Көшбасшылар жұмыс орнындағы шуды қалай азайтып, команданың назарын жақсарта алады

Қазіргі жұмыс орындарындағы өнімділікке ең үлкен қауіп көбіне таланттың немесе күш-жігердің жетіспеуі емес. Ол - шу.

Шу тұрақты хабарландырулар, қажетсіз кездесулер, ұзақ хабарлама тізбектері, қайталанатын жаңартулар, ашық қалдырылған сұраныстар және терең жұмыстан гөрі әрдайым қолжетімді болуды құптайтын мәдениет түрінде көрінеді. Уақыт өте келе мұндай орта зейінді әлсіретеді, шешім қабылдауды баяулатады және тіпті қабілетті командалардың өзін шашыраңқы сезінуіне әкеледі.

Көшбасшылар үшін мәселе тек алаңдау емес. Негізгі мәселе - алаңдаудың жасырын құны. Әрбір үзіліс серпінге, айқындыққа және моральдық көңіл-күйге әсер етеді. Егер сіз мықты орындауды, дені сау командаларды және жақсы бизнес нәтижелерін қаласаңыз, шуды азайту көшбасшылық басымдыққа айналуы тиіс.

Жұмыс орнындағы шу шын мәнінде нені білдіреді

Жұмыс орнындағы шу тек дыбыс емес. Бұл - нақты құндылық қоспай, назарға таласатын кез келген нәрсе.

Оған мыналар кіреді:

• Тым көп электрондық хаттар мен ішкі хабарландырулар
• Айқын мақсаты жоқ бірінен кейін бірі өтетін кездесулер
• Жедел жауап күтетін чат құралдары
• Бір ақпаратты қайталайтын Slack арналар немесе топтық тізбектер
• Қызметкерлерді ең маңыздысы не екенін болжауға мәжбүрлейтін түсініксіз басымдықтар
• Шоғырлануды қиындататын физикалық жұмыс кеңістігі
• Әрдайым белсенді болуды мадақтайтын әлеуметтік күтулер

Шу кедергі тудырады. Ол назарды бөлшектейді, қарапайым жұмысты баяу жұмысқа айналдырады және қызметкерлердің терең ойлауына немесе мәселелерді сапалы шешуіне кедергі келтіреді.

Неліктен шуды азайту маңызды

Шулы жұмыс ортасы тек өнімділікке ғана әсер етпейді.

Ол сондай-ақ:

• Жұмыстың сапасын төмендетуі мүмкін
• Стресті және психикалық шаршауды арттыруы мүмкін
• Қызметкерлердің белсенділігін азайтуы мүмкін
• Кездесулердің тиімділігін төмендетуі мүмкін
• Жобалар мен шешімдерді кешіктіруі мүмкін
• Кадр ауысу қаупін арттыруы мүмкін
• Басшылық коммуникациясына деген сенімді әлсіретуі мүмкін

Адамдар өздерін шамадан тыс жүктелгендей сезінгенде, ең жақсы жұмысын көрсету ықтималдығы төмендейді. Олар көп тапсырманы орындауы мүмкін, бірақ көбіне оны дәлдігі төмен, шығармашылығы әлсіз және энергиясы аз күйде жасайды.

Шоғырлануды стратегиялық ресурс ретінде қарастыратын көшбасшылар артықшылыққа ие болады. Олардың командалары сенімдірек қимылдайды, алдын алуға болатын қателерді аз жібереді және үзілістерге жауап беруге аз уақыт жұмсайды.

1. Шоғырлануды көшбасшылық стандартына айналдырыңыз

Егер шоғырлану маңызды болса, басшылық мұны анық айтуы керек.

Көптеген ұйымдар өнімділікті бағалайтынын айтады, бірақ олардың күнделікті әдеттері басқа нәрсені көрсетеді. Көшбасшылар тәуліктің кез келген уақытында хабарлама жібереді, күн тәртібі жоқ кездесулер белгілейді және әр сұранысқа дереу жауап күтеді. Қызметкерлер тез арада мұқият жұмыстан гөрі жедел жауап беру маңызды деген ойға келеді.

Басқа стандарт орнатыңыз.

