Нью-Йорктегі коммерциялық емес ұйымдардың сәйкестігі: қайырымдылық қорлар мен 501(c)(3) ұйымдарына арналған практикалық өтінім беру нұсқаулығы

Нью-Йорктегі коммерциялық емес ұйымдардың сәйкестігі бір ғана өтінімнен тұрмайды. Бұл қайырымдылық ұйымның федералдық және штаттық органдар алдында жақсы мәртебеде қалуын қамтамасыз ететін, қаражат жинау мүмкіндігін қорғайтын және қоғамның сенімін қолдайтын үздіксіз процесс.

Сіздің ұйымыңыз шағын қауымдастық қайырымдылық қоры, діни бағыттағы коммерциялық емес ұйым, қор немесе ірі қоғамдық қайырымдылық ұйым болсын, негізгі қағида бірдей: сәйкестікті басынан бастап жүйеге айналдырсаңыз, оны сақтау әлдеқайда оңай. Бір өтінімді жіберіп алу немесе тіркеу талабын елемеу айыппұлдарға, әкімшілік қиындықтарға немесе қаражат жинаудың тоқтауына әкелуі мүмкін.

Бұл нұсқаулық Нью-Йорктегі коммерциялық емес ұйымдардың негізгі сәйкестік міндеттерін түсіндіреді және жыл бойы ретке келіп отыруға көмектеседі.

Нью-Йорктегі коммерциялық емес ұйымдардың сәйкестігі нені қамтиды

Көптеген ұйымдар үшін сәйкестік төрт негізгі бағытты қамтиды:

• Федералдық салықтық есептер мен босатылған ұйымдарға арналған есептілік
• Нью-Йорктегі қайырымдылық жинау және тіркеу міндеттері
• Штаттық салықтық жеңілдіктерді сақтау және жаңарту
• Ішкі басқару, құжаттарды жүргізу және корпорациялық тәртіпті сақтау

Егер сіздің коммерциялық емес ұйымыңыз Нью-Йоркте құрылған болса, корпорациялық жақсы мәртебені де сақтауыңыз керек. Егер сіз бірнеше штатта жұмыс істесеңіз, Нью-Йорктен тыс жерлердегі шетелдік біліктілік және қаражат жинау ережелерін де орындауыңыз қажет болуы мүмкін.

1. Дұрыс IRS Form 990 нысанын уақытында тапсырыңыз

Көптеген салықтан босатылған ұйымдар жыл сайын IRS-ке ақпараттық есеп тапсыруы тиіс. Қай нысанды тапсыратыныңыз ұйымыңыздың қаржылық жағдайына және салықтық санатына байланысты:

• Білікті шағын ұйымдар үшін Form 990-N
• e-Postcard талаптарына сай келмейтін шағын ұйымдар үшін Form 990-EZ
• Ірі ұйымдар үшін Form 990
• Жеке қорлар үшін Form 990-PF

Жалпы мерзім қаржы жылыңыз аяқталғаннан кейінгі 5-ші айдың 15-күні болады. Егер ұйымыңыздың қаржы жылы 31 желтоқсанда аяқталса, бұл әдетте 15 мамыр мерзімін білдіреді.

Егер қосымша уақыт қажет болса, мерзімді ұзартуға өтініш бере аласыз, бірақ ұзарту тек тапсыру күнін кейінге шегереді. Міндеттің өзін жоймайды.

Неліктен бұл маңызды:

• Қайта-қайта тапсыра алмау IRS айыппұлдарына әкелуі мүмкін
• Қажетті есепті қатарынан үш жыл тапсырамау салықтан босатылған мәртебенің автоматты түрде жойылуына себеп болуы мүмкін
• Дәл есептер донорлардың, грант берушілердің және реттеушілердің қаржылық есептілікке деген сенімін арттырады

Мықты ішкі процесс күнтізбелік еске салғышты, жауапты басқарма немесе қызметкерді және жыл соңына дейін дайын болатын растайтын қаржылық құжаттар жинағын қамтуы тиіс.

2. Нью-Йоркте қайырымдылық жинау қызметін тіркеңіз

Егер ұйымыңыз Нью-Йоркте жұртшылықтан қайырымдылық қабылдаса, қайырымдылықты тіркеу ережелері қолданылуы мүмкін. Тәжірибе жүзінде бұл сіздің ұйымыңыз IRS тарапынан салықтан босатылған деп танылғанның өзінде, қаражат жинау тіркеу және есеп беру міндеттерін туындатуы мүмкін дегенді білдіреді.

Ұйымдар төмендегілерге мұқият назар аударуы керек:

• Нью-Йорк тұрғындарынан жарналар сұрау-сұрамауы
• Науқан, іс-шара, онлайн-қайырымдылық беті немесе тікелей пошта арқылы үндеу жүргізуі
• Кәсіби қаражат жинаушыны, қаражат жинау кеңесшісін немесе коммерциялық бірлескен демеушіні пайдалануы
• Шарттар мен ашып көрсету талаптары штаттық талаптарға сай келуі

Егер сіз сыртқы қаражат жинау көмегін тартсаңыз, әрбір келісімді мұқият тексеріңіз. Нью-Йорк қаражат жинау сәйкестігін жай маркетинг мәселесі ретінде қарастырмайды. Бұл ақша жинау және есеп беру тәсіліне әсер ететін құқықтық әрі операциялық талап.

