АҚШ-тағы әр бизнес болдырмауы керек ортақ EIN қателері

Жұмыс берушінің сәйкестендіру нөмірі, немесе EIN, көп жаңа бизнестерге қажет алғашқы федералдық салық идентификаторларының бірі. Оны IRS бизнесді салықтық есептілік, жалақы төлеу, банк қызметтері және басқа да сәйкестік міндеттері үшін тану мақсатында пайдаланады. Көптеген негізін қалаушылар үшін EIN алу қарапайым әкімшілік қадам сияқты көрінеді. Алайда іс жүзінде өтінім беру кезінде немесе одан кейін жіберілген шағын қателер кешігуге, жазбалардың сәйкес келмеуіне, қабылданбаған есептіліктерге және алдын алуға болатын сәйкестік мәселелеріне әкелуі мүмкін.

Егер сіз АҚШ-та LLC, корпорация немесе басқа бизнес құрылымын тіркеп жатсаңыз, EIN процесін бірінші реттен-ақ дұрыс орындау маңызды. Дұрыс EIN өтінімі компанияңызға банк шоттарын ашуға, қызметкерлерді жалдауға, салық тапсыруға және құқықтық әрі қаржылық жазбаларды үйлесімді ұстауға көмектеседі. Қате жасалған өтінім болса, оны түзетуге бірнеше апта кетуі мүмкін.

Бұл нұсқаулықта ең жиі кездесетін EIN қателері, олардың не себептен болатыны және олардан қалай сақтануға болатыны түсіндіріледі. Сондай-ақ, егер қате жасап үлгерсеңіз, мәселе бизнесіңіздің басқа бөліктеріне таралмай тұрып оны қалай түзету керегін қарастырады.

EIN деген не және неге маңызды

EIN — IRS бизнес субъектісін сәйкестендіру үшін беретін тоғыз таңбалы нөмір. Ол компанияңыздың салықтық ID нөмірі сияқты жұмыс істейді. Бизнес құрылымыңызға және қызметіңізге қарай EIN мына мақсаттар үшін қажет болуы мүмкін:

• Бизнес банк шотын ашу
• Бизнес лицензиялары немесе рұқсаттарын алу
• Жалақы төлеуді жүргізу және қызметкерлерді жалдау
• Федералдық салық декларацияларын тапсыру
• Салық ID талап ететін жеткізушілермен жұмыс істеу
• Бизнес кредитін қалыптастыру

Қызметкеріңіз әлі болмаса да, жеке және бизнес қаржысын бөлу үшін EIN қажет болуы мүмкін. Мұндай бөлініс бухгалтерлік есеп, кәсібилік және көп жағдайда құқықтық қорғаныс үшін маңызды.

EIN компания атауын, жауапты тұлғаны, мекенжайды және ұйым түрін IRS жазбаларымен байланыстыратындықтан, ақпарат дәл әрі біркелкі болуы тиіс. Олай болмаған жағдайда мәселелер көбіне кейін салық есептерінде, банк өтінімдерінде немесе сәйкестік хабарламаларында байқалады.

1-қате: Бизнес құрылымы дайын болмай тұрып өтінім беру

Ең жиі жіберілетін қателердің бірі — бизнес тіркеу деректері толық бекімей тұрып EIN өтінімін асығыс беру. Егер сіз LLC, корпорация, серіктестік немесе жеке кәсіпкер ретінде тіркелетініңізді әлі нақты білмесеңіз, кейін өзгерту қажет болатын ақпаратты жіберіп қою оңай.

Бұл көбіне құрылтай құжаттары әлі дайын болмай тұрғанда негізін қалаушылар өтінімді тым ерте беруінен немесе болашақ бизнес жоспары өзгермейді деп ойлауынан болады. Нәтижесінде EIN жазбасы бизнестің шынайы құрылымымен енді сәйкес келмеуі мүмкін.

Қалай болдырмауға болады

• Өтінім бермес бұрын ұйым түрін нақтылаңыз.
• Құрылтай құжаттарыңыз EIN өтінімімен сәйкес келетінін тексеріңіз.
• Заңды атауды, тіркелген штатты және жауапты тұлға туралы ақпаратты жібермес бұрын растаңыз.

Егер сіз жаңа компания құрып жатсаңыз, ең дұрыс тәсіл — бизнес тіркеу мен EIN жоспарлауын бірге жүргізу, сонда жазбалар басынан бастап үйлеседі.

