Управление на времето за предприемачи: 7 практични стъпки за повишаване на продуктивността

Управлението на времето не означава да контролирате времето. То означава да контролирате вниманието си, приоритетите си и начина, по който преминавате през деня. За предприемачите тази разлика е важна. Когато изграждате компания, всеки час може да бъде привлечен в различни посоки: въпроси от клиенти, операции, продажби, наемане на хора, счетоводство, съответствие с изисквания и неочаквани проблеми, които се появяват във всеки растящ бизнес.

Доброто управление на времето ви помага не просто да приключвате задачите по-бързо. То ви помага да защитите стратегическата работа, да намалите стреса и да вземате по-добри решения с по-малко напрежение. Освен това създава по-стабилна основа в дългосрочен план, което е важно независимо дали стартирате ново начинание, управлявате оптимизиран стартъп или се справяте с постоянните отговорности, които идват с притежаването на бизнес. Услуги като Zenind могат да опростят частта по учредяване на компанията, но начинът, по който управлявате времето си, все още определя колко гладко работите всеки ден.

Защо управлението на времето е важно за основателите

Повечето предприемачи не се затрудняват, защото са мързеливи или немотивирани. Те се затрудняват, защото работата им е фрагментирана. Един основател може да започне сутринта с продуктова работа, да премине към имейли, да се включи в разговор с доставчик, да отговори на съобщение от екипа и после да прекара остатъка от деня в опит да възстанови инерцията си.

Този модел създава три често срещани проблема:

• Важната работа се отлага, защото спешната работа непрекъснато се появява.
• Умората от вземане на решения се увеличава, защото денят съдържа твърде много малки избори.
• Продуктивността спада, защото всяко прекъсване прави по-трудно връщането на фокуса.

Управлението на времето решава тези проблеми, като придава структура на деня ви. Тази структура не трябва да е твърда. Тя трябва да бъде целенасочена.

Принцип 1: Не можете да управлявате времето, а само начина, по който го използвате

Самото време е фиксирано. Всеки получава едни и същи 24 часа. Това, което се променя, е как се използват тези часове.

Това е важна промяна в начина на мислене за собствениците на бизнес. Ако мислите за времето като за нещо, което се опитвате да „контролирате“, може да се разочаровате от прекъсвания, които не можете да предотвратите. Ако мислите за времето като за ресурс, който разпределяте, можете да вземате по-добри решения.

Запитайте се:

• Кои задачи движат бизнеса напред пряко?
• Кои задачи изискват именно моето внимание?
• Кои задачи могат да бъдат отложени, делегирани, автоматизирани или премахнати?

Когато отговорите честно на тези въпроси, графикът ви става по-лесен за планиране.

Принцип 2: Продуктивността следва приоритетите

Продуктивният ден не е денят, в който сте завършили най-много задачи. Това е денят, в който сте завършили правилните задачи.

Много основатели попадат в капана на нискостойностната работа, защото тя изглежда спешна. Изчистването на входящата поща, отговарянето на всяко съобщение и пренареждането на календара може да изглеждат продуктивни, но тези дейности често не създават значими бизнес резултати.

По-добър подход е да разделите работата в четири категории:

• Високо въздействие и спешно
• Високо въздействие и не спешно
• Ниско въздействие и спешно
• Ниско въздействие и не спешно

Първите две категории заслужават по-голямата част от енергията ви. Последните две категории трябва да бъдат сведени до минимум или премахнати, когато е възможно.

Принцип 3: Системата ви трябва да съответства на реалността ви

Системата за управление на времето работи само ако пасва на реалния ви бизнес и навици. Един основател, който работи сам, има нужда от различна структура от ръководител на малък екип. Услугодейният бизнес има различен ритъм от продуктовата компания. Основател, който работи с клиенти през целия ден, има нужда от повече буфери между задачите в сравнение с човек, който работи предимно в дълги, концентрирани сесии за създаване.

Целта не е да копирате чужд график. Целта е да изградите такъв, който съответства на натоварването ви, енергийните ви модели и етапа, в който се намира бизнесът ви.

Стъпка 1: Определете резултатите, преди да планирате деня си

Преди да съставите график, определете как изглежда успехът.

