7 mẹo đi công tác thông minh cho nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ

Công tác có thể là một trong những phần hiệu quả nhất trong quá trình xây dựng doanh nghiệp. Một chuyến đi được lên kế hoạch tốt có thể giúp bạn chốt hợp đồng, gặp đối tác, thăm khách hàng, mở tài khoản hoặc thúc đẩy một dự án tiến triển chỉ trong một ngày. Một chuyến đi được chuẩn bị kém có thể làm hao tổn thời gian, chi phí và sự tập trung.

Đối với nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ, mục tiêu không phải là đi công tác nhiều hơn. Mục tiêu là đi với mục đích rõ ràng, giữ mọi thứ ngăn nắp và quay về với kết quả cụ thể. Dù bạn bay sang bang khác để gặp khách hàng hay đi gặp một khách hàng trong ngày, những mẹo đi công tác này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm căng thẳng.

1. Bắt đầu bằng một mục tiêu kinh doanh rõ ràng

Những chuyến đi công tác hiệu quả nhất được lên kế hoạch từ trước khi bạn đặt bất kỳ thứ gì. Hãy tự hỏi một câu: tôi cần kết quả gì từ chuyến đi này?

Một mục tiêu rõ ràng sẽ giúp lịch trình của bạn tập trung hơn. Thay vì sắp xếp các cuộc gặp ngẫu nhiên quanh ngày đi lại, hãy xây dựng chuyến đi dựa trên kết quả kinh doanh bạn muốn đạt được.

Một số ví dụ về mục tiêu rõ ràng:

• Ký hợp đồng với một khách hàng mới
• Gặp trực tiếp bên cho vay, kế toán hoặc luật sư
• Thăm nhà cung cấp hoặc đối tác sản xuất
• Tham dự một sự kiện ngành với mục tiêu kết nối cụ thể
• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp hoặc hoàn tất một thủ tục nộp hồ sơ trực tiếp

Khi mục tiêu đã được xác định, bạn có thể quyết định liệu chuyến đi có đáng với chi phí bỏ ra hay không. Nếu câu trả lời là có, thì mọi lựa chọn đặt chỗ đều nên hỗ trợ cho mục tiêu đó.

2. Ưu tiên độ tin cậy hơn chỉ riêng giá rẻ

Du lịch giá rẻ có thể trở nên đắt hơn khi chuyến bay bị hoãn, thời gian chuyển tiếp quá gấp, hoặc khung giờ đến nơi không đủ rộng cho cuộc họp bạn cần tham dự.

Khi có thể, hãy chọn chuyến bay và khách sạn dựa trên độ tin cậy và vị trí trước, rồi mới đến giá. Một chuyến bay thẳng có giá cao hơn một chút đôi khi lại là quyết định kinh doanh tốt hơn nếu nó giảm nguy cơ lỡ cuộc họp hoặc mất thời gian làm việc.

Hãy cân nhắc những yếu tố sau:

• Chuyến bay thẳng khi yếu tố thời gian quan trọng
• Khách sạn gần địa điểm họp
• Đến nơi vào ngày hôm trước trước một sự kiện quan trọng
• Điều kiện vé linh hoạt khi kế hoạch có thể thay đổi
• Phương án dự phòng nếu gặp thời tiết xấu hoặc chậm trễ

Nếu bạn thường xuyên di chuyển, các chương trình khách hàng thân thiết cũng có thể hữu ích. Hạng thành viên của hãng hàng không và khách sạn có thể mang lại thủ tục nhanh hơn, chỗ ngồi tốt hơn, nâng hạng miễn phí và quyền vào phòng chờ. Những quyền lợi đó có thể tiết kiệm thời gian và giúp các chuyến đi thường xuyên trở nên dễ quản lý hơn.

3. Đóng gói như một người vận hành chuyên nghiệp

Đóng gói hành lý tốt không phải là mang nhiều hơn. Đó là loại bỏ sự cản trở.

Một chiếc túi đi công tác tốt nên giúp bạn di chuyển nhanh qua sân bay, xe đưa đón, sảnh khách sạn và các cuộc họp mà không phải lục tung dây cáp hay giấy tờ. Hãy xây dựng một hệ thống đóng gói lặp lại để bạn không phải bắt đầu lại từ đầu mỗi lần.