Сондай-ақ мына құжаттарды сақтап отыру керек:

• Донор үндеулері мен науқандар
• Қаражат жинау шарттары
• Қажетті ашып көрсетулер мен растаулар
• Қолданылған жағдайда жылдық жаңарту немесе қаржылық есеп беру мерзімдері

Қайырымдылық жинау ережелері қызмет түрі мен ұйым санатына қарай өзгеруі мүмкін болғандықтан, кез келген науқанды бастамас бұрын Нью-Йорк Бас прокурорының Charities Bureau бөліміндегі ағымдағы талаптарды міндетті түрде тексеріңіз.

3. Салықтық босатуды растайтын жазбалар мен штаттық салық тіркеулерін сақтаңыз

Салықтық босату бір рет қосылып, мәңгі сол күйінде қалатын тетік емес. Ұйымыңыз федералдық босату және оған сүйенетін кез келген штаттық салықтық жеңілдіктер бойынша да реттелген жазбаларды сақтауы тиіс.

Жиі орындалатын техникалық қызмет міндеттері мыналарды қамтиды:

• IRS анықтама хаттары мен босату жазбаларын сақтау
• Қолданылған жағдайда сату салығынан босату құжаттарын жаңартып отыру
• Мекенжай немесе лауазымды тұлға туралы ақпарат өзгерсе, оны жаңарту
• Ұйымдық өзгерістерден кейін жаңарту, хабарлама немесе түзетулер қажет пе, соны тексеру

Атауы, негізгі кеңсесі, басшылары, директорлар кеңесі немесе тіркелген агенті өзгерген коммерциялық емес ұйым ескі жазбалар әлі жеткілікті деп есептемеуі керек. Бұл мәліметтерді дер кезінде жаңарту банктермен, реттеушілермен, грант берушілермен және жеткізушілермен түсініспеушілікті азайтады.

4. Нью-Йорктегі коммерциялық емес корпорациялар үшін жылдық есеп ережесін біліңіз

Нью-Йорктегі отандық және шетелдік коммерциялық емес корпорациялар, көптеген коммерциялық корпорациялар сияқты, Әділет департаментіне немесе Мемлекеттік департаментке тұрақты жылдық не екіжылдық есеп бермейді.

Бірақ бұл ұйымның ешқандай қызмет көрсету міндеті жоқ деген сөз емес. Ол әлі де:

• Корпорациялық құжаттарын өзекті күйде ұстауы
• Қажет болған жерде тіркелген агент пен кеңсе туралы ақпаратты сақтауы
• Басқарушылық ақпарат өзгергенде түзетулер енгізуі
• Басқа тиісті штаттық органдар алдындағы жақсы мәртебесін сақтауын жалғастыруы

Бұл жерді жиі қате түсінеді. Кейбір коммерциялық емес ұйымдар жылдық есеп жоқ болғандықтан, бақылауға тиіс ештеңе жоқ деп ойлайды. Шын мәнінде, бір жылдық өтінімнің болмауы міндетті басқа қайталанатын сәйкестік әрекеттеріне ауысады.

5. Басқару және құжаттарды жүргізуді ретке келтіріңіз

Мықты сәйкестік тек нысандар туралы емес. Ол ішкі тәртіп туралы да.

Әрбір коммерциялық емес ұйым мынадай құжаттар жүйесін сақтауы керек:

• Құрылтай құжаттары мен жарғы
• EIN құжаттары
• IRS анықтама хаттары
• Басқарма мен комитет хаттамалары
• Мүдделер қақтығысы саясаты бойынша жазбалар
• Лауазымды тұлғалар мен директорлар тізімі
• Бюджет бекітулері және ірі қаржылық шешімдер
• Қайырымдылық жазбалары және шектеулі қаражатты қадағалау
• Жеткізушілермен, қаражат жинаушылармен және кеңесшілермен жасалған шарттар

Басқарма хаттамалары мен жазбаша бекітулер, әсіресе, ұйым жалақыны бекіткенде, ірі шарттар жасасқанда, саясат қабылдағанда немесе басқару құрылымын өзгерткенде, өте маңызды. Жақсы құжаттама ұйымды қорғайды және басқарманың тиісті қадағалау жүргізіп отырғанын көрсетеді.

6. Көпштаттық сәйкестік мәселелерін бақылаңыз

Көптеген Нью-Йорк коммерциялық емес ұйымдары қаражат жинау, қызмет көрсету немесе серіктестік аясын басқа штаттарға кеңейтеді. Бұл болған сәттен бастап Нью-Йорктен тыс жерде де сәйкестік міндеттері туындауы мүмкін.