Започнете с три нива на планиране:

• Годишни или тримесечни цели
• Седмични приоритети
• Дневни задачи

Ако нямате ясни резултати, всяка задача изглежда еднакво важна. Така основателите прекарват цели дни в работа, която създава усещане за заетост, но не променя бизнеса.

Запишете резултатите, които искате да постигнете през следващите 90 дни. Бъдете конкретни. Например:

• Стартиране на уебсайта
• Завършване на учредяването на компанията и задачите по съответствие
• Подобряване на генерирането на потенциални клиенти
• Скючване на три нови договора с клиенти
• Стандартизиране на onboarding процеса за нови клиенти

След като знаете резултата, става по-лесно да решите какво принадлежи в списъка за днес.

Стъпка 2: Проследете как всъщност използвате времето си

Повечето хора подценяват колко време отива за прекъсвания, превключване между задачи и нискостойностна работа. Журналът на времето показва истината.

Проследявайте времето си поне пет работни дни. Можете да използвате тефтер, таблица или приложение за проследяване на времето. Записвайте:

• Какво сте направили
• Кога сте започнали
• Кога сте спрели
• Защо сте спрели
• Дали задачата е имала значение за целите ви

В края на седмицата прегледайте записките и потърсете модели. Може да откриете, че най-големият източник на загуба на време не е един голям проект. Може да са повтарящи се прекъсвания, ненужни разговори или твърде честото проверяване на съобщения.

Това прозрение е ценно, защото не можете да подобрите това, което не виждате.

Стъпка 3: Защитете най-ценната си работа

След като знаете коя работа е най-важна, защитете я.

Най-добрият начин да го направите е да планирате блокове за дълбока работа. Дълбоката работа е време, запазено за задачи, които изискват концентрация, като стратегия, писане, планиране, анализ, бюджетиране, разработка на продукт или преглед на правни и регулаторни въпроси.

Използвайте тези правила:

• Планирайте блоковете за дълбока работа в календара си, преди да запълните останалата част от деня.
• Поставяйте най-трудната работа в часа от деня, когато сте най-концентрирани.
• Дръжте блока достатъчно дълъг, за да постигнете напредък, обикновено 60 до 120 минути.
• Изключете известията по време на блока.
• Избягвайте да насрочвате срещи непосредствено преди или след него, когато е възможно.

Основател, който защитава дълбоката работа, обикновено постига повече от основател, който е постоянно на разположение през целия ден.

Стъпка 4: Намалете най-големите губители на време

Загубата на време често е малка във всеки отделен случай, но голяма в съвкупност. Двуминутно прекъсване, повторено 15 пъти, може да съсипе следобеда ви.

Чести губители на време са:

• Постоянно проверяване на имейл
• Реагиране на всяко известие на телефона
• Участие в срещи без ясен дневен ред
• Многозадачност между несвързани дейности
• Позволяване на други хора да определят приоритетите ви
• Преработване на задачи, които вече са били достатъчно добри
• Опит да вършите работа, която трябва да бъде делегирана
• Отлагане на трудни задачи за по-късно през седмицата
• Вземане на решения без достатъчно информация и после многократното им преразглеждане

Не е нужно да премахнете всяко разсейване. Нужно е да намалите онези, които ви отнемат най-много време.

Полезно правило е да си задавате въпроса: тази дейност пряко ли подпомага следващия бизнес резултат, или просто запълва времето?

Стъпка 5: Групирайте подобните задачи

Превключването между задачи е скъпо. Всеки път, когато преминете от един тип работа към друг, мозъкът ви изразходва енергия, за да се пренастрои.

Групирането намалява тази цена.

Примери:

• Отговаряйте на имейли в една или две планирани сесии, вместо през целия ден
• Провеждайте разговорите в определен времеви прозорец
• Преглеждайте финансите по едно и също време всяка седмица
• Обработвайте административните задачи заедно
• Планирайте създаването и редактирането на съдържание в отделни блокове

Групирането работи, защото дава на мозъка ви повтарящ се контекст. Прекарвате по-малко време в рестартиране и повече време в довършване.

