Кедергі келтіретін жиналыс мінез-құлқын қалай басқаруға болады: өнімді іскерлік кездесулерге арналған практикалық кеңестер

Жиналыстардың мақсаты - бірізділік орнату, шешім қабылдауды жеделдету және жұмысты алға жылжыту. Алайда шындықта бөлмеде бірнеше кедергі келтіретін мінез-құлық басым болса, олар көбіне керісінше нәтиже береді. Біреуі кешігіп келеді, екіншісі талқылау кезінде электрондық поштаны қарай береді, үшіншісі әр тақырыпты өз қолына алады, сөйтіп 30 минутқа жоспарланған жиналыс түстен кейінгі уақытты да жұтып қояды.

Шағын бизнес иелері, құрылтайшылар және операциялық топтар үшін бұл жай ғана тітіркендіргіш мәселе емес. Нашар басқарылған жиналыстар еңбекақы қорын ысырап етеді, наразылық тудырады, орындауды баяулатады және мықты корпоративтік мәдениет қалыптастыруды қиындатады. Жақсы жаңалық - жиналыстағы кедергі келтіретін мінез-құлықтың көпшілігін дұрыс құрылым арқылы болдырмауға болады, ал пайда болған жағдайда оны сыпайы түрде реттеуге болады.

Бұл нұсқаулықта жиналысқа ең жиі кедергі келтіретін жағдайлар қарастырылады және талқылауды назарда, құрметті әрі өнімді күйде ұстаудың практикалық тәсілдері беріледі.

Неліктен жиналыстарда кедергі пайда болады

Көптеген адамдар жиналысты бұзуды мақсат етпейді. Кедергі келтіретін мінез-құлық әдетте төрт себептің бірінен туындайды:

• Жиналыс басталмай тұрып күтулердің анық болмауы
• Нашар жасалған күн тәртібі немесе күн тәртібінің мүлде болмауы
• Үзіліс жасауды дайындықтан жоғары қоятын мәдениет
• Тым ұзақ, тым жиі өткізілетін немесе нашар жүргізілетін жиналыстар

Адамдар жиналыстың мақсатын немесе олардан не күтілетінін білмесе, өз бетінше әрекет етеді. Мұндай өздігінен әрекет ету көбіне назардың шашырауына, тақырыптан ауытқуға, жанама әңгімеге немесе үнсіз қатыспауға айналады.

Шешім - адамдарға жақсырақ әрекет етуді жай ғана айту емес. Бұл - жақсы мінез-құлық әдеттегі жағдайға айналатын жиналыс жүйесін құру.

Жиналыс басталмай тұрып көңіл-күйді дұрыс қалыптастырыңыз

Басқаруға ең оңай жиналыс - жақсы басталған жиналыс. Алдын алу түзетуден маңызды.

Айқын күн тәртібін жіберіңіз

Әрбір жиналыстың мақсаты бір сөйлеммен түсіндірілетіндей болуы керек. Егер жиналыстың не үшін өткізілетінін түсіндіре алмасаңыз, оның өзі қажет болмауы мүмкін.

Пайдалы күн тәртібіне мыналар кіруі керек:

• Жиналыстың мақсаты
• Қабылдануы тиіс шешімдер
• Қарастырылатын тақырыптар
• Әр тақырыпқа жауапты адам
• Күтілетін аяқталу уақыты

Бұл қатысушыларға дайындалуға себеп береді және тақырыптан тыс әңгімені қайта бағыттауды әлдеқайда жеңілдетеді.

Уақытында бастаңыз және уақытында аяқтаңыз

Жиналыс кеш басталса, бұл ұқыптылықтың міндетті емес екенін білдіреді. Егер ол жүйелі түрде созылып кетсе, адамдарға кестені елемеуге үйретеді.

