Үйден жұмыс істеу: үйде жүргізілетін бизнесті апаттар мен қайғылы оқиғаларға қалай дайындауға болады

Үйден бизнес жүргізу икемділік, төмен шығын және күнделікті жұмысыңызды көбірек бақылау мүмкіндігін береді. Бірақ оның өзіндік бір қиындығы бар: бизнес пен жеке өмір көбіне бір физикалық кеңістікті, бір интернет байланысын, кейде тіпті бір жабдықты бөліседі. Апат болған кезде, мұндай қабаттасу онсыз да қиын жағдайды одан әрі күрделендіруі мүмкін.

Қатты дауыл, өрт, су тасқыны, ауру, отбасылық төтенше жағдай, электр қуатының өшуі, кибершабуыл немесе жабдықтың істен шығуы табысыңызды бір сәтте тоқтатуы мүмкін. Егер сіз үйден жұмыс істесеңіз, алдын ала жоспарлау жай ғана жақсы идея емес. Бұл жауапты бизнес иелігінің бір бөлігі.

Мықты үздіксіздік жоспары клиенттермен байланысты сақтауға, маңызды жазбаларды қорғауға, стрессті азайтуға және өмір күтпеген бағытқа бұрылғанда да жұмысты жалғастыруға көмектеседі. Сіз жеке негізін қалаушы, фрилансер немесе өсіп келе жатқан компанияның иесі болсаңыз да, төмендегі қадамдар үйде жүргізілетін бизнесіңізді күтпеген оқиғаларға дайындауға көмектеседі.

Неліктен үйде жүргізілетін бизнес үшін апаттарға дайындық маңызды

Үйде жүргізілетін бизнес көбіне бөлек кеңсесі және арнайы ІТ-қолдауы бар дәстүрлі компанияға қарағанда осал болады. Бір оқиға бір уақытта әрі отбасыңызға, әрі табысыңызға әсер етуі мүмкін. Сондықтан дайындық әсіресе маңызды.

Жоспарсыз сіз мына ресурстарға қол жеткізуден айырылуыңыз мүмкін:

• Клиент жазбалары мен шот-фактуралар
• Бір ғана құрылғыда сақталған жұмыс файлдары
• Клиенттермен байланыс арналары
• Төлем қабылдау құралдары
• Жөнелтуге қажетті қор немесе тауар қоры
• Маңызды заңдық және салықтық құжаттар

Нақты жоспар негізгі функцияларды, тіпті уақытша ауқымды қысқартуға тура келсе де, жұмыс істетіп тұруға көмектеседі. Ол сондай-ақ клиенттер мен серіктестерге сіздің ұйымшыл әрі сенімді екеніңізді көрсетеді.

Үздіксіздік ойлау тәсілінен бастаңыз

Үздіксіздік жоспарын бизнесіңіз не болса да міндетті түрде істей алуы керек нәрселерді анықтау деп қараңыз. Сіз толық қуатта жұмыс істей алмауыңыз мүмкін, бірақ ең маңызды бөліктерін көбіне қозғалыста ұстай аласыз.

Өзіңізге мына сұрақтарды қойыңыз:

• Қандай қызметтер немесе өнімдер табыс үшін аса маңызды?
• Қандай міндеттерді бірнеше күнге тоқтатуға болады?
• Мен күнде қандай жүйелерге сүйенемін?
• Қандай жазбаларды немесе файлдарды қалпына келтіру ең қиын болады?
• Егер мен уақытша қолжетімсіз болсам, кімге хабарлау керек?

Ең маңызды функцияларды анықтағаннан кейін, жоспарды солардың айналасында құрыңыз. Ол шынайы, орындауға оңай және күйзеліс кезінде тез табылатын болуы керек.

Жеке және бизнес активтерін мүмкіндігінше бөлек ұстаңыз

Бизнес үйден жүргізілген кезде бәрін араластырып жіберу оңай. Қысқа мерзімде бұл ыңғайлы көрінуі мүмкін, бірақ апат кезінде қиындық тудырады және кейін заңдық немесе қаржылық мәселелерді күрделендіреді.

