Expense Report пен Invoice: олар не, қалай ерекшеленеді және қай кезде қолдану керек

Бизнестің қаржысын тәртіпті ұстау үшін әрбір операцияға дұрыс құжат қолдану маңызды. Жиі шатастырылатын екі құжат — expense report және invoice. Екеуі де ақшаға қатысты, бірақ қызметі қарама-қарсы.

Expense report бизнес қажеттілігі үшін жеке төленген шығынды тіркеп, өтемақы сұрайды. Invoice болса, көрсетілген тауар немесе қызмет үшін клиенттен немесе тапсырыс берушіден төлем жасауды сұрайды. Бұларды шатастырсаңыз, есеп-қисап бұзылуы мүмкін, өтемақы кешігуі мүмкін, ал салықтық құжаттарды негіздеу қиындайды.

Құрылтайшылар, фрилансерлер және шағын бизнес иелері үшін, әсіресе жаңа компания құрылымын құрып жатқан кезде, бұл айырмашылықты түсіну жай ғана бухгалтерлік ұсақ-түйек емес. Бұл - бизнесіңізді кәсіби, салыққа дайын және өскен сайын оңай басқарылатын күйде ұстаудың бір бөлігі.

Expense Report деген не?

Expense report — бұл қалтадан төленген, бірақ бизнеске қатысты шығынды санаттау, тексеру және көбіне өтеу үшін қолданылатын жазба.

Оны көбіне мыналар қолданады:

• Жұмыс үшін сапарға шығатын қызметкерлер
• Өтемақы рәсімі басталғанға дейін жеке қаражатымен стартап шығындарын төлейтін құрылтайшылар
• Жобаға қажет құрал-жабдық немесе бағдарламалық жасақтама сатып алатын мердігерлер
• Шегерілетін шығындарды бақылауы керек бизнес иелері

Expense report әдетте мына үш сұраққа жауап береді:

• Не сатып алынды?
• Ол бизнеске не үшін қажет болды?
• Қанша өтелуі керек?

Жиі кездесетін мысалдар: клиентпен кездесу үшін әуе билеті, іссапар кезіндегі қонақүй, кеңсе тауарлары, жазылымдық бағдарлама немесе нақты іскерлік мақсатқа байланысты тамақтану шығындары.

Invoice деген не?

Invoice — бұл өнім немесе қызмет көрсетілгеннен кейін клиентке жіберілетін төлем сұрауы.

Оны көбіне мыналар қолданады:

• Клиенттерге шот қоятын қызмет көрсетушілер
• Аяқталған жұмыс үшін төлем сұрайтын фрилансерлер
• Сатып алушыларға шот жіберетін көтерме сатушылар немесе жеткізушілер
• Қарыз соманы ресми түрде тіркеуі керек бизнес

Invoice әдетте мына сұрақтарға жауап береді:

• Кімге шот қойылып отыр?
• Не сатылды немесе жеткізілді?
• Қанша төленуі керек?
• Төлем қашан жасалуы тиіс?

Мысалдар: маркетинг агенттігінің ай сайынғы абоненттік қызмет үшін шот жіберуі, консультанттың аяқталған жоба бойынша ақы сұрауы немесе бөлшек саудагердің ірі партия тауарға сату шотын жіберуі.

Expense Report пен Invoice бір қарағанда

Ерекшелік	Expense Report	Invoice
Мақсаты	Бұрын жұмсалған ақша үшін өтемақы сұрайды	Көрсетілген тауар немесе қызмет үшін төлем сұрайды
Ақша қозғалысы	Бизнес өтініш берген адамға ақшаны қайтарады	Клиент бизнеске төлейді
Әдеттегі қолданушы	Қызметкер, құрылтайшы, мердігер немесе иесі	Бизнес, фрилансер, жеткізуші немесе қызмет көрсетуші
Аудитория	Ішкі қаржы немесе бухгалтерия тобы	Сыртқы клиент немесе тапсырыс беруші
Көп қолданылатын жағдай	Сапар, жабдық, тамақ, бағдарламалық жасақтама, жоба шығындары	Консалтинг, дизайн, сату, жөндеу, қызметтер
Есепке әсері	Бизнес шығынын және өтемақыны тіркейді	Табысты және дебиторлық берешекті тіркейді

Айырмашылықты есте сақтаудың ең оңай жолы:

• Expense report бұрын болған шығынды түсіндіреді.
• Invoice әлі алынбаған төлемді сұрайды.

Expense Report қашан қолданылады?

Біреу бизнеске қатысты затты жеке төлеп, кейін өтемақы алуы немесе оны құжаттап тіркеуі керек болғанда expense report қолданыңыз.

Жиі кездесетін жағдайлар:

• Қызметкер іссапарға билет сатып алады
• Құрылтайшы домен атауы, бағдарламалық жазылым немесе кеңсе керек-жарағын төлейді
• Мердігер клиент жобасына арналған құрал сатып алады
• Топ мүшесі бекітілген іскерлік кездесудегі тамақ шығынын өтейді

Expense report таза audit trail қажет болғанда ерекше маңызды. Ол сатып алуды, бизнес мақсатты және өтемақыны бір құжатта байланыстырады.