Một bộ đồ đi công tác hữu ích có thể gồm:

• Một vali xách tay phù hợp với độ dài chuyến đi thông thường của bạn
• Túi đựng laptop hoặc túi làm việc gọn nhẹ
• Bộ sạc cho mọi thiết bị bạn định sử dụng
• Pin dự phòng di động
• Tai nghe chống ồn
• Bút và sổ tay để ghi chú nhanh
• Danh thiếp nếu bạn vẫn sử dụng
• Bản sao số của các tài liệu quan trọng

Hãy đóng gói theo điểm đến. Nếu bạn có các cuộc họp với khách hàng, hãy mang theo một chiếc áo sơ mi hoặc áo blazer dự phòng. Nếu bạn sẽ làm việc từ phòng khách sạn, hãy chắc chắn rằng sạc laptop, sạc điện thoại và phương án kết nối dự phòng đều đã nằm trong túi trước khi rời đi.

Những chiếc túi tốt nhất không phải là túi chứa được nhiều nhất. Chúng là những chiếc túi giúp bạn thực hiện bước tiếp theo một cách dễ dàng.

4. Bảo vệ thời gian của bạn trong lúc di chuyển

Thời gian di chuyển không nhất thiết phải là thời gian bị lãng phí. Trong nhiều trường hợp, đó là một trong những cơ hội tốt nhất để xử lý những công việc không đòi hỏi sự tập trung sâu.

Hãy tận dụng chuyến bay, tàu hỏa và quãng đường đi xe dài để hoàn thành các việc như:

• Xem lại bài thuyết trình
• Trả lời email chỉ cần phản hồi ngắn
• Sắp xếp ghi chú từ các cuộc gọi gần đây
• Soạn chương trình nghị sự cho các cuộc họp sắp tới
• Cập nhật hóa đơn và biên lai chi phí
• Đọc báo cáo ngành hoặc tài liệu của khách hàng

Nếu bạn dự định làm việc أثناء di chuyển, hãy chuẩn bị một danh sách ngắn trước khi khởi hành. Quyết định những gì bạn có thể thực hiện hợp lý trên đường đi và những gì nên đợi đến khi bạn có không gian làm việc tốt hơn.

Cũng nên dành một khoảng thời gian cho việc nghỉ ngơi. Đi công tác sẽ dễ chịu hơn khi bạn không cố làm việc mọi phút trong ngày. Một khoảng nghỉ ngắn có thể cải thiện sự tập trung trước một cuộc họp quan trọng.

5. Xây dựng bộ thiết lập công nghệ và nguồn điện đáng tin cậy

Đi công tác hiện đại phụ thuộc rất nhiều vào công nghệ. Nếu laptop hết pin, điện thoại không kết nối được, hoặc tệp tin của bạn không truy cập được, chuyến đi có thể chậm lại rất nhanh.

Trước khi khởi hành, hãy kiểm tra thiết bị của bạn đã sẵn sàng:

• Sạc đầy điện thoại, máy tính bảng và laptop
• Mang đúng loại cáp sạc và đầu chuyển
• Tải sẵn các tài liệu quan trọng để truy cập ngoại tuyến
• Bật sao lưu đám mây và xác thực hai lớp
• Kiểm tra hotspot hoặc kết nối dự phòng của bạn

Wi-Fi công cộng thì tiện, nhưng không phải lúc nào cũng an toàn. Tránh đăng nhập vào các tài khoản nhạy cảm trên mạng không xác định nếu bạn không hiểu rõ rủi ro và không dùng các biện pháp bảo vệ phù hợp.

Một viên pin dự phòng và một bộ sạc nhỏ gọn có thể giải quyết rất nhiều vấn đề. Nếu bạn làm việc từ xa khi đang di chuyển, bộ thiết lập nhỏ này thường giá trị hơn việc mang thêm một món đồ khác trong hành lý.

6. Sử dụng ứng dụng và công cụ giúp giảm ma sát

Một vài công cụ phù hợp có thể giúp việc đi công tác dễ dàng hơn rất nhiều. Mục tiêu không phải là thu thập thật nhiều ứng dụng. Mục tiêu là tự động hóa các công việc lặp lại và giữ chuyến đi của bạn được tổ chức.