Кейбір қатысушылар әлі келе жатса да, жиналысты белгіленген уақытта бастаңыз. Егер бәрі ұзарта тұруға келіспесе, белгіленген уақытта аяқтаңыз. Болжауға болатын тәртіп жиналысқа да, оған қатысатын адамдарға да құрмет сезімін қалыптастырады.

Рөлдерді бөліңіз

Жауапкершілік анық болғанда жиналысты басқару оңайырақ болады.

Пайдалы рөлдерге мыналар жатады:

• Фасилитатор: талқылаудың алға жылжуын қадағалайды
• Уақыт сақшысы: уақытты бақылайды
• Хатшы: шешімдер мен әрекет тармақтарын жазып отырады
• Шешім иесі: қажет болған жағдайда соңғы шешімді қабылдайды

Шағын командаларда бір адам бірнеше рөлді атқара алады, бірақ жауапкершілік бәрібір нақты көрсетілуі керек.

Жиналыстағы кең тараған кедергі келтіретін мінез-құлық және оларды қалай басқару керек

1. Кешігетін қатысушы

Кейбір қатысушылар үнемі бірнеше минут кешігіп қосылады. Тіпті шағын кідірістің өзі, әсіресе жиналыс маңызды контексттен немесе уақытқа сезімтал шешімдерден басталса, жалпы ырғақты бұзуы мүмкін.

Қалай басқаруға болады:

• Шақыруда жиналыс дәл уақытында басталатынын көрсетіңіз
• Маңызды кіріспелерді немесе шешімдерді алғашқы бірнеше минутқа орналастырыңыз
• Жүйелі кешігетіндермен жеке сөйлесіңіз
• Қажет болса, олардың кестесіне ыңғайлырақ уақытты белгілеңіз

Адамдарды жиналыс ішінде ұялтпаңыз. Түзетуді тік, жеке және кешігудің әсеріне бағытталған түрде жасаңыз.

2. Назарын басқаға аударған көптапсырмалы адам

Бұл - электрондық поштаны оқып, басқа қойындыларды қарап немесе өзгелер сөйлеп жатқанда ойымен бөлектеніп отыратын адам. Виртуалды жиналыстарда бұл көбіне камераны өшіріп үнсіз отыру, кеш жауап беру немесе үнемі теру түрінде көрінеді.

Қалай басқаруға болады:

• Барлығынан хабарландыруларды азайтып, қажетсіз қосымшаларды жабуды сұраңыз
• Қатысу сәттері айқын болатындай етіп ұйымдастырыңыз, сонда назар жоғары деңгейде қалады
• Адамдарға ілесіп отыру үшін ортақ құжатты немесе жазба бетін қолданыңыз
• Жиналыс назарды сақтау шынайы болатындай қысқа болсын

Егер біреу анық алаңдап отырса, оны өз тәжірибесіне қатысты тікелей сұрақ арқылы талқылауға қайта қосыңыз.

3. Әр әңгімені жаңа тармаққа бұратын адам

Әр жиналыста ағымдағы тақырыпты тағы бес тақырып ашуға шақыру деп қабылдайтын адам болады. Оның идеялары құнды болуы мүмкін, бірақ егер олар басқарылмаса, жиналыс өз мақсатын жоғалтып алады.

Қалай басқаруға болады:

• Тақырыптан тыс идеялар үшін бәріне көрінетін бөлек тізім жасаңыз
• Жаңа тақырып ағымдағы тақырыптан маңыздырақ па деп сұраңыз
• Негізгі күн тәртібі аяқталғаннан кейін ауытқыған тақырыптарды қайта қарауды ұсыныңыз
• Қазір не талқыланып, не кейінге қалатынын анықтайтын нақты шешім ережесін қолданыңыз

Бұл адам өзін елеусіз сезінбеуге көмектеседі, сонымен бірге жиналыстың ырғақтан айырылуын болдырмайды.

