Quản lý thời gian cho doanh nhân: 7 bước thực tế để tăng năng suất

Quản lý thời gian không phải là kiểm soát thời gian. Đó là kiểm soát sự tập trung, các ưu tiên và cách bạn đi qua từng ngày. Với doanh nhân, sự khác biệt này rất quan trọng. Khi bạn đang xây dựng một công ty, mỗi giờ có thể bị kéo theo nhiều hướng khác nhau: câu hỏi của khách hàng, vận hành, bán hàng, tuyển dụng, kế toán, tuân thủ và những vấn đề phát sinh bất ngờ trong bất kỳ doanh nghiệp đang phát triển nào.

Quản lý thời gian tốt không chỉ giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn. Nó còn giúp bạn bảo vệ những công việc chiến lược, giảm căng thẳng và đưa ra quyết định tốt hơn với ít ma sát hơn. Nó cũng tạo ra một nền tảng ổn định hơn cho dài hạn, điều này rất quan trọng dù bạn đang khởi động một dự án mới, điều hành một startup tinh gọn hay xử lý các trách nhiệm thường xuyên đi kèm với việc sở hữu doanh nghiệp. Các dịch vụ như Zenind có thể đơn giản hóa phần thành lập công ty, nhưng cách bạn quản lý thời gian vẫn là yếu tố quyết định việc vận hành hằng ngày có suôn sẻ hay không.

Vì sao quản lý thời gian quan trọng với nhà sáng lập

Hầu hết doanh nhân không gặp khó khăn vì lười biếng hay thiếu động lực. Họ gặp khó khăn vì công việc của họ bị phân mảnh. Một nhà sáng lập có thể bắt đầu buổi sáng bằng công việc phát triển sản phẩm, chuyển sang email, tham gia một cuộc gọi với nhà cung cấp, trả lời tin nhắn của nhóm, rồi dành phần còn lại của ngày để cố gắng lấy lại nhịp làm việc.

Mô hình đó tạo ra ba vấn đề phổ biến:

• Công việc quan trọng bị trì hoãn vì công việc khẩn cấp liên tục xuất hiện.
• Mệt mỏi vì phải ra quyết định tăng lên do trong ngày có quá nhiều lựa chọn nhỏ.
• Năng suất giảm vì mỗi lần bị gián đoạn đều làm khó việc lấy lại sự tập trung.

Quản lý thời gian giải quyết những vấn đề đó bằng cách tạo ra cấu trúc cho ngày làm việc của bạn. Cấu trúc đó không cần quá cứng nhắc. Nó cần có chủ đích.

Nguyên tắc 1: Bạn không thể quản lý thời gian, chỉ có thể quản lý cách sử dụng nó

Bản thân thời gian là cố định. Ai cũng có 24 giờ như nhau. Điều thay đổi là bạn dùng những giờ đó như thế nào.

Đây là một chuyển đổi tư duy quan trọng đối với chủ doanh nghiệp. Nếu bạn nghĩ thời gian là thứ mình đang cố “kiểm soát”, bạn có thể sẽ thất vọng vì những gián đoạn không thể tránh. Nếu bạn nghĩ thời gian là một nguồn lực để phân bổ, bạn sẽ đưa ra lựa chọn tốt hơn.

Hãy tự hỏi:

• Những công việc nào trực tiếp thúc đẩy doanh nghiệp tiến lên?
• Những công việc nào thực sự cần đến sự chú ý của tôi?
• Những công việc nào có thể trì hoãn, giao phó, tự động hóa hoặc loại bỏ?

Khi bạn trả lời những câu hỏi đó một cách trung thực, việc thiết kế lịch làm việc sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Nguyên tắc 2: Năng suất đi theo ưu tiên

Một ngày làm việc hiệu quả không phải là ngày bạn hoàn thành nhiều việc nhất. Đó là ngày bạn hoàn thành đúng những việc cần làm.

Nhiều nhà sáng lập bị mắc kẹt trong các công việc giá trị thấp vì chúng có vẻ cấp bách. Dọn hộp thư đến, trả lời mọi tin nhắn và sắp xếp lại lịch có thể tạo cảm giác như đang làm việc hiệu quả, nhưng những hoạt động đó thường không tạo ra kết quả kinh doanh đáng kể.

