Шағын бизнеске аутсорсинг: Нені тапсыру керек және нені компания ішінде қалдырған дұрыс

Аутсорсинг - жаңа бизнес қабылдай алатын ең практикалық шешімдердің бірі. Америка Құрама Штаттарында компания құрып жатқан негізін қалаушылар үшін әр сағат пен әр доллар маңызды. Дұрыс аутсорсинг стратегиясы үстеме шығындарды азайтып, орындауды жақсартып, басшылыққа сатуға, операцияларға және ұзақ мерзімді өсуге назар аударуға мүмкіндік береді. Ал қате тәсіл түсінбеушілік туғызып, бақылауды әлсіретіп, алдын алуға болатын тәуекелдерді көбейтуі мүмкін.

Стартап негізін қалаушылар, LLC иелері және шағын бизнес басқарушылары үшін басты сұрақ - бәрін аутсорсингке беру немесе бәрін іште қалдыру керек пе деген емес. Дұрысы - қай қызметтер сіздің негізгі бизнесіңізді қолдайды және қай қызметтерді сенімді сыртқы серіктес тиімдірек орындай алады деген сұрақ.

Бұл айырмашылық басынан-ақ маңызды. Көптеген кәсіпкерлер компания құрып, өнім немесе қызмет іске қосады да, кейін бухгалтерлік есеп, жалақы төлеу, compliance, дизайн, IT, маркетинг немесе клиенттерді қолдау бойынша көмек қажет екенін түсінеді. Басқалары тым ерте аутсорсингке жүгініп, маңызды функцияларға бақылауды жоғалтады. Ең тиімді бизнес аутсорсингті қысқа жол емес, стратегиялық құрал ретінде қарастырады.

Аутсорсинг деген не

Аутсорсинг - бизнес функциясын сыртқы жеткізушіге беру, бірақ нәтижесі үшін жауапкершілікті сақтап қалу тәжірибесі. Сіз тапсырмадан бас тартпайсыз. Сіз оны орындаудың басқа операциялық моделін таңдайсыз.

Бұл бір реттік жобаға фрилансер жалдау, тұрақты негізде қызмет жеткізушімен жұмыс істеу немесе функцияны толықтай басқаратын маманданған агенттікпен әріптестік орнату болуы мүмкін. Дұрыс құрылым тапсырманың маңыздылығына, қажет сараптама деңгейіне, жұмыс көлеміне және қаншалықты бақылауды сақтағыңыз келетініне байланысты.

Мысалы, негізін қалаушы өнім әзірлеу мен клиенттік қатынастарды компания ішінде қалдырып, логотип дизайнын, жалақыны өңдеуді немесе веб-сайтқа техникалық қызмет көрсетуді аутсорсингке бере алады. Басқа компания қаржылық бақылауды іште сақтап, салық декларациясын дайындау мен HR әкімшілігін сыртқа тапсыра алады. Әмбебап формула жоқ. Ең жақсы модель - операциялық мақсаттарыңызды қолдайтын модель.

Неліктен бизнес аутсорсингке жүгінеді

Көптеген бизнес аутсорсингті операциялық және қаржылық себептердің үйлесімімен пайдаланады.

Төменірек және болжамдырақ шығындар

Қызметкерлерді жалдау тұрақты шығындар әкеледі. Жалақы, жеңілдіктер, оқыту, жалақы салығы және кеңсе үстеме шығындары тез жиналады. Аутсорсинг бұл шығындардың бір бөлігін айнымалы шығынға айналдыра алады, бұл әсіресе табысы әлі белгісіз ерте кезеңдегі компаниялар үшін пайдалы.

Маманданған сараптамаға қол жеткізу

Әрбір шағын бизнес әр салаға толық уақытты маман ұстай алмайды. Аутсорсинг негізін қалаушыларға бухгалтерлік есеп, заңгерлік қолдау, маркетинг, ақпараттық технологиялар, дизайн және басқа салалардағы тәжірибелі мамандарға ішкі бөлім құрмай-ақ қол жеткізуге мүмкіндік береді.

Негізгі басымдықтарға көбірек уақыт

Негізін қалаушылар көбіне бизнесті қолдайтын, бірақ оны алға жылжытпайтын жұмыстарға тым көп уақыт жұмсайды. Қайталанатын жұмыстарды аутсорсингке беру басшылыққа өнім сапасына, клиент тартуға, инвестиция іздеуге, серіктестікке және жалдауға көбірек уақыт бөлуге мүмкіндік береді.

Икемділік артуы

Бизнеске маусымдық қарқын кезінде, өнімді іске қосқанда, салық маусымында немесе жедел өсу кезеңінде қосымша қолдау қажет болуы мүмкін. Аутсорсинг бүкіл ұйымды қайта құрылымдамай-ақ қолдауды оңай арттыруға немесе азайтуға мүмкіндік береді.

