Электрондық пошта арқылы келіспеушіліктерді кәсіби түрде қалай шешуге болады: негізін қалаушылар мен шағын бизнес иелері үшін 3 практикалық стратегия

Келіспеушілік бизнес өмірінің бір бөлігі. Сіз тең құрылтайшымен, клиентпен, жеткізушімен, бухгалтермен немесе ішкі командаңыздың мүшесімен жұмыс істеп жатсаңыз да, бір күні сіздің ойыңызға қарсы шыққан, шешіміңізді сұраққа алған немесе мерзіміңізді сынға алған хабарламаға тап боласыз.

Мұндай келіспеушілік электрондық пошта арқылы болғанда, қауіп шын мәніндегіден де жоғары сияқты көрінуі мүмкін. Жазбаша хабарламаны қате түсіну оңай. Қысқа сөйлем салқын естілуі мүмкін. Қатаң түзету жеке сын сияқты қабылдануы мүмкін. Ал тізбекке шиеленіс кірсе, ол жауаптар қатары арқылы тез таралады.

Мақсат келіспеушілікті мүлде жою емес. Сау бизнеске адал пікір айырмашылықтары қажет. Мақсат - сол келіспеушіліктерді өнімді, құрметті және тиімді сақтау, сонда олар қарым-қатынасты бұзбай, жақсы шешімдерге әкеледі.

Егер сіз жаңа компания құрып жатқан негізін қалаушы болсаңыз, бұл одан да маңызды. Ерте кезеңдегі бизнес жылдам қозғалады, бірнеше міндетті қатар атқарады және жолдан таймай жүру үшін анық коммуникацияға сүйенеді. Бизнес құруда, комплаенсте және күнделікті операцияларда көмектесетін тәртіп қиын әңгімелерді де кәсіби деңгейде жүргізуге көмектеседі.

Неліктен электрондық поштадағы келіспеушіліктер соншалықты тез ушығады

Электрондық пошта бетпе-бет қарым-қатынаста адамдар сүйенетін белгілердің көбін алып тастайды. Дауыс ырғағы жоқ, бет әлпеті жоқ, әрі түсініксіз тіркесті басқа адам реакция бермей тұрып бірден нақтылап жіберу мүмкіндігі жоқ.

Бұл бірнеше жиі кездесетін мәселеге әкеледі:

• Адамдар теріс ниет бар деп ойлайды.
• Қысқа жауаптар дөрекі болып көрінеді.
• Қатты сөздер жазбада ауызша айтылғаннан да қатал естіледі.
• Әр жауап алдыңғысын түзетуге тырысқан сайын тізбек ұзарып, эмоция күшейеді.

Нәтижесінде әңгіме көбіне нақты мәселенен тонға, көзқарасқа немесе кінәға ауысады. Сол кезде бастапқы мәселені шешу әлдеқайда қиындайды.

Мұндай жағдайдың алдын алудың ең жақсы жолы - электрондық поштаны ұпай жинау құралы емес, айқындық құралы ретінде қарау.

1. Идеяны адамнан бөліңіз

Кез келген іскерлік келіспеушіліктегі ең маңызды ереже қарапайым: адамға емес, ұсынысқа қарсы болыңыз.

Бұл айырмашылық маңызды, өйткені адамдар өзіне шабуыл жасалды деп сезінсе, өзін қорғай бастайды. Егер сіздің хабарыңыз “сіз қателесесіз” немесе “сіз түсінбей отырсыз” дегенге ұқсаса, қарсы тарап сіздің уәжіңізді қарастырудың орнына өз ұстанымын қорғауға көбірек назар аударады.

Тиімдірек тәсіл - тілді идеяның өзіне бағыттау.

Келіспеушілікті қалай жақсы тұжырымдауға болады

Мынаны айтудың орнына:

• “Сіз қателесесіз.”
• “Бұл ешқандай мағына бермейді.”
• “Сіз мәселенің мәнін өткізіп алдыңыз.”

Мынадай нұсқаларды қолданып көріңіз:

• “Мен бұл мәселені басқаша көремін.”
• “Бұл тәсіл жұмыс істейтініне сенімді емеспін, себебі...”
• “Осы идеяның артындағы болжамдарды қайта қараған дұрыс деп ойлаймын.”
• “Қазіргі жоспардағы тәуекелді мен мына жерден көріп отырмын.”