4. Жиналысты басып алатын адам

Бұл адам бәрінен көп сөйлейді. Ол ынталы, мазасыз немесе әр мәселе толық түсініктемені қажет етеді деп ойлауы мүмкін. Себебі қандай болса да, нәтиже әдетте бірдей болады: аз дауыс естіледі және шешімдер әлсірейді.

Қалай басқаруға болады:

• Әр күн тәртібі тармағына уақыт шегін қойыңыз
• Сабырлы қатысушыларды алдымен сөйлеуге шақырыңыз
• Маңызды шешімдер үшін кезектік пікір алмасуды қолданыңыз
• Бір адам өз ойын айтып болғанда, сыпайы түрде араласыңыз

«Алдымен басқалардың пікірін тыңдап алайық» деген сияқты қарапайым фраза тепе-теңдікті бұзбай қайта қалпына келтіре алады.

5. Үнемі күмәнданатын адам

Сындарлы күмән пайдалы. Бірақ кейбір қатысушылар топқа мәселені бағалауға мүмкіндік бермей тұрып-ақ әр ұсынысты жоққа шығарады. Бұл қажетсіз шиеленіс тудырып, команданы жаңа ұсыныстар беруден тартындыруы мүмкін.

Қалай басқаруға болады:

• Күмәнданушыдан жалпы қарсылықтың орнына нақты тәуекелдерді атауды сұраңыз
• Орындауға болатын шынайы алаңдаушылықты әдеттегі қарсылықтан ажыратыңыз
• Егер жоспармен келіспесе, балама ұсыныс беруді сұраңыз
• Талқылау шеңберден шықса, мәселені дауысқа салу немесе шешім қабылдау деңгейіне жеткізіңіз

Күмән ұсыныстармен бірге шешімдер болғанда ғана өнімді болады.

6. Үнсіз қатысушы

Кедергі әрдайым қатты бола бермейді. Кейде мәселе - жиналыс соңында ғана сөйлеп, ал жиналыстан кейін қарсылық білдіретін адамдардан тұратын бөлме.

Қалай басқаруға болады:

• Адамдар алдын ала дайындалуы үшін материалдарды ертерек бөлісіңіз
• Нақты адамдардан атымен пікір сұраңыз
• Ашық талқылаудан бұрын жазбаша сұрақтарды қолданыңыз
• Келіспеушілік ертерек айтылғанын құптайтын мәдениет қалыптастырыңыз

Үнсіз жиналыстар көбіне адамдар өзін қауіпсіз, дайын немесе қажет сезінбейтінін білдіреді. Қатысуды жақсарту жақсы фасилитациядан басталады.

Жиналысты бақылауда ұстайтын тәсілдер

Күшті фасилитатор қолданыңыз

Жақсы фасилитатор жиналысты басып алмайды. Ол оны бағыттайды.

Оның міндеті:

• Талқылауды күн тәртібіне сәйкестендіріп ұстау
• Әр тақырыпқа бөлінген уақытты қорғау
• Үнсіз қатысушыларды сөйлету
• Жанама әңгімелерді қайта бағыттау
• Шешімдерді анық тіркеу

Шағын ұйымдарда фасилитация көбіне назардан тыс қалады. Бірақ ол жиналыс сапасын айтарлықтай жақсарта алады.

Әр тақырыпқа уақыт шегін қойыңыз

Уақыт қысымы болмаған кезде кедергілер әдетте күшейеді. Уақыт шегі шұғылдық тудырады және артық талқылауды болдырмайды.

Мысал:

• Сәлемдесу және басымдықтар: 5 минут
• Ашық мәселелер: 10 минут
• Шешімді қарау: 15 минут
• Әрекет тармақтары: 5 минут

Егер тақырыпқа көбірек уақыт қажет болса, оны әдейі ұзарту немесе кейінгі кездесу жоспарлау туралы шешім қабылдаңыз. Тек ешкім талқылауды жабуға дайын болмағаны үшін жиналыстың өздігінен созылуына жол бермеңіз.

