Διαχείριση χρόνου για επιχειρηματίες: 7 πρακτικά βήματα για να αυξήσετε την παραγωγικότητα

Η διαχείριση χρόνου δεν αφορά τον έλεγχο του χρόνου. Αφορά τον έλεγχο της προσοχής σας, των προτεραιοτήτων σας και του τρόπου με τον οποίο κινείστε μέσα στην ημέρα. Για τους επιχειρηματίες, αυτή η διάκριση έχει σημασία. Όταν χτίζετε μια εταιρεία, κάθε ώρα μπορεί να τραβιέται προς πολλές κατευθύνσεις: ερωτήσεις πελατών, λειτουργίες, πωλήσεις, προσλήψεις, λογιστικά, συμμόρφωση και τα απρόβλεπτα ζητήματα που εμφανίζονται σε κάθε αναπτυσσόμενη επιχείρηση.

Η ισχυρή διαχείριση χρόνου σας βοηθά να κάνετε περισσότερα από το να ολοκληρώνετε εργασίες πιο γρήγορα. Σας βοηθά να προστατεύετε τη στρατηγική εργασία, να μειώνετε το άγχος και να παίρνετε καλύτερες αποφάσεις με λιγότερη τριβή. Επίσης, δημιουργεί μια πιο σταθερή βάση για το μακροπρόθεσμο μέλλον, κάτι που έχει σημασία είτε ξεκινάτε μια νέα επιχείρηση, είτε λειτουργείτε μια λιτή startup, είτε διαχειρίζεστε τις συνεχιζόμενες ευθύνες που συνοδεύουν την ιδιοκτησία μιας επιχείρησης. Υπηρεσίες όπως η Zenind μπορούν να απλοποιήσουν το κομμάτι της σύστασης της εταιρείας, αλλά ο τρόπος με τον οποίο διαχειρίζεστε τον χρόνο σας εξακολουθεί να καθορίζει πόσο ομαλά λειτουργείτε καθημερινά.

Γιατί η διαχείριση χρόνου έχει σημασία για τους ιδρυτές

Οι περισσότεροι επιχειρηματίες δεν δυσκολεύονται επειδή είναι τεμπέληδες ή χωρίς κίνητρο. Δυσκολεύονται επειδή η εργασία τους είναι κατακερματισμένη. Ένας ιδρυτής μπορεί να ξεκινήσει το πρωί με εργασία πάνω στο προϊόν, να περάσει στα email, να μπει σε μια κλήση με προμηθευτή, να απαντήσει σε ένα μήνυμα της ομάδας και μετά να περάσει το υπόλοιπο της ημέρας προσπαθώντας να ανακτήσει τη δυναμική του.

Αυτό το μοτίβο δημιουργεί τρία συνηθισμένα προβλήματα:

• Η σημαντική εργασία καθυστερεί επειδή συνεχίζουν να προκύπτουν επείγοντα θέματα.
• Η κόπωση από τη λήψη αποφάσεων αυξάνεται επειδή η ημέρα περιέχει πάρα πολλές μικρές επιλογές.
• Η παραγωγικότητα πέφτει επειδή κάθε διακοπή κάνει πιο δύσκολη την επαναφορά της συγκέντρωσης.

Η διαχείριση χρόνου λύνει αυτά τα προβλήματα δίνοντας δομή στην ημέρα σας. Αυτή η δομή δεν χρειάζεται να είναι άκαμπτη. Πρέπει να είναι σκόπιμη.

Αρχή 1: Δεν μπορείτε να διαχειριστείτε τον χρόνο, μόνο τη χρήση του

Ο χρόνος είναι σταθερός. Όλοι έχουν τις ίδιες 24 ώρες. Αυτό που αλλάζει είναι το πώς ξοδεύονται αυτές οι ώρες.

Αυτή είναι μια σημαντική νοητική αλλαγή για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων. Αν σκέφτεστε τον χρόνο ως κάτι που προσπαθείτε να «ελέγξετε», μπορεί να απογοητεύεστε από διακοπές που δεν μπορείτε να αποτρέψετε. Αν τον δείτε ως πόρο που κατανέμετε, μπορείτε να πάρετε καλύτερες αποφάσεις.

