Әрбір шағын бизнес иесі ерте үйренуі тиіс негізгі HR сабақтары

Шағын бизнес иелері HR сабақтарын көбіне қиын жолмен үйренеді. Заң шегінен асып кеткен сұрақ, түсінбеушілік тудырған саясаттың жоқтығы, айыппұлға әкелетін жалақы қателігі немесе қарапайым мәселені қымбат дауға айналдыратын құжат жүргізу олқылығы өсіп келе жатқан компанияға зиян келтіруі мүмкін.

Шындық қарапайым: адам ресурстары - жай ғана әкімшілік міндет емес. Бұл сәйкестікке, жұмысқа қабылдауға, қызметкерлерді ұстап қалуға, корпоративтік мәдениетке және тәуекелге әсер ететін негізгі бизнес функциясы. Құрылтайшылар мен шағын командалар үшін HR-ды ерте дұрыс жолға қою кейін уақытты, ақшаны және күйзелісті үнемдейді.

Бұл нұсқаулықта әрбір шағын бизнес иесі білуі тиіс ең маңызды HR сабақтары және мықтырақ әрі талаптарға сай жұмыс орнын құруға арналған практикалық қадамдар қарастырылады.

Неліктен HR көптеген иелер ойлағаннан да маңыздырақ

Бизнестің бастапқы кезеңінде HR-ды компания өскеннен кейін ғана қарастыратын мәселе деп қабылдау оңай. Бірақ мұндай тәсіл болдырмауға болатын проблемаларға әкеледі. Бір ғана қызметкерді жұмысқа алған сәттен бастап сіз жалақы ережелерімен, onboarding-мен, жұмыс орны саясатымен, салық формаларымен, есеп жүргізумен, демалыс талаптарымен және кемсітушілікке қарсы заңдармен айналыса бастайсыз.

HR - осы міндеттерді жүйелі түрде басқаруға көмектесетін жүйе. Ол сондай-ақ командаға күтілетін нәрселерді түсіндіреді, түсінбеушілікті азайтады және кәсіби жұмыс ортасын қалыптастырады. Жақсы ұйымдастырылған HR процесі тек бизнесті қорғамайды. Ол жақсырақ жұмысқа алу шешімдерін, жоғары өнімділікті және қызметкерлермен салауатты қарым-қатынасты қолдайды.

1-сабақ: Жұмысқа алу бейберекет емес, құрылымды болуы тиіс

Жұмысқа алу - бизнесті басқарудың ең сезімтал бөліктерінің бірі. Егер сіз қате сұрақ қойсаңыз немесе қорғалатын белгілерге сүйеніп шешім қабылдасаңыз, достық әңгіме тез арада заңдық мәселеге айналуы мүмкін.

Сұхбат кезінде рөлдің өзіне назар аударыңыз. Лауазымдық міндеттерге, тәжірибеге, дағдыларға және қолжетімділікке қатысты сұрақтар қойыңыз. Дін, отбасылық жағдай, отбасы жоспарлары, жас, мүгедектік, жүктілік, шыққан елі немесе басқа да қорғалатын белгілер туралы сұрақтардан аулақ болыңыз, егер олар заң бойынша анық рұқсат етілмесе және лауазымға тікелей қатысы болмаса.

Құрылымды жұмысқа алу процесі бірнеше тұрғыдан көмектеседі:

• Үміткерлер арасында бірізділік қалыптастырады
• Кемсіту туралы талаптардың тәуекелін азайтады
• Кейін сұрақ туындаса, шешімдерді қорғауды жеңілдетеді
• Бірдей критерийлермен үміткерлерді салыстыруға көмектеседі

Жазбаша сұхбат нұсқаулықтары, лауазым сипаттамалары және бағалау кестелері - әділдікті жақсартып, тәуекелді азайтатын қарапайым құралдар.