Мұндай тұжырым бірден үш нәрсе жасайды:

1. Қарсылықты азайтады.
2. Әңгімені кәсіби деңгейде ұстайды.
3. Сіздің уәжіңізді өз мәні бойынша бағалауды жеңілдетеді.

Құрметпен сөйлесу арқылы ұстанымыңызды әлсіретіп жатқан жоқсыз. Көп жағдайда, керісінше, оны күшейтіп жатырсыз, өйткені қарсы тарап оны шынымен ести алады.

2. Тікелей болыңыз, бірақ агрессивті емес

Электрондық поштадағы қақтығыста жиі жіберілетін қате - келіспеушілікті бұлыңғыр тілмен жасыру. Адамдар хабарын тым жұмсартып жібереді де, алушы олардан жоспарды қайта қарау сұралып тұрғанын, сұраққа жауап күтіліп тұрғанын немесе идеядан мүлде бас тарту қажет екенін түсіне алмай қалады.

Мұндай анық еместік азайтпай, керісінше, көбірек хат алмасуға әкеледі.

Тікелей коммуникация жақсырақ. Айқын келіспеушілікті шешу бұлыңғыр келіспеушіліктен оңай.

Іс жүзінде тікелей болу деген не

Тікелей хабарлама әдетте үш бөліктен тұрады:

• Сіз келіспейтін тармақ.
• Неліктен келіспейтініңіз.
• Ұсынатын келесі қадам.

Мысалы:

Менің ойымша, қазіргі жүктемені ескерсек, бұл мерзім шынайы емес. Бізге әлі екі жеткізушіден мақұлдау қажет, ал құжат тапсыру процесі қосымша уақыт алады. Қалған қадамдарды асықпай аяқтау үшін іске қосу күнін бір аптаға шегеруді ұсынамын.

Бұл хабарлама анық, сабырлы және әрекетке бағытталған. Ол уақытты босқа кетірмейді. Сондай-ақ қарсы тарапқа жауап берудің нақты жолын ұсынады.

Неден аулақ болу керек

Екі шектен аулақ болыңыз:

• Нақты мәселені жасыратын тым жұмсақ тіл.
• Шиеленіс туғызатын тым өткір тіл.

“Мүмкін бұл сәл қиындық тудыруы мүмкін, бірақ болса да жарайды” деген сияқты хабарлама пайдалы болу үшін тым әлсіз. Ал “Бұл жаман идея және біз әлі де мұны талқылап отырғанымызға сене алмаймын” дегендей хабарлама өнімді болу үшін тым дөрекі.

Мақсат - кәсіби орта жол: берік, нақты және құрметті.

3. Жеңіске емес, келесі қадамға назар аударыңыз

Көптеген электрондық поштадағы келіспеушіліктер екі тарап та түйінді мәселені шешуден гөрі өздерінің дұрыс екенін дәлелдеуге көбірек қызыққан кезде сәтсіз аяқталады.

Мұндай ойлау қымбатқа түседі. Уақытты босқа кетіреді, қарым-қатынасты әлсіретеді және шын мәнінде атқарылуы керек жұмысты баяулатады.

Өзіңізге сұрақ қойыңыз: қандай нәтижеге қол жеткізуіміз керек және соған жетудің ең практикалық жолы қандай?

Болашаққа бағытталған тілді қолданыңыз

Келіспеушілік кезінде әңгімені әрекетке бұрыңыз:

• “Екеуімізге де қолайлы болатындай не жасау керек?”
• “Екі нұсқаны қатар салыстырып көрсек бола ма?”
• “Егер жоспарды өзгерту қажет болса, ең аз қандай түзету керек?”
• “Бұл мәселені қысқаша қоңырауда талқыласақ көмектесер ме еді?”

Мұндай тіл қарым-қатынасты сақтай отырып, мәселені тікелей талқылауға мүмкіндік береді.

Ол сондай-ақ екі тарапқа да бұл электрондық пошта тізбегі үлкен іскерлік қарым-қатынастың бір бөлігі екенін еске салады. Сіз тек бір келіспеушілікті шешіп жатқан жоқсыз. Болашақта коммуникация қалай жүретінінің үлгісін қалыптастырып жатырсыз.

