Менеджерлер үшін делегирлеу: команда өнімділігі мен назарды арттырудың практикалық тәсілі

Менеджерлер жиі таныс тұзаққа түседі: олар жұмысты делегирлеу керек екенін біледі, бірақ бәрібір тым көп нәрсені өздері істеп қояды. Кейбір тапсырмалар шұғыл болады. Кейбірі арнайы білімді қажет етеді. Кейбірін түсіндіруден гөрі өзіңіз орындау оңайырақ сияқты көрінеді. Уақыт өте келе мұндай әдет кедергілер туғызып, команданың жұмысын баяулатады және өсуді шектейді.

Тиімді делегирлеу жұмысты кез келген адамға беру емес. Бұл сіздің уақытыңыз, назарыңыз және тәжірибеңіз ең жоғары құн әкелетін жерді дұрыс таңдауға байланысты. Менеджерлер делегирлеуді дұрыс қолданғанда, өнімділікті арттырады, команданы күшейтеді және тек өздері атқара алатын істерге назарын сақтайды.

Неліктен делегирлеу маңызды

Менеджердің бір уақытта екі міндеті бар. Біріншісі - команданың күнделікті жұмысты орындауына көмектесу. Екіншісі - команданың ұзақ мерзімде тиімді жұмыс істеуіне жағдай жасау. Егер менеджер күні бойы басқа біреу орындай алатын тапсырмаларды атқарса, маңызды міндеттер назардан тыс қалады.

Жақсы делегирлеу қосымша мүмкіндік береді. Ол менеджерлерге мыналарды жасауға көмектеседі:

• Стратегияға, жалдауға, жоспарлауға және мәселе шешуге назар аудару
• Команда ішінде сенім мен қабілетті дамыту
• Бір адамның әдепкі кедергіге айналуынан болатын кідірістерді азайту
• Қызметкерлерге үйрену мен өсу мүмкіндігін беру
• Тапсырмаларды дұрыс біліктілік деңгейімен сәйкестендіру арқылы тұрақтылықты арттыру

Құрылтайшылар мен шағын бизнес иелері үшін бұл әсіресе маңызды. Ерте кезеңдегі көшбасшылар көбіне операциядан бастап клиенттерді қолдауға дейін, тіпті сәйкестік мәселелеріне дейін барлық рөлді қатар атқарады. Бұл біраз уақыт жұмыс істейді, бірақ бизнес өскен сайын орнықты болмай қалады. Егер сіз АҚШ-та компания құрып немесе оны басқарып жатсаңыз, делегирлеу уақытыңызды қорғаудың және бизнесті алға жылжытудың ең жылдам жолдарының бірі.

Негізгі идея: салыстырмалы артықшылық

Делегирлеуді түсінудің пайдалы тәсілдерінің бірі - салыстырмалы артықшылық. Қарапайым тілмен айтқанда, тапсырма үшін ең жақсы адам әрдайым сол істі ең жақсы білетін адам бола бермейді. Бұл - сол жұмысты орындау арқылы жалпы ең жоғары құндылық жасайтын адам.

Бұл айырмашылық маңызды.

Мысалы, менеджер клиентпен жұмыс істеуде де, команданы басқаруда да өте мықты болуы мүмкін. Бірақ егер команданы коучингтеу арқылы ұзақ мерзімді құндылық бір сағаттық әдеттегі клиенттік орындаудан жоғары болса, менеджер уақытының көп бөлігін басқаруға арнауы керек. Тіпті клиенттік жұмысқа өте шебер болса да.

Дәл осы логика командадағы басқа мүшелерге де қатысты. Бірнеше тапсырманы орындай алатын қызметкердің өзі өзінің күшті жақтарына, жылдамдығына және сенімділігіне ең жақсы сәйкес келетін жұмысқа жұмылдырылғаны тиімдірек болуы мүмкін. Делегирлеу әдетке емес, құндылыққа негізделгенде жақсы жұмыс істейді.

Менеджер не нәрсені өзінде қалдыруы керек

Әр тапсырманы делегирлеу керек емес. Кейбір жауапкершіліктер менеджерде қалуы тиіс, өйткені олар бағытты, мәдениетті немесе тәуекелді айқындайды.

Менеджер әдетте өзінде қалдыруы тиіс міндеттер:

• Мақсаттар мен басымдықтарды белгілеу
• Маңызды таңдаулар бойынша түпкілікті шешім қабылдау
• Тікелей бағыныштыларды коучингтеу
• Сезімтал кадрлық мәселелерді шешу
• Жоғары тәуекелді жұмысты тексеру
• Бөлімаралық үйлесімділікті қамтамасыз ету
• Команда атынан басшылықпен, клиенттермен немесе инвесторлармен сөйлесу

Пайдалы бір тексеріс бар: егер тапсырма тек менеджерде бар өкілеттікті, пайымды немесе жауапкершілікті талап етсе, ол әдетте менеджерде қалуы керек.