2-сабақ: Еңбек заңдары өзгереді, сондықтан үнемі қадағалап отыру керек

Көптеген шағын бизнес иелері қазіргі тәжірибеміз дұрыс, өйткені біз әрдайым осылай істегенбіз деп ойлайды. Бұл қауіпті. Федералдық, штаттық және жергілікті еңбек заңдары жиі өзгереді, ал бизнесіңізге қолданылатын ережелер қызметкерлеріңіздің қай жерде жұмыс істейтініне, олардың қалай жіктелетініне және қанша адамды жалдағаныңызға байланысты болуы мүмкін.

Назар аударуды қажет ететін кең таралған салаларға мыналар кіреді:

• Ең төменгі жалақы және артық жұмыс уақыты ережелері
• Түскі ас және демалыс үзілістеріне қойылатын талаптар
• Отбасылық және медициналық демалыс міндеттемелері
• Қорқытуға және кемсітуге қарсы талаптар
• Жалақы ашықтығы және жалақы туралы хабарлама заңдары
• Жұмысшыларды жіктеу стандарттары
• Ақылы ауру демалысы және басқа да жергілікті демалыс ережелері

Бизнес осы мәселелерді жауапкершілікпен басқару үшін заң кеңсесіне айналуы міндетті емес. Бірақ оған өзгерістерді бақылау, саясатты жаңарту және тәжірибені жүйелі түрде қарап отыруға арналған жүйе қажет. Егер ішкі HR сарапшылығыңыз болмаса, реттеушілік ортақтастықты жақсы білетін білікті мамандар мен сәйкестікке мән беретін серіктестерді пайдаланыңыз.

3-сабақ: Жазбаша саясат түсінбеушіліктің алдын алады

HR мәселелерін азайтудың ең оңай жолдарының бірі - күтілетін нәрселерді анық құжаттау. Жазбаша қызметкерлер нұсқаулығы немесе саясат анықтамалығы командаңызға компания қалай жұмыс істейтіні туралы бірыңғай дереккөз береді.

Кемінде сіздің саясатыңыз мына тақырыптарды қамтуы керек:

• Жұмыспен қамтудың тең мүмкіндігі және қорқытуға қарсы ережелер
• Қатысу және кесте құруға қойылатын талаптар
• Уақытты есепке алу және артық уақыт рәсімдері
• Ақылы демалыс, ауру демалысы және басқа да демалыс ережелері
• Шығындарды өтеу және шығынды мақұлдау
• Тәртіптік рәсімдер
• Технология мен құрылғыларды пайдалану
• Құпиялылық және деректер қауіпсіздігі
• Қашықтан жұмыс ережелері, егер қолданылса
• Еңбек қатынасын тоқтату және жұмыстан шығу рәсімдері

Саясат тым күрделі болмауы мүмкін, бірақ ол дәл, жаңартылған және тұрақты қолданылатын болуы тиіс. Жазылған, бірақ еленбейтін саясат мүлде саясат болмағандай тәуекел тудыруы мүмкін.

4-сабақ: Жалақы қателіктері көптеген иелер күтетіннен де үлкен мәселе тудырады

Жалақы - қызметкерлерге уақытында төлеу ғана емес. Ол жіктеу, ұсталым, жалақы есептеулері, есеп жүргізу және салық сәйкестігін де қамтиды. Ұсақ қателер айыппұлдарға, қызметкерлер шағымына және әкімшілік қиындықтарға ұласуы мүмкін.

Жиі кездесетін жалақы тәуекелдеріне мыналар жатады:

• Қызметкерлерді тәуелсіз мердігер ретінде қате жіктеу
• Артық жұмыс уақытын дұрыс есептемеу
• Қажетті ұсталымдар немесе жарналарды өткізіп алу
• Қызметкерлерге кеш немесе біркелкі емес төлеу
• Жалақы жазбаларын дұрыс сақтамау

Жалақы жүйесін басынан бастап мұқият орнатқан жөн. Сенімді жүйелерді пайдаланыңыз, қызметкерді жіктемес бұрын босатылған мәртебесін нақтылаңыз және әрбір жалақы циклін дәлдікке тексеріңіз. Егер бизнесіңіз мердігерлерді пайдаланса, ыңғайлылыққа сүйенбей, қатынастың шынымен мердігер ережелеріне сәйкес келетінін тексеріңіз.