Ρωτήστε τον εαυτό σας:

• Ποιες εργασίες προωθούν άμεσα την επιχείρηση;
• Ποιες εργασίες απαιτούν συγκεκριμένα τη δική μου προσοχή;
• Ποιες εργασίες μπορούν να καθυστερήσουν, να ανατεθούν, να αυτοματοποιηθούν ή να αφαιρεθούν;

Όταν απαντήσετε ειλικρινά σε αυτές τις ερωτήσεις, το πρόγραμμά σας γίνεται πιο εύκολο να σχεδιαστεί.

Αρχή 2: Η παραγωγικότητα ακολουθεί τις προτεραιότητες

Μια παραγωγική ημέρα δεν είναι η ημέρα στην οποία ολοκληρώνετε τις περισσότερες εργασίες. Είναι η ημέρα στην οποία ολοκληρώνετε τις σωστές εργασίες.

Πολλοί ιδρυτές παγιδεύονται σε εργασίες χαμηλής αξίας επειδή φαίνονται επείγουσες. Το να αδειάζετε το inbox, να απαντάτε σε κάθε μήνυμα και να αναδιατάσσετε τα ημερολόγια μπορεί να φαίνεται παραγωγικό, αλλά αυτές οι δραστηριότητες συχνά δεν δημιουργούν ουσιαστικά επιχειρηματικά αποτελέσματα.

Μια καλύτερη προσέγγιση είναι να ταξινομήσετε την εργασία σε τέσσερις κατηγορίες:

• Υψηλής επίδρασης και επείγουσα
• Υψηλής επίδρασης και μη επείγουσα
• Χαμηλής επίδρασης και επείγουσα
• Χαμηλής επίδρασης και μη επείγουσα

Οι δύο πρώτες κατηγορίες αξίζουν το μεγαλύτερο μέρος της ενέργειάς σας. Οι δύο τελευταίες θα πρέπει να ελαχιστοποιούνται ή να αφαιρούνται όπου είναι δυνατόν.

Αρχή 3: Το σύστημά σας πρέπει να ταιριάζει με την πραγματικότητά σας

Ένα σύστημα διαχείρισης χρόνου λειτουργεί μόνο αν ταιριάζει με την πραγματική σας επιχείρηση και τις συνήθειές σας. Ένας solo founder χρειάζεται διαφορετική δομή από έναν ηγέτη μικρής ομάδας. Μια επιχείρηση παροχής υπηρεσιών έχει διαφορετικούς ρυθμούς από μια εταιρεία προϊόντων. Ένας ιδρυτής που συνεργάζεται με πελάτες όλη μέρα χρειάζεται περισσότερο χρόνο-μαξιλάρι από κάποιον που εργάζεται κυρίως σε συνεδρίες βαθιάς συγκέντρωσης.

Ο στόχος δεν είναι να αντιγράψετε το πρόγραμμα κάποιου άλλου. Ο στόχος είναι να φτιάξετε ένα που να ταιριάζει στον φόρτο εργασίας σας, στα μοτίβα ενέργειάς σας και στο στάδιο της επιχείρησής σας.

Βήμα 1: Ορίστε τα αποτελέσματά σας πριν σχεδιάσετε την ημέρα σας

Πριν ορίσετε ένα πρόγραμμα, καθορίστε πώς μοιάζει η επιτυχία.

Ξεκινήστε με τρία επίπεδα σχεδιασμού:

• Ετήσιοι ή τριμηνιαίοι στόχοι
• Εβδομαδιαίες προτεραιότητες
• Καθημερινές εργασίες

Αν δεν έχετε σαφή αποτελέσματα, κάθε εργασία φαίνεται εξίσου σημαντική. Έτσι καταλήγουν οι ιδρυτές να περνούν ολόκληρες ημέρες σε εργασία που δίνει την αίσθηση ότι είναι πολλή, αλλά δεν αλλάζει την επιχείρηση.

Γράψτε τα αποτελέσματα που θέλετε για τις επόμενες 90 ημέρες. Κρατήστε τα συγκεκριμένα. Για παράδειγμα:

• Λανσάρισμα της ιστοσελίδας
• Ολοκλήρωση της σύστασης της εταιρείας και των εργασιών συμμόρφωσης
• Βελτίωση της δημιουργίας leads
• Κλείσιμο τριών νέων πελατών
• Τυποποίηση του onboarding για νέους πελάτες

Μόλις γνωρίζετε το αποτέλεσμα, γίνεται ευκολότερο να αποφασίσετε τι ανήκει στη σημερινή λίστα.

