмкін.

6. IT қолдау шекаралары

Компания қандай қолдау көрсететінін нақтылаңыз.

Мысалы, бизнес мыналарға қолдау көрсете алады:

• Компания қолданбаларына қол жеткізу
• Есептік жазбаны орнату
• Жұмыс құралдары үшін қауіпсіздік баптаулары

Мына мәселелерге қолдау көрсетпеуі мүмкін:

• Жеке қолданбалар ақауларын жою
• Құрылғы жөндеу
• Жұмысқа қатысы жоқ бағдарламалық мәселелер

Бұл түсінбеушілікті болдырмайды және күтілімдерді басқарылатын деңгейде ұстайды.

7. Өтемақы ережелері

BYOD саясаты компания байланыс жоспарларының, деректерді пайдаланудың немесе құрылғы күтімінің қандай да бір бөлігін өтей ме, соны түсіндіруі тиіс.

Кейбір бизнес мыналарды ұсынады:

• Ай сайынғы стипендиялар
• Телефон шығындарының ішінара өтемі
• Бір реттік баптау төлемдері

Басқалары мүлде өтемейді. Екі тәсіл де құжатталған және біркелкі қолданылған жағдайда қабылдауға болады.

8. Жұмыстан шығару және қолжетімділікті жою

Қызметкер компаниядан кеткенде, қолжетімділік тез жойылуы керек.

Саясат мына мәселелерді қамтуы тиіс:

• Компания деректерін қайтару немесе жою
• Логин деректерін қайтарып алу
• Қашықтан қолжетімділікті тоқтату
• Іскерлік жазбаларды сақтау

Бұл әсіресе қызметкерлер жеке құрылғыларды электрондық пошта, құжаттар немесе клиенттік байланыс үшін пайдаланса маңызды.

Қарастыруға тұрарлық қауіпсіздік бақылаулары

Жақсы BYOD бағдарламасы саясат пен технологияға қатар сүйенеді.

Кең тараған қорғаныс шаралары:

• Mobile device management немесе endpoint management құралдары
• Көп факторлы аутентификациясы бар single sign-on
• Рөлге негізделген рұқсаттары бар бұлттық сақтау
• Жұмыс деректері үшін қашықтан бұғаттау және өшіру
• Мобильді құрылғылардағы бөлек жұмыс профильдері немесе контейнерлер
• Автоматты резервтік көшіру және аудит журналдары

Бірінші күннен бастап барлық мүмкін бақылауларды енгізудің қажеті жоқ. Мақсат — деректеріңіздің сезімталдығына және командаңыздың көлеміне сәйкес келетін қорғаныс шараларын таңдау.

BYOD-ты дұрыс енгізу жолы

1-қадам: Бизнес қажеттілігін анықтау

Алдымен BYOD не үшін қажет екенін шешіңіз. Мақсат шығынды азайту ма, қашықтан жұмысты қолдау ма, әлде onboarding-ті жеделдету ме? Нақты мақсат саясаттың құрылымын анықтайды.

2-қадам: Тәуекелдерді бағалау

Қызметкерлер қандай деректерге қол жеткізетінін және сол деректер ашылып қалса не болатынын қараңыз. Тәуекел неғұрлым жоғары болса, бақылаулар да соғұрлым қатаң болуы керек.

3-қадам: Саясатты жазу

Саясатты практикалық және нақты етіңіз. Бұлыңғыр тұжырымдардан аулақ болыңыз. Қызметкерлерден не күтілетіні анық болуы керек.

4-қадам: Қауіпсіздікті енгізу

Қолжетімділік бермей тұрып, қажетті құралдар мен баптаулардың дайын екеніне көз жеткізіңіз. Қауіпсіздік кейін ойланатын нәрсе болмауы тиіс.

5-қадам: Қызметкерлерді оқыту

Саясатты қарапайым тілмен түсіндіріңіз. Оқыту рұқсат етілген пайдалану, құпиясөз тәртібі, жоғалған құрылғыны хабарлау және компания деректерін өңдеуді қамтуы тиіс.

6-қадам: Жүйелі түрде қарап, жаңартып отыру

Технология да, бизнес қажеттіліктері де өзгереді. BYOD саясатын кемінде жылына бір рет немесе компания жаңа жүйелер енгізгенде, жаңа нарыққа шыққанда немесе анағұрлым сезімтал рөлге қызметкер қабылдағанда қарап шығыңыз.

BYOD және компания құру

Жаңа бизнес иелері үшін BYOD шешімдері көбіне ұйым құру, банк ашу және операциялық жоспарлау кезеңімен қатар жүреді. Бұл компания құрылымын, жауапкершілікті шектеуді және ішкі саясаттарды бірге ойластыруға қолайлы уақыт.

Жаңа құрылған бизнес күтілімдерді ерте бекітуден пайда көреді. Егер стартапыңызда құрылғылар, деректерге қол жеткізу және қызметкер жауапкершілігі туралы нақты ережелер басынан болса, кейін қажетсіз тәуекел қоспай өсу оңайырақ болады.

Zenind кәсіпкерлерге АҚШ-та бизнес-entity құруға және стартап үдерісінде реттелген күйде қалуға көмектеседі. Компанияңыз құрылғаннан кейін, сіз BYOD сияқты практикалық ішкі саясаттарды сол негіздің үстіне құра аласыз.

Саясатты қабылдамас бұрын қоюға болатын үлгі BYOD сұрақтары

Тәсіліңізді тексеру үшін мына сұрақтарды пайдаланыңыз:

• Қандай қызметкерлерге шынымен BYOD қолжетімділігі керек?
• Олар құрылғыларында қандай деректерге қол жеткізеді?
• Әр есептік жазба үшін көп факторлы аутентификацияны талап ете аламыз ба?
• Құрылғы ұрланса не болады?
• Байланыс жоспарлары немесе жөндеу шығындарын кім төлейді?
• Жұмыс деректерін жеке деректерден қалай ажыратамыз?
• Біз қандай қолдау көрсетеміз?
• Біреу кеткенде қолжетімділікті қалай алып тастаймыз?

Егер осы сұрақтарға сенімді жауап бере алмасаңыз, саясат әлі дайын емес.

Жиі жіберілетін қателер

• Жазбаша ережесіз BYOD-қа рұқсат беру
• Күшті аутентификацияны талап етпеу
• Қызметкерлерге қорғалмаған құрылғылардан бизнес жүйелеріне кіруге мүмкіндік беру
• Құпиялылыққа қатысты тілді елемеу
• IT қолдауын шамадан тыс уәде беру
• Жұмыстан шығару рәсімдерін ұмыту
• Әртүрлі рөлдер әртүрлі тәуекел деңгейіне ие болғанда барлық қызметкерлерге бірдей қарау

Әлсіз саясат әдетте екі жерде құлайды: ол орындау үшін тым бұлыңғыр немесе іс жүзінде қолдану үшін тым қатал болады.

Қорытынды ой

BYOD шағын бизнеске шығындарды бақылауға және икемді жұмысты қолдауға тиімді тәсіл бола алады. Бірақ ол тек компания нақты күтімдер орнатып, қауіпсіздік талаптарын орындап, қызметкерлерге шын мәнінде қажет нәрсеге ғана қолжетімділік бергенде жұмыс істейді.

Шағын бизнес иелері үшін ең жақсы BYOD саясаты - орындауға жеңіл, компания деректерін қорғауға жеткілікті күшті және өсуге төтеп бере алатындай анық саясат. Егер оны ерте жасап, жүйелі қарап отырсаңыз, BYOD жұмысыңызды күрделендірудің орнына қолдайды.