S Corp директорлар кеңесінің жиналыс талаптары: практикалық сәйкестік нұсқаулығы

S corporation мәртебесі көбіне салықтық таңдау ретінде талқыланады, бірақ ұйымның өзі штат құқығы бойынша әлі де корпорация болып қала береді. Бұл айырмашылық маңызды, өйткені директорлар кеңесінің жиналыстары, акционерлер жиналыстары, хаттамалар және жазбаша келісімдерге қатысты ережелер әдетте федералдық S corporation жиналыс кодексінен емес, корпорация құрылған штаттың заңынан және ішкі ережелерінен туындайды.

Бизнес иелері үшін негізгі сұрақ қарапайым: жауапкершілікті бөлу тұтастығын қорғау, тәртіпті сақтап отыру және алдын алуға болатын сәйкестік мәселелерінен қашу үшін қандай корпоративтік рәсімдерді орындау керек? Бұл нұсқаулық S corp директорлар кеңесінің жиналыс талаптарын, жиналыс кезінде не болуы керегін, хаттамаға нені енгізу керегін және процесті қалай ыңғайлы ұстауға болатынын түсіндіреді.

Неліктен S Corp үшін директорлар кеңесінің жиналыстары маңызды

Директорлар кеңесінің жиналыстары жай ғана формальдылық емес. Олар корпорацияның өз басқаруы, жазбалары және шешім қабылдау процесі бар шынайы бөлек заңды тұлға ретінде жұмыс істеп жатқанын көрсетуге көмектеседі.

Бұл бірнеше себеп бойынша маңызды:

• Бұл жақсы корпоративтік басқаруды қолдайды.
• Негізгі бизнес шешімдерінің жазбасын қалыптастырады.
• Бизнес пен оның иелері арасындағы бөліністі сақтауға көмектеседі.
• Басшыларға, жалақыға, келісімшарттарға, банк өкілеттігіне және стратегиялық әрекеттерге қатысты бекітулерді құжаттауды жеңілдетеді.
• Корпорацияның ішкі ережелер мен штаттық талаптарды орындап жатқанын көрсетуге көмектеседі.

Тіпті корпорацияның бір ғана иесі болса да, ресми жазбаларды жүргізу дұрыс тәжірибе болып қала береді. Акционерлері мен директорлары аз болған сайын, формальдылықтарды өткізіп жіберу азғыруы күшейеді. Дәл сол кезде құжаттама ең маңызды болуы мүмкін.

S Corp үшін федералдық деңгейде директорлар кеңесінің жиналыс талабы бар ма?

Әрбір S corporation белгілі бір кесте бойынша директорлар кеңесінің жиналысын өткізуге міндетті дейтін бірыңғай федералдық ереже жоқ. Көп жағдайда жауап мына факторларға байланысты:

• Корпорацияның тіркелген штаты.
• Корпорацияның ішкі ережелері.
• Корпорацияның жарғы құжаттары.
• Ішкі қарарлар немесе акционерлік келісімдер.

Көптеген корпорациялар кемінде жыл сайын директорлар мен акционерлер жиналысын өткізуі тиіс деп күтіледі, бірақ егжей-тегжейін штат заңы мен басқарушы құжаттар анықтайды. Кейбір штаттар мен ішкі ережелер қажетті талаптар орындалса, жиналыссыз жазбаша келісім арқылы әрекет етуге де мүмкіндік береді.

Сондықтан S corp директорлар кеңесінің жиналыс талаптарын былай түсінген дұрыс: S election салық салуға әсер етеді, бірақ ұйым әлі де жалпы корпорацияларға қолданылатын корпоративтік басқару ережелерін сақтауы керек.

Қандай жиналыстар әдетте қажет?

Нақты күнтізбе өзгеруі мүмкін, бірақ көпшілік корпорациялар бірнеше кең таралған жиналыс немесе бекіту түрлерін қарастыруы тиіс.