Менеджер не нәрсені делегирлеуі керек

Менеджерлер қайталанатын, үйретуге болатын және операциялық тұрғыдан маңызды, бірақ ерекше стратегиялық емес жұмысты делегирлеуі керек.

Жақсы нұсқаларға мыналар жатады:

• Күнделікті есеп беру
• Стандартты клиенттік хат алмасу
• Күнтізбені үйлестіру
• Зерттеу және алдын ала дайындық
• Құжаттардың алғашқы нұсқасын әзірлеу
• Деректерді жинау және тазалау
• Нақты нұсқаулары бар кейінгі әрекеттер
• Стандартпен салыстыруға болатын процесс негізіндегі жұмыс

Делегирлеуге ең жақсы тапсырмалар - басқа адам аздап бағыттау арқылы жұмыстың 80-90 пайызын дұрыс орындай алатын істер. Егер жұмыс күрделі, бірақ шектеулі болса, ол көбіне жақсы делегирлеу нысаны болады.

Делегирлеу бойынша қарапайым шешім қабылдау жүйесі

Тапсырманы бөліспес бұрын, мына бес сұрақты қойыңыз:

1. Бұл тапсырма менің рөлімді талап ете ме?

Егер жауап сіздің өкілеттігіңізге, қарым-қатынасыңызға немесе түпкі жауапкершілігіңізге байланысты болса, оны өзіңізде қалдырыңыз.

2. Бұл тапсырма қайталана ма?

Егер ол жиі қайталанса, делегирлеу айтарлықтай уақыт үнемдеуге мүмкіндік береді.

3. Мұны басқа біреу үйрене ала ма?

Егер иә болса, сізге оның ұзақ мерзімді иесі болып қалудың қажеті жоқ.

4. Бұл жұмыс маңызды, бірақ стратегиялық емес пе?

Көшбасшылықтың өзегіне кірмейтін, бірақ маңызды жұмыс делегирлеуге өте қолайлы.

5. Мен табысты қалай көрінетінін нақты сипаттай аламын ба?

Делегирлеу нәтиже анық көрінгенде жақсы жұмыс істейді. Егер жақсы нәтижені түсіндіре алмасаңыз, тапсырманы беру алдында оған көбірек құрылым қажет болуы мүмкін.

Егер тапсырма осы тексерістердің көпшілігінен өтсе, оны әдетте делегирлеуге болады.

Делегирлеуді қалай дұрыс жасау керек

Тапсырманы беру оны дұрыс делегирлеу деген сөз емес. Күшті делегирлеу айқындықты талап етеді.

Нәтижені нақты айтыңыз

Тек тапсырманы беріп қоймаңыз. Қандай нәтиже керек екенін сипаттаңыз. Мысалы, “Клиентке кейінгі хабарды жіберіңіз” деудің орнына, “Кейінгі хатты жіберіп, келесі кездесудің уақытын растап, жұмаға дейін CRM жүйесін жаңартыңыз” деп айтыңыз.

Шекараны белгілеңіз

Адамның өз бетінше нені шеше алатынын және қашан жоғарыға хабарлауы керегін түсіндіріңіз. Бұл шатасуды азайтып, болдырмауға болатын қателердің алдын алады.

Мерзім мен бақылау нүктесін қойыңыз

Кейбір тапсырмалар үшін соңғы мерзіммен қатар аралық тексеру қажет. Басқаларына тек соңғы тапсыру күні жеткілікті. Бақылау деңгейін жұмыстың күрделілігі мен тәуекеліне сай таңдаңыз.

Тапсырманы адамға сәйкестендіріңіз

Делегирлеуді қабілетке, даму мақсатына және жүктемеге қарай жасаңыз. Дұрыс тағайындау әрдайым ең айқын таңдау бола бермейді. Кейде ең жақсы адам - тәжірибе жинауы керек қызметкер.

Тек нұсқаулық емес, контекст те беріңіз

Адамдар тапсырманың не үшін маңызды екенін түсінсе, жақсырақ жұмыс істейді. Контекст пайымды жақсартады және тұрақты бақылаусыз-ақ жақсы шешім қабылдауға көмектеседі.

Делегирлеудегі жиі қателер

Көптеген менеджерлер делегирлеу керек екенін біледі, бірақ оны іске асыру тәсілі нәтижені әлсіретеді.

