7 conseils intelligents pour les déplacements d’affaires des fondateurs et des propriétaires de petites entreprises

Les déplacements d’affaires peuvent être parmi les aspects les plus productifs du développement d’une entreprise. Un voyage bien planifié peut vous aider à conclure des ententes, rencontrer des partenaires, visiter des clients, ouvrir des comptes ou faire avancer un projet en une seule journée. Un voyage mal préparé peut, au contraire, vous faire perdre du temps, de l’argent et de la concentration.

Pour les fondateurs et les propriétaires de petites entreprises, l’objectif n’est pas de voyager davantage. L’objectif est de voyager avec intention, de rester organisé et de revenir avec des résultats. Que vous preniez l’avion à l’autre bout du pays pour une rencontre de vente ou que vous partiez pour une visite client d’une journée, ces conseils de voyage d’affaires peuvent vous aider à gagner du temps et à réduire le stress.

1. Commencez par un objectif d’affaires clair

Les voyages d’affaires les plus efficaces commencent avant même que vous réserviez quoi que ce soit. Posez-vous une seule question : quel résultat dois-je obtenir de ce voyage ?

Un objectif solide garde votre itinéraire concentré. Au lieu de prévoir des réunions au hasard autour de vos dates de déplacement, construisez le voyage autour du résultat d’affaires recherché.

Voici quelques exemples d’objectifs clairs :

• Signer un contrat avec un nouveau client
• Rencontrer en personne un prêteur, un comptable ou un avocat
• Visiter un fournisseur ou un partenaire de fabrication
• Participer à un événement sectoriel avec un objectif précis de réseautage
• Ouvrir un compte bancaire d’entreprise ou effectuer une formalité administrative en personne

Une fois l’objectif défini, vous pouvez décider si le voyage en vaut le coût. Si la réponse est oui, chaque choix de réservation doit appuyer cet objectif.

2. Réservez en fonction de la fiabilité, pas seulement du prix

Un voyage peu coûteux peut finir par coûter cher si les vols sont retardés, si les correspondances sont serrées ou si votre heure d’arrivée ne vous laisse pas assez de marge pour la réunion à laquelle vous devez assister.

Lorsque c’est possible, choisissez vos vols et vos hôtels d’abord selon la fiabilité et l’emplacement, puis selon le prix. Un vol direct légèrement plus cher peut être la meilleure décision d’affaires s’il réduit le risque de manquer des réunions ou de perdre du temps de travail.

Cherchez les éléments suivants :

• Des vols directs lorsque l’horaire est important
• Des hôtels proches du lieu de votre réunion
• Une arrivée la veille d’un événement important
• Des conditions tarifaires flexibles si les plans peuvent changer
• Des solutions de rechange en cas de météo défavorable ou de retard

Si vous voyagez souvent, les programmes de fidélité peuvent aussi être utiles. Le statut auprès d’une compagnie aérienne ou d’un hôtel peut offrir un enregistrement plus rapide, de meilleurs sièges, des surclassements gratuits et l’accès à des salons. Ces avantages peuvent faire gagner du temps et rendre les déplacements fréquents plus faciles à gérer.

3. Faites vos bagages comme un professionnel

Bien faire sa valise ne consiste pas à emporter plus de choses. Il s’agit d’éliminer les frictions.

Un bon sac de voyage devrait vous permettre de circuler rapidement dans les aéroports, les voitures de transport, les halls d’hôtel et les réunions sans avoir à fouiller dans un désordre de câbles et de documents. Établissez un système de préparation réutilisable afin de ne jamais repartir de zéro.

Un ensemble utile pour les voyages d’affaires peut comprendre :

• Une valise cabine adaptée à la durée habituelle de vos voyages
• Une housse pour ordinateur portable ou un sac de travail mince
• Des chargeurs pour chaque appareil que vous prévoyez utiliser
• Une batterie externe
• Des écouteurs à réduction de bruit
• Un stylo et un carnet pour prendre des notes rapidement
• Des cartes professionnelles, si vous en utilisez encore
• Des copies numériques des documents essentiels

Faites vos bagages en tenant compte de la destination. Si vous avez des rencontres clients, apportez une chemise ou un blazer de rechange. Si vous devez travailler depuis une chambre d’hôtel, assurez-vous que le chargeur de votre ordinateur, celui de votre téléphone et votre solution de connexion mobile sont tous dans votre sac avant le départ.

Les meilleurs sacs de voyage ne sont pas ceux qui contiennent le plus de choses. Ce sont ceux qui facilitent votre prochaine action.

4. Protégez votre temps en transit

Le temps de déplacement n’a pas à être du temps perdu. Dans bien des cas, c’est l’une des meilleures occasions d’accomplir des tâches qui ne demandent pas une concentration profonde.

Utilisez les vols, les trajets en train et les longs déplacements en voiture pour effectuer des tâches comme :

• Réviser des présentations
• Répondre à des courriels qui nécessitent des réponses brèves
• Organiser les notes tirées de conversations récentes
• Préparer des ordres du jour pour des réunions à venir
• Mettre à jour des reçus de dépenses
• Lire des rapports sectoriels ou des documents clients

Si vous prévoyez travailler pendant le trajet, préparez une courte liste avant de partir. Décidez de ce que vous pouvez réellement accomplir en déplacement et de ce qui peut attendre d’avoir un meilleur espace de travail.

