АҚШ-та іс-шараларды жоспарлау бизнесін қалай бастауға болады: қадамдық нұсқаулық

Іс-шараларды жоспарлау - ұйымдастыруға, шығармашылыққа, қарым-қатынасқа және сенімге негізделген бизнес. Егер сіз детальдарды басқара алсаңыз, қысым жағдайында сабыр сақтасаңыз және адамдарды есте қаларлық тәжірибе төңірегінде біріктіре алсаңыз, табысты іс-шараларды жоспарлау компаниясын құруға қажет негізгі дағдылар сізде already болуы мүмкін.

Мүмкіндік ауқымы кең. Іс-шара жоспарлаушылар үйлену тойларымен, корпоративтік кездесулермен, қайырымдылық шараларымен, жеке кештермен, конференциялармен, өнім таныстырылымдарымен, қоғамдық фестивальдермен, сондай-ақ гибридті немесе виртуалды іс-шаралармен жұмыс істейді. Әр бағыттың клиенттік күтулері, баға құрылымы және операциялық талаптары әртүрлі, бірақ іске кірісу жолы ұқсас негізге сүйенеді.

Егер сіз АҚШ-та кәсіби түрде іске қосылғыңыз келсе, сізге тек жақсы талғам мен мықты байланыстар тізімі жеткіліксіз. Сізге бизнес-құрылым, бренд, баға белгілеу жоспары, сақтандыру, келісімшарттар және компанияңыз өскен сайын талаптарға сай болып отыратын жүйе қажет. Zenind кәсіпкерлерге бизнесті тіркеу жағын реттеуге көмектеседі, сол арқылы олар клиенттерге қызмет көрсетуге және ілгерілеуге назар аудара алады.

1. Іс-шараларды жоспарлау бағытыңызды таңдаңыз

Бизнесті тіркемес бұрын, қандай іс-шараларды жоспарлағыңыз келетінін анықтаңыз. Нақты бағыт маркетингті тиімді жүргізуге, бағаны дұрыс қоюға және дұрыс аудиторияға сөйлейтін портфолио құруға көмектеседі.

Жиі кездесетін бағыттар:

• Үйлену тойлары және мерекелік шаралар
• Корпоративтік кездесулер және конференциялар
• Коммерциялық емес ұйымдардың қаражат жинау іс-шаралары
• Туған күндер, мерейтойлар және baby shower сияқты әлеуметтік шаралар
• Люкс және премиум деңгейдегі тәжірибелер
• Виртуалды және гибридті іс-шаралар
• Қоғамдық және жергілікті іс-шаралар

Сізге мәңгілікке бір бағытпен шектелу міндетті емес, бірақ бастапқыда негізгі нишаны таңдау бизнесіңізді түсіндіруді де, сатуды да жеңілдетеді. Үйлену клиенттеріне қызмет көрсететін жоспарлаушы корпоративтік конференцияларды басқаратын адамнан басқаша маркетинг жасайды. Жеткізушілер, уақыт кестелері және клиент мәселелері де әртүрлі.

Өзіңізден сұраңыз:

• Мен қандай іс-шара түрлерін жақсы түсінемін?
• Қандай клиенттерді қазірдің өзінде білемін немесе оларға қол жеткізе аламын?
• Бір реттік жобалармен айналысқым келе ме, әлде қайталанатын корпоративтік келісімшарттар ма?
• Мен жеке кеңес беру тәжірибесін бе, әлде толық қызмет көрсететін жоспарлау компаниясын ба құрып жатырмын?

Жауаптарыңыз брендіңізге, қызмет пакеттеріңізге және операцияларыңызға әсер етеді.

2. Нарық пен бәсекелестерді зерттеңіз

Іс-шараларды жоспарлау жергілікті сипатқа ие, тіпті қызметтеріңіз маманданған болса да. Жұмыс істегіңіз келетін қала немесе штаттағы нарықты зерттеңіз. Сұраныс деңгейін, бизнес пен тұтынушылар қандай іс-шараларға ақша жұмсап жатқанын және ұқсас жоспарлаушылардың бағаларын қараңыз.