Một cách tiếp cận tốt hơn là phân loại công việc thành bốn nhóm:

• Tác động cao và khẩn cấp
• Tác động cao và chưa khẩn cấp
• Tác động thấp và khẩn cấp
• Tác động thấp và chưa khẩn cấp

Hai nhóm đầu tiên xứng đáng nhận phần lớn năng lượng của bạn. Hai nhóm còn lại nên được giảm thiểu hoặc loại bỏ bất cứ khi nào có thể.

Nguyên tắc 3: Hệ thống của bạn phải phù hợp với thực tế của bạn

Một hệ thống quản lý thời gian chỉ hiệu quả nếu nó phù hợp với doanh nghiệp và thói quen thực tế của bạn. Một nhà sáng lập đơn lẻ cần cấu trúc khác với một người dẫn dắt đội nhóm nhỏ. Doanh nghiệp dịch vụ có nhịp độ khác với công ty sản phẩm. Một nhà sáng lập làm việc với khách hàng cả ngày cần nhiều khoảng đệm thời gian hơn người chủ yếu làm việc trong các phiên tập trung để xây dựng.

Mục tiêu không phải là sao chép lịch làm việc của người khác. Mục tiêu là xây dựng một lịch phù hợp với khối lượng công việc, nhịp năng lượng và giai đoạn phát triển của doanh nghiệp bạn.

Bước 1: Xác định kết quả trước khi lập kế hoạch ngày

Trước khi sắp xếp lịch, hãy xác định thành công trông như thế nào.

Hãy bắt đầu với ba cấp độ lập kế hoạch:

• Mục tiêu theo năm hoặc theo quý
• Ưu tiên theo tuần
• Công việc theo ngày

Nếu bạn không có kết quả rõ ràng, mọi công việc sẽ trông như nhau. Đó là cách các nhà sáng lập có thể dành cả ngày cho những việc trông rất bận nhưng không làm thay đổi doanh nghiệp.

Hãy viết ra những kết quả bạn muốn đạt được trong 90 ngày tới. Giữ chúng cụ thể. Ví dụ:

• Ra mắt website
• Hoàn tất các công việc thành lập công ty và tuân thủ
• Cải thiện tạo khách hàng tiềm năng
• Chốt ba khách hàng mới
• Chuẩn hóa quy trình onboarding cho khách hàng mới

Khi đã biết kết quả, bạn sẽ dễ quyết định việc nào xứng đáng có mặt trong danh sách công việc hôm nay.

Bước 2: Theo dõi cách bạn thực sự sử dụng thời gian

Hầu hết mọi người đều đánh giá thấp lượng thời gian dành cho gián đoạn, chuyển ngữ cảnh và công việc giá trị thấp. Một bản ghi thời gian sẽ cho bạn sự thật.

Hãy theo dõi thời gian của bạn ít nhất năm ngày làm việc. Bạn có thể dùng sổ tay, bảng tính hoặc ứng dụng theo dõi thời gian. Ghi lại:

• Bạn đã làm gì
• Khi nào bạn bắt đầu
• Khi nào bạn dừng lại
• Vì sao bạn dừng lại
• Công việc đó có liên quan đến mục tiêu của bạn hay không

Cuối tuần, hãy xem lại bản ghi và tìm các mẫu lặp lại. Bạn có thể nhận ra rằng điểm ngốn thời gian lớn nhất không phải là một dự án lớn. Nó có thể là các lần bị gián đoạn lặp đi lặp lại, các cuộc gọi không cần thiết hoặc việc kiểm tra tin nhắn quá thường xuyên.

Thông tin đó rất giá trị vì bạn không thể cải thiện thứ mình không nhìn thấy.

Bước 3: Bảo vệ công việc giá trị cao nhất của bạn

Khi đã biết công việc nào quan trọng nhất, hãy bảo vệ nó.

Cách tốt nhất để làm điều đó là lên lịch các khung thời gian làm việc sâu. Làm việc sâu là khoảng thời gian dành riêng cho những công việc đòi hỏi tập trung, chẳng hạn như chiến lược, viết lách, lập kế hoạch, phân tích, ngân sách, phát triển sản phẩm hoặc rà soát pháp lý và tuân thủ.