Шоғырлануды сән емес, жұмыстың заңды бөлігі ретінде анықтаңыз. Үзіліссіз жұмыс уақыты стратегия, талдау, клиенттерге қызмет көрсету, операциялар және шығармашылық ойлау үшін қажет екенін түсіндіріңіз. Көшбасшылар осы көзқарасты үлгі еткенде, командалар да оны ұстануға бейім болады.

Бұл стандартты бекітудің практикалық жолдары:

• Терең жұмысты нақты жұмыс ретінде мойындау
• Шоғырланған әрекетке арналған уақыт блоктарын қорғау
• Үнемі босбелсенділікті мақтамау
• Бір сәттік реакцияның орнына ойластырылған жауаптарды ынталандыру
• Шоғырланған жұмыс кезінде уақытша қолжетімсіз болуды қалыпты ету

2. Коммуникация көлемін азайтыңыз

Көбірек коммуникация әрқашан жақсырақ коммуникация дегенді білдірмейді.

Әрбір жаңарту жарияланымға айналғанда, қызметкерлер хабарламаларды елемей бастайды. Электрондық хаттардың, чаттардың және кездесулердің тоқтаусыз ағыны маңызды нәрсе мен жай ғана шуды ажыратуды қиындатады.

Көшбасшылар коммуникация арналарын талдап, қарапайым сұрақ қоюы керек: бұл хабарлама адамдарға өз жұмысын жақсырақ орындауға көмектесе ме?

Егер көмектеспесе, оны қысқартыңыз.

Тиімдірек коммуникация тәсілі мыналарды қамтиды:

• Көп ұсақ жаңартулардың орнына байланысты ақпаратты біріктіру
• Коммуникацияның әр түрі үшін бір негізгі арнаны пайдалану
• Ақпарат қажет адамдармен ғана шектелу
• Қысқа әрі тікелей хабарламалар жазу
• Мүмкін болған жағдайда мәртебе жиналыстарын жазбаша жаңартулармен алмастыру

Мақсат - үнсіздік емес. Мақсат - маңызды сигналды бөліп алу.

3. Кездесулерді үнемді және мақсатты өткізіңіз

Нашар ұйымдастырылған кездесулер - жұмыс орнындағы шудың ең жиі көздерінің бірі.

Айқын мақсаты жоқ кездесу ынтымақтастық түріндегі үзіліске айналады. Ол күнді бөлшектейді, назарды алады және көбіне адамдарды бұрынғысынан да көп сұрақпен қалдырады.

Кездесу белгілемес бұрын, көшбасшылар мынаны сұрауы керек:

• Кездесу шынымен қажет пе?
• Мұны жазбаша шешуге бола ма?
• Кімнің қатысуы шынымен қажет?
• Қандай шешім немесе нәтиже күтіледі?
• Қатысушылар алдын ала не дайындауы керек?

Егер кездесу қажет болса, оны пайдалы етіңіз.

Жақсы кездесулерге арналған ең үздік тәжірибелер:

• Кездесуге дейін күн тәртібін жіберу
• Уақытында бастау және уақытында аяқтау
• Қатысушылар санын тек қажет адамдармен шектеу
• Қабылданатын шешімді немесе шешілетін мәселені нақтылау
• Барлығы таралмас бұрын келесі қадамдарды белгілеу
• Жазбаша жеткізуге болатын ақпаратты қайталамау

Командадағы қажетсіз кездесулер азайған сайын, мағыналы жұмысқа көбірек орын қалады.

4. Терең жұмыс уақытын қорғаңыз

Терең жұмыс - маңызды ойлау, жоспарлау, жазу, мәселе шешу және талдау үшін қажет үздіксіз шоғырлану түрі. Адамдар үнемі контекст ауыстырып отырса, мұндай жұмыс жүзеге аспайды.

Жақсы нәтижені қалайтын көшбасшылар бұл уақытты қорғауы керек.

