7 Tip Pintar Perjalanan Perniagaan untuk Pengasas dan Pemilik Perniagaan Kecil

Perjalanan perniagaan boleh menjadi antara bahagian paling produktif dalam membina syarikat. Perjalanan yang dirancang dengan baik boleh membantu anda menutup perjanjian, bertemu rakan kongsi, melawat pelanggan, membuka akaun, atau memajukan projek dalam satu hari. Perjalanan yang tidak dirancang dengan baik pula boleh menghabiskan masa, wang, dan tumpuan.

Bagi pengasas dan pemilik perniagaan kecil, matlamatnya bukan untuk melancong lebih banyak. Matlamatnya ialah untuk melancong dengan tujuan, kekal teratur, dan pulang dengan hasil. Sama ada anda terbang merentas negara untuk mesyuarat jualan atau keluar untuk lawatan pelanggan pada hari yang sama, tip perjalanan perniagaan ini boleh membantu anda menjimatkan masa dan mengurangkan stres.

1. Mulakan dengan objektif perniagaan yang jelas

Perjalanan perniagaan yang paling cekap bermula sebelum anda menempah apa-apa. Tanya satu soalan: apakah hasil yang saya perlukan daripada perjalanan ini?

Objektif yang kukuh memastikan jadual perjalanan anda kekal fokus. Daripada menjadualkan mesyuarat secara rawak sekitar tarikh perjalanan, bina perjalanan berdasarkan hasil perniagaan yang anda mahu capai.

Contoh objektif yang jelas termasuk:

• Menandatangani kontrak dengan pelanggan baharu
• Bertemu pemberi pinjaman, akauntan, atau peguam secara bersemuka
• Melawat pembekal atau rakan kongsi pembuatan
• Menghadiri acara industri dengan matlamat jaringan yang khusus
• Membuka akaun bank perniagaan atau menyelesaikan urusan pemfailan secara bersemuka

Setelah objektif ditetapkan, anda boleh menentukan sama ada perjalanan itu berbaloi dengan kosnya. Jika ya, setiap pilihan tempahan harus menyokong matlamat tersebut.

2. Tempah untuk kebolehpercayaan, bukan sekadar harga

Perjalanan yang murah boleh menjadi mahal apabila penerbangan tertunda, sambungan terlalu ketat, atau masa ketibaan anda terlalu singkat untuk mesyuarat yang perlu dihadiri.

Jika boleh, pilih penerbangan dan hotel berdasarkan kebolehpercayaan dan lokasi terlebih dahulu, kemudian harga. Penerbangan terus yang sedikit lebih mahal mungkin menjadi keputusan perniagaan yang lebih baik jika ia mengurangkan risiko terlepas mesyuarat atau kehilangan masa bekerja.

Cari perkara berikut:

• Penerbangan terus apabila masa sangat penting
• Hotel berhampiran lokasi mesyuarat
• Ketibaan sehari lebih awal sebelum acara penting
• Polisi tambang yang fleksibel apabila rancangan mungkin berubah
• Pilihan sandaran sekiranya cuaca atau kelewatan berlaku

Jika anda kerap melancong, program kesetiaan juga boleh berguna. Status syarikat penerbangan dan hotel mungkin menawarkan daftar masuk yang lebih pantas, tempat duduk yang lebih baik, naik taraf percuma, dan akses lounge. Faedah ini boleh menjimatkan masa dan menjadikan perjalanan kerap lebih mudah diurus.

3. Kemas seperti pengendali profesional

Kemas dengan baik bukan tentang membawa lebih banyak barang. Ia tentang mengurangkan halangan.

Beg perjalanan yang baik sepatutnya membolehkan anda bergerak pantas melalui lapangan terbang, perkhidmatan pengangkutan, lobi, dan mesyuarat tanpa perlu mencari kabel atau dokumen dalam keadaan berselerak. Bina sistem kemas yang boleh diulang supaya anda tidak bermula dari kosong setiap kali.

Kit perjalanan perniagaan yang berguna mungkin merangkumi:

• Beg kabin yang sesuai untuk tempoh perjalanan biasa anda
• Sarung komputer riba atau beg kerja nipis
• Pengecas untuk setiap peranti yang anda rancang untuk gunakan
• Power bank
• Fon kepala pembatal bunyi
• Pen dan buku nota untuk catatan ringkas
• Kad perniagaan jika anda masih menggunakannya
• Salinan digital dokumen penting

Kemas mengikut destinasi. Jika anda ada mesyuarat dengan pelanggan, bawa baju atau blazer tambahan. Jika anda akan bekerja dari bilik hotel, pastikan pengecas komputer riba, pengecas telefon, dan penyelesaian hotspot semuanya ada dalam beg sebelum anda keluar.

Beg perjalanan terbaik bukanlah yang paling banyak memuatkan barang. Ia ialah yang memudahkan langkah seterusnya.

4. Lindungi masa anda semasa dalam perjalanan

Masa perjalanan tidak semestinya masa yang hilang. Dalam banyak keadaan, ia ialah peluang terbaik untuk mengurus kerja yang tidak memerlukan tumpuan mendalam.

Gunakan penerbangan, perjalanan kereta api, dan perjalanan kereta yang panjang untuk menyiapkan tugas seperti:

• Menyemak pembentangan
• Membalas e-mel yang memerlukan jawapan ringkas
• Menyusun nota daripada panggilan terkini
• Menyediakan agenda untuk mesyuarat akan datang
• Mengejar resit perbelanjaan
• Membaca laporan industri atau bahan pelanggan

Jika anda menjangka akan bekerja semasa dalam perjalanan, sediakan senarai ringkas sebelum bertolak. Tentukan apa yang anda boleh capai secara realistik semasa bergerak dan apa yang patut ditangguhkan sehingga anda mempunyai ruang kerja yang lebih baik.

