Кәсіпкерлерге арналған уақытты басқару: өнімділікті арттыруға көмектесетін 7 практикалық қадам

Уақытты басқару уақытты бақылау туралы емес. Ол өз назарыңызды, басымдықтарыңызды және күніңізді қалай өткізетініңізді басқару туралы. Кәсіпкерлер үшін бұл айырмашылық маңызды. Компания құрып жатқанда, әр сағат бірнеше бағытқа тартылады: клиент сұрақтары, операциялар, сату, жалдау, бухгалтерия, сәйкестік және өсіп келе жатқан бизнесте жиі туындайтын күтпеген мәселелер.

Тиімді уақытты басқару тапсырмаларды тезірек аяқтаудан да маңыздырақ нәрсені береді. Ол стратегиялық жұмысты қорғауға, күйзелісті азайтуға және аз кедергімен жақсырақ шешім қабылдауға көмектеседі. Сондай-ақ ол ұзақ мерзімді тұрақты негіз қалыптастырады, бұл жаңа жобаны іске қосып жатсаңыз да, шағын стартап жүргізіп жатсаңыз да, не бизнес иесі ретінде күнделікті міндеттерді атқарып жүрсеңіз де маңызды. Zenind сияқты қызметтер компанияны тіркеу үдерісін жеңілдете алады, бірақ уақытыңызды қалай басқаруыңыз күнделікті жұмыстың қаншалықты бірқалыпты жүретінін анықтайды.

Уақытты басқару неліктен құрылтайшылар үшін маңызды

Көптеген кәсіпкерлер жалқаулықтан немесе ынтасыздықтан қиналмайды. Олар жұмысы бөлшектеніп кеткендіктен қиналады. Құрылтайшы таңды өніммен жұмыс істеуден бастап, кейін электрондық поштаға ауысып, жеткізушімен қоңырауға кіріп, команда хабарламасына жауап беріп, сосын күннің қалған бөлігінде ырғақты қайта қалпына келтіруге тырысуы мүмкін.

Мұндай үлгі үш ортақ мәселе тудырады:

• Шұғыл жұмыс үнемі келіп тұрғандықтан маңызды жұмыс кейінге қалады.
• Күн ішінде тым көп ұсақ шешім болғандықтан шешім қабылдау шаршатады.
• Әрбір араласу назарды қайта жинауды қиындатқандықтан өнімділік төмендейді.

Уақытты басқару күніңізге құрылым береді және осы мәселелерді шешеді. Бұл құрылым қатал болудың қажеті жоқ. Ол саналы болуы керек.

1-қағида: Уақытты емес, оны қалай пайдаланатыныңызды басқарасыз

Уақыттың өзі өзгермейді. Әр адамға бірдей 24 сағат беріледі. Өзгеретіні - сол сағаттардың қалай жұмсалатыны.

Бұл бизнес иелері үшін маңызды ой ауысымы. Егер сіз уақытты «бақылауға» тырысатын нәрсе деп қабылдасаңыз, болдырмауға болмайтын үзілістерден көңіліңіз қалуы мүмкін. Егер уақытты бөлуге болатын ресурс деп қарасаңыз, жақсырақ шешім қабылдайсыз.

Өзіңізден сұраңыз:

• Қандай тапсырмалар бизнесті тікелей алға жылжытады?
• Қандай тапсырмаларға дәл сіздің назарыңыз қажет?
• Қандай тапсырмаларды кейінге қалдыруға, тапсыруға, автоматтандыруға немесе алып тастауға болады?

Осы сұрақтарға шынайы жауап бергенде, кестеңізді құру оңайырақ болады.

2-қағида: Өнімділік басымдықтардан басталады

Өнімді күн деген ең көп тапсырма орындаған күн емес. Ол дұрыс тапсырмаларды орындаған күн.

Көптеген құрылтайшылар шұғыл көрінетін төмен құнды жұмыстарға тұрып қалады. Кіріс жәшігін тазалау, әр хабарламаға жауап беру және күнтізбені қайта құру өнімді сияқты көрінуі мүмкін, бірақ бұл әрекеттер көбіне нақты бизнес нәтижелерін бермейді.