Il est aussi utile de réserver une plage de temps pour vous reposer. Les déplacements d’affaires sont plus faciles lorsque vous ne tentez pas de travailler chaque minute de la journée. Une courte pause peut améliorer votre concentration avant une rencontre importante.

5. Mettez en place un système technologique et d’alimentation fiable

Les déplacements d’affaires modernes dépendent de la technologie. Si votre ordinateur portable est à plat, si votre téléphone ne se connecte pas ou si vos fichiers ne sont pas accessibles, votre voyage peut ralentir rapidement.

Avant le départ, vérifiez que vos appareils sont prêts :

• Chargez complètement votre téléphone, votre tablette et votre ordinateur portable
• Apportez les câbles et adaptateurs de recharge appropriés
• Téléchargez les documents importants pour y accéder hors ligne
• Activez la sauvegarde infonuagique et l’authentification à deux facteurs
• Testez votre point d’accès mobile ou votre solution de secours pour la connexion

Le Wi-Fi public est pratique, mais il n’est pas toujours sécurisé. Évitez de vous connecter à des comptes sensibles sur des réseaux inconnus, sauf si vous en comprenez les risques et utilisez les protections appropriées.

Une batterie externe et un chargeur compact peuvent régler bien des problèmes. Si vous travaillez à distance pendant vos déplacements, cette petite configuration vaut souvent plus qu’un article supplémentaire dans vos bagages.

6. Utilisez des applications et des outils qui réduisent les frictions

Quelques bons outils peuvent rendre les déplacements d’affaires beaucoup plus simples. Le but n’est pas d’accumuler des applications. Le but est d’automatiser les tâches répétitives et de garder votre voyage organisé.

Les catégories d’outils utiles comprennent :

• Des outils d’organisation d’itinéraires qui regroupent les détails des vols, des hôtels et des voitures de location au même endroit
• Des outils d’évaluation de sièges et d’hôtels qui vous aident à choisir une meilleure configuration
• Des applications de suivi des dépenses qui capturent les reçus au fur et à mesure
• Des outils de calendrier qui s’ajustent automatiquement aux fuseaux horaires
• Des outils de cartographie et de transport qui vous aident à estimer le temps de déplacement entre les réunions

Si vous coordonnez plusieurs arrêts, construisez votre itinéraire en fonction de la géographie. Regroupez les réunions par quartier ou par secteur de la ville lorsque c’est possible. Un trajet qui semble efficace sur papier peut quand même créer de la circulation et du stress si les rendez-vous sont trop éloignés les uns des autres.

Pour les fondateurs, ce type de planification compte. Chaque heure économisée sur la logistique est une heure que vous pouvez consacrer aux revenus, aux opérations ou aux relations avec les clients.

7. Gardez vos dépenses, vos dossiers et votre conformité en ordre

Les déplacements sont plus simples lorsque votre administration est organisée avant votre départ.

Conservez les confirmations, les reçus et les notes de réunion dans un seul système. Cela facilite la production des rapports de dépenses, le suivi des déductions fiscales et l’évaluation ultérieure du rendement du voyage.

À tout le moins, vous devriez savoir :

• Combien le voyage a coûté
• Pourquoi le voyage a été effectué
• Quelles réunions ou quels événements d’affaires ont été réalisés
• Quels reçus doivent être conservés
• Si des suivis ont découlé du voyage

C’est aussi un bon moment pour revoir l’ensemble de vos opérations d’affaires. Si vous créez une nouvelle entreprise, ouvrez des comptes ou préparez une croissance, assurez-vous que les dossiers de votre entité et vos obligations de conformité sont à jour avant de voyager. Une administration bien tenue favorise des déplacements plus fluides, des décisions plus rapides et moins de surprises à votre retour.

Zenind aide les entrepreneurs à rester organisés sur le plan administratif, afin que les déplacements et la conformité ne se disputent pas votre attention.

Liste de vérification pour les déplacements d’affaires

Utilisez cette liste rapide avant de partir :

• Confirmez l’objectif du voyage
• Vérifiez toutes les réunions et les adresses
• Réservez un transport et un hébergement fiables
• Chargez vos appareils et apportez les chargeurs
• Enregistrez des copies des billets et des confirmations
• Apportez vos cartes de paiement et des moyens de paiement de secours
• Rangez les reçus dans un seul dossier ou une seule application
• Partagez votre itinéraire avec quelqu’un de votre équipe au besoin
• Vérifiez la météo, la sécurité et les conditions de transport local

Réflexions finales

Les déplacements d’affaires intelligents ne sont pas une question de luxe. Ils sont une question de contrôle.

Lorsque vous définissez l’objectif du voyage, choisissez une logistique fiable, faites vos bagages de manière réfléchie et gardez vos dossiers en ordre, le voyage devient un outil d’affaires plutôt qu’une distraction. Pour les fondateurs et les propriétaires de petites entreprises, cette discipline peut améliorer la productivité, réduire le stress et rendre chaque voyage plus utile.

Les meilleurs voyages sont ceux qui aident votre entreprise à avancer avec moins d’interruptions et de meilleures décisions.