Βήμα 2: Παρακολουθήστε πώς πραγματικά ξοδεύετε τον χρόνο σας

Οι περισσότεροι άνθρωποι υποτιμούν πόσος χρόνος πηγαίνει σε διακοπές, εναλλαγές και εργασίες χαμηλής αξίας. Ένα ημερολόγιο χρόνου σας δείχνει την αλήθεια.

Παρακολουθήστε τον χρόνο σας για τουλάχιστον πέντε εργάσιμες ημέρες. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα τετράδιο, ένα φύλλο εργασίας ή μια εφαρμογή καταγραφής χρόνου. Καταγράψτε:

• Τι κάνατε
• Πότε ξεκινήσατε
• Πότε σταματήσατε
• Γιατί σταματήσατε
• Αν η εργασία είχε σημασία για τους στόχους σας

Στο τέλος της εβδομάδας, αναθεωρήστε το ημερολόγιο και αναζητήστε μοτίβα. Μπορεί να ανακαλύψετε ότι η μεγαλύτερη σπατάλη χρόνου σας δεν είναι ένα μεγάλο έργο. Μπορεί να είναι επαναλαμβανόμενες διακοπές, περιττές κλήσεις ή το ότι ελέγχετε πολύ συχνά τα μηνύματα.

Αυτή η εικόνα είναι πολύτιμη επειδή δεν μπορείτε να βελτιώσετε αυτό που δεν βλέπετε.

Βήμα 3: Προστατεύστε την εργασία υψηλότερης αξίας σας

Αφού μάθετε ποια εργασία έχει τη μεγαλύτερη σημασία, προστατέψτε την.

Ο καλύτερος τρόπος για να το κάνετε είναι να προγραμματίσετε blocks βαθιάς εργασίας. Η βαθιά εργασία είναι χρόνος αφιερωμένος σε εργασίες που απαιτούν συγκέντρωση, όπως στρατηγική, συγγραφή, σχεδιασμός, ανάλυση, προϋπολογισμός, ανάπτυξη προϊόντος ή νομικός και συμμορφωτικός έλεγχος.

Χρησιμοποιήστε αυτούς τους κανόνες:

• Τοποθετήστε τα blocks βαθιάς εργασίας στο ημερολόγιό σας πριν γεμίσετε το υπόλοιπο της ημέρας.
• Βάλτε τη δυσκολότερη εργασία στη στιγμή της ημέρας που είστε πιο συγκεντρωμένοι.
• Κρατήστε το block αρκετά μεγάλο ώστε να σημειώσετε πρόοδο, συνήθως 60 έως 120 λεπτά.
• Κλείστε τις ειδοποιήσεις κατά τη διάρκεια του block.
• Αποφύγετε να προγραμματίζετε συναντήσεις αμέσως πριν ή μετά, όποτε είναι δυνατόν.

Ένας ιδρυτής που προστατεύει τη βαθιά εργασία συνήθως θα αποδίδει καλύτερα από έναν ιδρυτή που παραμένει διαθέσιμος όλη μέρα.

Βήμα 4: Μειώστε τους μεγαλύτερους σπαταλητές χρόνου

Η σπατάλη χρόνου είναι συχνά μικρή σε κάθε περιστατικό, αλλά μεγάλη συνολικά. Μια διακοπή δύο λεπτών που επαναλαμβάνεται 15 φορές μπορεί να καταστρέψει ένα απόγευμα.

Συνηθισμένοι σπαταλητές χρόνου περιλαμβάνουν:

• Το συνεχές τσεκάρισμα email
• Την αντίδραση σε κάθε ειδοποίηση του τηλεφώνου
• Τις συναντήσεις χωρίς ξεκάθαρη ατζέντα
• Τον πολυδιεργασιακό τρόπο εργασίας μεταξύ άσχετων εργασιών
• Το να αφήνετε άλλους να ορίζουν τις προτεραιότητές σας
• Την επανεπεξεργασία εργασιών που ήταν ήδη αρκετά καλές
• Το να προσπαθείτε να κάνετε εργασία που θα έπρεπε να ανατεθεί
• Την αναβολή δύσκολων εργασιών για αργότερα μέσα στην εβδομάδα
• Τη λήψη αποφάσεων χωρίς αρκετές πληροφορίες και μετά την επανεξέτασή τους ξανά και ξανά

Δεν χρειάζεται να εξαλείψετε κάθε απόσπαση προσοχής. Χρειάζεται να μειώσετε αυτές που σας κλέβουν τον περισσότερο χρόνο.

