7 fiksua liikematkavinkkiä perustajille ja pienyrittäjille

Liikematkustaminen voi olla yksi tuottavimmista osista yrityksen rakentamista. Hyvin suunniteltu matka voi auttaa sinua solmimaan kauppoja, tapaamaan kumppaneita, vierailemaan asiakkaiden luona, avaamaan tilejä tai viemään projektia eteenpäin yhdessä päivässä. Huonosti suunniteltu matka voi kuluttaa aikaa, rahaa ja keskittymistä.

Perustajille ja pienyrittäjille tavoite ei ole matkustaa enemmän. Tavoite on matkustaa tarkoituksella, pysyä järjestelmällisenä ja palata takaisin tulosten kanssa. Olitpa sitten lentämässä toiselle puolelle maata myyntitapaamiseen tai lähdössä saman päivän asiakaskäynnille, nämä liikematkavinkit voivat auttaa sinua säästämään aikaa ja vähentämään stressiä.

1. Aloita selkeällä liiketoimintatavoitteella

Tehokkaimmat liikematkat alkavat ennen kuin varaat mitään. Kysy yksi kysymys: minkä lopputuloksen tarvitsen tältä matkalta?

Vahva tavoite pitää matkasuunnitelman fokusoituna. Sen sijaan, että järjestäisit satunnaisia tapaamisia matkustuspäivien ympärille, rakenna matka haluamasi liiketoiminnallisen lopputuloksen ympärille.

Selkeitä tavoitteita voivat olla esimerkiksi:

• Sopimuksen allekirjoittaminen uuden asiakkaan kanssa
• Tapaaminen rahoittajan, kirjanpitäjän tai asianajajan kanssa kasvotusten
• Toimittajan tai valmistuskumppanin luona vierailu
• Alan tapahtumaan osallistuminen tietyn verkostoitumistavoitteen kanssa
• Yrityksen pankkitilin avaaminen tai jonkin virallisen asioinnin hoitaminen paikan päällä

Kun tavoite on määritelty, voit päättää, onko matka kustannusten arvoinen. Jos vastaus on kyllä, jokaisen varauksen pitäisi tukea tätä tavoitetta.

2. Varaa luotettavuuden, ei vain hinnan perusteella

Halpa matkustaminen voi tulla kalliiksi, jos lennot myöhästyvät, vaihdot ovat tiukat tai saapumisaikasi on liian lyhyt tapaamista varten.

Kun mahdollista, valitse lennot ja hotellit ensin luotettavuuden ja sijainnin perusteella, vasta sitten hinnan. Hieman kalliimpi suora lento voi olla parempi liiketoimintapäätös, jos se vähentää menetettyjen tapaamisten tai työajan menetyksen riskiä.

Kiinnitä huomiota seuraaviin asioihin:

• Suorat lennot silloin, kun aikataulu on tärkeä
• Hotellit lähellä tapaamispaikkaa
• Saapuminen päivää ennen tärkeää tapahtumaa
• Joustavat lipunmuutosehdot, jos suunnitelmat voivat muuttua
• Varavaihtoehdot sään tai viivästysten varalle

Jos matkustat usein, kanta-asiakasohjelmat voivat myös olla hyödyllisiä. Lentoyhtiöiden ja hotellien tasot voivat tarjota nopeamman sisäänkirjautumisen, paremmat istumapaikat, ilmaiset korotukset ja lounge-pääsyn. Nämä edut voivat säästää aikaa ja tehdä toistuvista matkoista hallittavampia.

3. Pakkaa kuin ammattilainen

Hyvä pakkaaminen ei tarkoita, että otat mukaan enemmän. Se tarkoittaa, että poistat kitkaa.

Hyvä matkalaukku antaa sinun liikkua nopeasti lentoasemilla, kyydityksissä, auloissa ja tapaamisissa ilman, että joudut penkomaan johtojen ja asiakirjojen sekasotkua. Rakenna toistettava pakkausjärjestelmä, jotta et aloita joka kerta tyhjästä.