Мына мәселелерге назар аударыңыз:

• Аймағыңыздағы іс-шаралардың орташа көлемі мен бюджеті
• Маусымдық сұраныс үлгілері
• Клиенттердің жиі кездесетін қиындықтары
• Танымал алаңдар мен жеткізушілер
• Толтыра алатын нарықтағы бос орындар

Мысалы, егер сіздің қалада көптеген корпоративтік кеңселер болып, бірақ оқыту конференциялары немесе басшылардың шегініс кездесулеріне маманданған жоспарлаушылар аз болса, бұл мүмкіндік болуы мүмкін. Егер сіздің нарықта үйлену тойлары басым болса, сізге стиль, баға, қызмет тереңдігі немесе нақты ниша арқылы бәсекелесу керек болуы мүмкін.

Сондай-ақ, алаңдардың ішкі координация қызметтері, фриланс жоспарлаушылар және дизайн, продакшн мен логистиканы біріктіретін агенттіктер сияқты жанама бәсекелестерді де зерттеңіз. Бұл зерттеу ұсынысыңызды нақты позициялауға көмектеседі.

3. Бизнес-жоспар құрыңыз

Бизнес-жоспар идеяңызға құрылым береді және жақсы шешім қабылдауға көмектеседі. Ол күрделі болудың қажеті жоқ, бірақ кімге қызмет көрсететініңізді, не сататыныңызды және қалай жұмыс істейтініңізді негізгі деңгейде көрсетуі керек.

Жоспарыңызда мыналар болуы тиіс:

• Бизнес атауы және миссиясы
• Нысаналы нарық және идеал клиент профилі
• Ұсынылатын қызметтер
• Баға белгілеу стратегиясы
• Маркетинг тәсілі
• Бастапқы шығындар және болжамды табыс
• Операциялық жұмыс үдерісі
• Жеткізушілер мен серіктестермен байланыс

Іс-шараларды жоспарлау бизнесі үшін мықты жоспар тәуекелді де қамтуы керек. Іс-шараларда жиі депозиттер, тоқтату шарттары, алаңмен үйлестіру және уақытқа сезімтал міндеттемелер болады. Клиент бағытын өзгерткенде немесе іс-шара кейінге шегерілгенде түсінбеушілікті азайтатын және бизнесті қорғайтын жазбаша үдерістер қажет.

Кішкентайдан бастасаңыз да, алғашқы өтініштен бастап соңғы іс-шара аяқталғанға дейін қызметті қалай көрсететініңізді жазып қойыңыз. Сол үдеріс бизнесіңіз өскен сайын оның негізіне айналады.

4. Бизнес-құрылымды таңдаңыз

Сіз қабылдайтын ең маңызды шешімдердің бірі - іс-шараларды жоспарлау бизнесіңіз үшін құқықтық құрылымды таңдау. АҚШ-та көптеген кәсіпкерлер жеке кәсіпкерлік, жауапкершілігі шектеулі серіктестік немесе корпорация ретінде жұмыс істейді.

Жеке кәсіпкерлік

Бұл ең қарапайым құрылым, бірақ бизнес пен сіздің араңызда бөліну болмайды. Демек, бизнес заңдық немесе қаржылық мәселелерге тап болса, жеке активтеріңіз тәуекелге ұшырауы мүмкін.

ЖШС

ЖШС іс-шара жоспарлаушылар үшін танымал нұсқа, өйткені ол икемділік береді және жеке және бизнес жауапкершілігін бөлуге көмектесуі мүмкін. Ол сондай-ақ компанияңызға кәсіби көрініс береді және корпорацияға қарағанда басқаруға жеңілірек болуы мүмкін.

Корпорация

Егер сіз айтарлықтай өсуді жоспарласаңыз, инвесторлар тартсаңыз немесе неғұрлым ресми корпоративтік құрылым құрғыңыз келсе, корпорация орынды болуы мүмкін. Ол ұзақ мерзімді кеңеюдің басқа түрін қолдай алады, бірақ әдетте әкімшілік жағынан күрделірек болады.

Көптеген шағын және орта іс-шараларды жоспарлау компаниялары үшін ЖШС - практикалық бастапқы нүкте. Zenind АҚШ-та бизнес-нысанды құру мен басқаруды жеңілдетеді, кәсіпкерлерге идеядан ресми компания мәртебесіне аз кедергімен өтуге көмектеседі.