Ένας χρήσιμος κανόνας είναι να ρωτάτε: υποστηρίζει αυτή η δραστηριότητα άμεσα το επόμενο επιχειρηματικό αποτέλεσμα ή απλώς γεμίζει χρόνο;

Βήμα 5: Ομαδοποιήστε παρόμοιες εργασίες

Η εναλλαγή μεταξύ εργασιών κοστίζει. Κάθε φορά που αλλάζετε από ένα είδος εργασίας σε άλλο, ο εγκέφαλός σας ξοδεύει ενέργεια για να επαναπροσανατολιστεί.

Η ομαδοποίηση μειώνει αυτό το κόστος.

Παραδείγματα:

• Απαντήστε στα email σε μία ή δύο προγραμματισμένες συνεδρίες αντί να το κάνετε όλη μέρα
• Κάντε τις κλήσεις σε ένα καθορισμένο χρονικό παράθυρο
• Ελέγξτε τα οικονομικά την ίδια ώρα κάθε εβδομάδα
• Επεξεργαστείτε τις διοικητικές εργασίες μαζί
• Προγραμματίστε τη δημιουργία και την επεξεργασία περιεχομένου σε ξεχωριστά blocks

Η ομαδοποίηση λειτουργεί επειδή δίνει στον εγκέφαλό σας ένα επαναλαμβανόμενο πλαίσιο. Ξοδεύετε λιγότερο χρόνο στο να ξεκινάτε ξανά και περισσότερο χρόνο στο να ολοκληρώνετε.

Βήμα 6: Αναθέστε, αυτοματοποιήστε ή αφαιρέστε ό,τι μπορείτε

Οι επιχειρηματίες συχνά κρατούν εργασίες επειδή μπορούν να τις κάνουν πιο γρήγορα από οποιονδήποτε άλλο. Αυτό μπορεί να ισχύει βραχυπρόθεσμα, αλλά συνήθως είναι κακή μακροπρόθεσμη στρατηγική.

Μια καλύτερη ερώτηση δεν είναι «Μπορώ να το κάνω;» Είναι «Πρέπει εγώ να το κάνω;»

Χρησιμοποιήστε αυτόν τον κανόνα απόφασης:

• Κάντε το μόνοι σας αν είναι υψηλής αξίας και μόνο εσείς μπορείτε να το κάνετε καλά.
• Αναθέστε το αν κάποιος άλλος μπορεί να το ολοκληρώσει με εκπαίδευση και μια ξεκάθαρη διαδικασία.
• Αυτοματοποιήστε το αν η εργασία είναι επαναλαμβανόμενη και βασίζεται σε κανόνες.
• Αφαιρέστε το αν δεν υποστηρίζει ουσιαστικά τους στόχους σας.

Η ανάθεση είναι ιδιαίτερα σημαντική καθώς η επιχείρησή σας μεγαλώνει. Αν κάνετε τα πάντα μόνοι σας, η εταιρεία σας μπορεί να γίνει εξαρτημένη από τη διαθεσιμότητά σας αντί για την ηγεσία σας.

Βήμα 7: Δημιουργήστε ένα ρεαλιστικό καθημερινό λειτουργικό σύστημα

Η καλή διαχείριση χρόνου δεν είναι μια εφάπαξ λύση. Είναι ένα καθημερινό σύστημα.

Μια απλή δομή μπορεί να μοιάζει ως εξής:

Πρωί

• Ελέγξτε τις προτεραιότητες της ημέρας
• Προσδιορίστε ένα ή δύο αποτελέσματα που έχουν τη μεγαλύτερη σημασία
• Ολοκληρώστε την εργασία υψηλότερης αξίας πριν ασχοληθείτε με αιτήματα χαμηλής προτεραιότητας

Μεσημέρι

• Ομαδοποιήστε κλήσεις και επικοινωνία σε ένα block
• Ασχοληθείτε με διοικητικές εργασίες
• Ελέγξτε την πρόοδο σε σχέση με το πρωινό πλάνο

Απόγευμα

• Ολοκληρώστε μικρότερες εργασίες
• Απαντήστε στα υπόλοιπα μηνύματα
• Προετοιμαστείτε για αύριο

Τέλος της ημέρας

• Ελέγξτε τι ολοκληρώθηκε
• Μεταφέρετε τις εκκρεμότητες στην επόμενη ημέρα με πρόθεση
• Επαναφέρετε τις προτεραιότητες για αύριο

Αυτή η δομή εμποδίζει την ημέρα σας να γίνεται τυχαία. Σας δίνει επίσης έναν επαναλήψιμο ρυθμό που μειώνει την κόπωση από τη λήψη αποφάσεων.