Қиын электрондық поштаға жауап берудің практикалық үлгісі

Егер сізге дауласу сезімін тудыратын хабарлама келсе, мәселе шұғыл болмаса, бірден жауап бермеңіз. Қысқа үзіліс ұзақ проблемаға айналмауға көмектеседі.

Оның орнына мына үлгіні қолданыңыз:

1. Екі рет оқыңыз

Алдымен хабарламаны мазмұны үшін оқыңыз. Сосын тон үшін қайта оқыңыз. Жіберуші шын мәнінде нені көздеп отырғанын ойлаңыз.

Көп жағдайда эмоционалдық реңк негізгі келіспеушіліктен күштірек болып көрінеді.

2. Нақты мәселені анықтаңыз

Мәселе мынадай нәрсеге қатысты ма:

• фактілер ме?
• мерзім бе?
• күту ме?
• жауапкершілік пе?
• бюджет пе?
• процесс пе?

Нақты мәселені анықтаған соң, тонға реакция бермей, соған жауап бере аласыз.

3. Электрондық пошта дұрыс арна ма, соны шешіңіз

Әр келіспеушілік ұзақ электрондық хат алмасуға лайық емес. Егер тақырып күрделі, сезімтал немесе оңай түсінілмейтін болса, әңгімені қоңырауға немесе кездесуге ауыстырыңыз.

Электрондық пошта жазбаша із керек болғанда немесе қысқа алмасу қажет болғанда жақсы жұмыс істейді. Ал мәселе тонға, контекстке немесе өзара талқылауға тәуелді болса, ол нашар жұмыс істейді.

4. Қысқа әрі нақты жауап дайындаңыз

Күшті жауап әдетте эмоцияға толы жауаптан қысқарақ болады. Оны фактілер мен келесі қадамға бағыттаңыз.

Пайдалы формула:

• Тармақты мойындаңыз.
• Өз ұстанымыңызды айтыңыз.
• Неге екенін түсіндіріңіз.
• Алға жылжу жолын ұсыныңыз.

Мысалы:

Мұны көтергеніңіз үшін рақмет. Уайымның себебін түсінемін, бірақ қазіргі тәсіл ең қолайлы деп ойламаймын, өйткені ол комплаенс жағынан қосымша тәуекел тудырады. Алға жылжымас бұрын жоспарды қайта қарауды ұсынамын, баламаларды талқылауға дайынмын.

Келіспеушілікті бәсеңдетуге көмектесетін тіркестер

Кейбір тіркестер әлсіз немесе сенімсіз болып көрінбей-ақ шиеленісті азайта алады.

Мыналарды қолдануға болады:

• “Сіздің уәжіңізді түсінемін.”
• “Бұл орынды алаңдаушылық.”
• “Неліктен бұны көтеріп отырғаныңызды түсінемін.”
• “Мүмкін, менде контекст толық емес шығар, бірақ...”
• “Қалай көріп тұрғанымды түсіндірейін.”
• “Екі жаққа да тиімді шешім тапқым келеді.”

Бұл тіркестер сіздің тыңдап отырғаныңызды көрсетеді. Олар қарсы тараптың әңгімені жалғастыруына жеткілікті кеңістік береді.

Тек жұмсартқыштарды шамадан тыс қолданбаңыз. Егер әр сөйлем күмәнмен берілсе, хабарламаңыз түсініксіз болып кетеді. Құрметті коммуникацияға мазмұн да қажет.

Жағдайды ушықтыратын тіркестер

Кейбір жиі қолданылатын сөз орамдары қақтығысты дерлік әрдайым күшейтеді:

• “Мен мұны бұрын айтқанымдай...”
• “Сіз анық түсінбей отырсыз.”
• “Бұл, әрине, қате.”
• “Сіз мұны қиындатып отырсыз.”
• “Қайталап түсіндірейін, өйткені сіз оны өткізіп алдыңыз.”

Бұл тіркестер сол сәтте қанағаттанарлықтай көрінуі мүмкін, бірақ олар көбіне әңгімені мәселеден ренішке бұрады.