Стъпка 6: Делегирайте, автоматизирайте или премахнете каквото можете

Предприемачите често задържат задачи, защото могат да ги направят по-бързо от всеки друг. Това може да е вярно в краткосрочен план, но обикновено е лоша дългосрочна стратегия.

По-добрият въпрос не е „Мога ли да го направя?“, а „Трябва ли аз да го правя?“

Използвайте това правило за вземане на решение:

• Направете го сами, ако е с висока стойност и само вие можете да го направите добре.
• Делегирайте го, ако някой друг може да го изпълни с обучение и ясен процес.
• Автоматизирайте го, ако задачата е повтаряема и се основава на правила.
• Премахнете го, ако не подкрепя значимо целите ви.

Делегирането е особено важно, когато бизнесът ви расте. Ако правите всичко сами, компанията може да стане зависима от вашата наличност, вместо от вашето лидерство.

Стъпка 7: Изградете реалистична ежедневна работна система

Доброто управление на времето не е еднократно решение. То е ежедневна система.

Една проста структура може да изглежда така:

Сутрин

• Прегледайте приоритетите за деня
• Определете един или два резултата, които са най-важни
• Завършете най-ценната работа, преди да се заемете с нископриоритетни заявки

Обед

• Групирайте разговорите и комуникацията в един блок
• Обработете административните задачи
• Проверете напредъка спрямо сутрешния план

Следобед

• Довършете по-малките задачи
• Отговорете на оставащите съобщения
• Подгответе се за утрешния ден

В края на деня

• Прегледайте какво е завършено
• Прехвърлете незавършените неща в следващия ден целенасочено
• Задайте отново приоритетите за утре

Тази структура не позволява денят ви да стане хаотичен. Освен това ви дава повторяем ритъм, който намалява умората от вземане на решения.

Практичен седмичен преглед

Седмичният преглед не позволява малките проблеми да се превърнат в големи.

Отделяйте 30 до 45 минути веднъж седмично и си задавайте:

• Какво завърших?
• Какво беше отложено и защо?
• Къде загубих време?
• Кои задачи трябва да бъдат делегирани следващата седмица?
• Кои са трите най-важни резултата за предстоящата седмица?

Този навик подобрява фокуса, защото ви принуждава да гледате на бизнеса като цяло, а не само към следващото съобщение или среща.

Управление на времето за нови собственици на бизнес

Ако сте в ранните етапи на изграждане на компания, времето ви е още по-ценно. Основателите в ранен етап трябва едновременно да се занимават с учредяване, подаване на документи, планиране, привличане на клиенти и изпълнение. Затова е полезно да създадете системи рано, вместо да чакате всичко да стане прекалено натоварващо.

Когато опростите процеса по стартиране на бизнеса, освобождавате повече пространство за работата, която наистина развива компанията. Zenind помага на предприемачите да управляват ефективно задачите по учредяване и съответствие, което може да освободи внимание за продажби, операции и стратегия.

Бързи подобрения, които можете да приложите още днес

Ако искате веднага да подобрите управлението си на времето, започнете с тези действия:

• Запишете трите си най-важни приоритета за утре преди да приключите днешния ден
• Изключете ненужните известия
• Планирайте проверките на имейл, вместо да ги отваряте непрекъснато
• Блокирайте една непрекъсната работна сесия в календара си
• Отменете или съкратете всяка среща без ясна цел
• Определете една задача за делегиране тази седмица
• Премахнете едно повтарящо се разсейване от средата си

Малките промени могат да доведат до големи резултати, когато са последователни.

Заключителни мисли

Управлението на времето не означава да натъпчете повече дейности в и без това претоварен ден. То означава да освободите място за работата, която има най-голямо значение, и да намалите пречките, които ви забавят.

За предприемачите това означава да се фокусират върху приоритетите, да следят как всъщност се използва времето, да защитават дълбоката работа и да изграждат система, която могат да повтарят. Резултатът не е само по-добра продуктивност. Той е по-добра преценка, по-малко стрес и по-силен контрол върху посоката на бизнеса ви.

Ако можете да управлявате вниманието си, графикът ви ще последва.