Неғұрлым құрылымды жүйе қиындық туған кезде басқаруға жеңілірек болады. Мына әрекеттерді қарастырыңыз:

• Бөлек бизнес банк шотын ұстау
• Компания шығындары үшін бизнес кредит картасын пайдалану
• Бизнес құжаттарын бөлек цифрлық қалталарда сақтау
• Жеке бизнес телефон нөмірін немесе электрондық пошта мекенжайын қолдану
• Түбіртектерді, келісімшарттарды және салық жазбаларын бір жерде реттеу

Егер сіз әлі бизнес құрылымын таңдамаған болсаңыз, LLC немесе corporation құру бизнес пен жеке істер арасындағы шекараны айқынырақ етуге көмектесуі мүмкін. Zenind кәсіпкерлерге АҚШ-та бизнес құрып, бастапқы кезеңнен-ақ анағұрлым кәсіби негіз қалыптастыруға көмектеседі.

Деректердің сақтық көшірмесін алдын ала жасаңыз

Технологиялық ақаулар бизнес жұмысына ең жиі және ең аз бағаланатын кедергілердің бірі болып табылады. Зақымданған ноутбук, бүлінген диск, ұрланған телефон немесе ransomware шабуылы ақпарат тек бір жерде сақталса, жұмысты тоқтатып тастауы мүмкін.

Тәуекелді азайту үшін көп деңгейлі резервтік көшіру тәсілін қолданыңыз:

• Файлдарды нұсқа тарихы бар бұлттық сақтау жүйесінде сақтаңыз
• Жергілікті сақтық көшірмені сыртқы дискіде ұстаңыз
• Маңызды құжаттарды бірнеше құрылғы арасында синхрондаңыз
• Маңызды байланыстар мен клиент жазбаларының көшірмелерін экспорттаңыз
• Қажет болғанда файлдарды қалпына келтіре алатыныңызды тексеріңіз

Төтенше жағдайда қажет болатын құжаттарға ерекше мән беріңіз:

• Құрылу құжаттары
• Operating agreement немесе bylaws
• Сақтандыру полистері
• Салық есептіліктері
• Жеткізуші келісімдері
• Құпиясөзді қалпына келтіру кодтары
• Клиенттерге қызмет көрсету үлгілері

Сақтық көшірме тек оған тез қол жеткізе алсаңыз ғана пайдалы. Сақтау жүйеңіз жұмыс үстеліндегі компьютерге ғана емес, кез келген қауіпсіз құрылғыдан ашылатынына көз жеткізіңіз.

Байланыс жоспарын жасаңыз

Күтпеген жағдай болғанда клиенттер үшін ең маңыздысы — айқындық. Олар сізбен байланысу мүмкін бе, мерзімдер өзгерді ме, және келесі жаңарту қашан болатынын білгісі келеді.

Ол қажет болмай тұрып-ақ байланыс жоспарын дайындап қойыңыз. Оған мыналар кіруі керек:

• Веб-сайт келушілеріне арналған қысқа хабарлама
• Белсенді клиенттерге жіберілетін электрондық пошта үлгісі
• Уақытша кешігулерге арналған әлеуметтік желі жарияланымы
• Егер қолдансаңыз, мәртебе беті немесе хабарландыру тәсілі
• Алдымен кімдерге тікелей хабарлау керектігінің тізімі

Тонды сабырлы, шынайы және қысқа ұстаңыз. Жеке мәліметтерді ашудың қажеті жоқ. “Бізде уақытша үзіліс болып жатыр, жаңартуларды мүмкіндігінше тез береміз” сияқты қарапайым хабарлама көбіне жеткілікті.