Invoice қашан қолданылады?

Бизнесіңіз құндылық ұсынып қойғаннан кейін төлем жинау қажет болғанда invoice қолданыңыз.

Жиі кездесетін жағдайлар:

• Консультант жобаны аяқтап, клиентке шот жібереді
• Веб-дизайнер сайтты тапсырғаннан кейін invoice жібереді
• Жеткізуші клиентке жөнелтілген тауар үшін шот қояды
• Қызмет көрсетуші келісімшарт бойынша ай сайынғы ақы алады

Invoice дебиторлық берешектің негізі болып табылады. Ол клиентке қанша төлеу керегін көрсетеді және бизнеске күтілетін ақшалай түсімді бақылауға көмектеседі.

Expense Report құрамында не болуы керек?

Жақсы expense report түсінікті, тармақталған және құжатпен расталған болуы керек.

Кем дегенде мыналар болуы тиіс:

• Қызметкердің немесе өтініш берушінің аты
• Шығын күні
• Жеткізуші немесе сатушының аты
• Бизнес мақсаты
• Шығын санаты
• Төленген сома
• Түбіртек немесе растайтын құжат
• Қажет болса, мақұлдау қолы немесе тексеру өрісі

Бухгалтерияны жақсарту үшін көп бизнес мына деректерді де қосады:

• Жоба немесе клиент атауы
• Қолданылған төлем тәсілі
• Ерекше төлемдерге қатысты ескертпе
• Сұралған жалпы өтемақы сомасы

Мақсат тек ақшаны қайтару емес. Мақсат — кейін бухгалтерлік жазбаларға, бюджетке және салық есептілігіне сәйкестендіруге болатын құжаттық із қалдыру.

Invoice құрамында не болуы керек?

Жақсы invoice клиентке не үшін қарыз екенін және қалай төлеу керегін оңай түсіндіруі тиіс.

Кем дегенде мыналар болуы керек:

• Бизнес атауы және байланыс деректері
• Клиенттің атауы және байланыс деректері
• Invoice нөмірі
• Invoice күні
• Төлеу мерзімі
• Тауар немесе қызмет сипаттамасы
• Саны, тарифі және жолдық сомалар
• Аралық сома
• Салықтар, жеңілдіктер немесе алымдар
• Төленетін жалпы сома
• Төлем жасау нұсқаулары

Қосымша, бірақ пайдалы элементтер:

• Сатып алу тапсырысының нөмірі
• Кешіктірілген төлем айыбының шарттары
• Жобаға сілтеме нөмірі
• Қабылданған төлем тәсілдері

Түсінікті invoice төлемнің кешігуін азайтады және даулардың алдын алады.

Нақты мысалдар

Мысал 1: Expense Report

Құрылтайшы Нью-Йорктен Чикагоға барып, ықтимал инвестормен кездеседі. Ол әуе билеті, такси, тамақ және қонақүй ақысын жеке карта арқылы төлейді.

Сапардан кейін ол түбіртектер мен іскерлік жазбалары бар expense report тапсырады, сонда компания шығынды өтеп, оны дұрыс есепке ала алады.

Мысал 2: Invoice

Фриланс бухгалтер клиент үшін ай соңындағы есеп жүргізуді аяқтап, келісілген ақыға invoice жібереді.

Invoice қызмет кезеңін, төленетін жалпы соманы және төлем шарттарын көрсетеді. Клиент invoice-ты төлейді, ал бухгалтер кірісті табыс ретінде тіркейді.

Бұл айырмашылық шағын бизнес үшін неге маңызды?

Expense report пен invoice арасындағы айырмашылық бухгалтерлік атаулардан әлдеқайда кең.

Ол мыналарға әсер етеді:

• Ақша ағымын бақылау
• Салық дайындығы
• Өтемақы уақыты
• Табысты тану
• Аудитке дайындық
• Ішкі бақылаулар

Жаңа LLC немесе корпорация үшін бұл жазбаларды басынан дұрыс жүргізу бухгалтерлікті әлдеқайда жеңілдетеді. Құрылтайшылар жеке шығынды, өтелетін бизнес шығындарын және клиентке қойылатын шоттарды араластырып жіберсе, кейін салық немесе қаржыландыру үшін таза есеп дайындау қиынға соғады.

Егер сіз бизнес құрып, бірінші күннен тәртіпті болғыңыз келсе, иесінің шығындары, компания өтемақылары және клиент шоттары үшін бөлек жазбалар жүргізу - дұрыс жұмыс дағдысы.

Жиі жіберілетін қателер

1. Өтемақы үшін invoice жіберу

Invoice өтемақы сұрауымен бірдей емес. Егер бизнеске ақшаны бұрын төлеген адамға қайтару керек болса, бұл expense report немесе өтемақы рәсімі арқылы жүргізілуі тиіс.

2. Клиентке шот қою үшін expense report қолдану

Егер сіздің бизнесіңіз клиентке қызмет көрсетіп қойған болса, invoice жіберіңіз. Клиент арнайы өтелетін шығындарды тапсыруды талап етпесе, expense report жібермеңіз.