Тиімді тәсіл - жұмысты төрт санатқа бөлу:

• Жоғары әсерлі және шұғыл
• Жоғары әсерлі және шұғыл емес
• Төмен әсерлі және шұғыл
• Төмен әсерлі және шұғыл емес

Алғашқы екі санат уақытыңыздың басым бөлігін алуы керек. Соңғы екі санат мүмкіндігінше қысқартылуы немесе жойылуы тиіс.

3-қағида: Жүйе сіздің шынайы жағдайыңызға сай болуы керек

Уақытты басқару жүйесі тек сіздің нақты бизнесіңізге және әдеттеріңізге сәйкес келсе ғана жұмыс істейді. Жалғыз құрылтайшыға шағын команда жетекшісінен бөлек құрылым қажет. Қызмет көрсету бизнесінің ырғағы өнім жасайтын компаниядан өзгеше. Күні бойы клиенттермен жұмыс істейтін құрылтайшыға терең шоғырланған жұмыс сессияларымен жұмыс істейтін адамға қарағанда көбірек буфер уақыт керек.

Мақсат - басқа біреудің кестесін көшіру емес. Мақсат - сіздің жүктемеңізге, энергияңыздың табиғи ырғағына және бизнесіңіздің кезеңіне сай келетін жүйе құру.

1-қадам: Күніңізді жоспарламас бұрын нәтижелерді анықтаңыз

Кесте құрмас бұрын, табыс қандай болатынын анықтаңыз.

Жоспарлаудың үш деңгейінен бастаңыз:

• Жылдық немесе тоқсандық мақсаттар
• Апталық басымдықтар
• Күнделікті тапсырмалар

Егер сізде нақты нәтижелер болмаса, әр тапсырма бірдей маңызды болып көрінеді. Сол себепті құрылтайшылар кейде бүтін күніңізді бос емес, бірақ бизнесті өзгертпейтін жұмысқа жұмсайды.

Алдағы 90 күнге арналған нәтижелерді жазыңыз. Оларды нақты етіңіз. Мысалы:

• Веб-сайтты іске қосу
• Компанияны тіркеу және сәйкестік тапсырмаларын аяқтау
• Лидтерді генерациялауды жақсарту
• Үш жаңа клиентпен келісім жасау
• Жаңа клиенттерді қарсы алу процесін стандарттау

Нәтиже белгілі болғанда, бүгінгі тізімге не кіруі керек екенін шешу жеңілдейді.

2-қадам: Уақытты іс жүзінде қалай жұмсайтыныңызды бақылаңыз

Көп адам үзілістерге, ауысуларға және төмен құнды жұмысқа қанша уақыт кететінін төмен бағалайды. Уақыт журналында шындық көрінеді.

Кемінде бес жұмыс күні бойы уақытыңызды бақылаңыз. Ол үшін дәптер, кесте немесе уақытты қадағалау қосымшасын қолдануға болады. Мына нәрселерді жазып отырыңыз:

• Не істедіңіз
• Қашан бастадыңыз
• Қашан тоқтадыңыз
• Неліктен тоқтадыңыз
• Тапсырма мақсаттарыңызға қаншалықты қатысты болды

Апта соңында журналды қарап, заңдылықтарды анықтаңыз. Сіздің ең үлкен уақыт жоғалту көзіңіз бір үлкен жоба емес екенін байқай аласыз. Ол қайталанатын үзілістер, қажетсіз қоңыраулар немесе хабарламаларды тым жиі тексеру болуы мүмкін.

Бұл түсінік құнды, өйткені көрмейінше жақсарта алмайсыз.

3-қадам: Ең құнды жұмысыңызды қорғаңыз

Қандай жұмыс ең маңызды екенін білген соң, оны қорғаңыз.

Мұны істеудің ең жақсы жолы - терең жұмыс блоктарын жоспарлау. Терең жұмыс - шоғырлануды қажет ететін тапсырмаларға арналған уақыт. Оларға стратегия, жазу, жоспарлау, талдау, бюджеттеу, өнім әзірлеу немесе құқықтық және сәйкестік шолуы жатады.