1. Ұйымдастыру жиналысы

Әдетте бұл корпорация құрылғаннан кейін көп ұзамай өтеді. Мұнда компания алғашқы ресми әрекеттерді орындайды, мысалы:

• Ішкі ережелерді қабылдау.
• Бастапқы директорларды тағайындау немесе директорларды растау.
• Басшыларды сайлау.
• Акциялар шығаруды мақұлдау.
• Банк және салық бойынша бастапқы рәсімдерді бекіту.
• Егер бизнес талаптарға сай болса және осы салық мәртебесін таңдаса, S corporation салық сайлауын мақұлдау.

2. Директорлар кеңесінің жиналыстары

Директорлар кеңесі корпоративтік маңызды шешімдерді басқарады. Директорлар кеңесінің жиналыстары әдетте мына мақсаттарда қолданылады:

• Ірі келісімшарттарды мақұлдау.
• Банк қатынастарын бекіту.
• Басшылардың жалақысын белгілеу.
• Қаржылық нәтижелерді шолу.
• Қарыз алу немесе қаржыландыруды мақұлдау.
• Саясаттарды қабылдау.
• Операциялық немесе меншікке қатысты өзгерістерді қарастыру.

3. Акционерлер жиналыстары

Акционерлер жиналыстары көбіне меншік иелеріне тиесілі шешімдер үшін қолданылады, мысалы:

• Директорларды сайлау.
• Қажет болған кезде ірі корпоративтік өзгерістерді мақұлдау.
• Жыл сайынғы корпоративтік мәселелерді қарау.
• Ішкі ережелерде немесе штат заңында көрсетілген бекітулерді қарау.

4. Жыл сайынғы жиналыстар

Көптеген корпорациялар жыл сайын директорлар мен акционерлер жиналысын өткізеді. Бұл келесі мәселелерді қарап шығуға жақсы мүмкіндік береді:

• Компанияның қаржылық жағдайы.
• Басшы және директор тағайындаулары.
• Жалақы туралы шешімдер.
• Қатысу үлесі мен меншік жазбалары.
• Сәйкестік мәселелері және алдағы мерзімдер.

S Corp директорлар кеңесінің жиналысына кім қатысуы керек?

Қатысу жиналыс түріне және ішкі ережелерге байланысты.

Жалпы алғанда:

• Директорлар директорлар кеңесінің жиналысына қатысады.
• Акционерлер акционерлер жиналысына қатысады.
• Басшылар шақырылса немесе олардың пікірі қажет болса, директорлар кеңесінің жиналысына қатысуы мүмкін.
• Қажет болған жағдайда заңгер немесе салық кеңесшілері де қатыса алады.

Маңыздысы тек кімнің қатысатыны емес, шешім қабылдауға құқығы бар тиісті адамдардың қатысуы. Қажетті кворумсыз жиналыс жарамсыз болуы мүмкін, сондықтан ішкі ережелер бизнес жүргізу үшін ең төменгі қатысу мөлшерін көрсетуі тиіс.

Егер корпорацияда директорлар аз болса, басқарушы құжаттарды мұқият тексеріңіз. Жақын шеңберлі корпорацияда кейін дау туындамас үшін қарапайым, бірақ дәл рәсімдер қажет болуы мүмкін.

Күн тәртібінде не болуы керек?

Жақсы дайындалған күн тәртібі жиналысты тиімді етеді және таза жазба қалыптастырады. Әдеттегі тармақтар мыналар:

• Жиналысты ашу.
• Кворумды тексеру.
• Алдыңғы хаттаманы бекіту.
• Қаржылық шолу.
• Басшылардың есептері.
• Жалақыны немесе дивидендтерді бекіту, егер қолданылса.
• Келісімшарттарды қарау және бекіту.
• Сәйкестік жаңартулары.
• Жаңа мәселелер.
• Жиналысты жабу.