Егер мақсатыңыз іскерлік қарым-қатынасты қорғау болса, айыптау, сарказм немесе менмендік сияқты естілетін кез келген нәрсені алып тастаңыз.

Қашан әңгімені офлайнға көшіру керек

Электрондық пошта пайдалы, бірақ оның шегі бар. Кейбір келіспеушіліктерді телефон немесе видео арқылы шешкен дұрыс.

Мына жағдайларда әңгімені офлайнға көшіріңіз:

• тізбек ұзарып, ілгерілеу жоқ болса;
• тон барған сайын қатайса;
• мәселе бірнеше факторды қамтыса;
• түсінбеу ықтималдығы жоғары болса;
• қарым-қатынас алмасу жазбасынан маңыздырақ болса.

Қарапайым ауысу сәтті жұмыс істейді:

Мен жазбаша түрде бір-бірімізді дұрыс түсінбей қалатын деңгейге жақындап қалған сияқтымыз. Мұны тиімдірек шешу үшін қысқа қоңырауға ашық болар ма едіңіз?

Бұл кәсіби тонды сақтап, әңгімені шешімге қарай бұрады.

Негізін қалаушылар қалай жақсы электрондық пошта әдеттерін қалыптастыра алады

Негізін қалаушылар мен шағын бизнес иелері үшін жақсы электрондық пошта әдеттері жай ғана коммуникация таңдауы емес. Олар операциялық тәртіптің бір бөлігі.

Мұндай тәртіп компания жүргізудің көптеген саласында көмектеседі:

• тең құрылтайшылармен үйлестіруде;
• сыртқы кеңесшілермен жұмыс істеуде;
• жеткізушілер мен қызмет көрсетушілерді басқаруда;
• комплаенс міндеттерін орындауда;
• жобалық шешімдерді құжаттауда.

Тәртіпті компаниялар қақтығысты жақсырақ басқарады, өйткені олардың күтулері айқынырақ және күтпеген жағдайлары аз болады.

Егер сіз LLC немесе corporation құрып жатсаңыз, бұл әдетті ерте қалыптастыру маңызды. Таза коммуникация стилі жақсырақ құжат жүргізуді, үйлестіруді жеңілдетуді және қажетсіз дау-дамайды азайтуды қолдайды.

Zenind негізін қалаушыларға компания құру мен комплаенске құрылымды тәсіл қолдануға көмектеседі, бұл өз кезегінде тек бизнес иесі ғана жасай алатын маңызды істерге уақыт пен назарды босатады: шешім қабылдау, қарым-қатынасты басқару және компанияны алға жылжыту.

Жауап жібермес бұрын қысқа чек-парақ

Келіспеушілікке жауап жіберер алдында мыналарды тексеріңіз:

• Негізгі ойым анық па?
• Мен адамды емес, идеяны сынап отырмын ба?
• Неліктен келіспейтінімді түсіндірдім бе?
• Келесі қадамды қостым ба?
• Бұл хабарламаны кездесуде дауыстап оқығанда ыңғайсыз болмай ма?
• Бұл хат әңгімені алға жылжыта ма?

Егер кез келген сұраққа жауап “жоқ” болса, жібермей тұрып хабарламаны түзетіңіз.

Қорытынды ойлар

Электрондық поштадағы келіспеушіліктер міндетті түрде жеке немесе өнімсіз бола бермейді. Ең жақсы жауаптар сабырлы, тікелей және мәселенің өзіне бағытталған болады.

Идеяны адамнан бөліп қарасаңыз, тікелей бірақ агрессиясыз сөйлессеңіз және әңгімені шешімге бағыттасаңыз, бизнес қарым-қатынасына зиян келтірмей қақтығысты басқара аласыз.

Бұл дағды бизнестің барлық жерінде пайдалы. Ол ынтымақтастықты жақсартады, үйкелісті азайтады және негізін қалаушыларға тұрақты нәрсе құруға назар аударуға көмектеседі.

Электрондық пошта әр келіспеушілік үшін ең жақсы орын бола бермеуі мүмкін, бірақ оны дұрыс қолдансаңыз, ол анық әрі кәсіби шешім қабылдаудың тиімді құралына айналады.