Мына ережелерді қолданыңыз:

• Күнтізбеде терең жұмысқа алдымен орын беріңіз, қалғанын содан кейін толтырыңыз.
• Күннің ең зейінді болатын уақытында ең қиын жұмысты жасаңыз.
• Блок жеткілікті ұзақ болсын, әдетте 60-120 минут.
• Блок кезінде хабарландыруларды өшіріңіз.
• Мүмкін болса, алдында немесе артынан кездесулерді жоспарламаңыз.

Терең жұмысты қорғайтын құрылтайшы әдетте күні бойы қолжетімді болып жүретін құрылтайшыдан озады.

4-қадам: Ең көп уақыт жейтін нәрселерді азайтыңыз

Уақытты ысырап ету көбіне әрбір жағдайда ұсақ, бірақ жиынтығында үлкен болады. Екі минуттық үзіліс 15 рет қайталанса, түстен кейінгі уақытыңызды бұза алады.

Жиі кездесетін уақыт жегіштер:

• Электрондық поштаны үнемі тексеру
• Әр телефон хабарламасына бірден жауап беру
• Нақты күн тәртібі жоқ кездесулерде отыру
• Бір-біріне қатысы жоқ тапсырмалар арасында ауысу
• Басқа адамдардың басымдықтарыңызды анықтауына жол беру
• Бұрыннан жеткілікті жақсы болған жұмысты қайта өңдеу
• Тапсыруға болатын жұмысты өзіңіз істеуге тырысу
• Қиын тапсырмаларды аптаның соңына қалдыру
• Жеткілікті ақпаратсыз шешім қабылдап, кейін оны қайта-қайта қарастыру

Әрбір алаңдатуды жоюдың қажеті жоқ. Ең көп уақыт ұрлайтындарын азайту керек.

Пайдалы сұрақ: бұл әрекет келесі бизнес нәтижесін тікелей қолдай ма, әлде тек уақыт өткізіп тұр ма?

5-қадам: Ұқсас тапсырмаларды бірге топтаңыз

Тапсырма ауыстыру қымбатқа түседі. Бір жұмыс түрінен екіншісіне өткен сайын ми қайта бейімделуге энергия жұмсайды.

Топтастыру осы шығынды азайтады.

Мысалдар:

• Электрондық поштаға күні бойы емес, бір немесе екі белгіленген сессияда жауап беру
• Қоңырауларды белгілі бір уақыт аралығында жасау
• Қаржыны әр аптада бір уақытта шолу
• Әкімшілік тапсырмаларды бірге өңдеу
• Мазмұн жасау мен өңдеуді бөлек блоктарға жоспарлау

Топтастыру жұмыс істейді, өйткені ол миға қайталанатын контекст береді. Сіз қайта бастауға аз уақыт жұмсап, аяқтауға көбірек уақыт бөлесіз.

6-қадам: Не мүмкін болса, соны тапсырыңыз, автоматтандырыңыз немесе алып тастаңыз

Кәсіпкерлер көбіне тапсырмаларды өздері істей береді, өйткені оларды басқа біреуден жылдамырақ орындай алады. Қысқа мерзімде бұл рас болуы мүмкін, бірақ ұзақ мерзімде бұл жақсы стратегия емес.

Жақсырақ сұрақ - «Мен мұны істей аламын ба?» емес, «Мұны мен істеуім керек пе?»

Мына шешім қағидасын қолданыңыз:

• Егер ол жоғары құнды және оны тек сіз ғана жақсы істей алсаңыз, өзіңіз істеңіз.
• Егер басқа адам оны үйрету мен нақты процестің көмегімен орындай алса, тапсырыңыз.
• Егер ол қайталанатын және ережеге негізделген болса, автоматтандырыңыз.
• Егер ол мақсаттарыңызды айтарлықтай қолдамаса, алып тастаңыз.

Компанияңыз өскен сайын тапсыру әсіресе маңызды. Егер бәрін өзіңіз істесеңіз, компанияңыз сіздің көшбасшылығыңыздың орнына сіздің қолжетімділігіңізге тәуелді болып қалуы мүмкін.

7-қадам: Шынайы күнделікті жұмыс жүйесін құрыңыз

Жақсы уақытты басқару бір реттік шешім емес. Ол күнделікті жүйе.