Жылдамырақ орындау

Бір функцияны көптеген клиент үшін орындайтын жеткізуші қайталанатын процестерді, құралдарды және тәжірибені алып келіп, жеткізуді жеделдете алады. Уақыт шешуші болғанда бұл айқын артықшылық.

Ескеру қажет айырбастар

Аутсорсинг пайдалы, бірақ тәуекелсіз емес. Ақылды бизнес иелері жұмысты сыртқы жеткізушілерге тапсырмас бұрын оның кемшіліктерін бағалайды.

Тікелей бақылаудың азаюы

Функция компаниядан тысқары шыққанда, күнделікті бақылаудың бір бөлігі жоғалады. Егер тапсырма нақты анықталса, бұл басқаруға болады, бірақ күтілімдер бұлыңғыр болса немесе жеткізуші жауапкершілікке тартылмаса, бұл проблемаға айналады.

Байланыс кедергілері

Аутсорсингке берілген жұмыс көбіне ақпараттың уақтылы берілуіне, дұрыс тапсыруға және келісілген қызмет деңгейлеріне тәуелді. Байланыс бұзылса, сапа төмендеп, мерзімдер созылады.

Білімнің жоғалуы

Егер сіз тым көп нәрсені аутсорсингке берсеңіз, компания маңызды процестердің қалай жұмыс істейтінін ішкі деңгейде түсінуден айрылуы мүмкін. Бұл болашақ шешім қабылдауды қиындатып, жеткізушіге тәуелділік тудыруы ықтимал.

Құпиялылық және compliance тәуекелі

Сыртқы серіктестер қаржылық, операциялық немесе клиенттік құпия ақпаратпен жұмыс істеуі мүмкін. Сондықтан жеткізушіні таңдау, келісімшарттар, қолжетімділікті басқару және compliance тәжірибелері аса маңызды.

Команда моральі мен мәдениетіне қатысты мәселелер

Аутсорсинг қызметкерлерге әсер етуі мүмкін, егер ішкі команда өз жұмысы алмастырылып жатыр немесе құнсыздандырылып жатыр деп ойласа. Әсіресе бұл функцияны бұрын команда мүшелері атқарған болса және олар жеткізушімен әлі де ынтымақтасуы керек болса, ойластырылған енгізу маңызды.

Нені аутсорсингке беру керегін шешудің практикалық тәсілі

Ең дұрыс аутсорсинг шешімдері әдетте интуицияға емес, құрылымдалған талдауға сүйенеді. Төмендегі тәсілді қолданып, қай жұмыс компаниядан тысқары атқарылуы тиіс, ал қайсысы іште қалуы керек екенін анықтаңыз.

1. Негізгі қызметтеріңізді анықтаңыз

Негізгі қызметтер - сіздің бәсекелік артықшылығыңызды жасайтын функциялар. Өнім шығаратын компания үшін бұл өнім әзірлеу, бренд стратегиясы және клиент тәжірибесі болуы мүмкін. Қызмет бизнесі үшін бұл клиентке қызмет көрсету, қарым-қатынасты басқару және бірегей тәжірибе болуы мүмкін.

Егер тапсырма клиенттердің сіздің құндылықты қалай қабылдауына тікелей әсер етсе, оны бизнеске жақын ұстаған жөн. Егер ол бизнесті қолдап, бірақ оны айқындамаса, ол аутсорсингке кандидат болуы мүмкін.

2. Стратегиялық әсерді өлшеңіз

Функцияның табысқа, саралануға немесе ұзақ мерзімді позициялануға әсер ететінін сұраңыз. Егер жауап иә болса, тіпті орындаудың бір бөлігі тапсырыла тұрса да, ол ішкі деңгейде жақынырақ иелік етуді қажет етуі мүмкін.

Мысалы, компания жарнама өндірісін аутсорсингке беріп, хабарлама стратегиясын іште қалдыра алады. Бұл стратегиялық бақылауды сақтап, өндірістік тиімділікке қол жеткізуге мүмкіндік береді.

3. Күрделілік пен сараптаманы бағалаңыз

Кейбір жұмыстарды іште қалыптастыру қымбат немесе уақытты көп қажет ететін арнайы білімді талап етеді. Бухгалтерлік есеп, салық декларациясын дайындау, заңгерлік қолдау, IT қауіпсіздік және кейбір compliance міндеттері көбіне осы санатқа жатады.

Егер функция терең техникалық дағдыны қажет етсе, жиі өзгерсе немесе елеулі тәуекел әкелсе, аутсорсинг қажетті қабілетке қол жеткізудің ең тиімді жолы болуы мүмкін.