Егер сіз тұрақты клиенттермен жұмыс істесеңіз, үзіліс кезінде қалай байланысатыныңызды алдын ала түсіндіріңіз. Мұндай күтуді басқару кестелер өзгерген кезде сенімді сақтауға көмектеседі.

Кез келген жерден қол жеткізуге болатын байланыс тізімін жасаңыз

Төтенше жағдайда телефоныңыз қолыңызда болмауы, жоғалуы, қуаты таусылуы немесе қолжетімсіз болуы мүмкін. Байланыс тізімін тек бір ғана құрылғыда сақтамаңыз.

Қауіпсіз резервтік тізімде мына адамдар мен ұйымдар болсын:

• Клиенттер мен ықтимал клиенттер
• Жеткізушілер мен мердігерлер
• Банк және төлем өңдеуші қолдауы
• Сақтандыру компаниясының байланыстары
• Бухгалтер немесе салық маманы
• Заңгер немесе құрылу қызметі бойынша байланыс
• Отбасының төтенше байланыстары
• Нұсқау қажет болуы мүмкін кез келген мердігерлер немесе команда мүшелері

Бұл тізімді бұлттық аккаунтта, құпиясөз менеджерінде және қажет болса қағаз нұсқада сақтаңыз. Мақсат — қалыпты жұмыс үрдісіңіз үзілгеннің өзінде дұрыс адамдарға хабарласа алу.

Табысыңызды қорғайтын жүйелер құрыңыз

Апат тек уақытыңызды ғана емес, ақша ағынын да тоқтатуы мүмкін. Жоспар болмаса, қысқа үзілістің өзі шот-фактураларды кешіктіруі, сатылымды азайтуы немесе тапсырыстарды тоқтатуы мүмкін.

Табыстың үздіксіздігін күшейту үшін:

• Мүмкін болған жерде автоматтандырылған шот-фактура жасауды орнатыңыз
• Онлайн төлем опцияларын қосыңыз
• Қайталанатын жазылымдардың белсенді және құжатталған күйде болуын қадағалаңыз
• Уақытша қиындықтарға арналған резервтік қор ұстаңыз
• Төлем өңдеушіге қолжетімділік пен аккаунтты қалпына келтіру қадамдарын қарап шығыңыз
• Қажет болса, маңызды құралдарға басқа біреу кіре алатынына көз жеткізіңіз

Егер бизнесіңіз физикалық өнімдерге тәуелді болса, жеткізу тоқтағанда, қор кешіккенде немесе жұмыс аймағыңыз жарамсыз болғанда не болатынын алдын ала жоспарлаңыз. Егер бизнесіңіз қызмет көрсетуге негізделсе, кездесулер, жеткізу кестелері және клиент мерзімдері қалай басқарылатынын анықтаңыз.

Жұмыс орныңыз бен жабдықты дайындаңыз

Үй кеңсесі апаттардың бәріне бірдей осал болмауы мүмкін, бірақ ол бәрібір құралдарыңызды зақымдап, қалпына келуді баяулататын қауіптерге ұшырайды.

Тиімді қадамдар мыналар:

• Маңызды жабдық үшін кернеуден қорғағыш қолдану
• Электрониканы мүмкіндігінше еденнен жоғары ұстау
• Сымдарды, зарядтағыштарды және құрылғыларды белгілеу
• Сақтық көшірмелер мен қағаз құжаттарды су тимейтін жерде сақтау
• Құнды заттар мен тасымалданатын құрылғыларды қауіпсіздендіру
• Қымбат жабдықты сақтандыру жазбалары үшін суретке түсіру

Егер сізде арнайы жұмыс орны болса, тез көшу үшін не қажет болатынын ойлаңыз. Ноутбук, мобильді хотспот және маңызды файлдары бар портативті жинақ үйіңіз жарамсыз болып қалса, уақытша жерден жұмыс істеуге көмектеседі.