Қарапайым құрылым мынадай болуы мүмкін:

Таң

• Күннің басымдықтарын қарап шығу
• Ең маңызды бір немесе екі нәтижені анықтау
• Төмен басымдықты сұрауларға кіріспей тұрып ең құнды жұмысты орындау

Түске дейінгі және түскі уақыт

• Қоңыраулар мен коммуникацияны бір блокқа жинау
• Әкімшілік тапсырмаларды орындау
• Таңертеңгі жоспарға қатысты ілгерілеуді тексеру

Түстен кейін

• Ұсақ тапсырмаларды аяқтау
• Қалған хабарламаларға жауап беру
• Ертеңге дайындалу

Күн соңында

• Не аяқталғанын шолу
• Аяқталмаған істерді келесі күнге әдейі көшіру
• Ертеңгі басымдықтарды қайта орнату

Бұл құрылым күніңіздің ретсіз болуына жол бермейді. Сонымен бірге шешім қабылдау шаршауын азайтатын қайталанатын ырғақ береді.

Апталық шолу процесі

Апталық шолу ұсақ мәселелердің үлкен проблемаларға айналуын болдырмайды.

Аптасына бір рет 30-45 минут бөліп, мына сұрақтарды қойыңыз:

• Нені аяқтадым?
• Не кейінге қалды және неге?
• Уақытым қай жерде жоғалды?
• Қай тапсырмаларды келесі аптада тапсыру керек?
• Алдағы аптадағы ең маңызды үш нәтиже қандай?

Бұл әдет назарды күшейтеді, өйткені ол сізді тек келесі хабарламаға немесе кездесуге емес, бүкіл бизнеске қарауға мәжбүр етеді.

Жаңа бизнес иелері үшін уақытты басқару

Егер сіз компания құрудың бастапқы кезеңінде болсаңыз, уақытыңыз одан да құнды. Ерте кезеңдегі құрылтайшылар бір мезетте компанияны тіркеу, өтінімдер, жоспарлау, клиенттерді табу және орындаумен айналысуы керек. Сондықтан бәрі тым ауыр болып көрінгенше күтпей, жүйелерді ерте құру пайдалы.

Бизнес орнату үдерісін жеңілдетсеңіз, компанияны өсіретін жұмысқа көбірек орын ашасыз. Zenind кәсіпкерлерге тіркеу және сәйкестік тапсырмаларын тиімді орындауға көмектеседі, бұл сату, операциялар және стратегия үшін көбірек назар босатуы мүмкін.

Бүгін қолдануға болатын жылдам жеңістер

Егер уақытты басқаруды бірден жақсартқыңыз келсе, мына әрекеттерден бастаңыз:

• Бүгін аяқтамас бұрын ертеңгі үш басты басымдықты жазыңыз
• Қажетсіз хабарландыруларды өшіріңіз
• Электрондық поштаны үздіксіз тексермей, белгіленген уақытқа жоспарлаңыз
• Күнтізбеге бір үздіксіз жұмыс сессиясын енгізіңіз
• Нақты мақсаты жоқ кез келген кездесуді алып тастаңыз немесе қысқартыңыз
• Осы аптада тапсыратын бір тапсырманы анықтаңыз
• Ортаңыздан бір қайталанатын алаңдатуды алып тастаңыз

Кішігірім өзгерістер тұрақты болса, үлкен нәтиже береді.

Қорытынды ой

Уақытты басқару қазірдің өзінде тығыз күнге көбірек әрекет сыйғызу туралы емес. Ол ең маңызды жұмысқа орын ашу және сізді баяулататын кедергілерді азайту туралы.

Кәсіпкерлер үшін бұл басымдықтарға назар аударуды, уақыттың қалай жұмсалып жатқанын бақылауды, терең жұмысты қорғауды және қайталанатын жүйе құруды білдіреді. Нәтижесінде тек жақсырақ өнімділік емес, жақсырақ шешім қабылдау, аз күйзеліс және бизнес бағытын көбірек бақылау пайда болады.

Егер назарыңызды басқара алсаңыз, кестеңіз соған ілеседі.