Жарақат алған немесе ауырған кезде шағын бизнес иелері жұмысты қалай тоқтатпай жалғастыра алады

Жарақат немесе ауру ең жүйелі шағын бизнестің өзін де бұзуы мүмкін. Қызметкерлер үшін жұмыстан уақытша алыстау әдетте нақты үдерістермен реттеледі. Ал бизнес иелері үшін тәуекел әлдеқайда жоғары. Түсім көбіне сіздің күнделікті қатысуыңызға байланысты болуы мүмкін, клиенттер жылдам шешім күтеді, ал маңызды құқықтық немесе қаржылық міндеттер тек сіздің қолыңызда тұруы ықтимал.

Бұл денсаулықтағы қиындық компанияңызды міндетті түрде тоқтатуы керек дегенді білдірмейді. Дұрыс жүйелер болса, шағын бизнес иесі сауығып жатқан кезде де тұрақты жұмыс істей алады. Мақсат - бәрі өзгермегендей көріну емес. Мақсат - ақша ағынын қорғау, клиент сенімін сақтау және негізгі операцияларды сіз толық күшке қайта оралғанша жалғастыру.

Алдымен сауығуды ойлаңыз, кінәні емес

Көптеген иелер ауырсынуға, шаршауға немесе дәрігер кеңесіне қарамастан бәрін өзі алып жүруге тырысады, себебі олар барлық нәрсеге жауаптымын деп сезінеді. Мұндай тәсіл көбіне мәселені ұлғайтады. Дұрыс ұйымдастырылған қысқа қалпына келу кезеңі артық жұмыс салдарынан созылған қиындықтан әлдеқайда жақсы.

Егер дәрігеріңіз тынығуды, жүктемені азайтуды немесе экран уақытын шектеуді айтса, оны байыппен қабылдаңыз. Сіздің бизнесіңізге шаршаған иенің кеш жауап бергенінен гөрі, сау әрі анық шешім қабылдайтын иесі пайдалы. Практикалық тұрғыдан алғанда, бірінші қадам - не істей алатыныңызды, не істеуді тоқтату керек екенін және нені дереу біреуге беру қажет екенін түсіну.

Тек өзіңіз атқаратын жұмыстарды картаға түсіріңіз

Көп шағын бизнес иесі бір ғана емес, бірнеше рөл атқарады. Сіз сатуды басқарасыз, клиент сұрақтарына жауап бересіз, бухгалтерияны қадағалайсыз, құжаттарға қол қоясыз және маркетингті мақұлдайсыз. Жарақат немесе ауру кезінде міндеттеріңізді үш санатқа бөліңіз:

• Қазір тек өзіңіз ғана істей алатын тапсырмалар.
• Уақытша басқа адамға беруге болатын тапсырмалар.
• Бизнеске зиян келтірмей біраз уақыт күте тұратын тапсырмалар.

Бұл қарапайым жаттығу нақты тәуекел қай жерде екенін көрсетеді. Мысалы, егер шот-фактураларды мақұлдауды тек сіз ғана білсеңіз, бұл мәселе. Егер компанияның электрондық поштасына кіру құпиясөзі тек сізде болса, бұл одан да үлкен мәселе. Егер сіз әр клиент өтінішіне өзіңіз жауап берсеңіз, бірақ алғашқы жауапты басқа адамға үйрете алсаңыз, бұл шешілетін мәселе.

Уақытша жұмыс жоспарын жасаңыз

Маңызды тапсырмаларды білгеннен кейін, сіз жоқ кезде немесе жүктеме азайтылған кезде қолданылатын қысқа мерзімді жұмыс жоспарын құрыңыз. Бұл жоспар негізгі мәселелерді қамтуы керек:

• Клиенттермен байланысты кім жүргізеді.
• Шығындарды кім мақұлдайды.
• Тапсырыстарды, жеткізулерді немесе мерзімдерді кім тексереді.
• Кіріс хаттар мен хабарламаларды кім бақылайды.
• Сіз қолжетімсіз болсаңыз, шешімді кім қабылдайды.

Жоспарды басқалар оңай орындайтындай қарапайым ұстаңыз. Теорияға толы папкадан гөрі, атаулар, қауіпсіз сақталған құпиясөздер, қадамдық эскалация және мерзімдер көрсетілген бір беттік чек-лист әлдеқайда пайдалы.

Егер сіздің бизнесіңіз LLC немесе corporation ретінде құрылса, негізгі сәйкестік құжаттарын, салық жазбаларын және штаттық есеп беру ақпаратын ретке келтіріп, қолжетімді ету де дәл осы кезде маңызды. Компанияның құқықтық және әкімшілік негізі таза болса, business continuity әлдеқайда жеңілдейді.

Міндеттерді нақты бөліңіз

Тапсырмаларды бөлу нақты болғанда жеңіл. Біреуге «бизнесті жүргізіп отыр» деу тым жалпы. Оған электрондық хаттарға 24 сағат ішінде жауап беру, клиенттерге жеткізу кідірісі туралы хабарлау және қайтарым сомасы белгіленген шектен асқанда ғана сізді хабардар ету сияқты нақты міндеттер беру әлдеқайда пайдалы.