2-қате: Бизнесіңіздің заңды атауын қате енгізу

EIN өтініміндегі заңды атау ресми құрылтай құжаттарыңыздағы атаумен дәл сәйкес келуі керек. Көптеген негізін қалаушылар сауда атауын, бренд атауын немесе сәл қысқартылған атауды қате қолданады. Тіпті шағын айырмашылықтардың өзі банк, мемлекеттік орган немесе салық құжаттарын тексергенде мәселе тудыруы мүмкін.

Мысалы, егер сіздің LLC атауыңыз “North River Consulting, LLC” болып тіркелсе, бірақ EIN өтінімінде “North River Consulting” деп жазылса, IRS жазбасы құрылтай құжаттарыңызбен сәйкес келмеуі мүмкін.

Қалай болдырмауға болады

• Құрылтай құжаттарынан дәл заңды атауды көшіріңіз.
• Қажет болса, LLC немесе Inc. сияқты дұрыс ұйымдық жұрнақты қосыңыз.
• Сауда атауын тиісті жерде ғана қолданыңыз, оны заңды атаудың орнына қолданбаңыз.

Бірізділік маңызды. EIN жазбаңыз құрылтай құжаттарыңызға және банк деректеріне неғұрлым жақын болса, тексеру мәселелері соғұрлым аз болады.

3-қате: Жауапты тұлға туралы мәліметті дұрыс енгізбеу

IRS EIN өтінімінде жауапты тұлғаны сұрайды. Бұл әдетте бизнесті басқаратын адам, мысалы негізін қалаушы, иесі немесе бас офицер. Жиі кездесетін қате — нақты бақылауы жоқ адамды көрсету немесе компания құрылымына сәйкес келмейтін ақпаратты енгізу.

Бұл негізін қалаушы үшінші тарапты, көмекшіні немесе енді өзекті емес тіркеу дерегін пайдаланғанда орын алуы мүмкін. Егер жауапты тұлға туралы ақпарат қате болса, өтінімді кейін түзету қажет болуы мүмкін.

Қалай болдырмауға болады

• Бизнеске шынымен өкілеттігі бар адамды таңдаңыз.
• Сол адамның дұрыс заңды атауын және салықтық сәйкестендіру деректерін қолданыңыз.
• Болашақта компанияны басқару өзгерсе, жазбаларды жаңартыңыз.

Жауапты тұлға ыңғайлылықты емес, шынайы жағдайды көрсетуі керек.

4-қате: EIN-ді жеке салық нөмірімен шатастыру

Бизнес EIN — бұл Social Security number немесе Individual Taxpayer Identification Number-мен бірдей емес. Негізін қалаушылар кейде, әсіресе бір мүшелі LLC немесе бастапқы кезеңдегі компанияларда, жеке салық ID бизнес EIN-нің орнына жарайды деп ойлайды.

Мұндай түсінбеушілік банк ашуды кешіктіруі, салық тапсыруда қателікке әкелуі және жеткізушілер компанияның салық идентификаторын сұрағанда қиындық туғызуы мүмкін.

Қалай болдырмауға болады

• IRS немесе банк бизнес идентификаторы талап еткенде, бизнес үшін EIN пайдаланыңыз.
• Жеке және бизнес салық жазбаларын бөлек ұстаңыз.
• Нақты жағдай рұқсат етпесе, компанияның салық және жалақы міндеттері үшін жеке нөміріңізге сүйенбеңіз.

Жеке және бизнес жазбаларының нақты бөлінуі — сәйкестік тәуекелін азайтудың ең қарапайым жолдарының бірі.

5-қате: Бірнеше рет өтінім беру

Кейбір бизнес иелері бірінші өтінімнің өткен-өтпегеніне сенімсіз болғандықтан, бірнеше EIN өтінімін жібереді. Басқалары бастапқы сұрау кешіккен соң мәртебесін тексермей қайта өтінім береді. Бұл IRS жүйесінде шатасуға әкеліп, қайталанатын жазбалар немесе артық тазалау жұмыстарын тудыруы мүмкін.

Бір бизнеске, әдетте, бірдей ұйым үшін бір ғана EIN берілуі керек. Белгісіздік себебінен қайта өтінім беру көбіне дұрыс шешім емес.

Қалай болдырмауға болады

• Жібергеннен кейін растау мәліметтерін сақтаңыз.
• Қайта өтінім бермес бұрын EIN бұрыннан берілген-берілмегенін тексеріңіз.
• Өтінім күні мен ұйым деректерін ішкі түрде нақты тіркеп қойыңыз.

Егер өтінімде мәселе бар деп күдіктенсеңіз, бірден жаңа сұрау жібермей, алдымен мәртебесін анықтаңыз.