Күн тәртібі директорлар кеңесі нақты қандай шешімдер қабылдап жатса, соны көрсетуі керек. Егер мәселе кейін маңызды болуы мүмкін болса, ол жазбада анық көрсетіліп, бекітілуі тиіс.

Хаттаманы қалай дұрыс рәсімдеу керек

Хаттама - жиналыста не болғанының жазбаша құжаты. Ол сөзбе-сөз жазба болуы міндетті емес, бірақ корпорацияның ресми рәсім арқылы әрекет еткенін көрсетуге жеткілікті толық болуы керек.

Жақсы хаттама әдетте мыналарды қамтиды:

• Жиналыстың күні, уақыты және орны.
• Жиналыс бетпе-бет, телефон арқылы немесе бейне арқылы өткендігі.
• Қатысушылар мен келмегендердің аты-жөні.
• Кворумның бар екендігін растау.
• Қойылған ұсыныстар.
• Жасалған дауыс берулер.
• Қалыс қалғандар немесе мүдделер қақтығысына байланысты қатыспағандар.
• Маңызды талқылау мәселелерінің қысқаша мазмұны.
• Соңғы қарарлар немесе бекітулер.
• Жиналыстың аяқталу уақыты.

Хаттамалар нақты, қысқа және бірізді болуы тиіс. Олар шешімдердің мәнін қажетсіз детальдарға кетпей-ақ көрсетуі керек.

Хаттамада неден аулақ болу керек

Мына жиі жіберілетін қателерден сақ болыңыз:

• «Жалпы мәселелер талқыланды» сияқты бұлыңғыр жазбалар.
• Дауыс беру немесе қарарды тіркемеу.
• Қатысушыларды немесе кворумды көрсетпеу.
• Эмоциялық пікірлерді немесе қосымша әңгімелерді енгізу.
• Хаттаманы жиналыстан тым кеш дайындау.

Егер хаттама тым қысқа болса, ол кейін көмектеспеуі мүмкін. Егер тым ұзақ немесе бейресми болса, ол түсінбеушілік тудыруы мүмкін. Таза, іскерлік стильге ұмтылыңыз.

S Corp жиналыссыз жазбаша келісімді пайдалана ала ма?

Көбіне иә, егер штат заңы мен корпорацияның басқарушы құжаттары бұған рұқсат етсе.

Жазбаша келісім барлық қажетті директорлар немесе акционерлер ресми жиналыс өткізбей-ақ әрекетті мақұлдағанда ыңғайлы балама бола алады. Бұл қарапайым мақұлдаулар, бірауыздан қолдау қажет ететін әрекеттер немесе меншік құрылымы қарапайым шағын корпорациялар үшін пайдалы.

Жазбаша келісімдер әсіресе мына жағдайда тиімді:

• Барлығы алдын ала келіссе.
• Мәселе қарапайым немесе әкімшілік сипатта болса.
• Жиналыс ұйымдастыру тиімсіз болса.
• Корпорация шешімді тез құжаттағысы келсе.

Жазбаша келісімге рұқсат берілсе де, ол қол қойылған, күні қойылған және корпоративтік құжаттармен бірге сақталуы тиіс. Келісім нысанында мақұлданатын әрекет және оны бекітетін тұлғалар нақты көрсетілуі керек.

S Corp директорлар кеңесі жиналысты қаншалықты жиі өткізуі керек?

Барлық корпорацияларға бірдей келетін жауап жоқ.

Кейбір бизнес мынадай жиілікпен жиналады:

• Жыл сайынғы директорлар кеңесі жиналысы.
• Тоқсан сайынғы шолу кездесулері.
• Ірі шешім қажет болған кездегі арнайы жиналыстар.

Дұрыс жиілік компанияның көлеміне, күрделілігіне және басқарушы құжаттарына байланысты. Шағын корпорация үшін жақсы құжатталған бір жыл сайынғы жиналыс және ірі шешімдерге арналған арнайы жиналыстар жеткілікті болуы мүмкін. Өсіп келе жатқан бизнес бекітулер мен стратегияны үйлестіру үшін жиірек жиналыстардан пайда көруі мүмкін.