Hãy áp dụng các nguyên tắc sau:

• Đặt khung làm việc sâu lên lịch trước khi lấp đầy phần còn lại của ngày.
• Đặt công việc khó nhất vào thời điểm bạn tập trung nhất trong ngày.
• Giữ khung đủ dài để tạo tiến triển, thường là 60 đến 120 phút.
• Tắt thông báo trong suốt khung đó.
• Tránh xếp lịch họp ngay trước hoặc ngay sau nếu có thể.

Một nhà sáng lập biết bảo vệ thời gian làm việc sâu thường sẽ vượt trội hơn một nhà sáng lập luôn sẵn sàng cả ngày.

Bước 4: Giảm những kẻ ngốn thời gian lớn nhất

Lãng phí thời gian thường nhỏ trong từng lần, nhưng lớn khi cộng dồn. Một lần gián đoạn kéo dài hai phút lặp lại 15 lần có thể phá hỏng cả một buổi chiều.

Những thứ thường làm lãng phí thời gian gồm:

• Kiểm tra email liên tục
• Phản ứng với mọi thông báo điện thoại
• Ngồi trong các cuộc họp không có chương trình rõ ràng
• Làm nhiều việc cùng lúc giữa các công việc không liên quan
• Để người khác định nghĩa ưu tiên của bạn
• Làm lại những việc vốn đã đủ tốt
• Cố làm những việc đáng lẽ nên giao cho người khác
• Trì hoãn những việc khó cho đến cuối tuần
• Ra quyết định khi chưa đủ thông tin rồi quay lại xem xét nhiều lần

Bạn không cần loại bỏ mọi sự sao nhãng. Bạn cần giảm những thứ lấy đi nhiều thời gian nhất.

Một quy tắc hữu ích là tự hỏi: hoạt động này có trực tiếp hỗ trợ kết quả kinh doanh tiếp theo hay chỉ đang lấp đầy thời gian?

Bước 5: Gom các công việc tương tự lại với nhau

Chuyển đổi giữa các nhiệm vụ rất tốn kém. Mỗi lần bạn chuyển từ kiểu công việc này sang kiểu công việc khác, não bộ phải tiêu tốn năng lượng để tái định hướng.

Gom nhóm giúp giảm chi phí đó.

Ví dụ:

• Trả lời email trong một hoặc hai phiên cố định thay vì cả ngày
• Thực hiện các cuộc gọi trong một khung giờ xác định
• Rà soát tài chính vào cùng một thời điểm mỗi tuần
• Xử lý các công việc hành chính cùng nhau
• Lên lịch tạo nội dung và biên tập thành các khung riêng

Gom nhóm hiệu quả vì nó tạo cho não một ngữ cảnh lặp lại. Bạn tốn ít thời gian khởi động lại hơn và có nhiều thời gian hơn để hoàn thành.

Bước 6: Giao phó, tự động hóa hoặc loại bỏ những gì có thể

Doanh nhân thường giữ lại những công việc vì họ có thể làm nhanh hơn bất kỳ ai khác. Điều đó có thể đúng trong ngắn hạn, nhưng thường là chiến lược tồi về dài hạn.

Một câu hỏi tốt hơn không phải là “Tôi có làm được việc này không?” mà là “Tôi có nên là người làm việc này không?”

Hãy dùng quy tắc ra quyết định sau:

• Tự làm nếu đó là việc có giá trị cao và chỉ bạn mới làm tốt.
• Giao phó nếu người khác có thể hoàn thành sau khi được đào tạo và có quy trình rõ ràng.
• Tự động hóa nếu đó là công việc lặp lại và dựa trên quy tắc.
• Loại bỏ nếu nó không thực sự hỗ trợ mục tiêu của bạn.

Giao phó đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp phát triển. Nếu bạn tự làm mọi thứ, công ty của bạn có thể phụ thuộc vào sự có mặt của bạn thay vì năng lực lãnh đạo của bạn.

Bước 7: Xây dựng một hệ điều hành hằng ngày thực tế

Quản lý thời gian tốt không phải là một giải pháp một lần. Đó là một hệ thống hằng ngày.

