Басқарудың сақшысы: корпоративтік хатшы деген не және ол не үшін қажет?

Бизнес тіркегенде, сіз тек бренд құрып қана қоймайсыз; сіз қатаң штаттық және федералдық ережелерге бағынуға тиіс күрделі заңды тұлға қалыптастырасыз. Осындай күрделілікті басқару үшін әрбір корпорация негізгі басшылық командасына сүйенеді. Президент пен қазынашы кеңінен танымал рөлдер болғанымен, корпоративтік басшылықтың үшінші маңызды тірегі — корпоративтік хатшы.

Көбіне тек әкімшілік немесе іс жүргізуші қызмет деп түсіндірілетін корпоративтік хатшы шын мәнінде жоғары деңгейдегі лауазымды тұлға әрі компанияның құқықтық және кәсіби тұтастығын сақтайтын маңызды сақшы болып табылады. Корпоративтік құжаттарды басқарудан бастап штаттық есеп беру мерзімдерін сақтауға дейін, корпоративтік хатшы корпорацияның табысы мен ұзақ мерзімді тұрақтылығында шешуші рөл атқарады. Бұл нұсқаулықта корпоративтік хатшының міндеттері, маңызы және қазіргі бизнестегі заңдық қажеттілігі қарастырылады.

Корпоративтік хатшы деген не?

Корпоративтік хатшы — корпорацияның басқару және сәйкестік жүйесіне жауапты жоғары деңгейдегі атқарушы лауазымды тұлға. Ол Директорлар кеңесі мен компания акционерлері арасындағы негізгі байланыс ретінде қызмет етеді және барлық корпоративтік әрекеттердің заңға әрі компанияның өз жарғы ережелеріне сәйкес жүзеге асырылуын қамтамасыз етеді.

Көптеген штаттарда корпоративтік хатшы құрылу сәтінде міндетті үш лауазымды тұлғаның бірі болып саналады. Президент операциялық қызметті басқарып, қазынашы қаржыны басқарса, хатшы «ойын ережелерінің» сақталуын қамтамасыз етеді.

Корпоративтік хатшының негізгі міндеттері

Корпоративтік хатшының нақты міндеттері корпорацияның жарғы ережелерінде айқындалады, бірақ олар әдетте төрт маңызды бағытты қамтиды:

1. Құжаттар мен жазбалардың сақтаушысы

Корпоративтік хатшы — корпоративтік хаттама кітабының сақтаушысы. Бұған мыналарды жүргізу кіреді:
* Директорлар кеңесі мен акционерлер жиналыстарының ресми хаттамалары.
* Корпорацияның акциялар тізілімі және капиталдандыру кестесі.
* Құрылу құжаттарының, жарғы ережелерінің және түзетулердің көшірмелері.
* Барлық корпоративтік шешімдер мен куәліктердің жазбасы.

2. Корпоративтік жиналыстарды ұйымдастырушы

Штат заңнамасы корпорациялардан жыл сайынғы акционерлер жиналыстарын және тұрақты директорлар кеңесі отырыстарын өткізуді талап етеді. Хатшы осы іс-шаралардың ұйымдастырылуына жауап береді, соның ішінде:
* Акционерлер мен директорларға жиналыс туралы ресми хабарламалар жіберу.
* Жиналыс күн тәртібін дайындау және тиісті заңдық құжаттарды тарату.
* Ұсыныстарды, дауыс берулерді және сенімхаттарды жинау және тіркеу.

3. Басқару және сенімгерлік кеңесші

Тәжірибелі корпоративтік хатшы Директорлар кеңесіне кеңесші ретінде қызмет етеді. Ол басқарудың қазіргі үрдістері туралы нұсқаулық береді және кеңес мүшелеріне олардың сенімгерлік міндеттері бойынша кеңес беріп, ықтимал құқықтық немесе этикалық мәселелерді ушықпай тұрып басқаруға көмектеседі.

4. Бас сәйкестік жөніндегі жауапты тұлға

Хатшы корпорацияның штатпен жақсы мәртебеде болуын қамтамасыз етеді. Бұған жылдық есептерді, франшиза салығы бойынша декларацияларды және корпоративтік жазбаларға қажет барлық түзетулерді уақтылы тапсыру кіреді.

Рөлді нақтылау: жиі қойылатын сұрақтар

• Хатшы директорлар кеңесінің мүшесі бола ма? Міндетті емес. Хатшы директор немесе акционер де бола алады, бірақ бұл талап етілмейді. Ол кеңес сайлайтын лауазымды тұлға болып табылады.
• Хатшы міндетті түрде заңгер болуы керек пе? Жоқ. Ірі корпорациялар кейде хатшы қызметіне адвокатты тағайындайды (сонымен бірге бас заң кеңесшісі ретінде), бірақ бұл заң талабы емес. Жоғары деңгейде ұйымдасқан және адал кез келген ересек адам бұл қызметті атқара алады.
• Бір адам бірнеше лауазымды қатар атқара ала ма? Иә. Әсіресе шағын немесе бір адамдық корпорацияларда бір тұлғаның бір мезгілде Президент, қазынашы және хатшы болуы жиі кездеседі.

Хатшы мен корпоративтік хатшы: өкілеттікті айқындау

«Корпоративтік хатшыны» жиналыс хатшысынан немесе әкімшілік көмекшіден ажырата білу маңызды. Жиналыс хатшысы тек жазба жүргізуі мүмкін, ал корпоративтік хатшы ресми бизнес-жазбаларды куәландыруға арналған «нақты және көрінетін өкілеттігі» бар жоғары деңгейдегі лауазымды тұлға болып табылады. Банкке немесе мемлекеттік органға директорлар кеңесі шешімінің куәландырылған көшірмесі қажет болғанда, заңдық салмақ беретін — корпоративтік хатшының қолы.

Қорытынды

Корпоративтік хатшының рөлі корпорацияның саулығы үшін негіз болып табылады. Дәл әрі толық жазбаларды сақтап, басқару рәсімдерінің қатаң орындалуын қамтамасыз ету арқылы хатшы компанияны ішкі даулардан және сыртқы құқықтық талаптардан қорғайды. Тұрақты әрі кәсіби ұйым құруды көздеген құрылтайшылар үшін мұқият корпоративтік хатшыны тағайындау — ең ақылды стратегиялық қадамдардың бірі.

Ескерту: Бұл нұсқаулық тек ақпараттық мақсатта берілген және заңдық немесе кәсіби кеңес болып саналмайды. Корпоративтік лауазымды тұлғаларға қойылатын талаптар штатқа қарай өзгереді. Корпорацияңыздың басшылық құрылымы бойынша нақты нұсқаулық алу үшін білікті маманмен немесе штаттың Secretary of State кеңсесімен кеңесіңіз.