6-қате: Бизнес ұйым түрлерін шатастыру

Тағы бір жиі болатын мәселе — EIN өтінімінде қате ұйым түрін таңдау. Мысалы, негізін қалаушы LLC құрғанымен, компанияны корпорация сияқты көрсетіп өтінім беруі немесе бизнес шын мәнінде бірнеше мүшелі LLC болса да, жеке кәсіпкер ретінде толтыруы мүмкін.

Ұйым түріндегі қателер маңызды, себебі олар IRS-тің бизнесті қалай жіктейтініне және кейін қандай жазбалар күтетіндігіне әсер етеді.

Қалай болдырмауға болады

• EIN өтінімін нақты құқықтық құрылымыңызға сәйкестендіріңіз.
• Бизнес салықта disregarded entity, серіктестік немесе корпорация ретінде қаралатынын тексеріңіз.
• Федералдық салық нысандарын жібермес бұрын компанияңыздың қалай құрылғанын растаңыз.

Бизнес құрылымыңыз жай ғана атау емес. Ол салық салуға, есептілікке және сәйкестікке әсер етеді.

7-қате: Толық емес немесе сәйкес емес мекенжайды қолдану

EIN өтініміндегі мекенжай дәл әрі тұрақты болуы керек. Көптеген негізін қалаушылар уақытша кеңсе, кейін пайдаланбайтын пошта мекенжайы немесе басқа компания жазбаларымен сәйкес келмейтін мекенжай көрсетеді. Мұндай жағдайда IRS хабарламалары мен растау құжаттары қате жерге түсуі мүмкін.

Кейін бизнес басқа орынға көшсе де, бастапқы EIN жазбасы сенімді мекенжайдан басталуы тиіс.

Қалай болдырмауға болады

• Сенімді түрде қол жеткізе алатын пошта мекенжайын қолданыңыз.
• Мүмкін болса, бизнес мекенжайыңыз басқа құрылтай және салық жазбаларымен сәйкес болсын.
• Компания мекенжайы өзгерсе, IRS-ті жаңартыңыз.

Мекенжайдың сәйкес келмеуі — шағын қате, бірақ ол үлкен әкімшілік қиындықтарға айналуы мүмкін.

8-қате: EIN жазбаларын қауіпсіз сақтауды ұмыту

EIN банкке, салық органдарына, жалақы провайдерлеріне және оны талап ететін жеткізушілерге берілуі мүмкін. Бірақ оны бәрібір мұқият басқару керек. Негізін қалаушылар оны тым кең таратып жібереді, қорғалмаған файлдарда сақтайды немесе оны кім не үшін сұрап тұрғанын тексермей бөлісе салуы мүмкін.

EIN Social Security number сияқты сезімтал болмаса да, ол бәрібір қорғалған бизнес жазбаларында сақталуы керек.

Қалай болдырмауға болады

• EIN құжаттарын қауіпсіз ішкі жүйелерде сақтаңыз.
• Нөмірді тек нақты бизнес қажеттілік болғанда ғана бөлісіңіз.
• Қол жеткізуді салық, қаржы немесе сәйкестік міндеттерін атқаратын адамдармен шектеңіз.

Дұрыс құжат жүргізу теріс пайдалануды азайтады және болашақ есептілікті жеңілдетеді.

9-қате: Бизнес өзгерістерінен кейін жазбаларды жаңартпау

Бизнестер үнемі дамиды. Иелері ауысады, мекенжай өзгереді, ұйым құрылымы өзгереді және салықтық жіктеу жаңартылуы мүмкін. Бұл өзгерістер компанияның жазбаларында көрінбесе, EIN файлы бизнестің қалған бөліктерімен үйлеспей қалуы мүмкін.

Бұл көбіне бастапқыда шағын құрылған, кейін сәйкестік жүйесін қайта қарамаған өсіп жатқан компанияларда кездеседі.

Қалай болдырмауға болады

• Бизнесіңізде өзгеріс болған сайын EIN-ге қатысты жазбаларды тексеріңіз.
• Маңызды өзгеріс болса, IRS пен басқа органдарға жаңарту енгізіңіз.
• Құрылтай құжаттарын, салық файлдарын және банк жазбаларын үйлестіріп ұстаңыз.

Жазбалардағы сәйкессіздікті түзетудің ең жақсы уақыты — кредит беруші, салық органы немесе мемлекеттік мекеме растау сұрамай тұрып.

10-қате: EIN-ді жалғыз сәйкестік қадамы деп қабылдау

Кейбір негізін қалаушылар EIN берілгеннен кейін компания толық құрылды деп ойлайды. Шын мәнінде, EIN — кеңірек тіркеу және сәйкестік процесінің тек бір бөлігі. Сізге әлі де штатта тіркелу, лицензия алу, бизнес банк шотын ашу, жылдық есептер тапсыру және салық міндеттемелерін орындау қажет болуы мүмкін.

