Pengurusan Masa untuk Usahawan: 7 Langkah Praktikal untuk Meningkatkan Produktiviti

Pengurusan masa bukan tentang mengawal masa. Ia tentang mengawal perhatian anda, keutamaan anda, dan cara anda menjalani hari. Bagi usahawan, perbezaan itu sangat penting. Apabila anda membina sebuah syarikat, setiap jam boleh ditarik ke pelbagai arah: soalan pelanggan, operasi, jualan, pengambilan pekerja, simpan kira, pematuhan, dan isu tidak dijangka yang muncul dalam mana-mana perniagaan yang sedang berkembang.

Pengurusan masa yang baik membantu anda melakukan lebih daripada menyiapkan tugas dengan lebih cepat. Ia membantu anda melindungi kerja strategik, mengurangkan stres, dan membuat keputusan yang lebih baik dengan kurang geseran. Ia juga mewujudkan asas yang lebih stabil untuk jangka panjang, yang penting sama ada anda sedang melancarkan usaha baharu, mengendalikan startup yang lean, atau menangani tanggungjawab berterusan yang datang bersama pemilikan perniagaan. Perkhidmatan seperti Zenind boleh memudahkan bahagian penubuhan syarikat, tetapi cara anda mengurus masa masih menentukan sejauh mana operasi harian anda berjalan dengan lancar.

Mengapa pengurusan masa penting bagi pengasas

Kebanyakan usahawan tidak bergelut kerana mereka malas atau kurang motivasi. Mereka bergelut kerana kerja mereka terpecah-pecah. Seorang pengasas mungkin memulakan pagi dengan kerja produk, bertukar kepada e-mel, menyertai panggilan vendor, menjawab mesej pasukan, dan kemudian menghabiskan sisa hari cuba mendapatkan semula momentum.

Corak itu mewujudkan tiga masalah biasa:

• Kerja penting tertangguh kerana kerja mendesak terus muncul.
• Keletihan membuat keputusan meningkat kerana hari dipenuhi terlalu banyak pilihan kecil.
• Produktiviti menurun kerana setiap gangguan menyukarkan anda untuk kembali fokus.

Pengurusan masa menyelesaikan masalah itu dengan memberi struktur kepada hari anda. Struktur itu tidak perlu terlalu ketat. Ia hanya perlu disengajakan.

Prinsip 1: Anda tidak boleh mengurus masa, hanya cara anda menggunakannya

Masa itu tetap. Semua orang mendapat 24 jam yang sama. Apa yang berubah ialah bagaimana jam-jam itu dibelanjakan.

Ini ialah perubahan pemikiran yang penting bagi pemilik perniagaan. Jika anda menganggap masa sebagai sesuatu yang cuba anda “kawal,” anda mungkin akan kecewa dengan gangguan yang tidak dapat dielakkan. Jika anda menganggap masa sebagai sumber yang anda peruntukkan, anda boleh membuat pilihan yang lebih baik.

Tanya diri anda:

• Tugas manakah yang benar-benar memajukan perniagaan?
• Tugas manakah yang memerlukan perhatian saya secara khusus?
• Tugas manakah yang boleh ditangguhkan, diwakilkan, diautomatikkan, atau dibuang?

Apabila anda menjawab soalan-soalan itu dengan jujur, jadual anda menjadi lebih mudah untuk direka.

Prinsip 2: Produktiviti mengikut keutamaan

Hari yang produktif bukan hari di mana anda menyelesaikan paling banyak tugas. Ia ialah hari di mana anda menyelesaikan tugas yang betul.

Ramai pengasas terperangkap dalam kerja bernilai rendah kerana ia terasa segera. Membersihkan peti masuk, membalas setiap mesej, dan menyusun semula kalendar mungkin terasa produktif, tetapi aktiviti itu selalunya tidak menghasilkan keputusan perniagaan yang bermakna.

Pendekatan yang lebih baik ialah mengelaskan kerja kepada empat kategori:

• Berimpak tinggi dan mendesak
• Berimpak tinggi dan tidak mendesak
• Berimpak rendah dan mendesak
• Berimpak rendah dan tidak mendesak

Dua kategori pertama patut menerima sebahagian besar tenaga anda. Dua kategori terakhir patut diminimumkan atau dibuang apabila boleh.

Prinsip 3: Sistem anda mesti selaras dengan realiti anda

Sistem pengurusan masa hanya berkesan jika ia sesuai dengan perniagaan dan tabiat anda yang sebenar. Pengasas solo memerlukan struktur yang berbeza daripada pemimpin pasukan kecil. Perniagaan berasaskan perkhidmatan mempunyai ritma yang berbeza daripada syarikat produk. Pengasas yang bekerja dengan pelanggan sepanjang hari memerlukan lebih banyak masa buffer berbanding pengasas yang bekerja terutamanya dalam sesi binaan yang fokus.

Matlamatnya bukan untuk meniru jadual orang lain. Matlamatnya ialah membina jadual yang sesuai dengan beban kerja anda, corak tenaga anda, dan tahap perniagaan anda.