Ең бастысы - бірізділік. Егер ішкі ережелер жыл сайынғы жиналыс өткізуді талап етсе, оны өткізу керек. Егер бизнес шешімдерді жүйелі түрде жазбаша келісім арқылы қабылдаса, олардың дұрыс дайындалып, сақталғанына көз жеткізіңіз.

Қандай корпоративтік жазбалар сақталуы керек?

Корпорация өзінің басқару әрекеттерінің нақты жазбасын сақтауы тиіс. Кең таралған жазбалар мыналар:

• Ішкі ережелер.
• Жарғы құжаттары.
• Акция тізілімдері мен меншік жазбалары.
• Директорлар кеңесінің хаттамалары.
• Акционерлер жиналысының хаттамалары.
• Жазбаша келісімдер.
• Басшы қарарлары.
• Банк қарарлары.
• Жалақыны бекіту құжаттары.
• Салық сайлау құжаттары.

Бұл жазбалар қауіпсіз әрі қолжетімді жерде бірге сақталуы керек. Жақсы құжат жүргізу банктердің, бухгалтерлердің, инвесторлардың, заңгерлердің және мемлекеттік органдардың сұрақтарына жауап беруді жеңілдетеді.

Жақын шеңберлі және бір иелі S Corp үшін арнайы ескертулер

Шағын корпорациялар жиі жиналыстарды бейресми жүргізеді, өйткені бір адам бір уақытта акционер, директор және басшы болуы мүмкін. Бұл формальды құжаттама қажеттігін жоймайды.

Егер сіз жалғыз иесі болсаңыз немесе иелері аз болса, мына практикалық ережелерді қолданыңыз:

• Маңызды әрекеттер үшін ресми жиналыстар өткізіңіз немесе жазбаша келісімдер жасаңыз.
• Жалақы шешімдерін құжаттаңыз.
• Бөлек бизнес банктік шоттарын жүргізіңіз.
• Ірі келісімшарттар мен қаржыландыру бекітулерін тіркеңіз.
• Қол қойылған хаттамалар мен келісімдерді корпоративтік жазбалармен бірге сақтаңыз.

Қарапайым құжаттық із жақсы басқаруды қолдау үшін жиі жеткілікті. Сізге күрделі рәсімдер керек емес, бірақ тәртіп керек.

Жиі кездесетін сәйкестік қателері

Көптеген S corporation-дар құжаттар артта қалып кеткендіктен алдын алуға болатын мәселелерге тап болады. Мына қателерге назар аударыңыз:

• S election штаттық корпоративтік рәсімдердің орнын басады деп ойлау.
• Компания шағын болғандықтан жыл сайынғы жиналыстарды өткізбеу.
• Қол қойылған хаттамалар немесе жазбаша келісімдерді сақтамау.
• Директорлар немесе акционерлер мақұлдауларын құжаттамау.
• Ескі ішкі ережелерді қолдану.
• Жеке және бизнес шешімдерін ресми жазбаларсыз араластыру.
• Басшы тағайындауларын немесе жалақы бекітулерін тіркеуді ұмыту.

Бұл қателерді әдетте ерте байқалса, оңай түзетуге болады. Бірақ банк, инвестор, сатып алушы немесе салық маманы құжат сұрағанда және нақты қағаз ізі болмағанда, оларды жөндеу қиынға соғады.

Zenind корпоративтік формальдылықтарды реттеуге қалай көмектеседі

Zenind кәсіпкерлерге бизнесті аздаған сәйкестік қиындықтарымен құруға және жүргізуге көмектесу үшін жасалған. S corporation үшін бұл корпоративтік иеліктің ағымдағы әкімшілік жағын басқарудың құрылымды тәсілі бар екенін білдіреді.