Шешімдерді көрінетін етіңіз

Қатысушылар не шешіліп жатқанын жоғалтып алса, жиналыс ретсіз бола бастайды. Ортақ жазбада немесе экранда мыналарды белгілеңіз:

• Талқыланып жатқан мәселе
• Қарастырылған нұсқалар
• Соңғы шешім
• Келесі қадамға жауапты адам
• Орындау мерзімі

Бұл топты бір арнада ұстап, бұрын шешілген мәселелер бойынша қайталанатын дауларды азайтады.

Жиналыс санын азайтыңыз

Кейде кедергі келтіретін жиналыстарды басқарудың ең жақсы жолы - олардың санын азайту.

Жиналыс жоспарламас бұрын өзіңізден сұраңыз:

• Мұны электрондық пошта немесе ортақ құжат арқылы шешуге бола ма?
• Шешім шынымен қажет пе, әлде бұл жай ғана есеп беру ме?
• Барлық қатысушылардың қатысуы керек пе?
• Қысқарақ жиналыс тиімді бола ма?

Жиналыс аз болса, көбіне олардың сапасы жоғары болады.

Келіспеушілік туғызбай отырып кедергіні қалай басқаруға болады

Кедергі келтіретін мінез-құлықпен жұмыс істеу әдептілікті талап етеді. Мақсат - күш таластыру емес. Мақсат - айқындық пен ілгерілеуді қалпына келтіру.

Осы қағидаларды ұстаныңыз:

• Адамды емес, мінез-құлықты талқылаңыз
• Әсерін нақты айтыңыз
• Дауысыңызды сабырлы әрі бейтарап ұстаңыз
• Дәріс оқымай, тез қайта бағыттаңыз
• Қажет болса, кейін жеке сөйлесіңіз

Мысалы, «Сіз үнемі жиналысты бұзасыз» деудің орнына, «Күн тәртібіндегі шешімді аяқтау үшін бұл тақырыпты кейінге қалдырайық» деңіз. Мұндай тұжырым тік, құрметті және ілгерілеуге бағытталған.

Егер үлгі қайталана берсе, оны жиналыстан тыс жерде талқылаңыз. Байқалған мінез-құлықты, оның командаға әсерін және алдағы күтілетін әрекетті түсіндіріңіз.

Жақсырақ іскерлік шешімдерге жол ашатын жиналыс мәдениетін қалыптастырыңыз

Жақсы жиналыс әдеттері тек сыпайылық үшін емес. Олар - орындаудың негізі. Тиімді жиналыстар өткізе алатын команда тезірек қозғалады, айқынырақ байланысады және жақсырақ шешім қабылдайды.

Бұл әр бизнес үшін маңызды, әсіресе уақыт пен назар шектеулі өсіп келе жатқан компаниялар үшін. Сіз жаңа LLC құрып жатсаңыз да, стартапты басқарсаңыз да, шағын команданы кеңейтсеңіз де, тиімді жиналыс өткізу қабілеті жалпы операцияларды нығайтады.

Сау жиналыс мәдениетіне әдетте мыналар кіреді:

• Айқын мақсат
• Дайындалған қатысушылар
• Уақытты құрметтеу
• Теңгерімді қатысу
• Көрінетін шешімдер мен кейінгі әрекет

Бұл әдеттер қалыпты жағдайға айналғанда, кедергілерді байқау да, түзету де оңайырақ болады.

Қорытынды ойлар

Кедергі келтіретін жиналыс мінез-құлқы жиі кездеседі, бірақ ол сіздің команданың уақытын бақылауға міндетті емес. Айқын күтулер, жақсы фасилитация және тәртіпті күн тәртібі арқылы сіз көптеген кедергілердің алдын алып, қалғанын да жанжалсыз шеше аласыз.

Ең жақсы жиналыстар ең ұзақ немесе ең қатты өтетін жиналыстар емес. Олар - шешім қабылдайтын, бірізділік орнататын және бизнесті алға жылжытатын жиналыстар.