Langkah 1: Tetapkan hasil yang diingini sebelum merancang hari anda

Sebelum anda menetapkan jadual, tentukan rupa kejayaan.

Mula dengan tiga peringkat perancangan:

• Matlamat tahunan atau suku tahunan
• Keutamaan mingguan
• Tugas harian

Jika anda tidak mempunyai hasil yang jelas, setiap tugas kelihatan sama penting. Itulah sebabnya pengasas menghabiskan sepanjang hari pada kerja yang terasa sibuk tetapi tidak mengubah perniagaan.

Tulis hasil yang anda mahu capai untuk 90 hari akan datang. Pastikan ia khusus. Contohnya:

• Melancarkan laman web
• Menyelesaikan penubuhan syarikat dan tugas pematuhan
• Memperbaik penjanaan prospek
• Menutup tiga pelanggan baharu
• Menyeragamkan proses onboarding untuk pelanggan baharu

Apabila anda tahu hasilnya, lebih mudah untuk menentukan apa yang patut ada dalam senarai hari ini.

Langkah 2: Jejak cara anda benar-benar menggunakan masa

Kebanyakan orang memandang rendah berapa banyak masa yang habis untuk gangguan, pertukaran tugas, dan kerja bernilai rendah. Log masa memberi anda gambaran sebenar.

Jejak masa anda sekurang-kurangnya selama lima hari perniagaan. Anda boleh menggunakan buku nota, hamparan, atau aplikasi penjejakan masa. Catat:

• Apa yang anda lakukan
• Bila anda mula
• Bila anda berhenti
• Mengapa anda berhenti
• Sama ada tugas itu penting kepada matlamat anda

Pada akhir minggu, semak log dan cari corak. Anda mungkin mendapati bahawa pembaziran masa terbesar anda bukan satu projek besar. Ia mungkin gangguan berulang, panggilan yang tidak perlu, atau terlalu kerap memeriksa mesej.

Wawasan itu sangat berharga kerana anda tidak boleh menambah baik apa yang anda tidak nampak.

Langkah 3: Lindungi kerja anda yang paling bernilai

Apabila anda tahu kerja yang paling penting, lindunginya.

Cara terbaik untuk melakukannya ialah menjadualkan blok kerja mendalam. Kerja mendalam ialah masa yang dikhaskan untuk tugas yang memerlukan tumpuan, seperti strategi, penulisan, perancangan, analisis, penganggaran, pembangunan produk, atau semakan undang-undang dan pematuhan.

Gunakan peraturan ini:

• Letakkan blok kerja mendalam dalam kalendar anda sebelum mengisi baki hari.
• Letakkan kerja paling sukar pada waktu anda paling fokus.
• Pastikan blok itu cukup panjang untuk membuat kemajuan, biasanya 60 hingga 120 minit.
• Matikan notifikasi semasa blok itu.
• Elakkan menjadualkan mesyuarat tepat sebelum atau selepasnya jika boleh.

Seorang pengasas yang melindungi kerja mendalam biasanya akan mengatasi pengasas yang sentiasa sedia sepanjang hari.

Langkah 4: Kurangkan pembaziran masa terbesar

Pembaziran masa sering kecil pada setiap kejadian tetapi besar secara keseluruhan. Gangguan dua minit yang berulang 15 kali boleh merosakkan satu petang.

Pembaziran masa yang biasa termasuk:

• Memeriksa e-mel secara berterusan
• Memberi reaksi kepada setiap notifikasi telefon
• Duduk dalam mesyuarat tanpa agenda yang jelas
• Melakukan multitugas antara kerja yang tidak berkaitan
• Membiarkan orang lain menentukan keutamaan anda
• Mengolah semula tugas yang sebenarnya sudah cukup baik
• Cuba melakukan kerja yang sepatutnya diwakilkan
• Menangguhkan tugas sukar hingga akhir minggu
• Membuat keputusan tanpa maklumat yang mencukupi, kemudian menelitinya semula berulang kali

Anda tidak perlu menghapuskan setiap gangguan. Anda hanya perlu mengurangkan yang paling banyak mencuri masa.

Satu peraturan yang berguna ialah bertanya: adakah aktiviti ini secara langsung menyokong hasil perniagaan seterusnya, atau ia hanya mengisi masa?

Langkah 5: Kelompokkan tugas yang serupa bersama

Pertukaran tugas itu mahal. Setiap kali anda beralih daripada satu jenis kerja kepada jenis kerja yang lain, otak anda membelanjakan tenaga untuk menyesuaikan diri semula.

Pengelompokan mengurangkan kos itu.

Contoh:

• Jawab e-mel dalam satu atau dua sesi yang dijadualkan, bukan sepanjang hari
• Buat panggilan dalam satu tempoh yang khusus
• Semak kewangan pada masa yang sama setiap minggu
• Urus tugas pentadbiran secara berkumpulan
• Jadualkan penciptaan kandungan dan penyuntingan dalam blok berasingan

Pengelompokan berkesan kerana ia memberi konteks yang berulang kepada otak anda. Anda menghabiskan lebih sedikit masa untuk memulakan semula dan lebih banyak masa untuk menyiapkan kerja.