5-сабақ: Құжат жүргізу - жай әуре-сарсаң емес, сәйкестік құралы

Жақсы құжаттар бизнесті қорғайды. Жалақыға қатысты мәселе, тәртіптік шара, демалыс сұрауы немесе жұмыстан шығару шешімі күмән тудырса, құжаттама көбіне не болғанын және не үшін болғанын дәлелдеуге мүмкіндік береді.

Мына жазбаларды ретімен сақтаңыз:

• Жұмысқа өтінімдер мен сұхбат жазбалары
• Ұсыныс хаттары мен қол қойылған растаулар
• Қызметкер нұсқаулығын алғаны туралы құжаттар
• Жалақы және уақыт есебі
• Өнімділік бағалаулары мен тәртіптік ескертулер
• Демалыс сұраулары мен мақұлдаулар
• Оқу және сертификаттау жазбалары
• Жұмыстан шығару құжаттары мен шығу рәсімдері

Құжаттарды қауіпсіз сақтаңыз және қолданыстағы заңға сай тиісті сақтау мерзіміне дейін ұстап тұрыңыз. Сандық жүйелер ақпаратты бір жерге жинақтап, қағаз жоғалту қаупін азайта алады.

6-сабақ: Onboarding бүкіл жұмыс қатынасының негізін қалайды

Жұмысқа алғаннан кейінгі алғашқы күндер мен апталар қызметкер тәжірибесінің қалған бөлігіне тон береді. Әлсіз onboarding көбіне түсінбеушілікке, болдырмауға болатын қателерге және өнімділіктің баяулауына әкеледі.

Мықты onboarding процесі мыналарды қамтуы тиіс:

• Салық және еңбек формаларын толтыру
• Қызметкер нұсқаулығы мен саясаттарды қарау
• Лауазым күтілімдері және есеп беру құрылымы
• Уақытты есепке алу және жалақы рәсімдері
• Қажетті оқыту және қауіпсіздік ақпараты
• Технологияға қолжетімділік және қауіпсіздік хаттамалары
• Артықшылықтар мен демалыс саясаттарымен таныстыру

Ашық onboarding процесі қызметкердің тез бейімделуіне көмектеседі және компанияға ерте түсінбеушіліктен аулақ болуға мүмкіндік береді.

7-сабақ: Өнімділікті басқару жыл бойы жүргізілуі керек

Көптеген шағын бизнес өнімділікке тек бірдеңе дұрыс болмай қалғанда ғана назар аударады. Мұндай реактивті тәсіл коучингті қиындатады және екі тарапта да реніш тудыруы мүмкін. Өнімділікті басқару тек жылдық шара болмауы керек, ол үздіксіз процесс болуы тиіс.

Тиімді өнімділікті басқаруға мыналар кіреді:

• Лауазым бойынша нақты күтілімдер
• Тұрақты кері байланыс
• Өлшенетін мақсаттар
• Жақсартулар мен алаңдаушылықтардың құжатталуы
• Қажет болғанда тәртіптің біркелкі қолданылуы

Қызметкерлер табыс нені білдіретінін білсе, олар күтілімге сай келуге көбірек ұмтылады. Менеджерлер алаңдаушылықтарды ерте құжаттаса, мәселелерді әділ әрі бірізді түрде шешуге жақсырақ дайын болады.

8-сабақ: Мәдениет күнделікті HR шешімдері арқылы қалыптасады

Компания мәдениеті - қабырғадағы ұран ғана емес. Бұл адамдарға қалай қарайтынымыздың, шешімдердің қалай қабылданатынының және саясаттың әділ қолданылатынының нәтижесі.

Оң мәдениет қызметкерлерді ұстап қалуға, моральды және өнімділікке ықпал етеді. Ол сондай-ақ қақтығыс пен кадр ауысуын азайтады. Мәдениет бизнес иелері:

• Ашық және құрметпен сөйлескенде
• Саясатты біркелкі қолданғанда
• Қызметкерлердің алаңдаушылығына мән бергенде
• Кәсіби дамуды қолдағанда
• Инклюзивті мінез-құлықты ынталандырғанда
• Жоғары өнімділікті мойындағанда нығаяды

Тіпті ресурсы шектеулі шағын бизнестің өзі көшбасшылық пен күтілімге саналы түрде қараса, сау жұмыс ортасын құра алады.