Бұл мынаны білдіруі мүмкін:

• Кездесулерден аулақ болатын фокус сағаттарын белгілеу
• Жұмыс күні ішінде чатсыз кезеңдер жасау
• Қызметкерлерді маңызды емес хабарландыруларды өшіруге ынталандыру
• Стратегиялық жұмыс үшін күнтізбеден уақыт бөлу
• Қажет болған жағдайда команда мүшелеріне офлайн жұмыс істеуге мүмкіндік беру

Мақсат адамдарды аз ынтымақтастыққа итермелеу емес. Мақсат - ынтымақтастықты саналы ету.

Қызметкерлерге ойлануға қорғалған уақыт берілгенде, олар пайдалы идеялар, мықты нәтижелер және сапалы орындау ұсынады.

5. Ішкі процестерді жеңілдетіңіз

Шу көбіне процестегі шатасудан туындайды.

Егер қызметкерлер бірнеше адамның мақұлдауын сұрауға, бір жауапты бірнеше құралдан тексеруге немесе құжаттың қай нұсқасы өзекті екенін болжауға мәжбүр болса, жүйенің өзі шулы.

Жеңілдету - қуатты көшбасшылық құралы.

Мыналарды ықшамдаудың жолдарын қарастырыңыз:

• Мақұлдау тізбектері
• Жобаны тапсыру кезеңдері
• Мәртебе есебі
• Саясат жаңартулары
• Құжат сақтау
• Құралдарды пайдалану

Әр алып тастаған қадам уақытты үнемдейді және ойдағы жүктемені азайтады. Ең жақсы ішкі жүйелер ең күрделілері емес. Олар адамдар оңай түсініп, еш күш салмай қолдана алатын жүйелер.

6. Физикалық ортаны жақсартыңыз

Шу тек цифрлық емес.

Физикалық жұмыс кеңістігі шоғырлануды қолдай да, бұза да алады. Ашық кеңсе жоспары, жиі үзілістер, нашар акустика және тыныш аймақтардың болмауы терең жұмысты қиындатады.

Әр бизнес кеңсені толық қайта құра алмауы мүмкін, бірақ әр бизнес жақсарту жасай алады.

Мыналарды қарастырыңыз:

• Тыныш бөлмелер немесе фокус аймақтарын құру
• Қажет болғанда қызметкерлерге шуды басатын құлаққап беру
• Шоғырланған жұмыс аймақтарындағы қажетсіз жүріп-тұруды азайту
• Ынтымақтастық аймақтарын тыныш аймақтардан бөлу
• Ортақ кеңістіктерді үнемі үзіліс тудыратын аймаққа айналдырмау

Егер командаңыз қашықтан немесе аралас форматта жұмыс істесе, дәл сол қағида қолданылады. Қызметкерлерді үйдегі жұмыс орнын үзілісті азайтып, жақсы шоғырлануға көмектесетіндей ұйымдастыруға ынталандырыңыз.

7. Қолжетімділікке шекара қойыңыз

Әрдайым қолжетімді мәдениет созылмалы шудың ең жылдам жолдарының бірі.

Егер қызметкерлер әр хабарламаға бірден жауап беруі керек деп ойласа, олар жұмыстан толық ажырамайды. Бұл күн ішінде шоғырлануды да, жұмыс аяқталғаннан кейін қалпына келуді де бұзады.

Көшбасшылар жауап беру уақыты мен жұмыс уақытынан тыс коммуникацияға қатысты ақылға қонымды күтілімдер орнатуы керек.

Пайдалы шекаралар мыналарды қамтиды:

• Шұғыл деп нені санау керегін анықтау
• Кешкі немесе демалыс күнгі қажетсіз хабарламалардан аулақ болу
• Қажет болған жағдайда кейінге жіберу функциясын пайдалану
• Қашан жауап күтілетінін, қашан күтілмейтінін нақтылау
• Қызметкерлерді шынайы үзіліс алуға ынталандыру

Сау шекаралар өнімділікті жақсартады. Олар адамдардың жұмысқа демалып, шоғырланып, күрделі тапсырмаларды орындауға көбірек қабілетті күйде оралуына көмектеседі.

8. Қызметкерлерге басымдық қоюды үйретіңіз

Жұмыс орнындағы шудың бір бөлігі сырттан келеді. Бір бөлігі адамның өзінен туындайды.