5. Бизнесіңізді тіркеп, құрылымдық талаптарды орындаңыз

Құрылымды таңдағаннан кейін, бизнесіңізді тиісті штаттық органда тіркеңіз. Егер сіз ЖШС немесе корпорация құрсаңыз, әдетте құрылтай құжаттарын тапсырып, штатыңыз талап етсе тіркелген агент тағайындауыңыз керек.

Маңызды құрылтай қадамдарына мыналар кіруі мүмкін:

• Ұйымдастыру немесе құрылтай құжаттарын тапсыру
• Штатыңызда бос бизнес атауын таңдау
• Тіркелген агент тағайындау
• Операциялық келісім немесе ішкі ережелер дайындау
• IRS-тен EIN алу
• Штаттық және жергілікті салық міндеттемелеріне тіркелу

Бұл қадам маңызды, өйткені ол бизнесіңізді заңды тұлға ретінде бекітеді. Сонымен бірге банк шоттарын, бухгалтерияны, келісімшарттарды және салық талаптарын орындауды бастауға негіз қалайды.

Егер сіз бір штаттан тыс жұмыс істесеңіз немесе клиенттеріңізге штатаралық қызмет көрсетсеңіз, қосымша тіркеулер қажет пе екенін тексеріңіз. Іс-шараларды жоспарлау бизнесі ұсыныстар мен destination-сервис арқылы тез кеңеюі мүмкін, сондықтан басынан-ақ сәйкестік мәдениетін қалыптастырған дұрыс.

6. Қажетті лицензиялар, рұқсаттар және сақтандыруды алыңыз

Іс-шара жоспарлаушыларға әдетте бір әмбебап лицензия қажет емес, бірақ жергілікті ережелер айтарлықтай ерекшеленеді. Орналасқан жеріңіз бен қызмет түрлеріне қарай сізге жалпы бизнес лицензиясы, жергілікті салыққа тіркеу, сату рұқсаттары немесе белгілі бір әрекеттерге арнайы мақұлдаулар қажет болуы мүмкін.

Сақтандыруды да қарастыру керек. Сіз негізінен үйлестіруші болсаңыз да, депозиттермен, жеткізуші келісімшарттарымен, алаңдармен байланыспен және іс-шара орнындағы логистикамен айналысасыз. Сақтандыру бизнесіңізді кең таралған тәуекелдерден қорғай алады.

Қарастыруға болатын негізгі полистер:

• Жалпы жауапкершілік сақтандыруы
• Кәсіби жауапкершілік сақтандыруы
• Егер сізде жабдық немесе кеңсе активтері болса, коммерциялық мүлік сақтандыруы
• Егер сіз клиент деректерін онлайн жинасаңыз, киберсақтандыру
• Қажет юрисдикцияларда қызметкерлер жалдасаңыз, жұмысшыларды өтемақы сақтандыруы

Лицензияланған сақтандыру маманымен сөйлесіп, іске кіріспес бұрын штат пен қала ережелерін тексеріңіз. Сәйкестік көзге түсе бермейді, бірақ ол тұрақты бизнес жүргізудің бір бөлігі.

7. Брендіңіз бен онлайн қатысуыңызды жасаңыз

Брендіңіз әлеуетті клиенттерге стиліңізді, нарығыңызды және құндылығыңызды оңай түсіндіруі керек. Іс-шараларды жоспарлау визуалды және сенімге негізделген, сондықтан бренд сәйкестігі маңызды.

Алдымен негізгі элементтерді жасаңыз:

• Бизнес атауы
• Логотип және түстер палитрасы
• Бренд үні және хабарламалары
• Қызмет сипаттамалары мен байланыс ақпараты бар веб-сайт
• Портфолио немесе үлгі іс-шаралар галереясы
• Нишаңызға сай әлеуметтік желі профильдері

Веб-сайтыңыз мына сұрақтарға тез жауап беруі керек:

• Қандай іс-шараларды жоспарлайсыз?
• Қай жерде жұмыс істейсіз?
• Қандай пакеттер немесе қызметтер ұсынасыз?
• Клиент қалай бастай алады?
• Неліктен сізге сенуі керек?