Сақтандыру мен заңдық қорғанысты қайта қарап шығыңыз

Көптеген үйден жұмыс істейтін кәсіпкерлер өздеріне қаншалықты қорғаныс керектігін төмен бағалайды. Сақтандыру мен бизнес құрылымы тәуекелді жоймайды, бірақ қалпына келуді әлдеқайда жеңілдетеді.

Сізде келесі қамту бар-жоғын тексеріңіз:

• Бизнес мүлкі мен жабдығы
• Жауапкершілік тәуекелі
• Кибер оқиғалар
• Бизнес үзілісі
• Тауар қоры немесе жеткізу шығындары
• Егер қолданылса, кәсіби қызметтерге қатысты талаптар

Сонымен қатар бизнес құрылымыңыздың, тіркеулеріңіздің және жазбаларыңыздың өзекті екенін растаңыз. Егер сіз бөлек заңды тұлға ретінде жұмыс істесеңіз, талап етілетін есептерді тапсырып, тіркелген агентті сақтап, құрылу құжаттарын қауіпсіз жерде сақтау арқылы компанияңыздың тәртібін сақтаңыз.

Zenind кәсіби әрі жүйелі бизнес орнатқысы келетін кәсіпкерлерді қолдайды, әсіресе бір күні әкімшілік жүйелері күштірек және заңдық бөлінуі айқынырақ бизнес құрып жатқанда.

Отбасылық төтенше жағдайлар мен жеке кедергілерге дайын болыңыз

Әрбір үзіліс табиғи апат бола бермейді. Ауру, күтім көрсету міндеттері, мектептердің жабылуы немесе отбасылық төтенше жағдайлар да үйден бизнесті жүргізуді қиындатуы мүмкін.

Сондықтан практикалық жоспар жеке кедергілерді де ескеруі керек. Мыналарды қарастырыңыз:

• Төтенше жағдайларға арналған қысқартылған жұмыс кестесі
• Қауіпсіз кейінге қалдыруға болатын міндеттердің тізімі
• Клиентке хабарлама үлгілері
• Қажет болса, резервтік бала күтімі немесе қолдау жүйесі
• Шұғыл жұмысты сенімді көмекшіге тапсыру тәртібі

Сіз әр мүмкін оқиғаны болжай алмайсыз. Сізге тек қысым кезінде бәрін басынан шешпей-ақ әрекет етуге көмектесетін құрылым қажет.

Ең маңызды рәсімдеріңізді құжаттаңыз

Егер сіздің бизнесіңіздің қалай жұмыс істейтінін тек өзіңіз ғана білсеңіз, бір ғана істен шығу нүктесін жасайсыз. Тіпті жалғыз жұмыс істесеңіз де, процестерді құжаттау үзілістен кейін қалпына келуді жеңілдетеді.

Мына әрекеттерге арналған қарапайым нұсқаулықтарды жазыңыз:

• Жаңа тапсырыстарды немесе клиент сұрауларын қабылдау
• Шот-фактура шығару және төлем жинау
• Өнімді немесе қызметті жеткізу
• Бағдарламалар мен логиндерге қол жеткізу
• Клиенттік қолдау сұрақтарына жауап беру
• Маңызды мерзімдерді тапсыру немесе бақылау

Бұл нұсқаулар мінсіз нұсқаулық болудың қажеті жоқ. Қысқа, түсінікті чек-парақтар көбіне жылдам қалпына келуге жеткілікті.

Жоспарыңызды апат болмай тұрып тексеріңіз

Ешқашан тексерілмеген жоспар — бұл жай ғана теория. Үздіксіздік қадамдарын орнатқаннан кейін, оларды мезгіл-мезгіл қарап шығып, бірнеше практикалық жаттығу жасаңыз.