Μια πρακτική διαδικασία εβδομαδιαίου ελέγχου

Ένας εβδομαδιαίος έλεγχος αποτρέπει τα μικρά προβλήματα από το να γίνουν μεγάλα.

Αφιερώστε 30 έως 45 λεπτά μία φορά την εβδομάδα και ρωτήστε:

• Τι ολοκλήρωσα;
• Τι καθυστέρησε και γιατί;
• Πού έχασα χρόνο;
• Ποιες εργασίες πρέπει να ανατεθούν την επόμενη εβδομάδα;
• Ποια είναι τα τρία σημαντικότερα αποτελέσματα για την επόμενη εβδομάδα;

Αυτή η συνήθεια βελτιώνει τη συγκέντρωση επειδή σας αναγκάζει να δείτε την επιχείρηση ως σύνολο, όχι μόνο το επόμενο μήνυμα ή τη συνάντηση.

Διαχείριση χρόνου για νέους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων

Αν βρίσκεστε στα πρώτα στάδια δημιουργίας μιας εταιρείας, ο χρόνος σας έχει ακόμη μεγαλύτερη σημασία. Οι ιδρυτές σε αρχικό στάδιο πρέπει να χειριστούν ταυτόχρονα τη σύσταση, τις δηλώσεις, τον σχεδιασμό, την προσέλκυση πελατών και την εκτέλεση. Γι’ αυτό βοηθά να δημιουργήσετε συστήματα νωρίς αντί να περιμένετε μέχρι να αισθανθείτε ότι όλα είναι υπερβολικά.

Όταν απλοποιείτε τη διαδικασία έναρξης της επιχείρησης, δημιουργείτε περισσότερο χώρο για την εργασία που πραγματικά αναπτύσσει την εταιρεία. Η Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να διαχειριστούν αποτελεσματικά τις εργασίες σύστασης και συμμόρφωσης, κάτι που μπορεί να απελευθερώσει προσοχή για πωλήσεις, λειτουργίες και στρατηγική.

Γρήγορες νίκες που μπορείτε να εφαρμόσετε σήμερα

Αν θέλετε να βελτιώσετε άμεσα τη διαχείριση χρόνου σας, ξεκινήστε με αυτές τις ενέργειες:

• Γράψτε τις τρεις κορυφαίες προτεραιότητές σας για αύριο πριν κλείσετε τη σημερινή ημέρα
• Απενεργοποιήστε τις μη απαραίτητες ειδοποιήσεις
• Προγραμματίστε ώρες ελέγχου email αντί να το ελέγχετε συνεχώς
• Ορίστε ένα αδιάκοπο block εργασίας στο ημερολόγιό σας
• Ακυρώστε ή συντομεύστε οποιαδήποτε συνάντηση δεν έχει ξεκάθαρο σκοπό
• Εντοπίστε μία εργασία που θα αναθέσετε αυτή την εβδομάδα
• Αφαιρέστε μία επαναλαμβανόμενη απόσπαση προσοχής από το περιβάλλον σας

Μικρές αλλαγές μπορούν να αποφέρουν μεγάλα κέρδη όταν είναι συνεπείς.

Τελικές σκέψεις

Η διαχείριση χρόνου δεν αφορά το να στριμώξετε περισσότερη δραστηριότητα σε μια ήδη γεμάτη ημέρα. Αφορά το να δημιουργήσετε χώρο για την εργασία που έχει τη μεγαλύτερη σημασία και να μειώσετε την τριβή που σας επιβραδύνει.

Για τους επιχειρηματίες, αυτό σημαίνει εστίαση στις προτεραιότητες, παρακολούθηση του πώς χρησιμοποιείται πραγματικά ο χρόνος, προστασία της βαθιάς εργασίας και δημιουργία ενός συστήματος που μπορείτε να επαναλαμβάνετε. Το αποτέλεσμα δεν είναι μόνο καλύτερη παραγωγικότητα. Είναι καλύτερη κρίση, λιγότερο άγχος και ισχυρότερος έλεγχος της κατεύθυνσης της επιχείρησής σας.

Αν μπορείτε να διαχειριστείτε την προσοχή σας, το πρόγραμμά σας θα ακολουθήσει.