Hyödyllinen liikematkustusvarustus voi sisältää:

• Käsimatkatavaran, joka sopii tavallisen matkasi pituuteen
• Kannettavan tietokoneen suojakotelon tai ohuen työlaukun
• Laturit kaikille laitteille, joita aiot käyttää
• Varavirtalähteen
• Melua vaimentavat kuulokkeet
• Kynän ja muistivihkon nopeita muistiinpanoja varten
• Käyntikortteja, jos käytät niitä edelleen
• Kopiot tärkeistä asiakirjoista digitaalisessa muodossa

Pakkaa määränpään mukaan. Jos sinulla on asiakastapaamisia, ota mukaan vaihtopaita tai toinen bleiseri. Jos työskentelet hotellihuoneesta käsin, varmista ennen lähtöä, että kannettavan tietokoneen laturi, puhelimen laturi ja mahdollinen hotspot-ratkaisu ovat kaikki laukussa.

Parhaat matkalaukut eivät ole niitä, jotka vetävät eniten tavaraa. Ne ovat niitä, jotka tekevät seuraavasta siirrostasi helpon.

4. Suojaa aikasi matkalla

Matka-aika ei välttämättä ole menetettyä aikaa. Monissa tapauksissa se on yksi parhaista mahdollisuuksista hoitaa töitä, jotka eivät vaadi syvää keskittymistä.

Käytä lennot, junamatkat ja pitkät automatkat esimerkiksi seuraaviin tehtäviin:

• Esitysten läpikäynti
• Sähköposteihin vastaaminen, jotka vaativat lyhyen vastauksen
• Äskettäisten puheluiden muistiinpanojen järjestäminen
• Tulevien tapaamisten agendojen laatiminen
• Kulukuittien päivittäminen
• Toimialaraporttien tai asiakasmateriaalien lukeminen

Jos aiot työskennellä matkalla, tee lyhyt lista ennen lähtöä. Päätä, mitä voit realistisesti saada aikaan liikkeellä ollessasi ja mikä voi odottaa parempaa työskentely-ympäristöä.

On myös hyödyllistä varata yksi aika levolle. Liikematkustaminen on helpompaa, kun et yritä työskennellä joka minuutti päivästä. Lyhyt tauko voi parantaa keskittymistä ennen tärkeää tapaamista.

5. Rakenna luotettava tekniikka- ja virtaratkaisu

Nykyaikainen liikematkustaminen perustuu teknologiaan. Jos kannettavan tietokoneen akku loppuu, puhelin ei saa yhteyttä tai tiedostosi eivät ole käytettävissä, matka voi hidastua nopeasti.

Tarkista ennen lähtöä, että laitteesi ovat valmiina:

• Lataa puhelin, tabletti ja kannettava tietokone täyteen
• Ota mukaan oikeat latauskaapelit ja sovittimet
• Lataa tärkeät asiakirjat offline-käyttöä varten
• Ota käyttöön pilvivarmistus ja kaksivaiheinen tunnistautuminen
• Testaa hotspot tai varayhteys

Julkinen Wi-Fi on kätevä, mutta se ei aina ole turvallinen. Vältä kirjautumista arkaluonteisille tileille tuntemattomissa verkoissa, ellet ymmärrä riskejä ja käytä asianmukaisia suojaustoimia.

Varavirtalähde ja kompakti laturi voivat ratkaista monta ongelmaa. Jos työskentelet etänä matkustaessasi, tämä pieni kokonaisuus on usein arvokkaampi kuin yksi lisätavara matkatavaroissa.

6. Käytä sovelluksia ja työkaluja, jotka vähentävät kitkaa

Muutama hyvä työkalu voi tehdä liikematkustamisesta huomattavasti helpompaa. Tavoite ei ole kerätä sovelluksia. Tavoite on automatisoida toistuvat tehtävät ja pitää matka järjestyksessä.