Các nhóm công cụ hữu ích bao gồm:

• Công cụ quản lý lịch trình lưu thông tin chuyến bay, khách sạn và xe thuê ở một nơi
• Công cụ đánh giá chỗ ngồi và khách sạn giúp bạn chọn phương án tốt hơn
• Ứng dụng theo dõi chi phí có thể chụp biên lai ngay khi phát sinh
• Công cụ lịch tự động điều chỉnh theo múi giờ
• Công cụ bản đồ và di chuyển giúp ước tính thời gian giữa các cuộc họp

Nếu bạn đang sắp xếp nhiều điểm dừng, hãy xây dựng lịch trình dựa trên địa lý. Ghép các cuộc họp theo khu vực hoặc quận khi có thể. Một tuyến đường trông hiệu quả trên giấy vẫn có thể gây tắc đường và căng thẳng nếu các cuộc hẹn quá xa nhau.

Đối với nhà sáng lập, kiểu lập kế hoạch này rất quan trọng. Mỗi giờ tiết kiệm được cho hậu cần là một giờ bạn có thể dành cho doanh thu, vận hành hoặc quan hệ khách hàng.

7. Giữ chi phí, hồ sơ và tuân thủ trong trật tự

Đi công tác sẽ dễ hơn khi bộ phận hậu cần nội bộ của bạn đã được sắp xếp trước khi rời đi.

Hãy lưu các xác nhận đặt chỗ, biên lai và ghi chú cuộc họp trong một hệ thống duy nhất. Điều đó giúp bạn dễ hoàn thiện báo cáo chi phí, theo dõi các khoản được khấu trừ thuế và xem lại hiệu quả chuyến đi sau này.

Ít nhất, bạn nên biết:

• Chuyến đi tốn bao nhiêu chi phí
• Mục đích của chuyến đi là gì
• Những cuộc họp hoặc sự kiện kinh doanh nào đã hoàn thành
• Những biên lai nào cần được lưu giữ
• Có bất kỳ đầu việc theo dõi nào phát sinh từ chuyến đi hay không

Đây cũng là thời điểm tốt để xem lại hoạt động doanh nghiệp của bạn nói chung. Nếu bạn đang thành lập công ty mới, mở tài khoản hoặc chuẩn bị mở rộng, hãy đảm bảo hồ sơ pháp nhân và các nhiệm vụ tuân thủ của bạn đã cập nhật trước khi đi. Một bộ phận hậu cần gọn gàng sẽ hỗ trợ chuyến đi suôn sẻ hơn, ra quyết định nhanh hơn và ít bất ngờ hơn khi bạn quay lại.

Zenind giúp các doanh nhân giữ mọi thứ ngăn nắp ở phần việc kinh doanh, để chuyến đi và tuân thủ không phải cạnh tranh sự chú ý của bạn.

Danh sách kiểm tra đi công tác

Hãy dùng danh sách kiểm tra nhanh này trước khi rời đi:

• Xác nhận mục đích của chuyến đi
• Kiểm tra lại toàn bộ cuộc họp và địa chỉ
• Đặt phương tiện di chuyển và chỗ ở đáng tin cậy
• Sạc thiết bị và đóng gói bộ sạc
• Lưu bản sao vé và xác nhận đặt chỗ
• Mang theo thẻ thanh toán và phương thức thanh toán dự phòng
• Lưu biên lai vào một thư mục hoặc ứng dụng duy nhất
• Chia sẻ lịch trình của bạn với một người trong nhóm nếu cần
• Kiểm tra thời tiết, an ninh và tình hình giao thông công cộng tại địa phương

Lời kết

Đi công tác thông minh không phải là chuyện xa xỉ. Đó là chuyện kiểm soát.

Khi bạn xác định rõ mục đích của chuyến đi, chọn hậu cần đáng tin cậy, đóng gói có chủ đích và giữ hồ sơ gọn gàng, việc di chuyển sẽ trở thành một công cụ kinh doanh thay vì là sự phân tán cho công việc. Đối với nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ, kỷ luật đó có thể cải thiện năng suất, giảm căng thẳng và làm cho mỗi chuyến đi trở nên giá trị hơn.

Những chuyến đi tốt nhất là những chuyến giúp công ty của bạn tiến lên với ít gián đoạn hơn và những quyết định tốt hơn.