Langkah 6: Wakilkan, automasikan, atau buang apa yang boleh

Usahawan sering mengekalkan tugas kerana mereka boleh melakukannya lebih cepat daripada orang lain. Itu mungkin benar dalam jangka pendek, tetapi selalunya bukan strategi jangka panjang yang baik.

Soalan yang lebih baik bukan “Bolehkah saya lakukan ini?” Tetapi “Patutkah saya lakukan ini?”

Gunakan peraturan keputusan ini:

• Lakukan sendiri jika ia bernilai tinggi dan hanya anda yang boleh melakukannya dengan baik.
• Wakilkan jika orang lain boleh menyiapkannya dengan latihan dan proses yang jelas.
• Automatikkan jika tugas itu berulang dan berasaskan peraturan.
• Buang jika ia tidak menyokong matlamat anda dengan bermakna.

Pendelegasian sangat penting apabila perniagaan anda berkembang. Jika anda melakukan semuanya sendiri, syarikat anda mungkin bergantung pada ketersediaan anda dan bukannya kepimpinan anda.

Langkah 7: Bina sistem operasi harian yang realistik

Pengurusan masa yang baik bukan penyelesaian sekali sahaja. Ia ialah sistem harian.

Struktur mudah boleh kelihatan seperti ini:

Pagi

• Semak keutamaan untuk hari itu
• Kenal pasti satu atau dua hasil yang paling penting
• Selesaikan kerja bernilai tertinggi sebelum menangani permintaan bernilai rendah

Tengah hari

• Kelompokkan panggilan dan komunikasi dalam satu blok
• Tangani tugas pentadbiran
• Semak kemajuan berbanding rancangan pagi

Petang

• Selesaikan tugas yang lebih kecil
• Balas mesej yang masih berbaki
• Bersedia untuk esok

Akhir hari

• Semak apa yang telah diselesaikan
• Pindahkan item yang belum selesai ke hari berikutnya secara sengaja
• Tetapkan semula keutamaan untuk esok

Struktur ini mengelakkan hari anda menjadi rawak. Ia juga memberi anda rentak yang boleh diulang dan mengurangkan keletihan membuat keputusan.

Proses semakan mingguan yang praktikal

Semakan mingguan membantu masalah kecil daripada menjadi masalah besar.

Luangkan 30 hingga 45 minit sekali seminggu dan tanya:

• Apa yang telah saya selesaikan?
• Apa yang tertangguh, dan mengapa?
• Di mana saya kehilangan masa?
• Tugas manakah yang patut diwakilkan minggu depan?
• Apakah tiga hasil paling penting untuk minggu akan datang?

Tabiat ini meningkatkan fokus kerana ia memaksa anda melihat perniagaan secara keseluruhan, bukan sekadar mesej atau mesyuarat seterusnya.

Pengurusan masa untuk pemilik perniagaan baharu

Jika anda berada dalam peringkat awal membina syarikat, masa anda menjadi lebih penting. Pengasas pada peringkat awal mesti mengendalikan penubuhan, pemfailan, perancangan, pembangunan pelanggan, dan pelaksanaan pada masa yang sama. Itulah sebabnya penting untuk mewujudkan sistem lebih awal dan bukannya menunggu sehingga semuanya terasa membebankan.

Apabila anda memudahkan proses persediaan perniagaan, anda mewujudkan lebih banyak ruang untuk kerja yang benar-benar mengembangkan syarikat. Zenind membantu usahawan mengurus tugas penubuhan dan pematuhan dengan cekap, yang boleh membebaskan perhatian untuk jualan, operasi, dan strategi.

Kemenangan pantas yang boleh anda gunakan hari ini

Jika anda mahu memperbaik pengurusan masa anda dengan segera, mulakan dengan tindakan ini:

• Tulis tiga keutamaan utama untuk esok sebelum menamatkan hari ini
• Matikan notifikasi yang tidak penting
• Jadualkan semakan e-mel dan bukannya memeriksa secara berterusan
• Blokkan satu sesi kerja tanpa gangguan dalam kalendar anda
• Batalkan atau pendekkan mana-mana mesyuarat yang tidak mempunyai tujuan jelas
• Kenal pasti satu tugas untuk diwakilkan minggu ini
• Buang satu gangguan berulang daripada persekitaran anda

Perubahan kecil boleh menghasilkan manfaat yang besar apabila dilakukan secara konsisten.

Kesimpulan

Pengurusan masa bukan tentang memerah lebih banyak aktiviti ke dalam hari yang sudah padat. Ia tentang memberi ruang kepada kerja yang paling penting dan mengurangkan geseran yang melambatkan anda.

Bagi usahawan, itu bermaksud menumpukan perhatian pada keutamaan, menjejak cara masa digunakan, melindungi kerja mendalam, dan membina sistem yang boleh anda ulang. Hasilnya bukan sekadar produktiviti yang lebih baik. Ia juga pertimbangan yang lebih baik, stres yang lebih rendah, dan kawalan yang lebih kukuh terhadap hala tuju perniagaan anda.

Jika anda boleh mengurus perhatian anda, jadual anda akan mengikutinya.