Ia juga membantu untuk melindungi satu blok masa untuk berehat. Perjalanan perniagaan lebih mudah apabila anda tidak cuba bekerja setiap minit sepanjang hari. Rehat singkat boleh meningkatkan tumpuan sebelum mesyuarat penting.

5. Bina setup teknologi dan kuasa yang boleh dipercayai

Perjalanan perniagaan moden bergantung pada teknologi. Jika komputer riba anda kehabisan bateri, telefon anda tidak boleh bersambung, atau fail anda tidak boleh diakses, perjalanan anda boleh menjadi perlahan dengan cepat.

Sebelum berlepas, semak bahawa peranti anda sedia:

• Cas penuh telefon, tablet, dan komputer riba anda
• Bawa kabel dan penyesuai pengecas yang betul
• Muat turun dokumen penting untuk akses luar talian
• Hidupkan sandaran awan dan pengesahan dua faktor
• Uji hotspot atau sambungan sandaran anda

Wi-Fi awam memang mudah, tetapi tidak sentiasa selamat. Elakkan log masuk ke akaun sensitif pada rangkaian yang tidak dikenali melainkan anda memahami risikonya dan menggunakan perlindungan yang betul.

Power bank dan pengecas kompak boleh menyelesaikan banyak masalah. Jika anda bekerja secara jarak jauh semasa melancong, setup kecil ini selalunya lebih bernilai daripada satu lagi barang di dalam bagasi anda.

6. Gunakan aplikasi dan alat yang mengurangkan halangan

Beberapa alat yang baik boleh menjadikan perjalanan perniagaan jauh lebih mudah. Tujuannya bukan untuk mengumpul aplikasi. Tujuannya ialah untuk mengautomasikan tugas berulang dan memastikan perjalanan anda teratur.

Kategori alat yang berguna termasuk:

• Pengurus jadual perjalanan yang menyimpan butiran penerbangan, hotel, dan sewaan kereta di satu tempat
• Alat semakan tempat duduk dan hotel yang membantu anda memilih susun atur yang lebih baik
• Aplikasi penjejakan perbelanjaan yang menangkap resit semasa anda bergerak
• Alat kalendar yang menyesuaikan masa secara automatik merentas zon waktu
• Alat peta dan transit yang membantu anda menganggarkan masa perjalanan antara mesyuarat

Jika anda menyelaraskan beberapa hentian, bina jadual perjalanan berdasarkan geografi. Kumpulkan mesyuarat mengikut kejiranan atau kawasan bandar apabila boleh. Laluan yang nampak cekap di atas kertas masih boleh menyebabkan kesesakan dan stres jika janji temu dijadualkan terlalu berjauhan.

Bagi pengasas, perancangan sebegini penting. Setiap jam yang dijimatkan daripada logistik ialah satu jam yang boleh anda gunakan untuk hasil, operasi, atau hubungan pelanggan.

7. Pastikan perbelanjaan, rekod, dan pematuhan teratur

Perjalanan lebih mudah apabila bahagian belakang operasi anda sudah tersusun sebelum anda bertolak.

Simpan salinan pengesahan, resit, dan nota mesyuarat dalam satu sistem. Itu memudahkan anda memfailkan perbelanjaan, menjejak potongan cukai, dan menyemak pulangan pelaburan perjalanan kemudian.

Sekurang-kurangnya, anda harus tahu:

• Berapa kos perjalanan itu
• Mengapa perjalanan itu dibuat
• Mesyuarat atau acara perniagaan mana yang telah diselesaikan
• Resit mana yang perlu disimpan
• Sama ada terdapat tindakan susulan selepas perjalanan

Ini juga masa yang sesuai untuk menyemak operasi perniagaan anda secara keseluruhan. Jika anda sedang menubuhkan syarikat baharu, membuka akaun, atau membuat persediaan untuk pertumbuhan, pastikan rekod entiti dan tugas pematuhan anda dikemas kini sebelum anda melancong. Bahagian belakang operasi yang kemas menyokong perjalanan yang lebih lancar, keputusan yang lebih pantas, dan kurang kejutan apabila anda pulang.

Zenind membantu usahawan kekal teratur di bahagian perniagaan, supaya perjalanan dan pematuhan tidak bersaing untuk mendapatkan perhatian anda.

Senarai semak perjalanan perniagaan

Gunakan senarai semak ringkas ini sebelum anda bertolak:

• Sahkan tujuan perjalanan
• Semak semua mesyuarat dan alamat
• Tempah pengangkutan dan penginapan yang boleh dipercayai
• Cas peranti dan kemas pengecas
• Simpan salinan tiket dan pengesahan
• Bawa kad pembayaran dan kaedah pembayaran sandaran
• Simpan resit dalam satu folder atau aplikasi
• Kongsi jadual perjalanan anda dengan seseorang dalam pasukan jika perlu
• Semak keadaan cuaca, keselamatan, dan transit tempatan

Penutup

Perjalanan perniagaan yang pintar bukan tentang kemewahan. Ia tentang kawalan.

Apabila anda menetapkan tujuan perjalanan, memilih logistik yang boleh dipercayai, mengemas dengan tujuan, dan memastikan rekod anda teratur, perjalanan menjadi alat perniagaan dan bukannya gangguan perniagaan. Bagi pengasas dan pemilik perniagaan kecil, disiplin ini boleh meningkatkan produktiviti, mengurangkan stres, dan menjadikan setiap perjalanan lebih bernilai.

Perjalanan terbaik ialah yang membantu syarikat anda bergerak ke hadapan dengan gangguan yang lebih sedikit dan keputusan yang lebih baik.