Өкілетсіз делегирлеу

Егер бір адам тапсырма үшін жауапты болып, бірақ қажетті шешім қабылдай алмаса, ол қайта-қайта рұқсат сұрайды да, менеджер кедергі болып қала береді.

Тек ең оңай жұмысты беру

Егер менеджер маңызды жұмыстың бәрін өзінде қалдырып, тек төмен құнды тапсырмаларды берсе, команда өспейді және менеджердің жүктемесі азаймайды.

Шамадан тыс немесе жеткіліксіз түсіндіру

Тым көп егжей-тегжей тәуелділік туғызады. Тым аз түсіндіру шатасу туғызады. Мақсат - микробасқару емес, тиімді орындауға жеткілікті құрылым беру.

Жұмысты тым тез қайтарып алу

Егер команда мүшесі үйрену кезеңінде болса, кейбір кемшіліктерді күтіңіз. Алғашқы қиындықта тапсырманы қайтарып алу өсуді тоқтатады және тәуелділікті күшейтеді.

Нәтижені тексермеу

Делегирлеу кері байланысты да қамтуы керек. Тексеру болмаса, бір қателер қайталана береді және команда дамымайды.

Делегирлеу көшбасшылық дағдысы ретінде

Делегирлеу - менеджменттен қашудың тәсілі емес. Бұл - негізгі басқару дағдысы.

Күшті менеджер өз құнын бәрін жеке өзі орындаумен дәлелдеуге тырыспайды. Ол дұрыс жұмыстың дұрыс адамға дұрыс уақытта орындалатын ортаны қалыптастырады. Бұл пайымды, сенімді және орындалуды талап етеді.

Оған тәртіп те керек. Жұмысты түсіндіргеннен гөрі, оны өзіңіз жасау әлдеқайда оңай болуы мүмкін. Бірақ қысқа мерзімдегі осы ыңғайлылық көбіне ұзақ мерзімді тиімсіздікке әкеледі. Оқытуға және делегирлеуге кеткен уақыт - ұйымның әлеуетіне салынған инвестиция.

Делегирлеу бизнестің өсуін қалай қолдайды

Бизнес өскен сайын шешімдер мен тапсырмалар саны кез келген бір адамның мүмкіндігінен жылдамырақ көбейеді. Бұл бөлімді басқарсаңыз да, сервистік компания жүргізсеңіз де, жаңа компания құрсаңыз да солай.

Делегирлеу өсуді мына жолдармен қолдайды:

• Көшбасшыларды жоғары құнды жұмысқа босату
• Ұйымды тұрақтырақ ету
• Бір адамға тәуелді болу қаупін азайту
• Команда бойынша орындалу жылдамдығын арттыру
• Қосымша артық шығынсыз масштабтауға мүмкіндік беру

Құрылтайшылар үшін делегирлеу әсіресе компания құру және алғашқы операциялық кезеңдерде маңызды. Негізгі іргетас қаланғаннан кейін, көшбасшылар қайталанатын әкімшілік істерге аз, ал стратегияға, клиенттерді дамытуға және команданы құруға көп уақыт бөлуі керек.

Апталық практикалық әдет

Менеджерлерге бастау үшін күрделі жүйе қажет емес. Қарапайым апталық шолу делегирлеуді тұрақтырақ етеді.

Апта соңында мына тізімді жасаңыз:

• Уақытыңызды тым көп алған тапсырмалар
• Басқа біреу үйрене алатын жұмыстар
• Әдет бойынша өзіңіз орындаған қайталанатын істер
• Тек сіз қабылдауы тиіс шешімдер
• Келесі апта басталғанша бөлінуі керек істер

Содан кейін әр тармақ үшін бір сұрақ қойыңыз: мұны мен істеуім керек пе, делегирлеуім керек пе, автоматтандыруым керек пе, әлде жоюым керек пе?

Осы әдет делегирлеуді реактивті емес, саналы процеске айналдырады.

Қорытынды ой

Ең жақсы менеджерлер өз құнын жеке өздері қанша жұмыс бітіргенімен өлшемейді. Олар құндылығын команда арқылы қанша маңызды жұмыс орындалғанымен өлшейді.

Делегирлеу - осыны мүмкін ететін механизм. Менеджерлер салыстырмалы артықшылыққа сүйеніп, күту деңгейін нақтылап, жұмысты ойластырылған түрде бөлгенде, олар күшті команда мен жақсы нәтижеге қол жеткізеді. Бизнес иелері мен құрылтайшылар үшін бұл тәртіп назарды қорғаудың және ауқымдана алатын компания құрудың ең қарапайым жолдарының бірі.