Егер сіз EIN алған соң тоқтап қалсаңыз, бизнесті жақсы күйде ұстауға қажетті басқа маңызды қадамдарды өткізіп алуыңыз мүмкін.

Қалай болдырмауға болады

• EIN-ді жалпы іске қосудың бір кезеңі ретінде қарастырыңыз.
• Федералдық, штаттық және жергілікті талаптарға арналған сәйкестік тізімін жасаңыз.
• Құрылудан кейінгі мерзімді тапсыру күндерін тексеріңіз.

Толық дайындық бір қадамдық тәсілден әлдеқайда қауіпсіз.

Егер EIN бойынша қате жасап қойсаңыз не істеу керек

Егер қателікті байқасаңыз, тез әрекет етіңіз. Дұрыс келесі қадам қателіктің түріне байланысты.

• Егер заңды атау қате болса, IRS жазбасын тиісті жаңарту әдісімен түзетуге бола ма, соны тексеріңіз.
• Егер мекенжай ескірсе, хабарламалар дұрыс жерге жетуі үшін тиісті өзгеріс енгізіңіз.
• Егер ұйым түрі дұрыс болмаса, мәселе EIN жазбасына, құрылтай жазбасына немесе екеуіне бірдей әсер ете ме, соны анықтаңыз.
• Егер сіз бірнеше рет өтінім берсеңіз, қай EIN дұрыс ұйымға тиесілі екенін анықтап, мәселе шешілгенше басқаларын қолдануды тоқтатыңыз.

Негізгі мақсат — IRS жазбаларыңызды, құрылтай құжаттарыңызды, банк құжаттарыңызды және жалақы не салық есептеріңізді бір-бірімен сәйкестендіру.

Егер қателіктің қаншалықты маңызды екеніне сенімді болмасаңыз, болжауға болмайды. Қатысты нақты жазбаларды қарап шығып, салық тапсырар алдында немесе қызметкер қабылдамас бұрын мәселені түзетіңіз.

Таза EIN процесіне арналған үздік тәжірибелер

Тиянақты EIN процесі жақсы дайындықтан басталады. Өтінім берер алдында мына тексеру тізімін қолданыңыз:

• Заңды ұйым атауыңызды растаңыз
• Бизнес құрылымыңызды растаңыз
• Дұрыс жауапты тұлғаны анықтаңыз
• Сенімді бизнес мекенжайын қолданыңыз
• Құрылтай құжаттарыңыздың толық екеніне көз жеткізіңіз
• Әрбір жіберілген өтінім мен растаудың көшірмесін сақтаңыз
• EIN жазбасын банк және салық құжаттарымен сәйкестендіріңіз

Бұл қадамдар бірнеше минут қана алады, бірақ кейінгі түзету жұмыстарынан көп сағат үнемдеуі мүмкін.

Zenind негізін қалаушыларға қалай көмектеседі

АҚШ-та бизнес құрып жатқан негізін қалаушылар үшін ең үлкен артықшылықтардың бірі — тіркеу мен сәйкестік процестерін үйлесімді түрде басқару. LLC немесе корпорацияңыз басынан дұрыс құрылса, EIN алуды, банк шотын ашуды және бизнес өмірлік циклінде бірізді жазбаларды сақтауды жеңілдетеді.

Zenind кәсіпкерлерге АҚШ-та бизнес субъектілерін құруға және ең маңызды бастапқы әкімшілік қадамдарды басқаруға көмектеседі. Бұған компанияны дұрыс тіркеу, жазбаларды реттеу және тіркеуден нақты операцияларға ауысуды жеңіл әрі қателіксіз ету кіреді.

Негізі дұрыс қаланса, EIN процесі әлдеқайда жеңіл болады.

Қорытынды ойлар

Көптеген EIN қателері күрделі емес. Олар әдетте асығыстықтан, жорамалдаудан немесе жазбаларды біркелкі ұстамаудан туындайды. Мәселе мынада: шағын қателер салық есептілігіне, банктік тексерулерге, жалақыны баптауға және сәйкестік хабарламаларына таралып кетуі мүмкін.

Егер сіз бизнес бастап жатсаңыз, EIN-ді кейінге қалдыратын рәсім ретінде емес, тіркеу процесіңіздің ресми бөлігі ретінде қарастырыңыз. Жазбаларыңызды сәйкестендіріңіз, ұйым деректерін растаңыз және бизнес өсіп жатқан сайын ақпаратты өзекті ұстап отырыңыз.

Мұқият бастау кейіннен қажетсіз салық ID мәселелерінен сақтанудың ең оңай жолы.