Командалар шамадан тыс жүктелгенде, олар бәрін бір уақытта істеуге тырысуы мүмкін. Әр сұранысқа жауап беріп, жобалар арасында секіріп, маңызды жұмысты аяқталмай қалдырады. Бұл - өздігінен туындаған шу.

Көшбасшылар практикалық басымдық қоюға үйрете алады.

Қызметкерлерді мыналарға ынталандырыңыз:

• Бүгін ең маңызды бір тапсырманы анықтау
• Үлкен жобаларды шағын кезеңдерге бөлу
• Мүмкін болғанда көп міндетті қатар орындауды шектеу
• Жаңа сұраныстарды қабылдамас бұрын басымдықтарды қайта қарау
• Тапсырманың шынымен маңызды ма, әлде тек шұғыл сияқты көріне ме, соны сұрау

Басымдық қою - аз жұмыс істеу емес. Бұл - ең алдымен маңызды нәрсені істеу.

9. Өз үлгіңізбен көшбасшылық етіңіз

Егер басшылық шоғырлану мәдениетін өзі ұстанбаса, қызметкерлер оны құрметтемейді.

Көшбасшылар қайшы сигнал берсе, адамдарды үнемі бөліп отырса немесе әр кешігуді проблема деп қабылдаса, ұйым қайтадан шуға оралады.

Көргіңіз келетін мінез-құлықты өзіңіз көрсетіңіз:

• Өз коммуникацияңызды қысқа ұстаңыз
• Кездесулерді тек қажет кезде өткізіңіз
• Үзіліссіз жұмыс уақытын құрметтеңіз
• Шатастырудың орнына басымдықтарды нақтылаңыз
• Тек жылдамдықты емес, ойластырылған орындауды марапаттаңыз

Адамдар көшбасшылардың айтқанынан гөрі істегеніне көбірек назар аударады. Тыныш, шоғырланған көшбасшылық стилі бүкіл компанияның жұмыс істеу тәсілін өзгерте алады.

10. Шуды азайтудың әсерін өлшеңіз

Жұмыс орнындағы шуды азайту бұлыңғыр әл-ауқат бастамасы ретінде қарастырылмауы керек. Бұл - айқын нәтижелері бар өнімділік стратегиясы болуы тиіс.

Жұмыс орнының шоғырлануы артқанын көрсететін белгілерді бақылаңыз:

• Қажетсіз кездесулердің азаюы
• Маңызды жобалардың тезірек аяқталуы
• Нәтижелер сапасының артуы
• Коммуникацияға қатысты қызметкерлер наразылығының азаюы
• Белсенділік пен моральдық көңіл-күйдің жақсаруы
• Орындаудың болжамдырақ болуы

Жақсартуды көру үшін мінсіз метрикалар қажет емес. Командалардың қалай сөйлесіп, қалай жұмыс істейтініне енгізілген шағын өзгерістердің өзі айтарлықтай нәтиже беруі мүмкін.

Тынышырақ, мықтырақ жұмыс мәдениетін қалыптастыру

Шоғырланған жұмыс орны - адамдар мүлде сөйлеспейтін орта емес. Бұл - коммуникациясы саналы, кездесулері пайдалы және назар қорғалатын орта.

Мұндай мәдениет өздігінен пайда болмайды. Ол саналы көшбасшылық шешімдерден құралады:

• Терең жұмысқа уақыт бөлу
• Қажетсіз коммуникацияны жою
• Кездесулерді жақсы өткізу
• Жүйелерді жеңілдету
• Қолжетімділікке шекара қою
• Шоғырлануға құрметпен қарайтын орта құру

Әсіресе жылдам дамып жатқан компаниялардағы құрылтайшылар мен бизнес көшбасшылары үшін бұл әдеттер ерте кезеңде маңызды. Команданың шуды қалай басқаруы оның өсуді, қысымды және өзгерісті қалай басқаратынын да айқындайды.

Көшбасшылар жұмыс орнындағы шуды байыппен қабылдағанда, қызметкерлерге өздерінің ең жақсы жұмысын істеуге көбірек мүмкіндік береді. Нәтижесі тек жоғары өнімділік қана емес, сонымен бірге дені сау әрі орнықты ұйым болады.