Куәліктерді мүмкіндігінше тезірек қосыңыз. Егер сіз жаңадан бастасаңыз, сенімділікті кейс-стадилер, алаңдармен серіктестік, үлгі уақыт кестелері және сарапшылығыңызды көрсететін жоспарлау чек-парақтары арқылы құра аласыз.

8. Қызмет пакеттері мен бағаны белгілеңіз

Баға белгілеу - жаңа іс-шара жоспарлаушылар үшін ең қиын мәселелердің бірі. Сіз өз уақытыңызды, шеберлігіңізді, үстеме шығындарыңызды және басқарылатын іс-шаралардың күрделілігін ескеретін модельге ие болуыңыз керек.

Жиі қолданылатын баға үлгілері:

• Біркелкі төлемі бар пакеттер
• Сағаттық кеңес беру
• Іс-шара бюджетінің пайызы
• Day-of немесе month-of үйлестіру пакеттері
• Толық қызмет көрсететін жоспарлау үшін жеке ұсыныстар

Бағаңыз мыналарды қамтуы тиіс:

• Кеңес беру уақыты
• Жоспарлау кездесулері
• Жеткізушілермен байланыс
• Жол жүру және нысанға бару
• Іс-шара күніндегі басқару
• Әкімшілік жұмыс
• Бағдарламалар, құралдар және үстеме шығындар

Тапсырыс тарту үшін бағаны тым төмен қоймаңыз. Арзан баға дұрыс емес клиенттерді тартып, сапалы қызмет көрсетуге орын қалдырмауы мүмкін. Оның орнына ұсыныстарыңызды анықтық, ыңғайлылық және нәтижелер арқылы позициялаңыз.

Клиенттер өздеріне қажет қолдау деңгейін таңдай алуы үшін сатылы пакеттер жасағаныңыз дұрыс болуы мүмкін. Бұл сондай-ақ сату үдерісін жеңілдетеді, өйткені адамдар не қамтылатынын түсінеді.

9. Жеткізушілермен байланыс пен операциялық жүйелерді құрыңыз

Іс-шараларды жоспарлау қарым-қатынасқа тәуелді. Жеткізушілеріңіз іс-шараны жасап та, бұзып та жібере алады, сондықтан гүл сатушылар, тамақтандыру қызметтері, фотографтар, диджейлер, алаңдар, жалға беру компаниялары, әртістер және көлік провайдерлерінен сенімді желі құруға уақыт бөліңіз.

Мықты жеткізушілер желісі сізге мыналарға көмектеседі:

• Клиент тәжірибесін жақсарту
• Мәселелерді жылдамырақ шешу
• Жақсырақ бағаларды келісу
• Іс-шара тез өзгергенде қызметтегі олқылықтарды жабу

Сондай-ақ бизнесіңізді тиімдірек ететін жүйелерге инвестиция салуыңыз керек. Пайдалы құралдар мыналарды қамтуы мүмкін:

• Жобаларды басқару бағдарламасы
• Лидтерді қадағалау үшін CRM құралдары
• Келісімшарт және шот-фактура басқару
• Күнтізбе және уақыт кестесі жүйелері
• Іс-шара құжаттарына арналған файл сақтау
• Бюджет үлгілері және чек-парақтар

Үдерісіңіз неғұрлым қайталанатын болса, сапаны жоғалтпай масштабтау соғұрлым жеңілдейді.

10. Келісімшарттар мен анық клиенттік коммуникацияны пайдаланыңыз

Іс-шараларды жоспарлау - жоғары күтулер мен қысқа мерзімдерге толы қызмет көрсету бизнесі. Анық келісімшарттар мен коммуникация түсінбеушілікті азайтып, барлық тарапты қорғайды.