Егер қызметкерлеріңіз болса, уақытша бөлу жеткілікті болуы мүмкін. Егер штатыңыз болмаса, аралықты толтыру үшін мердігерлерді, виртуалды ассистенттерді, бухгалтерлерді немесе операциялық қолдауды қарастырыңыз. Мәселе - түсінбеушілік салдарынан мүмкіндіктерді жоғалтпай тұрып, жауапкершілікті алдын ала бекіту.

Міндеттерді бөлгенде мыналарды анықтаңыз:

• Нақты тапсырма.
• Өкілеттік деңгейі.
• Мерзімі.
• Мақұлдау шегі.
• Бірінші адам қолжетімсіз болса, резервтік байланыс тұлғасы.

Түсінікті тапсыру қателерді азайтады және сізді әр шешімге қайта оралуға мәжбүр етпейді.

Қайталанатын жұмысты автоматтандырыңыз

Автоматтандыру - бизнестегі үзілістерге қарсы ең жақсы қорғаныстардың бірі. Қаншалықты көп қайталанатын жұмысты қазір автоматтандырсаңыз, болашақта бизнес сіздің физикалық қатысуыңызға соғұрлым аз тәуелді болады.

Автоматтандыруға ыңғайлы бағыттар:

• Кездесулерді жоспарлау.
• Шот еске салғыштары.
• Лидтерді жинау және email арқылы кейінгі байланыс.
• Қайталанатын төлемдер.
• Құжаттарды жеткізу.
• Ішкі тапсырма еске салғыштары.

Қымбат, күрделі жүйе қажет емес. Тіпті шағын өзгерістердің өзі көмектеседі: автоматты email жауаптары, ортақ күнтізбелер, төлем сілтемелері және жұмыс барысының чек-листтері. Дұрыс автоматтандыру сіздің жедел назар аударуыңызға тәуелді шешімдер санын азайтады.

Қаржылық көріністі қорғаңыз

Иесі қолжетімсіз болғанда ақшаны басқару қиындайды. Тәуекелді азайту үшін сенімді бір адам қаржылық жағдайды көре алатынына және қажет болса әрекет ете алатынына көз жеткізіңіз.

Ең аз дегенде мыналарды тексеріңіз:

• Банк және кредит картасы қолжетімділігі.
• Шот төлем кестесі.
• Еңбекақы төлеу уақыты.
• Жазылымдардың жаңарту мерзімдері.
• Жеткізушілердің төлеу күндері.
• Салық тапсыру мерзімдері.

Егер басқа адамға шектеулі қолжетімділік қажет болса, оған тек керегі ғана берілсін. Мақсат - үздіксіздік, артық ашықтық емес. Ортақ бухгалтерлік панельдер, тек көруге арналған қаржылық қолжетімділік және нақты мақұлдау ережелері төлемдер мен міндеттемелерді уақытында ұстап тұруға, сонымен бірге құпия ақпаратты қорғауға көмектеседі.

Клиенттерді хабардар етіңіз

Егер сіздің уақытша жоқтығыңыз жауап беру уақыттарына, жеткізу кестесіне немесе кездесулерге әсер етсе, клиенттерге ертерек айтыңыз. Көп клиент не болып жатқанын білгенде, үнсіз күтіп отырғандағынан гөрі түсіністік танытады.

Жақсы клиенттік байланыс жоспары мыналарды қамтуы керек:

• Қысқа мәртебе жаңартуы.
• Нақты уақыт межесі.
• Байланыс тұлғасы.
• Жедел көмекке қарапайым жол.

Денсаулық мәселесін артық түсіндірмеңіз. Кәсіби деңгейде күтілетін нәтижені орнату үшін жеткілікті ақпарат қана қажет. Сабырлы әрі нақты хабарлама көбіне сенімді сақтауға жетеді.

Құқықтық және сәйкестік қолжетімділігін реттеңіз

Көп бизнес иесі қолжетімсіз болғанда тек операцияларды ойлайды, бірақ құқықтық және сәйкестік міндеттері де сондай маңызды болуы мүмкін. Штаттық тіркеулер, registered agent хабарламалары, жылдық есептер, лицензиялар және ресми хат алмасу сіз сауығып жатқандықтан тоқтап қалмайды.

Сондықтан көптеген құрылтайшылар сенімді registered agent қолданады және негізгі бизнес құжаттарын бірінші күннен бастап реттеп қояды. Ресми хабарламалар, тапсыру еске салғыштары және құрылтай құжаттары орталықтандырылған болса, қажет кезде басқа адамға араласу әлдеқайда оңай болады. Өсіп келе жатқан бизнес үшін мұндай құрылым - шын continuity planning-тің бір бөлігі.