4. Шығынды құндылықпен салыстырыңыз

Тек шот-фактураға қарамаңыз. Жұмысты іште орындаудың толық құнын, соның ішінде жалдау, оқыту, бағдарламалық құрал, бақылау және мүмкіндік құнын салыстырыңыз.

Арзанырақ жеткізуші автоматты түрде жақсы таңдау емес. Нақты сұрақ - аутсорсинг бизнестің бұл жұмысты іште қалдырғанынан гөрі жақсы құндылық бере ме деген сұрақ.

5. Көлем мен жиілікті қараңыз

Кейде орындалатын жұмыс көбіне компанияға терең сіңген жоғары жиілікті процеске қарағанда жақсы аутсорсинг кандидаты болады. Қайталанатын жұмыс ішкі жүйелерді ақтай алады, ал маманданған немесе сирек жұмыс сыртта тиімдірек болуы мүмкін.

6. Тәуекел мен құпиялылықты тексеріңіз

Құпия ақпаратпен байланысты кез келген функция қосымша мұқият қарауды талап етеді. Егер аутсорсинг клиент деректерін, қаржылық жазбаларды немесе меншікті процестерді бөлісуді қажет етсе, сізге мықты келісімшарттар, қолжетімділікті шектеу және қадағалау керек.

Шағын бизнес жиі аутсорсингке беретін функциялар

Көптеген шағын бизнес шағын аутсорсинг стратегиясынан бастап, өскен сайын оны кеңейтеді. Жиі аутсорсингке берілетін функцияларға мыналар жатады:

• бухгалтерлік есеп және accounting
• payroll өңдеу
• салық декларациясын дайындау
• registered agent және compliance-ке қатысты әкімшілік қолдау
• веб-сайт әзірлеу және техникалық қызмет көрсету
• графикалық дизайн және брендтеу
• іздеу жүйесін оңтайландыру және digital marketing
• social media басқару
• клиенттерді қолдаудағы артық жүктемені өтеу
• IT қолдау және cybersecurity қызметтері
• HR әкімшілігі және recruiting қолдауы
• білікті мамандардан құжаттарды дайындау және шолу бойынша қолдау
• басып шығару, жеткізу және fulfillment

Осы жұмыстардың кейбірін бірден аутсорсингке беруге болады. Басқалары тек сіздің ішкі процестеріңіз анық және жеткізуші бақылауы мықты болғаннан кейін ғана сыртқа тапсырылуы тиіс.

Көбіне компания ішінде қалғаны дұрыс функциялар

Белгілі бір жауапкершіліктер әдетте, әсіресе бизнестің бастапқы кезеңінде, ішкі иелікте болғаны жөн.

Бизнес стратегиясы

Негізін қалаушы мен басшылық компанияның бағытына, позициялануына және өсу басымдықтарына бақылауды сақтауы керек.

Клиенттік қатынастар

Клиент тәжірибесін қалыптастыратын адамдар брендті және оның уәделерін өз көзқарасымен түсінуі тиіс.

Қаржылық бақылау

Бухгалтерлік есеп аутсорсингке берілсе де, басшылық ақша ағынын, ірі шығындарды және қаржылық нәтижелерді бәрібір қарап отыруы керек.

Сезімтал операциялық шешімдер

Баға белгілеуді, өнім бағытын, заңдық тәуекелді немесе негізгі кадрлық шешімдерді айқындайтын кез келген жұмыс қатаң ішкі бақылауда болуы тиіс.

Институционалдық білім

Компанияның жұмыс істеу тәсілін анықтайтын процестерді іште сақтау пайдалы болуы мүмкін, сонда бизнес бір ғана сыртқы жеткізушіге тәуелді болып қалмайды.

Дұрыс жеткізушіні қалай таңдау керек

Мықты аутсорсинг шешімі - дұрыс таңдалған жеткізушіге ғана байланысты. Жеткізушіні жай қызмет көрсетуші емес, бизнес серіктесі ретінде бағалау керек.

Тәжірибе мен сәйкестікті тексеріңіз

Сіздің өлшеміңізге және саланызға ұқсас бизнеспен тәжірибесі бар жеткізушілерді таңдаңыз. Ірі корпорациялармен жақсы жұмыс істейтін фирма ерте кезеңдегі LLC немесе шағын корпорация үшін ең жақсы таңдау болмауы мүмкін.

Қамту аясын анық түсіндіріңіз

Қызмет келісімі нәтижелерді, мерзімдерді, жауапкершілік шекараларын, жауап беру уақытын және эскалация жолдарын анық көрсетуі керек. Бұлыңғыр ауқымдар көбіне реніштің себебі болады.