Một cấu trúc đơn giản có thể như sau:

Buổi sáng

• Rà soát các ưu tiên trong ngày
• Xác định một hoặc hai kết quả quan trọng nhất
• Hoàn thành công việc giá trị cao nhất trước khi xử lý các yêu cầu có mức ưu tiên thấp

Buổi trưa

• Gom các cuộc gọi và giao tiếp vào một khung
• Xử lý các công việc hành chính
• Kiểm tra tiến độ so với kế hoạch buổi sáng

Buổi chiều

• Hoàn tất các công việc nhỏ hơn
• Trả lời những tin nhắn còn lại
• Chuẩn bị cho ngày mai

Cuối ngày

• Xem lại những gì đã hoàn thành
• Chuyển các việc chưa xong sang ngày tiếp theo một cách có chủ đích
• Thiết lập lại ưu tiên cho ngày mai

Cấu trúc này giúp ngày làm việc của bạn không trở nên ngẫu nhiên. Nó cũng tạo cho bạn một nhịp lặp lại giúp giảm mệt mỏi vì phải ra quyết định.

Một quy trình rà soát hằng tuần thực tế

Việc rà soát mỗi tuần giúp các vấn đề nhỏ không trở thành vấn đề lớn.

Dành ra 30 đến 45 phút mỗi tuần và tự hỏi:

• Tôi đã hoàn thành những gì?
• Điều gì bị trì hoãn và vì sao?
• Tôi đã mất thời gian ở đâu?
• Tuần tới nên giao phó những công việc nào?
• Ba kết quả quan trọng nhất cho tuần tới là gì?

Thói quen này cải thiện sự tập trung vì nó buộc bạn nhìn toàn cảnh doanh nghiệp thay vì chỉ nhìn vào tin nhắn hay cuộc họp tiếp theo.

Quản lý thời gian cho chủ doanh nghiệp mới

Nếu bạn đang ở giai đoạn đầu xây dựng một công ty, thời gian của bạn còn quan trọng hơn nữa. Nhà sáng lập ở giai đoạn đầu phải xử lý thành lập doanh nghiệp, hồ sơ, lập kế hoạch, tìm hiểu khách hàng và triển khai cùng lúc. Đó là lý do vì sao việc tạo hệ thống sớm sẽ hữu ích hơn là chờ đến khi mọi thứ trở nên quá tải.

Khi bạn đơn giản hóa quy trình thiết lập doanh nghiệp, bạn tạo thêm không gian cho những công việc thật sự giúp công ty tăng trưởng. Zenind giúp doanh nhân xử lý hiệu quả các nhiệm vụ thành lập và tuân thủ, từ đó giải phóng sự tập trung cho bán hàng, vận hành và chiến lược.

Những lợi ích nhanh bạn có thể áp dụng ngay hôm nay

Nếu bạn muốn cải thiện quản lý thời gian ngay lập tức, hãy bắt đầu với những việc sau:

• Viết ra ba ưu tiên hàng đầu cho ngày mai trước khi kết thúc hôm nay
• Tắt các thông báo không cần thiết
• Lên lịch kiểm tra email thay vì kiểm tra liên tục
• Chặn một phiên làm việc không bị gián đoạn trên lịch
• Hủy hoặc rút ngắn bất kỳ cuộc họp nào không có mục đích rõ ràng
• Xác định một việc để giao phó trong tuần này
• Loại bỏ một sự sao nhãng lặp lại khỏi môi trường làm việc của bạn

Những thay đổi nhỏ có thể tạo ra kết quả lớn khi chúng được duy trì đều đặn.

Lời kết

Quản lý thời gian không phải là nhồi thêm nhiều hoạt động vào một ngày vốn đã chật kín. Đó là tạo không gian cho công việc quan trọng nhất và giảm những ma sát làm bạn chậm lại.

Với doanh nhân, điều đó có nghĩa là tập trung vào ưu tiên, theo dõi cách thời gian thực sự được sử dụng, bảo vệ thời gian làm việc sâu và xây dựng một hệ thống có thể lặp lại. Kết quả không chỉ là năng suất tốt hơn. Đó còn là phán đoán tốt hơn, ít căng thẳng hơn và kiểm soát mạnh hơn đối với hướng đi của doanh nghiệp bạn.

Nếu bạn có thể quản lý sự chú ý của mình, lịch làm việc của bạn sẽ tự đi theo.