Бизнестің қажеттіліктеріне қарай, Zenind мына салаларда қолдау көрсете алады:

• Ұйым құру және бастапқы баптау.
• Тіркелген агент қызметі.
• Сәйкестік туралы ескертулер мен бақылау.
• Құжаттарды реттеу.
• Ағымдағы өтінімдер мен тапсыруларға қолдау.

Мақсат - жиналыстар, хаттамалар және бекітулер күнделікті жұмыста жоғалып кетпейтіндей, тәртіпті сақтауды жеңілдету. Шамасы көп құрылтайшылар үшін мұндай жүйе елеулі айырмашылық жасай алады.

S Corp директорлар кеңесінің сәйкестік бақылау тізімі

Корпорацияны тәртіпте ұстау үшін осы бақылау тізімін пайдаланыңыз:

• Ішкі ережелеріңізде не талап етілетінін растаңыз.
• Жиналыстар мен жазбаша келісім бойынша штат заңындағы міндеттемелерді қарап шығыңыз.
• Қолданылса, талап етілетін жыл сайынғы жиналысты өткізіңіз.
• Әрекет жасамас бұрын кворумды тексеріңіз.
• Жазбаша күн тәртібін пайдаланыңыз.
• Түсінікті хаттама жүргізіңіз.
• Қол қойылған қарарлар мен келісімдерді сақтаңыз.
• Әр жиналыстан кейін корпоративтік жазбаларды жаңартыңыз.
• Басшы және директор тағайындауларын жүйелі қарап отырыңыз.
• Жалақы мен ірі бекітулерді құжаттаңыз.

Қорытынды ой

S corp директорлар кеңесінің жиналыс талаптары тек белгі қою үшін емес. Олар корпорацияңыздың нақты корпоративтік басқаруы, құжатталған шешімдері және дұрыс рәсімдері бар шынайы компания ретінде жұмыс істеп жатқанын көрсетуге арналған.

Нақты ережелер штат заңына және ішкі ережелеріңізге байланысты, бірақ негізгі әдеттер барлық жерде бірдей: қажет жиналыстарды өткізу, хаттама жүргізу, рұқсат етілген кезде жазбаша келісімдерді пайдалану және корпоративтік жазбаларды тәртіпті сақтау. Бұл әдеттерді ерте қалыптастырсаңыз, сәйкестікті басқару әлдеқайда жеңіл болады.

Өсуге назар аударғысы келетін құрылтайшылар үшін, қағазбастылықтың орнына айқын сәйкестік жүйесі уақытты үнемдеп, тәуекелді азайтып, компанияны келесі кезеңіне дайын ұстай алады.

Жиі қойылатын сұрақтар

Барлық S corporation-дарға директорлар кеңесінің жиналыстары қажет пе?

Міндетті түрде бірдей түрде немесе бірдей кестемен емес. Талаптар штат заңына, ішкі ережелерге және корпорацияның ішкі басқару құжаттарына байланысты.

S Corp үшін жиналыс хаттамалары қажет пе?

Көп жағдайда иә, әсіресе дұрыс жазбаны сақтап, маңызды шешімдерді құжаттағысы келетін корпорациялар үшін. Хаттамалар - корпоративтік құжат жүргізудің стандартты бөлігі.

S Corp жиналыссыз шешімдерді мақұлдай ала ма?

Көбіне иә, егер басқарушы құжаттар мен қолданылатын штат заңы жазбаша келісімге рұқсат берсе. Келісім дұрыс қол қойылып, корпоративтік жазбалармен бірге сақталуы тиіс.

Ең маңыздысы нені құжаттау керек?

Меншікке, өкілеттікке, жалақыға, қаржыландыруға және ірі бизнес шешімдеріне әсер ететін әрекеттерді құжаттаңыз. Кейін адамдар көбіне сол жазбаларды сұрайды.