Байланыс сапасын бағалаңыз

Жедел жауап беретін, жұмысты нақты құжаттайтын және сіздің ішкі командаңыз пайдалана алатындай тілде сөйлейтін жеткізуші керек.

Қауіпсіздік және compliance тәжірибесін растаңыз

Егер жеткізуші құпия деректермен жұмыс істесе, ақпарат қалай сақталатынын, оған кім қол жеткізетінін және оны қорғау үшін қандай бақылаулар бар екенін сұраңыз.

Мүмкін болса, шағын келісімнен бастаңыз

Пилоттық жоба ірі көлемге өтпей тұрып, жеткізушінің сенімді екенін көрсете алады.

Ақылды аутсорсинг процесін құру

Аутсорсингке шешім қабылдағаннан кейін, құрылым маңызды.

Ішкі жауапты адам тағайындаңыз

Аутсорсингке берілген әрбір функцияның ішкі байланыс нүктесі болуы керек. Сол адам нәтижені бақылап, өзгерістерді бекітіп, жұмыстың компания мақсаттарына сай болуын қамтамасыз етуі тиіс.

Өлшенетін күтілімдер қойыңыз

Табыстың қандай болатынын анықтаңыз. Мүмкін болса, мерзімдерді, сапа стандарттарын, есеп беру талаптарын және қызмет деңгейлерін қолданыңыз.

Құжаттаманы реттелген күйде ұстаңыз

Келісімшарттарды, нұсқаулықтарды, қолжетімділік деректерін және жұмыс барысының жазбаларын қауіпсіз әрі қолжетімді жерде сақтаңыз. Нашар құжаттама жеткізушіні ауыстыруды немесе жұмысты қайтадан ішке қайтаруды қиындатады.

Нәтижені жүйелі түрде шолып отырыңыз

Аутсорсинг - бір рет орнатып, ұмыта салатын нәрсе емес. Жеткізушінің құндылық беріп жатқанын тексеру үшін мезгіл-мезгіл шолу жасаңыз.

Институционалдық білімді сақтаңыз

Жұмыс аутсорсингке берілсе де, оны саналы түрде бағалау және қажет болса ауыстыру үшін жеткілікті ішкі түсінік сақтаңыз.

Жаңа компания үшін аутсорсинг қашан ең орынды

Аутсорсинг көбіне мына кезеңдердің бірінде ең пайдалы болады:

• компания енді ғана құрылып жатыр және әлі толық командасы жоқ
• табыс өсіп жатыр, бірақ әр функцияға толық штаттық қызметкер ұстауға жеткіліксіз
• тапсырма негізін қалаушыда жоқ тәжірибені талап етеді
• уақытша жұмыс жүктемесі қысқа мерзімді қолдауды қажет етеді
• бизнес жалақы қорын тым жылдам ұлғайтпай-ақ тиімділікті арттырғысы келеді

Бұл әсіресе жаңадан құрылған компаниялар үшін маңызды, өйткені олар бір уақытта formation, compliance, брендтеу, операциялар және клиент тарту мәселелерін теңгеріп отырады. Шағын команда сыртқы мамандарға негізгі емес жұмысты тапсырса, жылдамырақ қозғалуы мүмкін.

Аутсорсингті қайта қарау керек кез

Аутсорсинг келісімін мына жағдайларда қайта қараған жөн:

• жеткізуші үнемі мерзімді бұзып жүрсе
• сапа төмендесе
• байланыс әлсіз болса
• компания жеткізушіні басқаруға қызметтің өзінен көп уақыт жұмсай бастаса
• функция стратегиялық тұрғыдан маңызды болып, оны қайтадан ішке қайтару қажет болса
• құпиялылық, compliance немесе бақылау мәселелері күшейсе

Егер модель бизнестің мүддесіне қызмет етпей қалса, бизнес модельді өзгертуге дайын болуы керек.

Қорытынды

Аутсорсинг бизнестің негізгі болмысын әлсіретпей, оны күшейткенде ғана жақсы жұмыс істейді. Шағын бизнес пен стартаптар үшін мақсат - жауапкершілікті жою емес. Мақсат - әр функцияны ең тиімді орындалатын операциялық модельге қою.

Стратегиялық жұмысты компанияға жақын ұстаңыз. Сыртқы қолдау тиімділік немесе сапаны айқын арттырса, маманданған, қайталанатын немесе негізгі емес тапсырмаларды тапсырыңыз. Әр шешімді бақылау, шығын, сараптама және ұзақ мерзімді өсу тұрғысынан бағалаңыз.

Америка Құрама Штаттарында компания құрып жатқан негізін қалаушылар үшін осы тәртіп реактивті күйде қалатын бизнес пен әдейі өсетін бизнес арасындағы айырмашылықты тудыруы мүмкін.