9-сабақ: Дұрыс жүйелермен сәйкестікті басқару жеңілдейді

HR-ды шашыраңқы кестелер, қағаз формалар, стикерлер мен тек жады арқылы басқару тиімсіз әрі қауіпті. Бизнес өскен сайын қолмен жүргізілетін жүйелерді бақылау қиындай түседі.

Қазіргі HR жүйелері мына бағыттарда көмектесе алады:

• Орталықтандырылған қызметкер жазбалары
• Саясаттарды тарату және растаулар
• Уақытты есепке алу және жалақы интеграциясы
• Демалысты бақылау
• Onboarding жұмысының ағындары
• Өнімділік құжаттамасы

Шағын бизнес иелері үшін мақсат - жай ғана көбірек бағдарламалық жасақтама сатып алу емес. Мақсат - сенімді, қайталанатын және күтімге оңай жүйе құру. Жақсы жүйелер күйзелісті азайтады және сәйкестікті жеңілдетеді.

Zenind шағын бизнеске сәйкестік ойлауын қалай қолдайды

HR бизнесті жүргізудің тек бір бөлігі болғанымен, ол кеңірек сәйкестік пен операциялық тәртіппен тығыз байланысты. Дұрыс құрылған, құжаттарын мұқият сақтайтын және басынан бастап жүйелі процестер құратын компания HR міндеттерін сенімді түрде орындауға жақсырақ дайын болады.

Сол тәртіпті тәсіл бизнес иелеріне мынадай көмектеседі:

• Компания өскен сайын ұйымдасқан қалуға
• Болдырмауға болатын әкімшілік қателерді азайтуға
• Маңызды өтінімдер мен жазбаларды реттеуге
• Жұмысқа алу мен операциялар үшін кәсіби іргетас құруға

Басқаша айтқанда, компанияны құру мен бизнес сәйкестігін қолдайтын әдеттер HR-ды да жақсырақ басқаруға көмектеседі.

HR-ды бүгін жақсартудың практикалық қадамдары

HR тәуекелін бизнесті күрделендірмей азайтқыңыз келсе, мына қадамдардан бастаңыз:

1. Жұмысқа алу процесін қарап шығып, күмәнді сұхбат сұрақтарын алып тастаңыз
2. Қызметкер жіктеулерінің дұрыс екеніне көз жеткізіңіз
3. Жазбаша қызметкер нұсқаулығын жаңартыңыз немесе жасаңыз
4. Жалақы және уақыт есебі рәсімдерін тексеріңіз
5. Қызметкер жазбаларын бір қауіпсіз жүйеде орталықтандырыңыз
6. Менеджерлерді негізгі сәйкестік пен құрметті басшылыққа үйретіңіз
7. Құжаттарыңыз өзекті болып қалуы үшін саясатты жүйелі түрде қайта қарау кестесін жасаңыз

Бұл әрекеттер үлкен HR бөлімін талап етпейді. Олар тәртіпті, бірізділікті және мәселе туындамай тұрып сәйкестікке байыппен қарауға дайын болуды талап етеді.

Қорытынды ой

Шағын бизнес иелері бір түнде HR маманы болып кетуі міндетті емес, бірақ олар ерте кезден мықты әдеттер қалыптастыруы керек. Құрылымды жұмысқа алу, өзекті саясаттар, дәл жалақы, мұқият құжат жүргізу және заманауи жүйелер тәуекелді азайтады әрі қызметкер тәжірибесін жақсартады.

HR-ды елемеудің құны оны дұрыс жолға қою құнынан әдетте жоғары. Тұрақты өсуді көздейтін шағын бизнес үшін HR сәйкестігі мен процестік тәртіпке инвестиция салу - міндетті емес нәрсе емес. Бұл ұзақ өмір сүретін бизнес құрудың бір бөлігі.