Мысалдар:

• Басқа штатта шетелдік біліктілік алу
• Екінші штатта қайырымдылықты тіркеу
• Еңбек ақыға немесе сату қызметіне байланысты штаттық салық тіркеулері
• Жергілікті қаражат жинау іс-шаралары немесе бағдарламалары үшін қосымша есеп беру

Егер ұйымыңыз ұлттық деңгейде жұмыс істесе, қызмет көрсететін әр штат үшін бөлек сәйкестік бақылау кестесін жасаңыз. Бір күнтізбе электрондық хаттар мен кестелердегі шашыраңқы ескертулерден әлдеқайда тиімді.

7. Қарапайым жылдық коммерциялық емес ұйым сәйкестік чек-парағын жасаңыз

Сенімді жылдық чек-парақ мерзімдерді өткізіп алмауды азайтады және басқарма қадағалауын әлдеқайда жеңіл етеді.

Чек-параққа мыналарды қосыңыз:

• IRS Form 990 дайындау және тапсыру
• Нью-Йорктегі қайырымдылық тіркеу және жаңарту мерзімдері
• Штаттық салықтық босатуды қайта қарау
• Тіркелген агент пен мекенжайды жаңарту
• Басқарма жиналыстарының кестесі мен хаттамаларды бекіту
• Мүдделер қақтығысы, ақпаратты жария ету және құжаттарды сақтау саясаттарын қайта қарау
• Қаржылық жабу және қайырымдылық түсімдерін салыстыру
• Қаражат жинау шарттары мен науқан материалдарын тексеру

Егер ұйымыңыз еріктілерге немесе толық емес жұмыс істейтін қызметкерлерге сүйенсе, күнтізбені жүргізуге бір адамды, ал қосалқы жауапкершілікке тағы бір адамды бекітіңіз. Сәйкестік бұзушылықтары көбіне мерзімді бір-біріне жүктеп қойған кезде болады.

Нью-Йорктегі коммерциялық емес ұйымдардың жиі жіберетін қателері

Ең жиі кездесетін қателер әдетте қарапайым, бірақ бәрібір ауыр мәселелерге әкелуі мүмкін:

• IRS салықтан босату мәртебесі штаттық қаражат жинау ережелерін де қамтиды деп ойлау
• Құрылудан кейінгі алғашқы Form 990 тапсыруын өткізіп алу
• Қайырымдылық жинамас бұрын тіркеуді ұмыту
• Басшылар немесе мекенжай өзгерістерін хабарламай қою
• Басқарма бекітулері мен хаттамаларды сақтамау
• Салықтық босатуды корпорациялық жақсы мәртебемен бірдей деп қарау
• Жыл ішінде ұйымның қызметі аз болған немесе мүлдем болмағандықтан, сәйкестікті елемеу

Тыныш өткен жыл әрдайым сәйкестіксіз жыл дегенді білдірмейді. Тіпті қызметі шектеулі ұйымдардың өзі де негізгі корпорациялық және салықтық құжаттарды тапсыруы, жаңартуы немесе рәсімдеуі қажет болуы мүмкін.

Zenind коммерциялық емес құрылтайшыларға қалай көмектесе алады

Zenind құрылтайшылар мен бизнес иелеріне құрылу және үздіксіз әкімшілендіруді жүйелі түрде басқаруға көмектеседі. Коммерциялық емес ұйымдар үшін бұл, әсіресе, корпорация құру, сәйкестікті қадағалау және қызмет көрсетушілерді үйлестіру қатар жүріп жатқанда пайдалы.

Сіз пайдаланатын қызметтерге байланысты, Zenind мыналарға көмектесе алады:

• Тіркелген агент қызметі
• Сәйкестік ескертулері және мерзімдерді қадағалау
• Құжаттарды басқару және ұйымдық жазбаларды ретке келтіру
• Жаңа ұйымдарды құруға қолдау

Нью-Йоркте коммерциялық емес ұйым бастаған немесе қайырымдылық қызметін штатқа кеңейткен кез келген адам үшін айқын сәйкестік жұмыс процесі уақытты үнемдеп, өткізіліп кеткен өтінімдер қаупін азайтады.

Қорытынды

Нью-Йорктегі коммерциялық емес ұйымдардың сәйкестігіне бір реттік міндет емес, күнтізбе, құжат жүргізу және басқару процесі ретінде қарасаңыз, оны басқару оңай. Жақсы мәртебеде қалатын ұйымдар әдетте шешімдерді құжаттап, мерзімдерді ерте бақылап, міндеттерін жүйелі түрде қарап отырады.

Өтінім беру немесе қаражат жинау туралы шешім қабылдамас бұрын, IRS, Нью-Йорк Бас прокурорының Charities Bureau бөлімі және тиісті Нью-Йорк штаттық органдары арқылы ағымдағы талаптарды растаңыз. Талаптар өзгеруі мүмкін, сондықтан коммерциялық емес ұйымдар әрекет етпес бұрын соңғы ережелерді тексеруі керек.