Егер әлі жасамаған болсаңыз, мына құжаттарды оңай табылатын жерге қойыңыз:

• Құрылтай құжаттары.
• EIN растамасы.
• Operating agreement немесе bylaws.
• Штаттық тапсыру күнтізбесі.
• Сақтандыру полистері.
• Жеткізуші келісімдері.
• Құпиясөз қоймасына қолжетімділік нұсқаулары.

Сақтандыруды және табысты қорғауды қарап шығыңыз

Денсаулықтағы оқиға сіздің бизнесіңізге де, отбасы бюджетіне де әсер етуі мүмкін. Жағдайыңызға қарай disability insurance, business interruption coverage немесе басқа табыс қорғау құралдары қысымды азайтуға көмектесуі мүмкін.

Дұрыс сақтандыру сіздің салаңызға, табыс үлгіңізге және тәуекел деңгейіңізге байланысты. Бүгін полис сатып алуға дайын болмасаңыз да, бірнеше апта немесе ай бойы жұмыс істемей қалсаңыз қандай қорғаныс ең маңызды болатынын түсініп алған жөн. Жақсы сақтандыру жоспары пессимизм үшін емес. Ол өмір жоспар бойынша жүрмеген кезде бизнесті орнықты ұстау үшін қажет.

Төтенше байланыс тізімін дайындаңыз

Егер сіз кенеттен қолжетімсіз болсаңыз, кімге алдымен хабарласу керек? Күшті сауығу жоспары аты-жөндері, рөлдері, телефон нөмірлері, email мекенжайлары және резервтік байланыстар көрсетілген қарапайым тізімді қамтиды.

Мыналарды қосыңыз:

• Сенімді қызметкер немесе менеджер.
• Сіздің бухгалтеріңіз немесе bookkeeper.
• Қажет болса, адвокатыңыз.
• Сақтандыру байланысыңыз.
• Негізгі жеткізушілер.
• Банк немесе төлем өңдеуші.
• Registered agent немесе сәйкестік байланысы.

Тізімді тез табылатын жерде сақтаңыз. Егер жалғыз көшірме тек сіздің ойыңызда немесе пайдалана алмайтын телефоныңызда болса, ол жоспар болып саналмайды.

Қажет болмай тұрып шешім қабылдаңыз

Денсаулықтағы үзіліске дайындалудың ең жақсы уақыты - ол басталмай тұрып. Алдын ала жүйе құрған бизнес иелері тезірек қалпына келеді, өйткені олар қысыммен әр шешімді жаңадан қабылдамайды.

Практикалық continuity checklist мыналарды қамтуы мүмкін:

• Жиі орындалатын тапсырмаларға жазбаша нұсқаулар.
• Маңызды аккаунттарға қауіпсіз ортақ қолжетімділік.
• Мақұлдауға арналған резервтік адам.
• Сәйкестік пен төлемдерге арналған автоматты еске салғыштар.
• Клиенттерге арналған байланыс үлгілері.
• Негізгі байланыстардың өзекті тізімі.

Бұл жоспарды мезгіл-мезгіл қайта қарап отырыңыз. Бизнес өзгереді, жеткізушілер өзгереді, команда мүшелері де өзгереді. Былтыр жұмыс істеген жоспар биыл сәйкес келмеуі мүмкін.

Сауығу кезеңін бизнесті күшейтуге пайдаланыңыз

Денсаулықтағы қиындық ауыр, бірақ ол сіз байқамаған әлсіз жерлерді ашып көрсетуі мүмкін. Егер сіз тоқтағанда бәрі тоқтайтынын байқасаңыз, бұл пайдалы ақпарат. Бұл жүйелеріңізді бір адамға азырақ тәуелді ету керек дегенді білдіреді.

Қайта оралғаннан кейін, үйренгеніңізді компанияны жақсартуға пайдаланыңыз:

• Жолай түсіндіруге тура келген процестерді құжаттаңыз.
• Қайталанатын жұмысты ертерек бөліңіз.
• Маңызды жазбаларға қолжетімділікті қатаң реттеңіз.
• Қолмен жасалатын жұмыс кешіктіруге себеп болса, автоматтандыруды күшейтіңіз.
• Сіз жоқ кезде шешімді кім қабылдайтынын нақтылаңыз.

Нәтижесінде уақытша түзету емес, анағұрлым орнықты бизнес пайда болады.

Қорытынды ой

Жарақат немесе ауру кезінде бизнесті жүргізу қиын, бірақ ол міндетті түрде дағдарысқа айналмауы керек. Ең тиімді жауап - сауығу, міндеттерді бөлу, автоматтандыру және нақты continuity planning-нің үйлесімі. Алдымен денсаулығыңызды қорғаңыз, содан кейін жүйелер арқылы бизнесті қозғалыста ұстаңыз.

Егер сіздің компанияңыз берік құрылтай, сәйкестік және әкімшілік негізге құрылған болса, сізге қажет кезде басқалардың көмектесуі де жеңіл болады. Тұрақтылық дегеніміз осы: иесі бәрін өзі істей алмаған кезде де клиенттерге қызмет көрсете алатын бизнес.