Hyödyllisiä työkaluryhmiä ovat esimerkiksi:

• Matkaohjelman hallintasovellukset, jotka tallentavat lento-, hotelli- ja autonvuokraustiedot yhteen paikkaan
• Istuin- ja hotelliarvostelutyökalut, jotka auttavat valitsemaan paremman kokonaisuuden
• Kuluseurantasovellukset, jotka tallentavat kuitit sitä mukaa kuin etenet
• Kalenterityökalut, jotka säätävät aikatauluja automaattisesti aikavyöhykkeiden välillä
• Kartta- ja joukkoliikennesovellukset, jotka auttavat arvioimaan matka-aikaa tapaamisten välillä

Jos koordinoit useita pysähdyksiä, rakenna matkasuunnitelma maantieteen mukaan. Ryhmittele tapaamiset mahdollisuuksien mukaan kaupunginosan tai kaupungin alueen mukaan. Paperilla tehokkaalta näyttävä reitti voi silti aiheuttaa liikennettä ja stressiä, jos tapaamiset ovat liian kaukana toisistaan.

Perustajille tämäntyyppinen suunnittelu on tärkeää. Jokainen logistiikasta säästetty tunti on tunti, jonka voit käyttää liikevaihtoon, operatiiviseen tekemiseen tai asiakassuhteisiin.

7. Pidä kulut, tiedot ja vaatimustenmukaisuus kunnossa

Matkustaminen on helpompaa, kun taustajärjestelmät ovat kunnossa ennen lähtöä.

Säilytä vahvistukset, kuitit ja tapaamismuistiinpanot yhdessä järjestelmässä. Se helpottaa kulujen kirjaamista, verovähennysten seuraamista ja matkan tuoton arviointia myöhemmin.

Vähintään sinun pitäisi tietää:

• Mitä matka maksoi
• Miksi matka tehtiin
• Mitkä liiketapaamiset tai tapahtumat toteutuivat
• Mitkä kuitit on säilytettävä
• Tuliko matkasta jatkotoimia

Tämä on myös hyvä hetki tarkistaa yrityksen kokonaisvaltainen toiminta. Jos olet perustamassa uutta yhtiötä, avaamassa tilejä tai valmistautumassa kasvuun, varmista että yhtiöasiakirjat ja vaatimustenmukaisuustehtävät ovat ajan tasalla ennen matkustamista. Siisti taustajärjestelmä tukee sujuvampaa matkustamista, nopeampia päätöksiä ja vähemmän yllätyksiä palatessasi.

Zenind auttaa yrittäjiä pysymään järjestyksessä yritysasioissa, jotta matkustaminen ja vaatimustenmukaisuus eivät kilpaile huomiostasi.

Liikematkustuksen tarkistuslista

Käytä tätä nopeaa tarkistuslistaa ennen lähtöä:

• Vahvista matkan tarkoitus
• Tarkista kaikki tapaamiset ja osoitteet
• Varaa luotettava kuljetus ja majoitus
• Lataa laitteet ja pakkaa laturit
• Tallenna kopiot lipuista ja vahvistuksista
• Ota mukaan maksukortit ja varamaksutapa
• Säilytä kuitit yhdessä kansiossa tai sovelluksessa
• Jaa matkasuunnitelma tarvittaessa jonkun tiimisi jäsenen kanssa
• Tarkista sää, turvallisuus ja paikallisen liikenteen olosuhteet

Loppupohdinta

Fiksu liikematkustaminen ei ole luksusta. Se on hallintaa.

Kun määrittelet matkan tarkoituksen, valitset luotettavan logistiikan, pakkaat tarkoituksella ja pidät kirjanpitosi siistinä, matkustamisesta tulee liiketoiminnan työkalu eikä häiriötekijä. Perustajille ja pienyrittäjille tämä kurinalaisuus voi parantaa tuottavuutta, vähentää stressiä ja tehdä jokaisesta matkasta arvokkaamman.

Parhaat matkat ovat niitä, jotka auttavat yritystäsi etenemään vähemmillä keskeytyksillä ja paremmilla päätöksillä.