3. Түбіртектердің болмауы

Түбіртексіз expense report әлсіз құжат болып саналады және өтемақыны немесе шегерімді негіздеуді қиындатады.

4. Төлеу мерзімін ұмыту

Invoice-тарда төлем шарттары анық болуы керек. Мерзім болмаса, өндіріп алу қиындайды және ақша ағымы болжап болмайтын болады.

5. Жеке және бизнес шығындарын араластыру

Бұл бухгалтерлікті күрделендіретін ең жылдам жолдардың бірі. Иесінің шығынын, бизнес шығындарын және клиентке шот қоюды бөлек ұстаңыз.

Екеуін қалай тиімді басқаруға болады?

Қарапайым жұмыс тәртібі екі құжат түрін де бақылауда ұстауға көмектеседі.

Expense report үшін:

• Түбіртектерді бірден сақтаңыз
• Сатып алу сәтінде бизнес мақсатын жазыңыз
• Есептерді тұрақты кесте бойынша тапсырыңыз
• Өтемақы сұрауларын тез арада қарап, мақұлдаңыз
• Өтелген сомаларды бухгалтерлік жазбалармен салыстырыңыз

Invoice үшін:

• Бірізді нөмірлеу жүйесін қолданыңыз
• Жұмыс аяқталған соң немесе келісімшарт шарттарына сай invoice жіберіңіз
• Төлеу мерзімдерін бақылап, кешіккен төлемдер бойынша ескерту жасаңыз
• Төлемдерді ашық invoice-тармен салыстырып отырыңыз
• Барлық invoice көшірмелерін салық және аудит үшін сақтаңыз

Көптеген шағын бизнес қателерді азайту, жазбаларды стандарттау және уақыт үнемдеу үшін бухгалтерлік бағдарламалық жасақтаманы немесе аутсорс бухгалтерияны қолданады. Құрылтайшы компанияны тіркеу құжаттарымен, жеткізушілермен, жалақымен және салық мерзімдерімен қатар жұмыс істеп жүргенде, бұл одан да маңызды.

Қарапайым ереже

Қай құжатты жасау керегін шешкенде мына ережені қолданыңыз:

• Егер ақшаны бизнес үшін өзіңіз төлеп қойсаңыз, expense report қолданыңыз.
• Егер біреу сіздің бизнесіңізге ақша қарыз болса, invoice жіберіңіз.

Бұл айырмашылық қарапайым, бірақ есепті әлдеқайда таза ұстайды.

Zenind бағытындағы құрылтайшылар қалай тәртіп сақтай алады?

Жаңа АҚШ компаниясын құрып жатқан кәсіпкерлер үшін құжат жүргізу - мықты іргетастың бір бөлігі. Бизнес шығындарын, өтемақы сұрауларын және клиент invoice-тарын нақты бөлу салық құжаттарын қолдауға, бухгалтерияны жақсартуға және компания өскен сайын әкімшілік кедергіні азайтуға көмектеседі.

Сіз LLC ашып жатсаңыз да, қолданыстағы бизнесті кеңейтіп жатсаңыз да, транзакцияларды дұрыс құжаттау әдеті бизнесті бастауға көмектесетін ресмилік сияқты маңызды.

Жиі қойылатын сұрақтар

Expense report-ты invoice ретінде қолдануға бола ма?

Жоқ. Expense report бизнеске жұмсалған және өтелуі тиіс шығынды құжаттайды. Invoice клиенттен немесе тапсырыс берушіден тауар немесе қызмет үшін төлем сұрайды.

Expense report үшін түбіртек міндетті ме?

Көп жағдайда иә. Түбіртек құжатты күшейтеді және өтемақы мен бухгалтерияны анағұрлым сенімді етеді.

Invoice табыс болып санала ма?

Иә, invoice бизнесіңіз ұсынған өнімдер немесе қызметтер үшін күтілетін табысты көрсетеді.

Фрилансер қайсын қолдануы керек?

Фрилансерлер клиенттен төлем алу үшін көбіне invoice қолданады. Егер олар бизнес шығындарын жеке төлеп, оны бақылағысы келсе немесе өтемақы алғысы келсе, ішкі есеп үшін expense report та қолдана алады.

Бұл салық кезінде неге маңызды?

Өйткені дұрыс құжаттау бизнес мақсатын дәлелдеуді, шегерімді негіздеуді, есептерді салыстыруды және қаржылық есептілікті дұрыс дайындауды жеңілдетеді.

Қорытынды

Expense report пен invoice екеуі де бизнес қаржысында маңызды рөл атқарады, бірақ олар бір-бірін алмастырмайды.

Expense report бизнес атынан жұмсалған ақшаны тіркеп, өтемақы мен шығын есебін қолдауға көмектеседі. Invoice аяқталған жұмыс немесе жеткізілген тауар үшін төлем сұрап, табысты бақылауға көмектеседі.

Әр құжатты дұрыс қолдансаңыз, есеп-қисап таза болады, ақша ағымын басқару жеңілдейді және бизнесіңіз өсуге жақсырақ дайын тұрады.