Клиент келісімшартыңызда мыналар көрсетілуі керек:

• Қызмет ауқымы
• Төлем кестесі және депозиттер
• Қайтару және тоқтату шарттары
• Клиенттің міндеттері
• Жеткізушілерді үйлестіру міндеттері
• Өзгеріс сұрауларын өңдеу тәртібі
• Іс-шара кестесі және нәтижелер
• Қажет болған жерде жауапкершілікті шектеу

Күтулерді ерте орнатыңыз. Қалай байланысатыныңызды, клиенттер қаншалықты жылдам жауап күте алатынын және соңғы шешімдер қашан қабылдануы керегін түсіндіріңіз. Көптеген іс-шара мәселелері нашар қызметтен емес, түсініксіз күтулерден туындайды.

11. Іс-шараларды жоспарлау бизнесіңізді жарнамалаңыз

Негізіңіз дайын болғаннан кейін, көрінуге көңіл бөліңіз. Іс-шараларды жоспарлау - қарым-қатынасқа негізделген сала, бірақ маркетинг әлі де маңызды. Мақсат - клиентпен алғашқы әңгімеге дейін сенім қалыптастыру.

Қарастыруға болатын маркетинг арналары:

• Іздеу жүйесіне бейімделген блог мазмұны
• Жоспарлау кеңестері мен іс-шара үзінділерін көрсететін әлеуметтік желі мазмұны
• Алаңдармен және жеткізушілермен реферал серіктестіктер
• Жергілікті нетворкинг және сауда палатасы іс-шаралары
• Электрондық пошта маркетингі
• Аймағыңыздағы жоғары ниетті қызметтерге арналған ақылы жарнама

Сарапшылығыңызды көрсету үшін мазмұнды пайдаланыңыз. Пайдалы тақырыптарға жоспарлау мерзімдері, бюджет нұсқаулықтары, алаң таңдау кеңестері және іс-шара трендтері кіреді. Бұл бизнесіңізді тек сатушы емес, ресурс ретінде көрсетеді.

Егер сіз үйлену тойларына немесе корпоративтік іс-шараларға мамандансаңыз, хабарламаңызды дәл сол аудиторияға бейімдеңіз. Жалпыға ортақ маркетинг әдетте жалпы сипаттағы сұрауларға әкеледі.

12. Бизнесіңіз өскен сайын сәйкестікті сақтаңыз

Іске қосу - тек бастамасы ғана. Іс-шараларды жоспарлау компанияңыз өскен сайын, тапсыру мерзімдерін, салық міндеттемелерін және штаттық талаптарды қадағалап отырыңыз. Егер сіз ЖШС немесе корпорация ретінде жұмыс істесеңіз, тұрақты сәйкестікке жылдық есептер, штаттық алымдар, тіркелген агентке қызмет көрсету және ұйымды жаңарту кіруі мүмкін.

Жақсы сәйкестік әдеттері айыппұлдардан сақтануға және бизнестің жақсы мәртебеде болуына көмектеседі. Олар сондай-ақ банк шоттарын ашуды, келісімшарттарға қол қоюды және жаңа нарықтарға шығуды жеңілдетеді.

Zenind құрылтай кезеңінен тыс жерде де бизнес иелеріне қажетті сәйкестік міндеттерін реттеуге көмектесіп, ұйымдасқан болуға жәрдемдеседі. Сенімділікке тәуелді қызмет көрсету бизнесі үшін мұндай қолдау өте құнды.

Қорытынды ойлар

Іс-шараларды жоспарлау бизнесін бастау - бұл әрі шығармашылық, әрі операциялық жұмыс. Сізге стиль де, құрылым да қажет. Ең табысты жоспарлаушылар мықты клиенттік қызметті мұқият бизнес-жоспарлау, ойластырылған баға белгілеу және сенімді жүйелермен үйлестіреді.

Егер сіз нақты ниша таңдап, бизнесіңізді дұрыс құрып, қажетті сақтандыруды рәсімдеп, қайталанатын үдерістерді жасасаңыз, ұйымдастырушылық дағдыларыңызды нақты өсу әлеуеті бар кәсіби компанияға айналдыра аласыз.

Іс-шара индустриясы дайын бизнеске артықшылық береді. Дұрыс негіз болған жағдайда, жоспарлау дағдыларыңыз клиенттер өмірі мен бизнесіндегі ең маңызды сәттердің кейбірінде сенім артатын ауқымды қызметке айнала алады.