Мысалы:

• Ноутбук қолжетімсіз деп елестетіп, файлдарды қалпына келтіре алатыныңызды тексеріңіз
• Резервтік көзден негізгі құжатты табуға тырысыңыз
• Бес минут ішінде жібере алатын клиент хабарының мәтінін дайындаңыз
• Басқа жерде бір күн жұмыс істей алатыныңызды тексеріңіз
• Басқа бір сенімді адамның төтенше байланыстарды таба алатынына көз жеткізіңіз

Тексеру әлсіз тұстарды нақты оқиға болғанға дейін анықтайды. Ол сондай-ақ нақты жағдай орын алғанда жауапыңызды жылдамырақ әрі сенімдірек етеді.

Қалпына келтіру чек-парағын сақтаңыз

Апат немесе қайғылы оқиға болғанда, әдетте автоматты түрде істейтін қадамдарды ұмыту оңай. Қалпына келтіру чек-парағы шатасуды азайтады және келесі әрекетке назар аударуға көмектеседі.

Сіздің чек-парағыңызда мыналар болуы мүмкін:

1. Алдымен жеке және отбасы қауіпсіздігін растау
2. Маңызды құрылғылар мен аккаунттарға қолжетімділікті қамтамасыз ету
3. Қажет болса, клиенттерді кешігулер туралы хабардар ету
4. Мүмкін болса, интернетті, электрді немесе резервтік қолжетімділікті қалпына келтіру
5. Маңызды файлдар мен төлем жүйелерін қалпына келтіру
6. Мерзімдерді, жеткізу міндеттемелерін және кездесулерді тексеру
7. Жеткізушілерді, мердігерлерді немесе команда мүшелерін хабардар ету
8. Не істен шыққанын қарап, кейін жоспарыңызды жақсарту

Чек-парақты әрі цифрлық, әрі қағаз нұсқада сақтаңыз. Күйзеліс жағдайында қарапайымдық маңызды.

Дайындықты бизнес тәртібінің бір бөлігіне айналдырыңыз

Ең жақсы апат жоспары — сіз үнемі қолдап отыра алатын жоспар. Дайындықты бір реттік жоба ретінде қарастырмай, оны бизнес әдеттеріңіздің бір бөлігіне айналдырыңыз.

Тоқсан сайынғы шолу жоспарыңызды өзектендіріп тұруға жеткілікті болуы мүмкін. Сол шолу кезінде мыналарды тексеріңіз:

• Сақтық көшірмелердің жұмыс істеп тұрғанын
• Байланыс ақпараттарының өзектілігін
• Құпиясөздер немесе рұқсат деңгейлері жаңартуды қажет ете ме
• Сақтандыру құжаттары әлі де дұрыс па
• Жаңа құралдар немесе жеткізушілер жазбаларыңызға қосылуы керек пе
• Жұмыс тәртібіңіз өзгеріп, жоспарды қайта қарау қажет пе

Бизнесіңіз өскен сайын тәуекел профиліңіз де өзгереді. Көбірек клиент, көбірек құрал, көбірек файл және көбірек табыс арналары үздіксіздікке анағұрлым мұқият қарауды талап етеді.

Қорытынды ойлар

Үйден жұмыс істеу кәсіпкерлерге икемділік береді, бірақ ол тәртіпті де талап етеді. Апат немесе қайғылы оқиға болғанда, үйде жүргізілетін бизнеске бірнеше бағыттан бірдей әсер етуі мүмкін. Шешім тәуекелді толық жою емес. Шешім — дайын болу.

Мықты жоспар жазбаларыңызды қорғайды, клиенттеріңізді қолдайды және күтпеген жағдай туындағанда алға жылжуға жол ашады. Бизнес пен жеке жүйелерді бөлу, деректердің сақтық көшірмесін жасау, процестерді құжаттау және байланыс ережелерін нақтылау арқылы сіз стрессті азайтып, жұмысты жалғастыра аласыз.

Үйде маңызды бизнес құрып жатқан негізін қалаушылар үшін құрылым маңызды. Zenind кәсіпкерлерге кәсіби деңгейде жұмыс істеуге және ұзақ мерзімге реттелген күйде қалуға қажет құралдармен АҚШ-та бизнес құруға және оны жүргізуге көмектеседі.